ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ

СТАНДАРТ

РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

Информация и документация

ПРОЦЕССЫ КОНВЕРСИИ И МИГРАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

ISO 13008:2012

Information and documentation - Digital records conversion and migration process (IDT)

Издание официальное

Москва

Стандартинформ

2016

Предисловие

Сведения о стандарте

1    ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «ЭОС Тех» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык стандарта, указанного в пункте 4

2    ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий»

3    УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 21 июля 2015 г. № 924-ст

4    Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2012 «Информация и документация. Процесс конверсии и миграции электронных документов» (ISO 13008:2012 «Information and documentation - Digital records conversion and migration process»)

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов и документов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5    ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

© Стандартинформ, 2016

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

ГОСТ Р ИСО 13008-2015

4.3 Планирование конверсии и миграции

4.3.1    Общие положения

В организации планирование конверсии и миграции документов относится к сфере управления информацией. Как и при управлении более привычными активами (капиталом, сооружениями, кадровыми ресурсами), следует разработать и утвердить политики и процедуры приобретения, управления и вывода из эксплуатации информационных активов, которые должны исполняться, документироваться и периодически проходить аудит на соответствие и эффективность. Руководители организаций (и руководители их служб информационных технологий и информационной безопасности) должны знать, где и как создаются, управляются и хранятся их документальные активы, и, соответственно, должны быть способны спланировать конверсию или миграцию и подготовить ее деловое обоснование.

В конкретной организации в качестве реакции на перечисленные выше ситуации конверсия и миграция могут выполняться и как разовые проекты, и регулярно как постоянный вид деятельности. Тем не менее для эффективного обеспечения сохранности электронных документов конверсию и миграцию необходимо проводить в рамках постоянно действующей, хорошо спланированной и структурированной программы. Во всех случаях желательно планировать, выполнять и контролировать процессы конверсии и миграции, продумывая свои действия наперед, выделяя на них достаточно времени и ресурсов и в минимальной степени создавая неудобства для заинтересованных сторон и их соответствующих деловых циклов и функций. Если же конверсию или миграцию потребуется проводить в связи с незапланированными ситуациями (вызванными как природными явлениями, так и деятельностью человека), то действовать, возможно, придется в экстремальных и поэтому далеко не идеальных условиях, из-за чего эти процессы могут оказаться более затратными и сильнее мешающими деловой деятельности.

4.3.2    Менеджмент риска

С проведением конверсии или миграции электронных документов могут быть связаны значительные затраты. В этой связи организация, исходя из уровня приемлемого для нее риска, должна решить, нужно ли вообще выполнять конверсию или миграцию, и если да, то должна ли она охватывать все документы или лишь некоторые. Следует провести анализ документов для определения их важности для организации и рисков, связанных с их возможной утратой или порчей. Одной из составных частей программы организации по управлению документами должны быть экспертиза ценности документов в целях установления сроков их хранения и оценка связанных с ними рисков. Обычно соответствующие решения документируются во внутренних нормативных документах организации, регламентирующих порядок и сроки хранения документов.

Используемая организацией практика в области управления документами вытекает из оперативных и иных потребностей и из отношения к рискам. Оперативные потребности (связанные, например, с исполнением законодательно-нормативных требований, разработкой продуктов, предоставлением доступа или с документированием финансовых транзакций) определяют стратегию и масштабы предпринимаемых организацией усилий по обеспечению надежности и достоверности документов. Оценка рисков и их смягчение используются наряду с другими методами как для налаживания контроля со стороны руководства над деловой деятельностью, так и для установления требований к ее документированию. Такие оценки рисков также могут быть использованы для налаживания мер управления документами. Оценки рисков должны проводиться и для того, чтобы установить на надлежащем уровне меры контроля со стороны руководства до начала осуществления новых инициатив.

С точки зрения управления документами следует оценить два основных риска, связанных с электронными документами:

1)    оспаривание достоверности документов (например, в суде) вследствие проблем, с которыми можно столкнуться на протяжении их жизненного цикла;

2)    утрата документов, в том числе в результате потери доступа к документам или их несанкционированного уничтожения.

Последствия измеряются по масштабам потерь, которые организация или ее клиенты могут понести в случае, если достоверность документов не удастся подтвердить, или же в случае утраты или несанкционированного уничтожения документов.

4.3.3    Когда следует проводить конверсию или миграцию

Конверсию или миграцию документов необходимо осуществлять до того, как устареют технологии и носители информации (такие, как дискеты, магнитные ленты, оптические CD- и DVD-диски), от которых они зависят. В зависимости от таких факторов, как объем и требования к доступности, может оказаться предпочтительным выполнение конверсии или миграции документов сразу же, как только станет известна целевая (конечная) среда. Если ценность документов и/или связанные с ними риски считаются достаточно малыми, то организация может предпочесть

5

подождать до тех пор, пока какая-нибудь другая побудительная причина (например, обновление программного обеспечения, замена системы, приобретение или слияние с другой организацией) не сделает конверсию или миграцию оправданной.

4.3.4    Планирование деятельности по конверсии и миграции

В электронной среде конверсия и миграция документов будут обычным явлением, поэтому организации следует иметь программу, планы и указания, обеспечивающие их выполнение в соответствии со стандартами и практиками деловой деятельности. Связанные с документами обязательства и взаимозависимости с вопросами обеспечения долговременной сохранности документов необходимо как можно раньше выявить на стадии анализа и формирования требований в рамках планирования бизнес-процессов и планирования инвестиций в технологии.

При принятии решений об использовании для проведения конверсии или миграции (как проекта) внутренних или внешних ресурсов либо их комбинации следует учесть следующие факторы:

Навыки и компетенции: есть ли у организации сотрудники, обладающие необходимыми для проведения конверсии и миграции опытом и знаниями?

Наличие кадровых и технических ресурсов: можно ли обеспечить проект конверсии или миграции обладающими соответствующими навыками специалистами на весь период его выполнения?

Оборудование: имеются ли у организации подходящие условия и инструменты для выполнения конверсии и миграции?

Стоимость и сроки: имеет ли организация ресурсы (бюджет и время) для проведения конверсии и миграции?

Способность обеспечивать/контролировать качество: есть ли у организации сотрудники, обладающие опытом и знаниями для выполнения работ по обеспечению и контролю качества?

Совместное использование данных/курирование данных, ответственность владельца: какие сотрудники или деловые подразделения организации будут направлять деятельность по проведению конверсии и миграции?

Валидация: есть ли у организации сотрудники, обладающие опытом и знаниями для валидации операций, выполняемых в рамках конверсии и миграции?

Циклы деловой деятельности: кто из сотрудников или деловых подразделений организации будет принимать решения о том, когда нужно проводить конверсию или миграцию?

4.4    Формирование программы конверсии и миграции

4.4.1 Общие положения

Организации, сохраняющие электронные документы в течение сроков, делающих необходимым регулярное проведение конверсии или миграции, должны разработать программу конверсии и миграции прежде, чем начнут крупные проекты в этой области.

Разработка такой программы подразумевает появление требования о проведении конверсии или миграции электронных компонентов, образующих документы организации, и создание управляющей структуры, наделенной собственной или делегированной исполнительной властью. Корпоративные политики организации должны санкционировать введение программы конверсии и миграции.

Управляющая структура программы конверсии и миграции определяет, когда и каким образом осуществляются конверсии и миграции и кто их выполняет. Обычно за авторизацию конверсии и миграции отвечают специалисты по управлению документами, которым помогают ИТ-специалисты, владельцы деловых процессов и юристы. Управляющая структура программы конверсии и миграции также определяет, как будет осуществляться аудит и кто отвечает за его проведение.

Такая авторизация управляющей структуры и определение ответственного делового подразделения имеют ключевое значение для того, чтобы конверсия и миграция стали в организации одним из видов обычной, регулярно выполняемой деловой деятельности.

В крупных организациях с целью минимизации риска программа конверсии и миграции должна определить ¹⁾:

-    ограниченный перечень событий-триггеров, инициирующих проведение конверсии или миграции;

-    типы выполняемых конверсий и миграций и их периодичность;

-    методы документирования (и при необходимости свидетельствования) того, что процессы выполняются в соответствии с требованиями. ^{1 2}

ГОСТ Р ИСО 13008-2015

Соответствующие положения должны быть включены в политику организации по вопросам конверсии и миграции или в документ, регламентирующий процедуры конверсии и миграции.

4.4.2 Разработка руководств по процедурам конверсии и миграции

Процессы конверсии и миграции электронных документов оказывают на эти документы существенное влияние, создавая риски для их аутентичности, целостности, надежности и пригодности к использованию. Для смягчения этих рисков важно контролировать процессы конверсии и миграции посредством использования утвержденных документированных процедур.

Каждая организация сама определяет свой подход к разработке руководства по процедурам конверсии и миграции. Возможна разработка как отдельных руководств для каждого из типов конверсии и миграции, так и единого руководства, в котором каждому типу конверсии и миграции посвящен свой подраздел. Как минимум, такое руководство должно описывать все этапы процессов конверсии и миграции. Конверсия и миграция могут выполняться одновременно.

В руководстве также должны быть описаны процедуры определения дальнейшей судьбы (например, уничтожения) исходных (до проведения конверсии или миграции) документов и носителей информации. Эти документы и носители информации должны выводиться из среды активного использования и в дальнейшем храниться в соответствии с установленными указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении, которые всегда должны быть документированными. Если потребуется выполнить дополнительные типы конверсий или миграций, то для них должны быть разработаны свои руководства.

Все изменения в процедурах и соответствующие авторизации должны документироваться в руководстве по процедурам. Следует избегать внесения «вручную» неавторизованных поправок в руководство, поскольку такие поправки могут подорвать доверие к программе в случае расследования или проверки контролирующими органами, когда метод конверсии или миграции становится основой при подтверждении целостности электронных документов как доказательств.

Руководства по процедурам конверсии и миграции должны описывать все перечисленные ниже этапы процессов:

-    планирование: шаги процедур, методы, кадровые и иные ресурсы, необходимые для успешного проведения конверсии/миграции целевых электронных документов;

-    тестирование:    тесты,    необходимые    для того, чтобы убедиться в способности

запланированных процедур и методов обеспечить успешную конверсию/миграцию документов;

-    собственно конверсия и/или миграция: шаги процедур, которые должны быть выполнены в ходе непосредственного выполнения конверсии и/или миграции целевых электронных документов;

-    валидация: методы и шаги процедур, которые должны использоваться для проверки успешного прохождения целевыми электронными документами конверсии или миграции. Такая проверка, выполняемая с использованием документированной процедуры для протоколирования хода процесса конверсии или миграции, дает третьим сторонам уверенность в том, что аутентичность документов была сохранена. В процедурах обеспечения качества должны быть перечислены шаги, необходимые для обеспечения контролируемости и защищенности процесса конверсии или миграции. По завершении конверсии и миграции должны выдаваться отчеты об ошибках;

-    окончательное утверждение итогов (sign-off): подписи, необходимые для подтверждения успешного завершения конверсии или миграции в соответствии с утвержденной политикой и процедурами;

-    документирование: подробная документация, отражающая ход процесса конверсии или миграции и формируемая во время выполнения и по завершении каждого проекта конверсии или миграции.

В разделе 7 приведены более детальные сведения о процедурах, выполняемых на каждом из этапов процесса конверсии или миграции.

5 Требования к управлению документами

5.1    Общие положения

В настоящем разделе рассматриваются вопросы, связанные с управлением подлежащими конверсии или миграции документами таким образом, чтобы получить на выходе по завершении процесса конверсии или миграции полные, точные, надежные и аутентичные документы.

5.2    Требования к конверсии и миграции

Для успешного осуществления процесса конверсии или миграции необходимо выполнить следующие действия с тем, чтобы обеспечить выполнение описанных в настоящем разделе требований к управлению документами.

Все тестирование процессов конверсии и миграции следует проводить с использованием подборки копий документов. В случае возникновения проблем не следует предпринимать никаких

7

необратимых действий. При выполнении процедур конверсии или миграции следует позаботиться о том, чтобы исходные файлы не удалялись до тех пор, пока не будет проведена проверка результатов, а также выполнены все соответствующие законодательно-нормативные требования и требования, установленные политиками организации.

Следует разработать методологию сравнения контента, контекста и структуры исходных и конвертированных/мигрированных документов с целью выявления и исправления проблем и валидации результатов. Исходные документы могут быть уничтожены только после завершения валидации и устранения всех выявленных проблем, при этом все решения такого рода должны быть санкционированными и документироваться. Кроме того, прежде чем уничтожать исходные документы, следует убедиться в том, что выполнены все соответствующие законодательно-нормативные требования и требования, установленные политиками организации.

Все действия, выполняемые в ходе конверсии или миграции, следует документировать, обеспечивая тем самым наличие у организации полных, доступных и аутентичных документов на протяжении всего установленного для них срока хранения. Такая документация должна подтверждать, что были конвертированы/мигрированы все документы, в том числе те, что были созданы во время выполнения процедур конверсии/миграции.

Следует убедиться и задокументировать, что при использовании в деловых процессах файлов нового формата будут получены результаты, совпадающие с теми, что получаются при использовании файлов первоначального формата в тех же или похожих деловых процессах.

Существует вероятность частичной утраты или порчи электронной информации еще до проведения конверсии или миграции. В таком случае следует задокументировать выявленный ущерб. План проведения конверсии и миграции должен быть направлен на сведение к абсолютному минимуму риска дальнейшей деградации контента, контекста и структуры документов.

При проведении конверсии или миграции следует позаботиться о физической и логической безопасности. Физическая безопасность означает контроль доступа в помещения ИТ-службы; логическая безопасность означает контроль доступа к платформе, на которой выполняется конверсия или миграция. Процессы конверсии и миграции не должны влиять на существующие права доступа к данным.

Следует определить, какие метаданные и данные необходимы для сохранения способности воспроизвести полный и аутентичный документ, с тем чтобы обеспечить защиту этих данных в ходе конверсии или миграции.

Следует определить, какие метаданные необходимы для идентификации и использования документов с тем, чтобы после проведения конверсии или миграции документы можно было отыскивать и получать к ним доступ.

Следует задокументировать, с указанием причин, все характеристики и особенности документов, которые не будут конвертированы в новый формат или мигрированы в новую систему.

В результате конверсии или миграции электронных документов из одной технологической среды в другую возможно изменение контента, контекста или структуры документов. Если такое произойдет, то возникнет риск невыполнения организацией требований к управлению документами вследствие утраты документами их надежности и аутентичности. Эффективный план проведения конверсии и миграции может быть использован для идентификации всех тех характеристик документов, которые необходимо сохранить в процессе конверсии или миграции.

Перед началом проекта конверсии или миграции следует свериться с указаниями по срокам хранения документов и действиям по их истечении для того, чтобы не потратить впустую ресурсы на конверсию или миграцию подлежащих уничтожению электронных документов.

Следует выявить взаимосвязанные документы и определить, не будут ли существующие связи или ссылки нарушены вследствие конверсии или миграции. Нужно ввести меры, обеспечивающие защиту таких связей в ходе конверсии или миграции.

Следует определить, насколько особенности визуального представления электронного документа важны для понимания его смысла (принимая во внимание такие факторы, как форматирование, цвета, шрифты и т.д.). Если визуальное представление существенно для понимания смысла, то план проведения конверсии и миграции должен предусматривать меры по его сохранению. По завершении конверсии или миграции следует задокументировать все изменения в визуальном представлении документа.

Электронные документы (например, текстовые документы, сообщения электронной почты, базы данных, электронные таблицы, веб-страницы) создаются с использованием существующей на момент их создания технологии (аппаратного и программного обеспечения). Следует выбрать желаемый целевой формат документов и проводить конверсию или миграцию как можно скорее, пока не устарел текущий формат для электронной информации, с тем чтобы новую технологию можно было использовать для выполнения процедур конверсии и миграции.

8

ГОСТ Р ИСО 13008-2015

Процессные делопроизводческие метаданные играют ключевую роль при доказательстве аутентичности и надежности документов (см. 5.3). До принятия решения о необходимости конверсии или миграции всех или части процессных метаданных необходимо провести формальную оценку всей совокупности таких метаданных.

5.3    Конверсия/миграция процессных метаданных

Требования к метаданным для управления документами сформулированы в ИСО 23081-2. Метаданные, которые документируют процессы конверсии и миграции, содержат информацию, позволяющую доказать, что прошедший процесс конверсии или миграции документ остается аутентичным и надежным. В связи с этим чрезвычайно важно создавать, поддерживать и сохранять такую информацию.

Для целей документирования процессов конверсии и миграции важнейшую роль играют метаданные, отражающие историю событий (event history metadata). В ходе конверсии/миграции существующие метаданные по истории событий следует мигрировать вместе с документом для того, чтобы иметь возможность утверждать об аутентичности документа. В ходе каждого процесса конверсии или миграции необходимо создавать метаданные по истории событий для каждого отдельного конвертированного или мигрированного документа.

В ходе конверсии/миграции должны поддерживаться задокументированные в метаданных взаимосвязи. Особое внимание нужно обратить на следующие взаимосвязи:

внутренние взаимосвязи, т.е. взаимосвязи внутри электронного объекта. Примером может служить документ, содержащий присоединенную (linked) электронную таблицу или изображения;

функциональные взаимосвязи (например, между документами, отражающими взаимосвязанные аспекты деловой деятельности);

агрегационные взаимосвязи (например, между документами, помещаемыми в одни и те же дела или папки);

структурные взаимосвязи (например, между документами и создавшими их лицами или деловыми подразделениями);

системные взаимосвязи между документами и инструментами управления, такими, как деловые классификационные схемы, перечни с указанием сроков хранения, меры контроля и управления доступом и безопасности, должностные обязанности (эти инструменты управления содержат контекстуальную информацию, помогающую правильно понять смысл документа).

При выполнении процессов конверсии/миграции необходимо обеспечить, чтобы метаданные о документах оставались неразрывно связанными с конвертированными/мигрированными документами.

5.4    Вопросы практического использования делопроизводческих процессных метаданных

Как отмечалось выше, делопроизводческие процессные метаданные о действиях, выполненных в ходе конверсии и миграции, содержат информацию, позволяющую доказать, что прошедший процесс конверсии или миграции документ остается аутентичным и надежным. В связи с этим чрезвычайно важно создавать, поддерживать и сохранять такую информацию.

Документы могут неоднократно проходить конверсию и миграцию, и в ходе каждой конверсии или миграции должен быть создан свой собственный набор данных об истории событий. В этом случае объемы связанных с документами метаданных будут экспоненциально расти в связи с необходимостью документировать каждую конверсию и/или миграцию, которую эти документы проходят. Аутентичность, надежность, целостность и пригодность к использованию документов зависят от адекватности каждого из последовательно формируемых наборов метаданных по истории событий.

Иногда значения содержащихся в документе элементов метаданных могут измениться в результате процесса конверсии или миграции. Если такое происходит, то каждое изменение значений метаданных необходимо зафиксировать в сопровождающих документ метаданных по истории событий, с тем чтобы обеспечить правильное понимание документов.

При выполнении конверсии или миграции могут возникнуть проблемы с составными документами и с взаимосвязями между документами. Исходя из предположения, что взаимосвязанные документы необходимы для обеспечения аутентичности и надежности документа, их предпочтительно сохранять в той же документной системе как независимые документы. Иными словами, лучше собрать всю информацию в одну систему, находящуюся под полным контролем ее владельца, чем полагаться на поддержание ссылок на информацию, хранящуюся вне системы. Взаимосвязанные документы должны иметь собственные наборы метаданных, которые также документируют историю выполненных с этими документами действий. ³

6 Планирование конверсии и миграции

6.1    Общие положения

В данном разделе рассматриваются вопросы технологического планирования процессов конверсии и миграции. Раздел не предназначен служить исчерпывающим руководством по технологическому планированию и закупке технологий. Скорее, в нем выделены те ключевые инфраструктурные аспекты и элементы технологии, которые обеспечивают успех проектов конверсии/миграции.

При обобщенном описании проектов конверсии и миграции упоминаются две системы:

a)    исходная документная система, в которой документы хранятся в настоящее время;

b)    целевая система, которая может представлять собой:

-    при конверсии в новый формат: исходную систему, в которой активированы или добавлены специфические функциональные возможности для поддержки нового документного формата;

-    при миграции в другое решение для хранения данных: исходную систему, в которой активированы или установлены новые устройства хранения;

-    при миграции из одной документной системы в другую: совершенно иную документную систему.

Технологическое планирование включает оценку текущих технологических возможностей, а также разработку спецификаций для нового оборудования и программного обеспечения, которые могут понадобиться для успешного управления процессом конверсии/миграции и для эксплуатации целевой системы. Новое оборудование и программное обеспечение может потребоваться для поддержки в исходной системе нового документного формата, для управления новыми устройствами хранения или для проведения миграции документов из одной документной системы в другую. Кроме того, при технологическом планировании следует рассмотреть вопросы, связанные с инфраструктурой организации и достаточностью этой инфраструктуры для поддержки файловых форматов и для обеспечения доступности и целостности.

Если в организации еще не внедрены поддерживающие развитие технологии инструменты, то специалистам по управлению документами и представителям других специальностей, на которых возложена ответственность за технологическое планирование, возможно, будет полезно разработать шаблоны планов (planning templates), методологию определения требований и соответствующих ресурсов, а также матрицу трассируемости (traceability matrix). Участникам процесса планирования нужно также принять во внимание все применимые правила деловой деятельности, действующие в организации.

6.2    Деловые требования

Понимание описанных в настоящем разделе требований имеет решающее значение для процесса разработки спецификаций и для обеспечения соответствия процесса технологического планирования существующим политикам и процедурам организации в отношении такого рода деятельности.

Следует выявить и сформулировать деловые потребности и ожидаемую отдачу от планируемого проекта конверсии/миграции.

Следует выявить имеющиеся законодательно-нормативные требования.

Необходимо проконсультироваться со всеми заинтересованными сторонами, включая пользователей документной системы, и постараться достаточно серьезно вовлечь их в проект.

Необходимо позаботиться о том, чтобы всем сотрудникам, которым отводятся определенные роли в проекте конверсии/миграции, были поставлены их задачи и обеспечено и задокументировано их участие в проекте.

Следует соблюдать внутренние нетехнические требования организации в отношении закупки оборудования/программного обеспечения, касающиеся, например, целей и сроков, установленных в рамках управления проектами, ценовых и договорных вопросов, процедур проведения закупок (таких, как рассылка запросов на подачу предложений, организация торгов). Эти требования могут варьироваться в зависимости от типа организации.

Если конверсия или миграция выполняется внешним поставщиком услуг, то в договоре с поставщиком необходимо тщательно специфицировать деловые потребности организации, вопросы совместимости технологий, потребности в проведении доработок, тестирования, валидации, обучения и в оказании иных услуг.

Требования и результаты анализа деловых потребностей следует формулировать таким образом, чтобы их выполнение могло быть измерено и проверено.

Деловые требования следует преобразовать в набор функциональных требований.

ю

ГОСТ Р ИСО 13008-2015

Для того, чтобы обеспечить удовлетворение в результате осуществления проекта конверсии/миграции деловых потребностей и требований организации, нужно на различных его стадиях проводить оценку и анализ хода проекта.

Следует обратить внимание на вопросы обучения и подготовки персонала и включить соответствующие требования.

Следует планировать тестирование и параллельную эксплуатацию исходной и целевой систем. В частности, могут быть рассмотрены вопросы о предоставлении доступа к обеим системам по запросам пользователей и о разработке параллельно работающих интерфейсов (адаптеров) к обеим системам для всех нуждающихся в них ИТ-приложений.

Следует поддерживать заменяемую систему в работоспособном состоянии, сохраняя возможность выполнения плана «отката» в случае неудачного завершения процесса конверсии/миграции.

Следует обратить внимание на вопросы контроля качества и определить соответствующие потребности и цели.

Для того, чтобы обеспечить удовлетворение потребностей, возникающих при управлении деловой деятельностью, следует организовать аудит процедур конверсии/миграции после их внедрения (а также соответствующей документации). Для этого, возможно, потребуется предоставить отраслевые сертификационные требования.

6.3    Общее административное планирование

В рамках административного планирования требуется разработать инструменты и выделить ресурсы, обеспечивающие плавный переход на целевую систему. Потенциальные поставщики должны быть готовы предоставить аналогичную документацию и сообщить, как они будут это делать. Даже если проект конверсии/миграции будет полностью выполняться собственными силами организации, внимательное отношение к документам административного планирования способствует выполнению перехода от одной системы к другой в соответствии с графиком, с выполнением всех обязательств.

Административное планирование проекта конверсии/миграции включает планирование кадровых ресурсов, времени и компетенций. Должны быть созданы перечисленные в приведенном ниже списке документы (за исключением проектов, выполняемых силами самой организации, когда некоторые из перечисленных документов могут не потребоваться):

-    план управления проектом;

-    распределение ролей и обязанностей. Следует определить всех участников проекта (как сотрудников организации, так и внешний персонал) и их роли;

-    список терминов и определений;

-    график поставок и установки;

-    план тестирования конверсии/миграции в целевую систему;

-    план технического обслуживания во время выполнения конверсии/миграции;

-    план обучения по вопросам использования конвертированных/мигрированных документов;

-    руководство по процедурам;

-    документация, относящаяся к конверсии/миграции. В состав такой документации входят все руководства (в том числе по программному обеспечению), структура таблиц, инструменты для установления соответствия (mapping tools), описания процедур, аппаратной конфигурации и типов необходимого оборудования. В документации отражается программное и аппаратное обеспечение, используемое для выполнения конверсии/миграции, мониторинга ее хода, подготовки отчетов о производительности целевой системы, протоколирования транзакций и управления доступом пользователей;

-    сведения о квалификации и опыте поставщиков. В случае использования услуг внешних поставщиков, у них следует потребовать представить рекомендации и/или сведения о недавно выполненных проектах;

-    контракты и лицензионные соглашения.

6.4    Требования к технологическому планированию

Следует оценить и описать возможности исходной системы и то, как она используется. Собранная об исходной системе информация может серьезно помочь проектной группе в работе над технологическими требованиями, которые являются частью содержащего свод требований документа, определяющего, что конкретно должно делать решение для конверсии/миграции. Результаты оценки следует задокументировать и разослать их членам проектной группы и руководству.

Процесс оценки должен охватывать следующие вопросы:

-    подробное описание исходной системы;

-    соблюдение действующих в организации требований к закупкам технологий;

11

-    функциональные потребности и возможности исходной системы;

-    структуры и элементы данных;

-    идентификация подлежащих конверсии/миграции документов (включая их местонахождение). Следует убедиться, что срок хранения документов не истекает (не нужно проводить конверсию/миграцию тех документов, которые подлежат уничтожению в ближайшем будущем);

-    методология конверсии/миграции. Такая методология должна обеспечить сохранение целостности документов, полное прохождение каждым документом конверсии/миграции, возможность доказать аутентичность конвертированных/мигрированных документов, сохранение (и по мере необходимости конверсию/миграцию) всех необходимых метаданных и журналов аудита, соблюдение всех законодательно-нормативных требований;

-    согласование методологии конверсии/миграции. Следует добиться, чтобы все имеющие право согласования заинтересованные стороны (включая лицо, ответственное за деловые документы) одобрили методологию и были готовы в соответствующее время провести валидацию конверсии/миграции документов в целевую систему;

-    анализ и документирование всех рисков, связанных с конверсией/миграцией;

-    контроль качества;

-    безопасность и защита персональных данных.

7 Процедуры конверсии и миграции

7.1    Общие положения

В данном разделе рассматривается применение делопроизводческих требований, описанных в разделе 5. Процедуры конверсии и миграции включают четыре основных этапа: планирование, тестирование, собственно конверсия и валидация.

Каждая организация и каждое учреждение по-своему уникальны, и их потребности и цели внедрения программ конверсии и миграции различаются. Кроме того, для исполнения делопроизводческих требований не для всех документов организации обязательно нужно будет выполнять все процедуры конверсии и миграции и все перечисленные в настоящем стандарте требования, которые следует рассматривать скорее как рекомендуемые и типовые. Специалисты по управлению документами и юристы должны определить потребности своей организации в плане управления документами и принять решение о том, в какой степени следует выполнять приведенные в настоящем стандарте требования.

7.2    Процедуры

7.2.1 Общие положения

В данном подразделе установлены требования к конверсии и миграции в увязке с соответствующими процедурами, которые становятся элементами контрольных механизмов, обеспечивающих сохранение аутентичности, надежности, целостности и пригодности к использованию проходящих конверсию или миграцию документов.

Не для всех электронных документов организации оправданно полномасштабное применение этих контрольных механизмов. Организации следует определить, какие меры контроля и управления имеет смысл применять в отношении конкретных документов в ходе выполнения проекта конверсии или миграции.

В ходе проекта конверсии/миграции в отношении конвертированных/мигрированных документов и процессов конверсии/миграции следует обеспечить следующее:

-    полноту контента;

-    целостность;

-    аутентичность;

-    полноту и точность делопроизводческих метаданных. Все необходимые метаданные должны иметься в наличии и заполняться точными значениями. Недопустимо, например, чтобы значение даты создания документа изменилось на дату конверсии/миграции или чтобы название организации-создателя изменилось на название проводящего конверсию/миграцию оператора;

-    прозрачность реализации процессов конверсии/миграции (эта мера контроля может иметь решающее значение, если документы потребуются в ходе судебных разбирательств);

-    исполнение законодательно-нормативных требований, таких, как требования в отношении сроков хранения или требования законодательства, касающиеся допустимости электронных документов в качестве доказательств;

-    максимизацию гибкости платформы;

-    деловую гибкость;

-    техническую реализуемость.

ГОСТ Р ИСО 13008-2015

7.2.2    Рекомендации по отбору подходящих процедур

Каждая описанная в настоящем подразделе процедура спроектирована таким образом, чтобы реализовать один из элементов контрольного механизма, действие которого направлено на сохранение после выполнения конверсии/миграции целостности, аутентичности, надежности и пригодности к использованию документов в качестве свидетельств деловых транзакций.

Как уже отмечалось, организация не обязана использовать все описанные в настоящем стандарте процедуры. Большинству организаций придется найти непростой баланс между выполнением всех процедур (т.е. идеальным вариантом в плане сохранения целостности и аутентичности документов) и такими ограничивающими факторами, как расходы и затраты времени. Выбор выполняемых организацией процедур и обеспечиваемого ими уровня контроля зависит от сделанной самой организацией оценки соотношения риск/отдача, то есть соотношения между величиной ущерба вследствие утраты целостности документов (или полной их утраты) и расходами на проведение конверсии документов следуя описанным в настоящем стандарте процедурам.

При определении соотношения риск/отдача следует принять во внимание ряд факторов, таких, как требования в отношении сроков хранения документов, вероятность использования документов в качестве доказательств в ходе судебных разбирательств, а также тип выполняемой конверсии или миграции. В таблице 1 приведена сводка основных точек принятия решений (decision points) в виде вопросов, ответы на которые следует учитывать при определении того, в какой степени следует использовать описанные в данном подразделе процедуры. Задача данного инструмента заключается в том, чтобы помочь организациям найти правильный баланс риска и отдачи.

7.2.3    Сохранение характеристик документов

Проведение конверсии, как правило, связано с изменением файлового формата с тем, чтобы документы можно было использовать в новых системах. При миграции файловый формат электронного документа никоим образом не изменяется — в этом случае электронный документ следует скопировать или переместить без изменения файлового формата.

Процедурные аспекты сохранения характеристик документов отражены в таблице 1.

Для доказательства того, что проект конверсии или миграции был проведен успешно, необходимо предпринять следующие шаги:

-    убедиться в том, что файловый формат не изменился (в случае миграции);

-    обеспечить включение всей необходимой информации в конвертированные или мигрированные документы;

-    убедиться в случае появления различий в представлении информации (например, связанных с использованием отличающихся шрифтов и/или компоновкой страниц) в том, что можно доказать целостность нового представления;

-    выявить все ошибки конверсии/миграции и задокументировать эти случаи;

-    убедиться, что все документы были конвертированы или мигрированы (или идентифицировать те документы, которые не прошли конверсию/миграцию);

-    обновить метаданные документов, включив в них сведения о процессе конверсии или миграции;

-    создать документацию, отражающую ход и результаты процесса конверсии или миграции, в том числе аудиторское заключение.

В ряде случаев целесообразно сохранить образцы документов до и после конверсии/миграции вместе с образцами их визуальных отображений (в виде распечаток или файлов с графическими образами), которые могут быть использованы для доказательства сохранения аутентичности, целостности, надежности документов и их пригодности к использованию.

Таблица 1 — Принятие решений об использовании процедур конверсии/миграции

Процедура Точка принятия решения Комментарий Планирование: все шаги Рекомендуется для всех конверсий и миграций Необходимый объем планирования зависит от характера документов, от количества уже имеющейся о них информации и от сложности и типа конверсии или миграции Тестирование: все шаги Высока ли степень важности сохранения целостности, аутентичности, надежности и пригодности к использованию документов? Степень, в которой сохранение целостности, аутентичности, надежности и пригодности к использованию документов важно для организации, можно определить на основании сохранения документами актуальности и по вероятности того, что они понадобятся для исполнения законодательнонормативных требований и в случае судебных разбирательств. Если другие факторы, такие как величина расходов и деловая гибкость, оказываются более важными, то этап тестирования может быть пропущен, и можно переходить непосредственно к конверсии или миграции

Окончание таблицы 1

Процедура Точка принятия решения Комментарий Тестирование, шаг 1: планирование теста Каков объем/охват и тип конверсии или миграции? Меньшие по объему и сложности проекты конверсии/миграции (например, обновление носителей в сравнении с другими типами конверсии/миграции) обычно требуют меньших усилий по планированию Тестирование, шаг 2: настройка среды тестирования Имеется ли уже необходимая технологическая инфраструктура? Соответствующий объем работы варьируется в зависимости от типа выполняемой конверсии/миграции и от того, в какой степени уже имеется необходимая технологическая инфраструктура Тестирование, шагЗ: выполнение теста Каковы тип и сложность конверсии/миграции? Соответствующий объем работы варьируется в зависимости от типа выполняемой конверсии/миграции Тестирование, шаг 4: аннализ результатов теста Каковы тип и сложность конверсии/миграции? Соответствующий объем работы варьируется в зависимости от типа выполняемой конверсии/миграции Тестирование, шаг 5: подготовка отчетов о результатах теста Каковы ценность документов и установленные для них сроки хранения? Высока ли их ценность для исполнения законодательнонормативных и правовых требований? Тщательное документирование процесса конверсии/миграции играет ключевую роль при установлении целостности документов, особенно тех, которые нужно представить в суд в качестве доказательства. Если же документы вряд ли будут представляться в суды, то документирование процесса конверсии/миграции имеет меньшее значение Конверсия/миграция, шаг 1: подготовка к конверсии или миграции Каковы объем, охват и тип конверсии/миграции? В какой степени подготовительные работы уже были выполнены в рамках других этапов? Соответствующий объем работы варьируется в зависимости от объема и охвата проекта и от типа выполняемой конверсии/миграции. Разрешение на использование ИТ-ресурсов могло уже быть получено на этапе тестирования Конверсия/миграция, шаг 2: отбор документов для конверсии или миграции Собрана ли уже информация, достаточная для проведения конверсии/миграции (например, входе этапов планирования и тестирования)? Соответствующий объем работы варьируется в зависимости от объема и охвата проекта и от типа выполняемой конверсии/миграции. Значительная часть необходимых данных уже могла быть собрана в ходе этапа тестирования Конверсия/миграция, шаг 3: настройка среды проведения конверсии или миграции Имеется ли уже необходимая технологическая инфраструктура? Данный шаг может быть пропущен, если необходимая технологическая инфраструктура уже имелась или была подготовлена на этапе тестирования Конверсия/миграция, шаг 4: выполнение конверсии или миграции Рекомендуется для всех конверсий и миграций Соответствующий объем работы варьируется в зависимости от объема и охвата проекта и от типа выполняемой конверсии/миграции Конверсия/миграция, шаг 5: проверка на наличие ошибок и их исправление Высока ли степень важности сохранения целостности, аутентичности, надежности и пригодности к использованию документов? Каковы объем, охват и тип конверсии/миграции? Степень, в которой сохранение целостности, аутентичности, надежности и пригодности к использованию документов важно для организации, можно определить на основании сохранения документами актуальности и по вероятности того, что они понадобятся для исполнения законодательнонормативных требований и в случае судебных разбирательств. Соответствующий объем работы варьируется в зависимости от объема и охвата проекта и от типа выполняемой конверсии/миграции Валидация: все шаги Высока ли вероятность того, что документы потребуются в ходе судебных разбирательств? Анализ и верификация процесса конверсии/миграции играют ключевую роль при установлении целостности тех документов, которые с большой вероятностью потребуются в качестве доказательства в ходе судебных разбирательств. В таком случае стоит также подумать о валидации конверсии/миграции независимой третьей стороной Авторизация: все шаги Имеют ли документы постоянную ценность для организации? Данный этап рекомендуется для всех конверсий и миграций, однако уровень авторизации и соблюдаемые при этом формальности могут варьироваться в зависимости от длительности сроков хранения документов. Для документов, которые могут потребоваться в качестве доказательств в суде, необходимо официально утвердить окончательные итоги конверсии/миграции

ГОСТ Р ИСО 13008-2015

Содержание

1    Область применения........................................................................................................................1

2    Нормативные ссылки........................................................................................................................1

3    Термины и определения..................................................................................................................1

4    Организационные и деловые рамки................................................................................................3

4.1    Общие положения..................................................................................................................3

4.2    Причины проведения конверсии и миграции.......................................................................4

4.3    Планирование конверсии и миграции...................................................................................4

4.4    Формирование программы конверсии и миграции..............................................................6

5    Требования к управлению документами........................................................................................7

5.1    Общие положения..................................................................................................................7

5.2    Требования к конверсии и миграции.....................................................................................7

5.3    Конверсия/миграция процессных метаданных....................................................................8

6    Планирование конверсии и миграции.............................................................................................9

6.1    Общие положения..................................................................................................................9

6.2    Деловые требования............................................................................................................10

6.3    Общее административное планирование..........................................................................11

6.4    Требования к технологическому планированию................................................................11

7    Процедуры конверсии и миграции................................................................................................12

7.1    Общие положения................................................................................................................12

7.2    Процедуры.............................................................................................................................12

7.3    Планирование проекта конверсии/миграции.....................................................................15

7.4    Тестирование........................................................................................................................18

7.5    Конверсия/миграция.............................................................................................................19

7.6    Валидация.............................................................................................................................21

8    Мониторинг......................................................................................................................................23

Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов

и документов национальным стандартам Российской Федерации............................................................24

Библиография.................................................................................................................... 25

ГОСТ Р ИСО 13008-2015

7.3 Планирование проекта конверсии/миграции

7.3.1    Общие положения

Крайне важно иметь четко сформулированный план конверсии/миграции, так как это может означать разницу между успешным проектом (т.е. тем, в результате которого сохранены доступность и целостность целевых документов) и неудачным, в ходе которого документы были безвозвратно утрачены либо были скомпрометированы их аутентичность, целостность, надежность и пригодность к использованию. Чтобы увеличить шансы на успех, план конверсии/миграции не следует разрабатывать в изоляции — необходимо принять во внимание мнения специалистов по управлению документами, ИТ-специалистов и представителей деловых подразделений.

Независимо от того, выполняется ли проект конверсии/миграции как разовое мероприятие или же в рамках постоянно действующей программы, следует выполнить шаги, перечисленные в 7.3.2-7.3.10.

7.3.2    Шаг 1: изучение исходных документов и их организационной среды

Для разработки эффективного плана необходимо получить детальное представление о документах, которые предполагается конвертировать или мигрировать, одним из аспектов которого является понимание важности этих документов для организации. Для этого нужно ответить на следующие вопросы:

Каковы официально установленные сроки хранения исходных документов? Если сроки хранения официально не установлены, их следует установить.

Нужен ли сотрудникам организации непосредственный онлайн-доступ к документам или же документы могут храниться в автономном режиме?

Необходимы ли эти документы для обеспечения непрерывности деловой деятельности?

Еще один ключевой аспект понимания исходных документов связан с определением их технической структуры (какие, например, части документов содержат контентную информацию (content information) ⁴, а какие — репрезентативную информацию (representation information) ⁵, необходимую для обеспечения непрерывной доступности объекта во времени и включающую сведения о файловом формате, операционной системе, необходимом оборудовании и программном обеспечении и т.д.).

Это может быть сделано посредством следующих шагов:

a)    следует выявить биты, образующие объект данных с контентной информацией (content data object)⁶;

b)    следует выявить объект данных с репрезентативной информацией (representation information object), которая в определенном смысле относится ко всем битам объекта данных с контентной информацией, превращая их в более осмысленную информацию;

c)    следует изучить содержание выделенного объекта с репрезентативной информацией, чтобы определить, нуждается ли он в дополнительных объектах с репрезентативной информацией, и если нуждается, то необходимые объекты следует получить. Этот шаг повторяется до тех пор, пока дополнительные объекты с репрезентативной информацией не перестанут выявляться;

d)    для каждого объекта с репрезентативной информацией, выявленного на шаге с) и хранимого в виде электронного объекта, в свою очередь выявляются все необходимые объекты с репрезентативной информацией. Шаги с) и d) повторяются до тех пор, пока новые объекты с репрезентативной информацией не перестанут выявляться;

e)    контентная информация состоит из объекта данных с контентной информацией и всех объектов с репрезентативной информацией, выявленных при выполнении шагов b)-d).

Вступление

Международная организация по стандартизации ИСО (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации (организаций-членов ИСО). Подготовка международных стандартов обычно ведется в технических комитетах ИСО. Каждая организация-член ИСО имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых представляет для нее интерес. В этой работе совместно с ИСО также принимают участие международные правительственные и неправительственные организации. ИСО тесно сотрудничает с Международной Электротехнической Комиссией МЭК (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.

Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, установленными в части 2 Директив ИСО/МЭК.

Основной задачей технических комитетов является подготовка международных стандартов. Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям-членам ИСО на голосование. Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одобрен не менее чем 75% организаций-членов ИСО, принявших участие в голосовании.

Следует иметь в виду, что некоторые элементы данного международного стандарта могут быть предметом защиты в рамках патентного права. ИСО не несет ответственности за идентификацию соответствующих патентных прав.

ИСО 13008 был подготовлен техническим подкомитетом SC 11 «Управление документами и архивными документами» технического комитета ISO/TC 46 «Информация и документация».

IV

ГОСТ Р ИСО 13008-2015

Введение

Настоящий стандарт дает рекомендации по проведению конверсии документов из одного формата в другой и миграции документов из одной аппаратной и/или программной конфигурации в другую. Он содержит соответствующие требования в плане управления документами, а также описывает организационные и деловые рамки для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования и мониторинга/использования мер контроля над ходом процессов. В стандарте для каждого из этих процессов перечислены этапы, компоненты и конкретные методологии, при этом затрагиваются такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и контроль качества (валидация).

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2012 «Информация и документация. Процесс конверсии (миграции) электронных документов» (ISO 13008:2012 Information and documentation - Digital records conversion and migration process), который был разработан на основе подготовленного международной ассоциацией специалистов по управлению документами и информацией ARMA International национального стандарта США ANSI/ARMA 16-2007 «Процесс конверсии электронных документов: Планирование программы, требования, процедуры» (The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures).

В связи с быстрыми темпами изменения технологий многие документы в электронной форме в какой-то момент времени необходимо будет преобразовать (провести конверсию) из одного формата в другой или переместить (мигрировать) из одной системы в другую для обеспечения их непрерывной доступности и пригодности к обработке.

Это не означает, что конверсия и миграция являются единственно возможными способами обеспечения долговременной сохранности электронных документов (электронной сохранности). Существует или разрабатывается ряд других методов, таких, как эмуляция, но в настоящее время конверсия и миграция являются наиболее распространенными способами обеспечения электронной сохранности. Хотя в настоящем стандарте тема электронной сохранности специально не рассматривается, однако особенности процессов конверсии и миграции могут повлиять на выбор стратегии электронной сохранности. Отношение организации к документам и документированию является основным фактором, влияющим на то, как в ней будут налажены процессы конверсии и миграции (включая выбор используемого формата, необходимого уровня контроля и т.д.). На момент разработки настоящего стандарта ни один из известных методов обеспечения долговременной сохранности не был признан предпочтительным. Учреждения и организации тем не менее признают полезность стандартизированных процедур; и для изучения и исследования методов обеспечения электронной сохранности, в том числе конверсии, миграции, эмуляции и обновления носителей, был создан ряд испытательных стендов и целевых групп с тем, чтобы определить, какие методы лучше всего работают.

Конверсия и миграция представляют собой отдельные методы обеспечения сохранности электронных документов. Их важно реализовывать на практике управляемым образом, во избежание деградации или потери аутентичности документов, их надежности, целостности и пригодности к использованию, обеспечивая тем самым сохранение доверия к документам и их юридической значимости (авторитетности документов), как это описано в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, пункты 7.2.2 — 7.2.5. Настоящий стандарт описывает компоненты программ, вопросы планирования, делопроизводческие требования и процедуры, используемые для осуществления конверсии и миграции электронных документов таким образом, чтобы сохранялись их аутентичность, надежность, целостность и пригодность к использованию и чтобы эти документы продолжали служить в качестве свидетельств деловых транзакций.

С самого начала следует отметить, что для выполнения требований к управлению документами не обязательно реализовать все рекомендованные в настоящем стандарте процедуры. Решение о том, какие именно процедуры внедрять, зависит от таких факторов, как тип планируемой конверсии или миграции и уровень риска, который организация готова принять. Кроме того, организациям рекомендуется учесть в требованиях к управлению корпоративными электронными документными системами свои перспективные планы проведения дальнейших конверсий и миграций документов.

Прежде чем приступить к выполнению проекта конверсии или миграции, нужно, чтобы играющие ключевую роль в этом процессе лица были ознакомлены с делопроизводческими требованиями, под которыми в сфере управления документами и информацией понимается соблюдение ряда принципов, относящихся к целостности документов, их аутентичности, надежности и пригодности к использованию. Соблюдение этих принципов обеспечивает сохранение контента (содержания), контекста и структуры документа, а также исключает возможность компрометации конкретного

V

документа как свидетельства деловой деятельности. Эти принципы применимы вне зависимости от сроков хранения документов.

В настоящем стандарте специально не рассматриваются конверсия и миграция, выполняемые в рамках обычной повседневной деловой деятельности, а не в виде проектов.

VI

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Информация и документация ПРОЦЕССЫ КОНВЕРСИИ И МИГРАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Information and documentation - Digital records conversion and migration process

Дата введения —2016-10-01

1    Область применения

В настоящем стандарте рассматриваются вопросы планирования, требования и процедуры конверсии и миграции электронных документов (включающих электронные объекты и метаданные) с целью сохранения аутентичности, надежности, целостности и возможности использования этих документов в качестве свидетельств деловых транзакций. Эти электронные документы могут находиться в специальном хранилище либо активно использоваться в деловой деятельности.

Описанные в настоящем стандарте процедуры не охватывают в полной мере такие темы, как: системы резервного копирования;

обеспечение долговременной сохранности электронных документов; функциональные возможности доверенных электронных хранилищ; процесс конверсии материалов из аналоговых в электронные и из электронных в аналоговые форматы.

2    Нормативные ссылки

Перечисленные ниже документы, на которые в тексте имеются ссылки, необходимы при применении данного стандарта. Для ссылок, в которых указана дата, применяется только упомянутая версия документа. Для ссылок без указания даты нужно использовать последнюю версию соответствующего документа (включая имеющиеся поправки):

ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1, Information and documentation — Records management — Part 1: General);

ИСО 23081-2 Информация и документация. Управление метаданными документов. Часть 2. Концептуальные вопросы и вопросы реализации (ISO 23081-2, Information and documentation — Managing metadata for records — Part 2: Conceptual and implementation issues).

3    Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1    доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации

[ИСО 15489-1:2001, определение 3.1 \

3.2    атрибут (attribute): Характеристика объекта или сущности.

Примечание — На основе определения, данного в ИСО/МЭК 11179-3:2003 ²⁾.

3.3    аутентичность (authenticity): Аутентичным является документ, в отношении которого может быть доказано, что он является именно тем, чем претендует быть, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя, и что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

¹¹ См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1:2001, определение 3.4 (разработчик).

²⁾ См. также ГОСТ Р ИСО/МЭК 11179-1-2010, определение 3.1.1 (разработчик). Издание официальное

Примечание — Данное понятие подробнее объясняется в ИСО 15489-1—2007, пункт 7.2.2.

3.4    контент; содержание (content):    Существенная    информация,    содержащаяся в

информационном объекте

[МЭК 82045-1:2001, определение 3.2.2 ⁷].

3.5    конверсия (документов) [синонимы: конвертация, конвертирование] (conversion): Процесс преобразования документов из одного формата в другой с сохранением их свойств как документов⁸.

3.6    очистка данных (data cleansing):    Процесс    анализа и корректировки данных,

обеспечивающий представление данных в стандартизованном формате.

Примечание — Потребность в корректировке может возникнуть вследствие неполноты данных, некорректного форматирования, устаревания, дублирования и т.д. Она часто выполняется перед слиянием наборов данных и перед проведением конверсии данных из одной системы или базы данных в другую.

3.7    объект данных (data object): Отдельная группа данных, рассматриваемая как единый объект и представляющая собой экземпляр известной (или полагаемой известной) структуры данных/класса

[ИСО/МЭК 2382-17:1999, определение 17.01.11].

3.8    эмуляция (emulation): Такое использование системы обработки данных для имитации работы другой системы обработки данных, чтобы имитирующая система работала с теми же данными, исполняла те же программы и выдавала те же результаты, что и имитируемая система.

Примечание — На основе определения, данного в ИСО/МЭК2382-1:1993 ⁹.

3.9 шифрование (encryption):    Обратимое преобразование    данных с помощью

криптографического алгоритма для создания зашифрованного текста с целью зашиты информации (обеспечения конфиденциальности).

Примечание — На основе определения, данного в ИСО/МЭК 18033-1:2005 ¹⁰.

3.10    файловый формат (file format): Внутренняя структура и/или кодировка файла определенного типа, которая может быть отображена или интерпретирована единообразным, предсказуемым и осмысленным образом посредством использования соответствующего программного обеспечения и/или оборудования, рассчитанного на поддержку этого формата.

Примечание — Файл может (но не обязан) представлять собой либо пустой, либо содержащий один или несколько файлов различных форматов контейнер. Файловые форматы могут определяться как спецификациями, так и базовыми для них программными системами. Многие файловые форматы существуют в нескольких версиях, каждая из которых на практике используется с небольшими вариациями. При идентификации файлового формата предпочтительно использовать гибкий, а не строгий подход, но при этом достаточно точный для того, чтобы различить версии формата, отличия которых друг от друга существенным образом влияют на интерпретацию данных.

3.11    целостность (integrity): Свойство быть полным и неизменным.

Примечание — Данное понятие подробнее объясняется в ИСО 15489-1-2007, пункт 7.2.4 ¹¹.

3.12    метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими во времени.

[ИСО 15489-1:2001, определение 3.12 ¹²].

ГОСТ Р ИСО 13008-2015

3.13    миграция (migration): Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата, с сохранением их свойств как документов ¹³.

3.14 первоначальный, первичный, исходный (originating): Характеристика первой материализации (оригинала) чего-либо либо ее отдельных особенностей.

3.15    обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению во времени технической долговечности и возможности осмысленного использования аутентичных документов

[ИСО 15489-1:2001, определение 3.14¹⁴].

3.16 метаданные для обеспечения сохранности (preservation metadata): Метаданные, способствующие живучести, отображению, пониманию, аутентичности и идентичности электронных объектов в контексте обеспечения долговременной сохранности [словарь данных PREMIS по метаданным для обеспечения сохранности, версия 2.0, март 2008 г.]

3.17    документы (records): Созданная или полученная информация, сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства и/или делового актива во исполнение требований законодательства или же в интересах деловой деятельности, вне зависимости от вида носителя, формы и формата.

Примечание — На основе определения, данного в ИСО 15489-1:2001 ¹⁵.

3.18    обновление носителей (refreshment): Вид миграции данных, при котором носитель информации заменяется на эквивалентный таким образом, что в полной мере сохраняется функциональность используемого для хранения оборудования и программного обеспечения.

Примечание — На основе определения, данного в ИСО 14721:2012.

3.19    надежность (достоверность) документов (reliability): Свойство, характеризующее полноту и точность отражения в документах транзакций, деятельности и фактов, о которых эти документы свидетельствуют.

Примечание — Данное понятие подробнее объясняется в ИСО 15489-1:2007, пункг7.2.3.

3.20    репликация (replication): Вид миграции, при котором остаются неизменными упаковочная информация (packaging information), связывающая воедино электронный объект и ассоциированные с ним метаданные; контентная информация (content information) — сам электронный объект и информация, существенная для обеспечения его доступности во времени; а также описательная информация, необходимая для целей обеспечения долговременной сохранности (preservation description information) и включающая идентифицирующую контент информацию, сведения о происхождении контента, сведения о контексте и о механизмах обеспечения неизменности контента.

Примечание — В процессе перемещения на тот же или новый носитель информации обеспечивается сохранность представляющих эти информационные объекты потоков битов.

Примечание — На основе определения, данного в ИСО 14721:2012.

3.21    пригодность для использования (usability): Свойство документа, отражающее возможность локализовать документ, извлечь его, воспроизвести и интерпретировать.

Примечание — Данное понятие подробнее объясняется в ИСО 15489-1:2007, пункг7.2.5.

3.22    валидация (validation): Подтверждение посредством представления объективных доказательств, выполнения требований, установленных в отношении конкретного вида использования или применения.

Примечание — На основе ИСО 9000:2005 ¹⁶.

4 Организационные и деловые рамки

4.1    Общие положения

В настоящем разделе рассматриваются причины, часто вызывающие потребность в конверсии или миграции электронных документов; вопросы, которые организации следует учитывать при оценке необходимости проведения конверсии или миграции своих документов; а также этапы разработки программ конверсии и миграции. В нем рассматриваются принятие решений и выделение ресурсов в связи с проведением конверсии или миграции в условиях организации, а также поддерживающая процессы конверсии и миграции техническая инфраструктура, которую необходимо использовать для обеспечения целостности и аутентичности документов в течение всего времени, пока в них сохраняется потребность.

4.2    Причины проведения конверсии и миграции

4.2.1    Общие положения

Различные причины могут побудить организацию провести конверсию или миграцию своих электронных документов. Сроки хранения некоторых документов более длительные, чем сроки службы программных приложений и носителей информации, и это вынуждает организации проводить конверсию или миграцию своих документов, пока поддерживающие их системы все еще сохраняют работоспособность. Организации также могут проводить конверсию или миграцию документов в опережающем порядке, исходя из особенностей оперативной деятельности, связанных с объемами документов, условиями доступа к ним, эффективностью хранения, деловыми и технологическими циклами; или же в связи с организационными изменениями (такими, как слияния и поглощения). В экстремальных случаях организации могут быть вынуждены проводить конверсию или миграцию документов в связи с запросами контролирующих органов, расследованиями и судебными разбирательствами.

4.2.2    Причины проведения конверсии

Под конверсией понимается процесс преобразования документов из одного формата в другой. Побудить к проведению конверсии, могут, например, следующие причины:

a)    переход на другой формат: например, когда сохраненные в закрытом (проприетарном) формате документы преобразуются в открытый формат (как вариант: из старого файлового формата Word в формат PDF/A).

b)    устаревание формата: когда, например, документы, хранящиеся в устаревшем, но все еще читаемом формате для программ подготовки текстов, преобразуются в подходящий современный формат.

4.2.3    Причины проведения миграции

Под миграцией понимается процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата. Побудить к проведению миграции, могут, например, следующие причины:

a)    может возникнуть необходимость мигрировать документы из одной структуры в другую. Например, документы из ряда унаследованных баз данных могут быть реорганизованы в новую объединенную базу данных (как пример: из Oracle в SQL Server);

b)    заменяется платформа, на которой были созданы документы, и их необходимо мигрировать на новую платформу. Например, может потребоваться переместить документы с платформы Microsoft Windows на платформу UNIX;

c)    Миграция целесообразна с деловой точки зрения (например, с целью перехода на новую систему с улучшенными функциональными возможностями). Так, например, миграция документов может оказаться необходимой для поддержки перехода от физического делового присутствия к работе через интернет-магазин или для перемещения документов с общего диска в электронную систему управления документами и контентом (EDRMS).

Организации обязаны оценивать свои документы, документировать их и управлять ими в ходе обычной деловой деятельности. Для обеспечения постоянной доступности электронных документов и их соответствия законодательно-нормативным требованиям в условиях динамически изменяющейся нормативной и технической среды требуются продуманные, скоординированные усилия и стабильное финансирование.

Касающиеся конверсии и миграции решения должны опираться на анализ важности электронных документов организации и влияния технологической инфраструктуры и инвестиций на управление жизненным циклом документов, а также на знание стандартов и наилучшей практики, относящихся к конверсии и миграции электронных документов. ¹⁷

1

^ц Программа конверсии и миграции может также регламентировать: подлежащие конверсии или миграции документы или типы документов; действия с исходными документами по завершении их конверсии или миграции (разработчик).

2

3

4

⁰ Контентная информация — набор информации, изначально являющейся предметом усилий по обеспечению долговременной сохранности, либо его часть. Контентная информация представляет собой информационный объект, включающий объект данных с контентной информацией и репрезентативную информацию [ИСО 14721:2012] (разработчик).

5

   Репрезентативная информация — информация, обеспечивающая отображение объекта данных в более осмысленные понятия. Пример: репрезентативная информация для последовательности битов, образующей файл формата FITS, может включать стандарт FITS, описывающий данный формат, а также словарь, определяющий значение в файле ключевых слов, не являющихся частью стандарта. Еще одним примером служит программное обеспечение JPEG, используемое для отображения файла формата JPEG. Для человека представление JPEG-файла в виде последовательности нулей и единиц является малоинформативным, однако программное обеспечение, в которое «встроено» понимание стандарта JPEG, отображает биты в пиксели, которые затем могут быть представлены в виде графического образа, воспринимаемого человеком [ИСО 14721:2012] (разработчик).

6

   Объект данных с контентной информацией — объект данных, который вместе с соответствующей репрезентативной информацией образует контентную информацию [ИСО 14721:2012] (разработчик).

7

¹¹ См. также ГОСТ Р 54989-2012, определение 3.3 (разработчик).

8

   См. также ИСО 30300:2011, определение, данное в 3.3.3. Настоящее определение отражает текущую точку зрения профильного технического комитета ИСО и отличается от определения, данного в ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007. В новой редакции ИСО 15489, публикация которой планируется в 2015 г., определение данного термина будет приведено в соответствие с определением в ИСО 30300:2011 (разработчик).

9

   См. также определение 01.06.02 (разработчик).

10

   См. также ГОСТ Р 54412-2011, В.5.4 (разработчик).

11

^ См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, 7.2.2 (разработчик).

12

См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, определение 3.10 (разработчик).

13

⁰ См. также ИСО 30300:2011, 3.3.8 (разработчик).

14

   См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, определение 3.12 (разработчик).

15

   См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, определение 3.3 и ИСО 30300:2011, определение 3.1.7 (разработчик).

16

   ГОСТ ISO 9000-2011, 3.8.5 (разработчик).

17