ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ГОСТ 16487-83

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ Москва

УДК 001.4 : 65.011.56: 006.354    Группа    ТОО

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.

Terms and definitions

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31 октября 1983 г. № 5231 срок введения установлен

с 01.01.85

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов—синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены «Ндп».

Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма — светлым, а недопустимые синонимы — курсивом.

Перепечатка воспрещена

Переиздание. Февраль 1987 г.

© Издательство стандартов, 1987

с ю гост 16487—гг

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ

Автограф

Автор

Автор документа

Автор официального документа

Архив

Архив    46,    60,    62,

Архив ведомственный Архив государственны»

Архив личный

Архивное дело

Архивохранилище

А рхивохранилище

Бланк документа

Бланк официального документа

Выписка

Выписка архивная

Выписка из официального документа ГАФ СССР

Дело

Делопроизводство

Документ

Документ архива учетный Документ архивный Документ аудиовизуальный Документ беловой Документ графический Документ изобразительный Документ личного происхождения Документ личный Документ личный Документ машинописный Документ особо ценный Документ официальный Документ письменный Документ подлинный Документ рукописный Документ текстовой Документ унифицированный Документ управленческий Документ учетный Документ ценный Документ черновой Документирование Документооборот Дубликат

Дубликат документа

ЕГСД

Единица учета

Единица учета архивных документов

Единица хранения

Единица хранения архивных документов Использование документов Использование архивных документов Источники комплектования Источники комплектования архивов

ГОСТ 16487-83 С. 1 \

Информация документальная Информация документная Карточка архивного фонда

Карточка фонда Карточка фондовая Картотека Каталог

Каталог архивный

Каталогизация

Каталогизация архивных документов Кинодокумент

Коллекция Коллекция архивная Комплектование Комплектование архива

Копия

Копия архивная

Копия документа

Копия документа страховая

Копия страховая

Лист архивного фонда

Лист фонда

Материалы архивные

Материалы документальные

АЪикрофилъм

Номенклатура дел

Обзор архивных документов

Обзор документов

Обеспечение сохранности

Обеспечение сохранности документов

Обеспечение физической сохранности

Обеспечение физической сохранности документов

Опись

Опись архивная Оформление дела

Оформление официального документа

Подлинник

Подлинник официального документа

Пользование документами Пользование архивными документами Проверка наличия

Проверка наличия и состояния документов Профиль архива Путеводитель по фондам Путеводитель по фондам архива (архивов)

Регистрация документов Реквизит

Реквизит документа

Рукопись

Сеть государственных архивов

Система делопроизводства единая государственная ЕГСД

Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР

Служба архивная государственная

СНСА ГАФ СССР

Список фондов

Список фондов архива

Справка архивная

Справочник архивный    84г

Текст    7

Текст документа    7

Учет архивных документе»    70

Учет документов    70

Учет документов ГАФ СССР государственный    72

Учет документов ГАФ СССР нейтрализованный государственный    73

Учет централизованный    73

Фонд    62

Фонд архивный    62

Фонд архивный групповой    63

Фонд архивный комплексный    63

Фонд архивный объединенный    63

Фонд документальный    60

Фонд документный    60

Фонд копий документов страховой    gj

Фонд личного происхождении архивный    61

Фонд пользования    82

Фонд пользования архивными документами    82

Фонд СССР Государственный архивный    52

Фонд страховой    81

Фондирование    66

Фондирование документов    66

Фондообразователь    61

Фонодокумент    20

Формирование дела    42

Формуляр-образец    36

Формуляр-образец документа    36

Фотодокумент    17

Хранение ведомственное    55

Хранение государственное    54

Хранение додументов ведомственное    55

Хранение документов государственное    54

Экспертиза ценности    57

Экспертиза ценности документов    67

Редактор Т. В. Смыка Технический редактор Э. В. Митяй Корректор Г. И. Чуйко

Сдано в ваб. 08.06.87 Подп. в печ. 25.08.87 1,0 уел. п. л. 1,0 уел. кр.-отт. 0,97 уч.-изд. л.

Тираж 16 000 Цена 5 коп.

Ордена «Знак Почета> Издательство стандартов, 123840, Москва, ГСП, Новопресненскнй пер., д. 3.

Вильнюсская типография Издательства стандартов, ул, Миндауго, 12/14. Зак. 2841,

Величина	Единица
	Наименование	Обозначение
		международное	русское
ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ
Длина	метр	ГП	М
Масса	килограмм	kg	КГ
Время	секунда	S	С
Сила электрического тока	ампер	А	А
Термодинамическая температура	кельвин	К	К
Количество вещества	моль	mol	моль
Сила света	кандела	cd	кд
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЕJ		LИНИЦЫ СИ
Плоский угол	радиан	rad	рад
Телесный угол	стерадиан	sr	ср

ПРОИЗВОДНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ, ИМЕЮЩИЕ СПЕЦИАЛЬНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ

Единица Выражение через основные и до- Величина Обозначение Наименова- ние междуна родное русское попнмтельные единицы СИ Частота герц Hz Гц с-1 Сила ньютон N н М*КÑѓ2 Давление паскаль Ра Па М-5 • КГ* С"2 Энергия джоуль J Дж Мг‘КГ'С~2 Мощность ватт W Бт M2 * КГ-С“3 Количество электричества кулон С Кл с* А Электрическое напряжение вольт V В м2*кгс“э*А’"1 Электрическая емкость фарад F Ф м^кг-1 *с4-А2 Элехтрическое сопротивление ом ц Ом м2*кг*с“3 • А-2 Электрическая проводимость сименс S См м^кг-'-с3 А2 Поток магнитной индукции вебер Wb Вб м2 • кг- с~2-А~* Магнитная индукция Тесла т Тп Е<Г-С“2 * А-1 Индуктивность генри н Гн м2*кг*с“2 А"2 Световой поток люмен 1т лм кд • ср Освещенность люкс 1х лк м~2 • кд * ср Активность радионуклида беккерель Bq Бк С-1 Поглощенная доза ионизирую грэй Gy Гр м2 • с'2 щего излучения Эквивалентная доза излучения зивеот Sv Зв м2 • с'2

Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени Изобразительный документ, созданный фотографическим способом Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинем атогр афическим способом

Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи Документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характериззлющие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правого, делопроизводственного, художественного оформления

По ГОСТ 13.0.002-84 Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера

Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Официальный документ

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

п_Р имечанне. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выпол-

нением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей

Организация или должностное лицо, от которых исходит официальный документ

Элемент официального документа

Проставление необходимых реквизитов

Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной

Первый или единственный экземпляр официального документа

Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника

Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке

По ГОСТ 6.10.2-83

По ГОСТ 6.10.2-83

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них

Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право

Хранение архивных документов какой-либо организацией в течение установленных сроков

Установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащим хранению в нем.

Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе

Система государственных архивов, созданная в соответствии с нх профилями, а также национально-государственным устройством и административно-территориальным делением

Систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю

Организация или лица передающие документы в государственные или ведомственных архивы

Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица

Организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд

Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой

Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразова-телей

Термин Определение 64. Архивный фонд личного происхождения Архивный фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семья или рода 65. Архивная коллекция Коллекция Архивный фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фон-дообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам 66. Фондирование документов Фондирование Классифицирование документов по архивным фондам 67. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Обеспечение физической сохранности документов и их учет

Создание и поддержание оптимальных условий хранения документов, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фонда пользования

Установление и фиксация в учетных документах количества архивных документов в единицах учета

Документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации

Учет архивных документов, осуществляемый учреждениями государственной архивной службы по единым формам учетных документов

Учет количества и мест хранения документов Государственного архивного фонда СССР по документам установленной формы в Центральном фондовом каталоге Главного архивного управления при Совете Министров СССР

Учетный документ, предназначенный для государственного и централизованного учета документов Государственного архивного фонда СССР

Архивный справочник, содержащий си* стематнзнровашый перечень характерно* тик архивных фондов или комплекса архивных документов либо краткие сведения О RHX

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения из документов, расположенные в соответствии с принятой в нем логической или алфавитной структурой построения

Создание н обеспечение функционирования архивных каталогов

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения об архивных документах, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

Прочтеяне либо просмотр и/или прослушивание архивных документов, регламентированные правилами