В стандарте рассматриваются вопросы планирования, требования и процедуры конверсии и миграции электронных документов (включающих электронные объекты и метаданные) с целью сохранения аутентичности, надежности, целостности и возможности использования этих документов в качестве свидетельств деловых транзакций. Эти электронные документы могут находиться в специальном хранилище, либо активно использоваться в деловой деятельности. Описанные в стандарте процедуры не охватывают в полной мере такие темы, как: - системы резервного копирования; - обеспечение долговременной сохранности электронных документов; - функциональные возможности доверенных электронных хранилищ; - процесс конверсии материалов из аналоговых в электронные и из электронных в аналоговые форматы.
Идентичен ISO 13008:2012
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Термины и определения
4 Организационные и деловые рамки
4.1 Общие положения
4.2 Причины проведения конверсии и миграции
4.3 Планирование конверсии и миграции
4.4 Формирование программы конверсии и миграции
5 Требования к управлению документами
5.1 Общие положения
5.2 Требования к конверсии и миграции
5.3 Конверсия/миграция процессных метаданных
5.4 Вопросы практического использования делопроизводческих процессных метаданных
6 Планирование конверсии и миграции
6.1 Общие положения
6.2 Деловые требования
6.3 Общее административное планирование
6.4 Требования к технологическому планированию
7 Процедуры конверсии и миграции
7.1 Общие положения
7.2 Процедуры
7.3 Планирование проекта конверсии/миграции
7.4 Тестирование
7.5 Конверсия/миграция
7.6 Валидация
8 Мониторинг
Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов и документов национальным стандартам Российской Федерации
Библиография
34 страницы
Дата введения | 01.10.2016 |
---|---|
Добавлен в базу | 01.02.2017 |
Актуализация | 01.01.2021 |
21.07.2015 | Утвержден | Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии | 924ст |
---|---|---|---|
Разработан | ООО ЭОС Тех | ||
Издан | Стандартинформ | 2016 г. |
Чтобы бесплатно скачать этот документ в формате PDF, поддержите наш сайт и нажмите кнопку:
ГОСТР
исо
13008-
2015
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
НАЦИОНАЛЬНЫЙ
СТАНДАРТ
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
Информация и документация
ISO 13008:2012
Information and documentation - Digital records conversion and migration process (IDT)
Издание официальное
Москва
Стандартинформ
2016
1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «ЭОС Тех» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 21 июля 2015 г. № 924-ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2012 «Информация и документация. Процесс конверсии и миграции электронных документов» (ISO 13008:2012 «Information and documentation - Digital records conversion and migration process»)
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов и документов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)
© Стандартинформ, 2016
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
В организации планирование конверсии и миграции документов относится к сфере управления информацией. Как и при управлении более привычными активами (капиталом, сооружениями, кадровыми ресурсами), следует разработать и утвердить политики и процедуры приобретения, управления и вывода из эксплуатации информационных активов, которые должны исполняться, документироваться и периодически проходить аудит на соответствие и эффективность. Руководители организаций (и руководители их служб информационных технологий и информационной безопасности) должны знать, где и как создаются, управляются и хранятся их документальные активы, и, соответственно, должны быть способны спланировать конверсию или миграцию и подготовить ее деловое обоснование.
В конкретной организации в качестве реакции на перечисленные выше ситуации конверсия и миграция могут выполняться и как разовые проекты, и регулярно как постоянный вид деятельности. Тем не менее для эффективного обеспечения сохранности электронных документов конверсию и миграцию необходимо проводить в рамках постоянно действующей, хорошо спланированной и структурированной программы. Во всех случаях желательно планировать, выполнять и контролировать процессы конверсии и миграции, продумывая свои действия наперед, выделяя на них достаточно времени и ресурсов и в минимальной степени создавая неудобства для заинтересованных сторон и их соответствующих деловых циклов и функций. Если же конверсию или миграцию потребуется проводить в связи с незапланированными ситуациями (вызванными как природными явлениями, так и деятельностью человека), то действовать, возможно, придется в экстремальных и поэтому далеко не идеальных условиях, из-за чего эти процессы могут оказаться более затратными и сильнее мешающими деловой деятельности.
С проведением конверсии или миграции электронных документов могут быть связаны значительные затраты. В этой связи организация, исходя из уровня приемлемого для нее риска, должна решить, нужно ли вообще выполнять конверсию или миграцию, и если да, то должна ли она охватывать все документы или лишь некоторые. Следует провести анализ документов для определения их важности для организации и рисков, связанных с их возможной утратой или порчей. Одной из составных частей программы организации по управлению документами должны быть экспертиза ценности документов в целях установления сроков их хранения и оценка связанных с ними рисков. Обычно соответствующие решения документируются во внутренних нормативных документах организации, регламентирующих порядок и сроки хранения документов.
Используемая организацией практика в области управления документами вытекает из оперативных и иных потребностей и из отношения к рискам. Оперативные потребности (связанные, например, с исполнением законодательно-нормативных требований, разработкой продуктов, предоставлением доступа или с документированием финансовых транзакций) определяют стратегию и масштабы предпринимаемых организацией усилий по обеспечению надежности и достоверности документов. Оценка рисков и их смягчение используются наряду с другими методами как для налаживания контроля со стороны руководства над деловой деятельностью, так и для установления требований к ее документированию. Такие оценки рисков также могут быть использованы для налаживания мер управления документами. Оценки рисков должны проводиться и для того, чтобы установить на надлежащем уровне меры контроля со стороны руководства до начала осуществления новых инициатив.
С точки зрения управления документами следует оценить два основных риска, связанных с электронными документами:
1) оспаривание достоверности документов (например, в суде) вследствие проблем, с которыми можно столкнуться на протяжении их жизненного цикла;
2) утрата документов, в том числе в результате потери доступа к документам или их несанкционированного уничтожения.
Последствия измеряются по масштабам потерь, которые организация или ее клиенты могут понести в случае, если достоверность документов не удастся подтвердить, или же в случае утраты или несанкционированного уничтожения документов.
Конверсию или миграцию документов необходимо осуществлять до того, как устареют технологии и носители информации (такие, как дискеты, магнитные ленты, оптические CD- и DVD-диски), от которых они зависят. В зависимости от таких факторов, как объем и требования к доступности, может оказаться предпочтительным выполнение конверсии или миграции документов сразу же, как только станет известна целевая (конечная) среда. Если ценность документов и/или связанные с ними риски считаются достаточно малыми, то организация может предпочесть
5
подождать до тех пор, пока какая-нибудь другая побудительная причина (например, обновление программного обеспечения, замена системы, приобретение или слияние с другой организацией) не сделает конверсию или миграцию оправданной.
4.3.4 Планирование деятельности по конверсии и миграции
В электронной среде конверсия и миграция документов будут обычным явлением, поэтому организации следует иметь программу, планы и указания, обеспечивающие их выполнение в соответствии со стандартами и практиками деловой деятельности. Связанные с документами обязательства и взаимозависимости с вопросами обеспечения долговременной сохранности документов необходимо как можно раньше выявить на стадии анализа и формирования требований в рамках планирования бизнес-процессов и планирования инвестиций в технологии.
При принятии решений об использовании для проведения конверсии или миграции (как проекта) внутренних или внешних ресурсов либо их комбинации следует учесть следующие факторы:
Навыки и компетенции: есть ли у организации сотрудники, обладающие необходимыми для проведения конверсии и миграции опытом и знаниями?
Наличие кадровых и технических ресурсов: можно ли обеспечить проект конверсии или миграции обладающими соответствующими навыками специалистами на весь период его выполнения?
Оборудование: имеются ли у организации подходящие условия и инструменты для выполнения конверсии и миграции?
Стоимость и сроки: имеет ли организация ресурсы (бюджет и время) для проведения конверсии и миграции?
Способность обеспечивать/контролировать качество: есть ли у организации сотрудники, обладающие опытом и знаниями для выполнения работ по обеспечению и контролю качества?
Совместное использование данных/курирование данных, ответственность владельца: какие сотрудники или деловые подразделения организации будут направлять деятельность по проведению конверсии и миграции?
Валидация: есть ли у организации сотрудники, обладающие опытом и знаниями для валидации операций, выполняемых в рамках конверсии и миграции?
Циклы деловой деятельности: кто из сотрудников или деловых подразделений организации будет принимать решения о том, когда нужно проводить конверсию или миграцию?
4.4 Формирование программы конверсии и миграции
4.4.1 Общие положения
Организации, сохраняющие электронные документы в течение сроков, делающих необходимым регулярное проведение конверсии или миграции, должны разработать программу конверсии и миграции прежде, чем начнут крупные проекты в этой области.
Разработка такой программы подразумевает появление требования о проведении конверсии или миграции электронных компонентов, образующих документы организации, и создание управляющей структуры, наделенной собственной или делегированной исполнительной властью. Корпоративные политики организации должны санкционировать введение программы конверсии и миграции.
Управляющая структура программы конверсии и миграции определяет, когда и каким образом осуществляются конверсии и миграции и кто их выполняет. Обычно за авторизацию конверсии и миграции отвечают специалисты по управлению документами, которым помогают ИТ-специалисты, владельцы деловых процессов и юристы. Управляющая структура программы конверсии и миграции также определяет, как будет осуществляться аудит и кто отвечает за его проведение.
Такая авторизация управляющей структуры и определение ответственного делового подразделения имеют ключевое значение для того, чтобы конверсия и миграция стали в организации одним из видов обычной, регулярно выполняемой деловой деятельности.
В крупных организациях с целью минимизации риска программа конверсии и миграции должна определить 1):
- ограниченный перечень событий-триггеров, инициирующих проведение конверсии или миграции;
- типы выполняемых конверсий и миграций и их периодичность;
- методы документирования (и при необходимости свидетельствования) того, что процессы выполняются в соответствии с требованиями. 1 2
Соответствующие положения должны быть включены в политику организации по вопросам конверсии и миграции или в документ, регламентирующий процедуры конверсии и миграции.
Процессы конверсии и миграции электронных документов оказывают на эти документы существенное влияние, создавая риски для их аутентичности, целостности, надежности и пригодности к использованию. Для смягчения этих рисков важно контролировать процессы конверсии и миграции посредством использования утвержденных документированных процедур.
Каждая организация сама определяет свой подход к разработке руководства по процедурам конверсии и миграции. Возможна разработка как отдельных руководств для каждого из типов конверсии и миграции, так и единого руководства, в котором каждому типу конверсии и миграции посвящен свой подраздел. Как минимум, такое руководство должно описывать все этапы процессов конверсии и миграции. Конверсия и миграция могут выполняться одновременно.
В руководстве также должны быть описаны процедуры определения дальнейшей судьбы (например, уничтожения) исходных (до проведения конверсии или миграции) документов и носителей информации. Эти документы и носители информации должны выводиться из среды активного использования и в дальнейшем храниться в соответствии с установленными указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении, которые всегда должны быть документированными. Если потребуется выполнить дополнительные типы конверсий или миграций, то для них должны быть разработаны свои руководства.
Все изменения в процедурах и соответствующие авторизации должны документироваться в руководстве по процедурам. Следует избегать внесения «вручную» неавторизованных поправок в руководство, поскольку такие поправки могут подорвать доверие к программе в случае расследования или проверки контролирующими органами, когда метод конверсии или миграции становится основой при подтверждении целостности электронных документов как доказательств.
Руководства по процедурам конверсии и миграции должны описывать все перечисленные ниже этапы процессов:
- планирование: шаги процедур, методы, кадровые и иные ресурсы, необходимые для успешного проведения конверсии/миграции целевых электронных документов;
- тестирование: тесты, необходимые для того, чтобы убедиться в способности
запланированных процедур и методов обеспечить успешную конверсию/миграцию документов;
- собственно конверсия и/или миграция: шаги процедур, которые должны быть выполнены в ходе непосредственного выполнения конверсии и/или миграции целевых электронных документов;
- валидация: методы и шаги процедур, которые должны использоваться для проверки успешного прохождения целевыми электронными документами конверсии или миграции. Такая проверка, выполняемая с использованием документированной процедуры для протоколирования хода процесса конверсии или миграции, дает третьим сторонам уверенность в том, что аутентичность документов была сохранена. В процедурах обеспечения качества должны быть перечислены шаги, необходимые для обеспечения контролируемости и защищенности процесса конверсии или миграции. По завершении конверсии и миграции должны выдаваться отчеты об ошибках;
- окончательное утверждение итогов (sign-off): подписи, необходимые для подтверждения успешного завершения конверсии или миграции в соответствии с утвержденной политикой и процедурами;
- документирование: подробная документация, отражающая ход процесса конверсии или миграции и формируемая во время выполнения и по завершении каждого проекта конверсии или миграции.
В разделе 7 приведены более детальные сведения о процедурах, выполняемых на каждом из этапов процесса конверсии или миграции.
В настоящем разделе рассматриваются вопросы, связанные с управлением подлежащими конверсии или миграции документами таким образом, чтобы получить на выходе по завершении процесса конверсии или миграции полные, точные, надежные и аутентичные документы.
Для успешного осуществления процесса конверсии или миграции необходимо выполнить следующие действия с тем, чтобы обеспечить выполнение описанных в настоящем разделе требований к управлению документами.
Все тестирование процессов конверсии и миграции следует проводить с использованием подборки копий документов. В случае возникновения проблем не следует предпринимать никаких
7
необратимых действий. При выполнении процедур конверсии или миграции следует позаботиться о том, чтобы исходные файлы не удалялись до тех пор, пока не будет проведена проверка результатов, а также выполнены все соответствующие законодательно-нормативные требования и требования, установленные политиками организации.
Следует разработать методологию сравнения контента, контекста и структуры исходных и конвертированных/мигрированных документов с целью выявления и исправления проблем и валидации результатов. Исходные документы могут быть уничтожены только после завершения валидации и устранения всех выявленных проблем, при этом все решения такого рода должны быть санкционированными и документироваться. Кроме того, прежде чем уничтожать исходные документы, следует убедиться в том, что выполнены все соответствующие законодательно-нормативные требования и требования, установленные политиками организации.
Все действия, выполняемые в ходе конверсии или миграции, следует документировать, обеспечивая тем самым наличие у организации полных, доступных и аутентичных документов на протяжении всего установленного для них срока хранения. Такая документация должна подтверждать, что были конвертированы/мигрированы все документы, в том числе те, что были созданы во время выполнения процедур конверсии/миграции.
Следует убедиться и задокументировать, что при использовании в деловых процессах файлов нового формата будут получены результаты, совпадающие с теми, что получаются при использовании файлов первоначального формата в тех же или похожих деловых процессах.
Существует вероятность частичной утраты или порчи электронной информации еще до проведения конверсии или миграции. В таком случае следует задокументировать выявленный ущерб. План проведения конверсии и миграции должен быть направлен на сведение к абсолютному минимуму риска дальнейшей деградации контента, контекста и структуры документов.
При проведении конверсии или миграции следует позаботиться о физической и логической безопасности. Физическая безопасность означает контроль доступа в помещения ИТ-службы; логическая безопасность означает контроль доступа к платформе, на которой выполняется конверсия или миграция. Процессы конверсии и миграции не должны влиять на существующие права доступа к данным.
Следует определить, какие метаданные и данные необходимы для сохранения способности воспроизвести полный и аутентичный документ, с тем чтобы обеспечить защиту этих данных в ходе конверсии или миграции.
Следует определить, какие метаданные необходимы для идентификации и использования документов с тем, чтобы после проведения конверсии или миграции документы можно было отыскивать и получать к ним доступ.
Следует задокументировать, с указанием причин, все характеристики и особенности документов, которые не будут конвертированы в новый формат или мигрированы в новую систему.
В результате конверсии или миграции электронных документов из одной технологической среды в другую возможно изменение контента, контекста или структуры документов. Если такое произойдет, то возникнет риск невыполнения организацией требований к управлению документами вследствие утраты документами их надежности и аутентичности. Эффективный план проведения конверсии и миграции может быть использован для идентификации всех тех характеристик документов, которые необходимо сохранить в процессе конверсии или миграции.
Перед началом проекта конверсии или миграции следует свериться с указаниями по срокам хранения документов и действиям по их истечении для того, чтобы не потратить впустую ресурсы на конверсию или миграцию подлежащих уничтожению электронных документов.
Следует выявить взаимосвязанные документы и определить, не будут ли существующие связи или ссылки нарушены вследствие конверсии или миграции. Нужно ввести меры, обеспечивающие защиту таких связей в ходе конверсии или миграции.
Следует определить, насколько особенности визуального представления электронного документа важны для понимания его смысла (принимая во внимание такие факторы, как форматирование, цвета, шрифты и т.д.). Если визуальное представление существенно для понимания смысла, то план проведения конверсии и миграции должен предусматривать меры по его сохранению. По завершении конверсии или миграции следует задокументировать все изменения в визуальном представлении документа.
Электронные документы (например, текстовые документы, сообщения электронной почты, базы данных, электронные таблицы, веб-страницы) создаются с использованием существующей на момент их создания технологии (аппаратного и программного обеспечения). Следует выбрать желаемый целевой формат документов и проводить конверсию или миграцию как можно скорее, пока не устарел текущий формат для электронной информации, с тем чтобы новую технологию можно было использовать для выполнения процедур конверсии и миграции.
8
Процессные делопроизводческие метаданные играют ключевую роль при доказательстве аутентичности и надежности документов (см. 5.3). До принятия решения о необходимости конверсии или миграции всех или части процессных метаданных необходимо провести формальную оценку всей совокупности таких метаданных.
Требования к метаданным для управления документами сформулированы в ИСО 23081-2. Метаданные, которые документируют процессы конверсии и миграции, содержат информацию, позволяющую доказать, что прошедший процесс конверсии или миграции документ остается аутентичным и надежным. В связи с этим чрезвычайно важно создавать, поддерживать и сохранять такую информацию.
Для целей документирования процессов конверсии и миграции важнейшую роль играют метаданные, отражающие историю событий (event history metadata). В ходе конверсии/миграции существующие метаданные по истории событий следует мигрировать вместе с документом для того, чтобы иметь возможность утверждать об аутентичности документа. В ходе каждого процесса конверсии или миграции необходимо создавать метаданные по истории событий для каждого отдельного конвертированного или мигрированного документа.
В ходе конверсии/миграции должны поддерживаться задокументированные в метаданных взаимосвязи. Особое внимание нужно обратить на следующие взаимосвязи:
внутренние взаимосвязи, т.е. взаимосвязи внутри электронного объекта. Примером может служить документ, содержащий присоединенную (linked) электронную таблицу или изображения;
функциональные взаимосвязи (например, между документами, отражающими взаимосвязанные аспекты деловой деятельности);
агрегационные взаимосвязи (например, между документами, помещаемыми в одни и те же дела или папки);
структурные взаимосвязи (например, между документами и создавшими их лицами или деловыми подразделениями);
системные взаимосвязи между документами и инструментами управления, такими, как деловые классификационные схемы, перечни с указанием сроков хранения, меры контроля и управления доступом и безопасности, должностные обязанности (эти инструменты управления содержат контекстуальную информацию, помогающую правильно понять смысл документа).
При выполнении процессов конверсии/миграции необходимо обеспечить, чтобы метаданные о документах оставались неразрывно связанными с конвертированными/мигрированными документами.
Как отмечалось выше, делопроизводческие процессные метаданные о действиях, выполненных в ходе конверсии и миграции, содержат информацию, позволяющую доказать, что прошедший процесс конверсии или миграции документ остается аутентичным и надежным. В связи с этим чрезвычайно важно создавать, поддерживать и сохранять такую информацию.
Документы могут неоднократно проходить конверсию и миграцию, и в ходе каждой конверсии или миграции должен быть создан свой собственный набор данных об истории событий. В этом случае объемы связанных с документами метаданных будут экспоненциально расти в связи с необходимостью документировать каждую конверсию и/или миграцию, которую эти документы проходят. Аутентичность, надежность, целостность и пригодность к использованию документов зависят от адекватности каждого из последовательно формируемых наборов метаданных по истории событий.
Иногда значения содержащихся в документе элементов метаданных могут измениться в результате процесса конверсии или миграции. Если такое происходит, то каждое изменение значений метаданных необходимо зафиксировать в сопровождающих документ метаданных по истории событий, с тем чтобы обеспечить правильное понимание документов.
При выполнении конверсии или миграции могут возникнуть проблемы с составными документами и с взаимосвязями между документами. Исходя из предположения, что взаимосвязанные документы необходимы для обеспечения аутентичности и надежности документа, их предпочтительно сохранять в той же документной системе как независимые документы. Иными словами, лучше собрать всю информацию в одну систему, находящуюся под полным контролем ее владельца, чем полагаться на поддержание ссылок на информацию, хранящуюся вне системы. Взаимосвязанные документы должны иметь собственные наборы метаданных, которые также документируют историю выполненных с этими документами действий. 3
В данном разделе рассматриваются вопросы технологического планирования процессов конверсии и миграции. Раздел не предназначен служить исчерпывающим руководством по технологическому планированию и закупке технологий. Скорее, в нем выделены те ключевые инфраструктурные аспекты и элементы технологии, которые обеспечивают успех проектов конверсии/миграции.
При обобщенном описании проектов конверсии и миграции упоминаются две системы:
a) исходная документная система, в которой документы хранятся в настоящее время;
b) целевая система, которая может представлять собой:
- при конверсии в новый формат: исходную систему, в которой активированы или добавлены специфические функциональные возможности для поддержки нового документного формата;
- при миграции в другое решение для хранения данных: исходную систему, в которой активированы или установлены новые устройства хранения;
- при миграции из одной документной системы в другую: совершенно иную документную систему.
Технологическое планирование включает оценку текущих технологических возможностей, а также разработку спецификаций для нового оборудования и программного обеспечения, которые могут понадобиться для успешного управления процессом конверсии/миграции и для эксплуатации целевой системы. Новое оборудование и программное обеспечение может потребоваться для поддержки в исходной системе нового документного формата, для управления новыми устройствами хранения или для проведения миграции документов из одной документной системы в другую. Кроме того, при технологическом планировании следует рассмотреть вопросы, связанные с инфраструктурой организации и достаточностью этой инфраструктуры для поддержки файловых форматов и для обеспечения доступности и целостности.
Если в организации еще не внедрены поддерживающие развитие технологии инструменты, то специалистам по управлению документами и представителям других специальностей, на которых возложена ответственность за технологическое планирование, возможно, будет полезно разработать шаблоны планов (planning templates), методологию определения требований и соответствующих ресурсов, а также матрицу трассируемости (traceability matrix). Участникам процесса планирования нужно также принять во внимание все применимые правила деловой деятельности, действующие в организации.
Понимание описанных в настоящем разделе требований имеет решающее значение для процесса разработки спецификаций и для обеспечения соответствия процесса технологического планирования существующим политикам и процедурам организации в отношении такого рода деятельности.
Следует выявить и сформулировать деловые потребности и ожидаемую отдачу от планируемого проекта конверсии/миграции.
Следует выявить имеющиеся законодательно-нормативные требования.
Необходимо проконсультироваться со всеми заинтересованными сторонами, включая пользователей документной системы, и постараться достаточно серьезно вовлечь их в проект.
Необходимо позаботиться о том, чтобы всем сотрудникам, которым отводятся определенные роли в проекте конверсии/миграции, были поставлены их задачи и обеспечено и задокументировано их участие в проекте.
Следует соблюдать внутренние нетехнические требования организации в отношении закупки оборудования/программного обеспечения, касающиеся, например, целей и сроков, установленных в рамках управления проектами, ценовых и договорных вопросов, процедур проведения закупок (таких, как рассылка запросов на подачу предложений, организация торгов). Эти требования могут варьироваться в зависимости от типа организации.
Если конверсия или миграция выполняется внешним поставщиком услуг, то в договоре с поставщиком необходимо тщательно специфицировать деловые потребности организации, вопросы совместимости технологий, потребности в проведении доработок, тестирования, валидации, обучения и в оказании иных услуг.
Требования и результаты анализа деловых потребностей следует формулировать таким образом, чтобы их выполнение могло быть измерено и проверено.
Деловые требования следует преобразовать в набор функциональных требований.
ю
Для того, чтобы обеспечить удовлетворение в результате осуществления проекта конверсии/миграции деловых потребностей и требований организации, нужно на различных его стадиях проводить оценку и анализ хода проекта.
Следует обратить внимание на вопросы обучения и подготовки персонала и включить соответствующие требования.
Следует планировать тестирование и параллельную эксплуатацию исходной и целевой систем. В частности, могут быть рассмотрены вопросы о предоставлении доступа к обеим системам по запросам пользователей и о разработке параллельно работающих интерфейсов (адаптеров) к обеим системам для всех нуждающихся в них ИТ-приложений.
Следует поддерживать заменяемую систему в работоспособном состоянии, сохраняя возможность выполнения плана «отката» в случае неудачного завершения процесса конверсии/миграции.
Следует обратить внимание на вопросы контроля качества и определить соответствующие потребности и цели.
Для того, чтобы обеспечить удовлетворение потребностей, возникающих при управлении деловой деятельностью, следует организовать аудит процедур конверсии/миграции после их внедрения (а также соответствующей документации). Для этого, возможно, потребуется предоставить отраслевые сертификационные требования.
В рамках административного планирования требуется разработать инструменты и выделить ресурсы, обеспечивающие плавный переход на целевую систему. Потенциальные поставщики должны быть готовы предоставить аналогичную документацию и сообщить, как они будут это делать. Даже если проект конверсии/миграции будет полностью выполняться собственными силами организации, внимательное отношение к документам административного планирования способствует выполнению перехода от одной системы к другой в соответствии с графиком, с выполнением всех обязательств.
Административное планирование проекта конверсии/миграции включает планирование кадровых ресурсов, времени и компетенций. Должны быть созданы перечисленные в приведенном ниже списке документы (за исключением проектов, выполняемых силами самой организации, когда некоторые из перечисленных документов могут не потребоваться):
- план управления проектом;
- распределение ролей и обязанностей. Следует определить всех участников проекта (как сотрудников организации, так и внешний персонал) и их роли;
- список терминов и определений;
- график поставок и установки;
- план тестирования конверсии/миграции в целевую систему;
- план технического обслуживания во время выполнения конверсии/миграции;
- план обучения по вопросам использования конвертированных/мигрированных документов;
- руководство по процедурам;
- документация, относящаяся к конверсии/миграции. В состав такой документации входят все руководства (в том числе по программному обеспечению), структура таблиц, инструменты для установления соответствия (mapping tools), описания процедур, аппаратной конфигурации и типов необходимого оборудования. В документации отражается программное и аппаратное обеспечение, используемое для выполнения конверсии/миграции, мониторинга ее хода, подготовки отчетов о производительности целевой системы, протоколирования транзакций и управления доступом пользователей;
- сведения о квалификации и опыте поставщиков. В случае использования услуг внешних поставщиков, у них следует потребовать представить рекомендации и/или сведения о недавно выполненных проектах;
- контракты и лицензионные соглашения.
Следует оценить и описать возможности исходной системы и то, как она используется. Собранная об исходной системе информация может серьезно помочь проектной группе в работе над технологическими требованиями, которые являются частью содержащего свод требований документа, определяющего, что конкретно должно делать решение для конверсии/миграции. Результаты оценки следует задокументировать и разослать их членам проектной группы и руководству.
Процесс оценки должен охватывать следующие вопросы:
- подробное описание исходной системы;
- соблюдение действующих в организации требований к закупкам технологий;
11
- функциональные потребности и возможности исходной системы;
- структуры и элементы данных;
- идентификация подлежащих конверсии/миграции документов (включая их местонахождение). Следует убедиться, что срок хранения документов не истекает (не нужно проводить конверсию/миграцию тех документов, которые подлежат уничтожению в ближайшем будущем);
- методология конверсии/миграции. Такая методология должна обеспечить сохранение целостности документов, полное прохождение каждым документом конверсии/миграции, возможность доказать аутентичность конвертированных/мигрированных документов, сохранение (и по мере необходимости конверсию/миграцию) всех необходимых метаданных и журналов аудита, соблюдение всех законодательно-нормативных требований;
- согласование методологии конверсии/миграции. Следует добиться, чтобы все имеющие право согласования заинтересованные стороны (включая лицо, ответственное за деловые документы) одобрили методологию и были готовы в соответствующее время провести валидацию конверсии/миграции документов в целевую систему;
- анализ и документирование всех рисков, связанных с конверсией/миграцией;
- контроль качества;
- безопасность и защита персональных данных.
7.1 Общие положения
В данном разделе рассматривается применение делопроизводческих требований, описанных в разделе 5. Процедуры конверсии и миграции включают четыре основных этапа: планирование, тестирование, собственно конверсия и валидация.
Каждая организация и каждое учреждение по-своему уникальны, и их потребности и цели внедрения программ конверсии и миграции различаются. Кроме того, для исполнения делопроизводческих требований не для всех документов организации обязательно нужно будет выполнять все процедуры конверсии и миграции и все перечисленные в настоящем стандарте требования, которые следует рассматривать скорее как рекомендуемые и типовые. Специалисты по управлению документами и юристы должны определить потребности своей организации в плане управления документами и принять решение о том, в какой степени следует выполнять приведенные в настоящем стандарте требования.
В данном подразделе установлены требования к конверсии и миграции в увязке с соответствующими процедурами, которые становятся элементами контрольных механизмов, обеспечивающих сохранение аутентичности, надежности, целостности и пригодности к использованию проходящих конверсию или миграцию документов.
Не для всех электронных документов организации оправданно полномасштабное применение этих контрольных механизмов. Организации следует определить, какие меры контроля и управления имеет смысл применять в отношении конкретных документов в ходе выполнения проекта конверсии или миграции.
В ходе проекта конверсии/миграции в отношении конвертированных/мигрированных документов и процессов конверсии/миграции следует обеспечить следующее:
- полноту контента;
- целостность;
- аутентичность;
- полноту и точность делопроизводческих метаданных. Все необходимые метаданные должны иметься в наличии и заполняться точными значениями. Недопустимо, например, чтобы значение даты создания документа изменилось на дату конверсии/миграции или чтобы название организации-создателя изменилось на название проводящего конверсию/миграцию оператора;
- прозрачность реализации процессов конверсии/миграции (эта мера контроля может иметь решающее значение, если документы потребуются в ходе судебных разбирательств);
- исполнение законодательно-нормативных требований, таких, как требования в отношении сроков хранения или требования законодательства, касающиеся допустимости электронных документов в качестве доказательств;
- максимизацию гибкости платформы;
- деловую гибкость;
- техническую реализуемость.
Каждая описанная в настоящем подразделе процедура спроектирована таким образом, чтобы реализовать один из элементов контрольного механизма, действие которого направлено на сохранение после выполнения конверсии/миграции целостности, аутентичности, надежности и пригодности к использованию документов в качестве свидетельств деловых транзакций.
Как уже отмечалось, организация не обязана использовать все описанные в настоящем стандарте процедуры. Большинству организаций придется найти непростой баланс между выполнением всех процедур (т.е. идеальным вариантом в плане сохранения целостности и аутентичности документов) и такими ограничивающими факторами, как расходы и затраты времени. Выбор выполняемых организацией процедур и обеспечиваемого ими уровня контроля зависит от сделанной самой организацией оценки соотношения риск/отдача, то есть соотношения между величиной ущерба вследствие утраты целостности документов (или полной их утраты) и расходами на проведение конверсии документов следуя описанным в настоящем стандарте процедурам.
При определении соотношения риск/отдача следует принять во внимание ряд факторов, таких, как требования в отношении сроков хранения документов, вероятность использования документов в качестве доказательств в ходе судебных разбирательств, а также тип выполняемой конверсии или миграции. В таблице 1 приведена сводка основных точек принятия решений (decision points) в виде вопросов, ответы на которые следует учитывать при определении того, в какой степени следует использовать описанные в данном подразделе процедуры. Задача данного инструмента заключается в том, чтобы помочь организациям найти правильный баланс риска и отдачи.
Проведение конверсии, как правило, связано с изменением файлового формата с тем, чтобы документы можно было использовать в новых системах. При миграции файловый формат электронного документа никоим образом не изменяется — в этом случае электронный документ следует скопировать или переместить без изменения файлового формата.
Процедурные аспекты сохранения характеристик документов отражены в таблице 1.
Для доказательства того, что проект конверсии или миграции был проведен успешно, необходимо предпринять следующие шаги:
- убедиться в том, что файловый формат не изменился (в случае миграции);
- обеспечить включение всей необходимой информации в конвертированные или мигрированные документы;
- убедиться в случае появления различий в представлении информации (например, связанных с использованием отличающихся шрифтов и/или компоновкой страниц) в том, что можно доказать целостность нового представления;
- выявить все ошибки конверсии/миграции и задокументировать эти случаи;
- убедиться, что все документы были конвертированы или мигрированы (или идентифицировать те документы, которые не прошли конверсию/миграцию);
- обновить метаданные документов, включив в них сведения о процессе конверсии или миграции;
- создать документацию, отражающую ход и результаты процесса конверсии или миграции, в том числе аудиторское заключение.
В ряде случаев целесообразно сохранить образцы документов до и после конверсии/миграции вместе с образцами их визуальных отображений (в виде распечаток или файлов с графическими образами), которые могут быть использованы для доказательства сохранения аутентичности, целостности, надежности документов и их пригодности к использованию.
Таблица 1 — Принятие решений об использовании процедур конверсии/миграции | |||||||||
|
Окончание таблицы 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1 Область применения........................................................................................................................1
2 Нормативные ссылки........................................................................................................................1
3 Термины и определения..................................................................................................................1
4 Организационные и деловые рамки................................................................................................3
4.1 Общие положения..................................................................................................................3
4.2 Причины проведения конверсии и миграции.......................................................................4
4.3 Планирование конверсии и миграции...................................................................................4
4.4 Формирование программы конверсии и миграции..............................................................6
5 Требования к управлению документами........................................................................................7
5.1 Общие положения..................................................................................................................7
5.2 Требования к конверсии и миграции.....................................................................................7
5.3 Конверсия/миграция процессных метаданных....................................................................8
6 Планирование конверсии и миграции.............................................................................................9
6.1 Общие положения..................................................................................................................9
6.2 Деловые требования............................................................................................................10
6.3 Общее административное планирование..........................................................................11
6.4 Требования к технологическому планированию................................................................11
7 Процедуры конверсии и миграции................................................................................................12
7.1 Общие положения................................................................................................................12
7.2 Процедуры.............................................................................................................................12
7.3 Планирование проекта конверсии/миграции.....................................................................15
7.4 Тестирование........................................................................................................................18
7.5 Конверсия/миграция.............................................................................................................19
7.6 Валидация.............................................................................................................................21
8 Мониторинг......................................................................................................................................23
Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов
и документов национальным стандартам Российской Федерации............................................................24
Библиография.................................................................................................................... 25
7.3 Планирование проекта конверсии/миграции
7.3.1 Общие положения
Крайне важно иметь четко сформулированный план конверсии/миграции, так как это может означать разницу между успешным проектом (т.е. тем, в результате которого сохранены доступность и целостность целевых документов) и неудачным, в ходе которого документы были безвозвратно утрачены либо были скомпрометированы их аутентичность, целостность, надежность и пригодность к использованию. Чтобы увеличить шансы на успех, план конверсии/миграции не следует разрабатывать в изоляции — необходимо принять во внимание мнения специалистов по управлению документами, ИТ-специалистов и представителей деловых подразделений.
Независимо от того, выполняется ли проект конверсии/миграции как разовое мероприятие или же в рамках постоянно действующей программы, следует выполнить шаги, перечисленные в 7.3.2-7.3.10.
7.3.2 Шаг 1: изучение исходных документов и их организационной среды
Для разработки эффективного плана необходимо получить детальное представление о документах, которые предполагается конвертировать или мигрировать, одним из аспектов которого является понимание важности этих документов для организации. Для этого нужно ответить на следующие вопросы:
Каковы официально установленные сроки хранения исходных документов? Если сроки хранения официально не установлены, их следует установить.
Нужен ли сотрудникам организации непосредственный онлайн-доступ к документам или же документы могут храниться в автономном режиме?
Необходимы ли эти документы для обеспечения непрерывности деловой деятельности?
Еще один ключевой аспект понимания исходных документов связан с определением их технической структуры (какие, например, части документов содержат контентную информацию (content information) 4, а какие — репрезентативную информацию (representation information) 5, необходимую для обеспечения непрерывной доступности объекта во времени и включающую сведения о файловом формате, операционной системе, необходимом оборудовании и программном обеспечении и т.д.).
Это может быть сделано посредством следующих шагов:
a) следует выявить биты, образующие объект данных с контентной информацией (content data object)6;
b) следует выявить объект данных с репрезентативной информацией (representation information object), которая в определенном смысле относится ко всем битам объекта данных с контентной информацией, превращая их в более осмысленную информацию;
c) следует изучить содержание выделенного объекта с репрезентативной информацией, чтобы определить, нуждается ли он в дополнительных объектах с репрезентативной информацией, и если нуждается, то необходимые объекты следует получить. Этот шаг повторяется до тех пор, пока дополнительные объекты с репрезентативной информацией не перестанут выявляться;
d) для каждого объекта с репрезентативной информацией, выявленного на шаге с) и хранимого в виде электронного объекта, в свою очередь выявляются все необходимые объекты с репрезентативной информацией. Шаги с) и d) повторяются до тех пор, пока новые объекты с репрезентативной информацией не перестанут выявляться;
e) контентная информация состоит из объекта данных с контентной информацией и всех объектов с репрезентативной информацией, выявленных при выполнении шагов b)-d).
15
Международная организация по стандартизации ИСО (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации (организаций-членов ИСО). Подготовка международных стандартов обычно ведется в технических комитетах ИСО. Каждая организация-член ИСО имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых представляет для нее интерес. В этой работе совместно с ИСО также принимают участие международные правительственные и неправительственные организации. ИСО тесно сотрудничает с Международной Электротехнической Комиссией МЭК (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.
Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, установленными в части 2 Директив ИСО/МЭК.
Основной задачей технических комитетов является подготовка международных стандартов. Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям-членам ИСО на голосование. Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одобрен не менее чем 75% организаций-членов ИСО, принявших участие в голосовании.
Следует иметь в виду, что некоторые элементы данного международного стандарта могут быть предметом защиты в рамках патентного права. ИСО не несет ответственности за идентификацию соответствующих патентных прав.
ИСО 13008 был подготовлен техническим подкомитетом SC 11 «Управление документами и архивными документами» технического комитета ISO/TC 46 «Информация и документация».
IV
Настоящий стандарт дает рекомендации по проведению конверсии документов из одного формата в другой и миграции документов из одной аппаратной и/или программной конфигурации в другую. Он содержит соответствующие требования в плане управления документами, а также описывает организационные и деловые рамки для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования и мониторинга/использования мер контроля над ходом процессов. В стандарте для каждого из этих процессов перечислены этапы, компоненты и конкретные методологии, при этом затрагиваются такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и контроль качества (валидация).
Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2012 «Информация и документация. Процесс конверсии (миграции) электронных документов» (ISO 13008:2012 Information and documentation - Digital records conversion and migration process), который был разработан на основе подготовленного международной ассоциацией специалистов по управлению документами и информацией ARMA International национального стандарта США ANSI/ARMA 16-2007 «Процесс конверсии электронных документов: Планирование программы, требования, процедуры» (The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures).
В связи с быстрыми темпами изменения технологий многие документы в электронной форме в какой-то момент времени необходимо будет преобразовать (провести конверсию) из одного формата в другой или переместить (мигрировать) из одной системы в другую для обеспечения их непрерывной доступности и пригодности к обработке.
Это не означает, что конверсия и миграция являются единственно возможными способами обеспечения долговременной сохранности электронных документов (электронной сохранности). Существует или разрабатывается ряд других методов, таких, как эмуляция, но в настоящее время конверсия и миграция являются наиболее распространенными способами обеспечения электронной сохранности. Хотя в настоящем стандарте тема электронной сохранности специально не рассматривается, однако особенности процессов конверсии и миграции могут повлиять на выбор стратегии электронной сохранности. Отношение организации к документам и документированию является основным фактором, влияющим на то, как в ней будут налажены процессы конверсии и миграции (включая выбор используемого формата, необходимого уровня контроля и т.д.). На момент разработки настоящего стандарта ни один из известных методов обеспечения долговременной сохранности не был признан предпочтительным. Учреждения и организации тем не менее признают полезность стандартизированных процедур; и для изучения и исследования методов обеспечения электронной сохранности, в том числе конверсии, миграции, эмуляции и обновления носителей, был создан ряд испытательных стендов и целевых групп с тем, чтобы определить, какие методы лучше всего работают.
Конверсия и миграция представляют собой отдельные методы обеспечения сохранности электронных документов. Их важно реализовывать на практике управляемым образом, во избежание деградации или потери аутентичности документов, их надежности, целостности и пригодности к использованию, обеспечивая тем самым сохранение доверия к документам и их юридической значимости (авторитетности документов), как это описано в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, пункты 7.2.2 — 7.2.5. Настоящий стандарт описывает компоненты программ, вопросы планирования, делопроизводческие требования и процедуры, используемые для осуществления конверсии и миграции электронных документов таким образом, чтобы сохранялись их аутентичность, надежность, целостность и пригодность к использованию и чтобы эти документы продолжали служить в качестве свидетельств деловых транзакций.
С самого начала следует отметить, что для выполнения требований к управлению документами не обязательно реализовать все рекомендованные в настоящем стандарте процедуры. Решение о том, какие именно процедуры внедрять, зависит от таких факторов, как тип планируемой конверсии или миграции и уровень риска, который организация готова принять. Кроме того, организациям рекомендуется учесть в требованиях к управлению корпоративными электронными документными системами свои перспективные планы проведения дальнейших конверсий и миграций документов.
Прежде чем приступить к выполнению проекта конверсии или миграции, нужно, чтобы играющие ключевую роль в этом процессе лица были ознакомлены с делопроизводческими требованиями, под которыми в сфере управления документами и информацией понимается соблюдение ряда принципов, относящихся к целостности документов, их аутентичности, надежности и пригодности к использованию. Соблюдение этих принципов обеспечивает сохранение контента (содержания), контекста и структуры документа, а также исключает возможность компрометации конкретного
V
документа как свидетельства деловой деятельности. Эти принципы применимы вне зависимости от сроков хранения документов.
В настоящем стандарте специально не рассматриваются конверсия и миграция, выполняемые в рамках обычной повседневной деловой деятельности, а не в виде проектов.
VI
Информация и документация ПРОЦЕССЫ КОНВЕРСИИ И МИГРАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Information and documentation - Digital records conversion and migration process
Дата введения —2016-10-01
В настоящем стандарте рассматриваются вопросы планирования, требования и процедуры конверсии и миграции электронных документов (включающих электронные объекты и метаданные) с целью сохранения аутентичности, надежности, целостности и возможности использования этих документов в качестве свидетельств деловых транзакций. Эти электронные документы могут находиться в специальном хранилище либо активно использоваться в деловой деятельности.
Описанные в настоящем стандарте процедуры не охватывают в полной мере такие темы, как: системы резервного копирования;
обеспечение долговременной сохранности электронных документов; функциональные возможности доверенных электронных хранилищ; процесс конверсии материалов из аналоговых в электронные и из электронных в аналоговые форматы.
Перечисленные ниже документы, на которые в тексте имеются ссылки, необходимы при применении данного стандарта. Для ссылок, в которых указана дата, применяется только упомянутая версия документа. Для ссылок без указания даты нужно использовать последнюю версию соответствующего документа (включая имеющиеся поправки):
ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1, Information and documentation — Records management — Part 1: General);
ИСО 23081-2 Информация и документация. Управление метаданными документов. Часть 2. Концептуальные вопросы и вопросы реализации (ISO 23081-2, Information and documentation — Managing metadata for records — Part 2: Conceptual and implementation issues).
В настоящем стандарте применены термины по ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации
[ИСО 15489-1:2001, определение 3.1 \
3.2 атрибут (attribute): Характеристика объекта или сущности.
Примечание — На основе определения, данного в ИСО/МЭК 11179-3:2003 2).
3.3 аутентичность (authenticity): Аутентичным является документ, в отношении которого может быть доказано, что он является именно тем, чем претендует быть, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя, и что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.
11 См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1:2001, определение 3.4 (разработчик).
2) См. также ГОСТ Р ИСО/МЭК 11179-1-2010, определение 3.1.1 (разработчик). Издание официальное
Примечание — Данное понятие подробнее объясняется в ИСО 15489-1—2007, пункт 7.2.2.
3.4 контент; содержание (content): Существенная информация, содержащаяся в
информационном объекте
[МЭК 82045-1:2001, определение 3.2.2 7].
3.5 конверсия (документов) [синонимы: конвертация, конвертирование] (conversion): Процесс преобразования документов из одного формата в другой с сохранением их свойств как документов8.
3.6 очистка данных (data cleansing): Процесс анализа и корректировки данных,
обеспечивающий представление данных в стандартизованном формате.
Примечание — Потребность в корректировке может возникнуть вследствие неполноты данных, некорректного форматирования, устаревания, дублирования и т.д. Она часто выполняется перед слиянием наборов данных и перед проведением конверсии данных из одной системы или базы данных в другую.
3.7 объект данных (data object): Отдельная группа данных, рассматриваемая как единый объект и представляющая собой экземпляр известной (или полагаемой известной) структуры данных/класса
[ИСО/МЭК 2382-17:1999, определение 17.01.11].
3.8 эмуляция (emulation): Такое использование системы обработки данных для имитации работы другой системы обработки данных, чтобы имитирующая система работала с теми же данными, исполняла те же программы и выдавала те же результаты, что и имитируемая система.
Примечание — На основе определения, данного в ИСО/МЭК2382-1:1993 9.
3.9 шифрование (encryption): Обратимое преобразование данных с помощью
криптографического алгоритма для создания зашифрованного текста с целью зашиты информации (обеспечения конфиденциальности).
Примечание — На основе определения, данного в ИСО/МЭК 18033-1:2005 10.
3.10 файловый формат (file format): Внутренняя структура и/или кодировка файла определенного типа, которая может быть отображена или интерпретирована единообразным, предсказуемым и осмысленным образом посредством использования соответствующего программного обеспечения и/или оборудования, рассчитанного на поддержку этого формата.
Примечание — Файл может (но не обязан) представлять собой либо пустой, либо содержащий один или несколько файлов различных форматов контейнер. Файловые форматы могут определяться как спецификациями, так и базовыми для них программными системами. Многие файловые форматы существуют в нескольких версиях, каждая из которых на практике используется с небольшими вариациями. При идентификации файлового формата предпочтительно использовать гибкий, а не строгий подход, но при этом достаточно точный для того, чтобы различить версии формата, отличия которых друг от друга существенным образом влияют на интерпретацию данных.
3.11 целостность (integrity): Свойство быть полным и неизменным.
Примечание — Данное понятие подробнее объясняется в ИСО 15489-1-2007, пункт 7.2.4 11.
3.12 метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими во времени.
[ИСО 15489-1:2001, определение 3.12 12].
3.13 миграция (migration): Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата, с сохранением их свойств как документов 13.
3.14 первоначальный, первичный, исходный (originating): Характеристика первой материализации (оригинала) чего-либо либо ее отдельных особенностей.
3.15 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению во времени технической долговечности и возможности осмысленного использования аутентичных документов
[ИСО 15489-1:2001, определение 3.1414].
3.16 метаданные для обеспечения сохранности (preservation metadata): Метаданные, способствующие живучести, отображению, пониманию, аутентичности и идентичности электронных объектов в контексте обеспечения долговременной сохранности [словарь данных PREMIS по метаданным для обеспечения сохранности, версия 2.0, март 2008 г.]
3.17 документы (records): Созданная или полученная информация, сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства и/или делового актива во исполнение требований законодательства или же в интересах деловой деятельности, вне зависимости от вида носителя, формы и формата.
Примечание — На основе определения, данного в ИСО 15489-1:2001 15.
3.18 обновление носителей (refreshment): Вид миграции данных, при котором носитель информации заменяется на эквивалентный таким образом, что в полной мере сохраняется функциональность используемого для хранения оборудования и программного обеспечения.
Примечание — На основе определения, данного в ИСО 14721:2012.
3.19 надежность (достоверность) документов (reliability): Свойство, характеризующее полноту и точность отражения в документах транзакций, деятельности и фактов, о которых эти документы свидетельствуют.
Примечание — Данное понятие подробнее объясняется в ИСО 15489-1:2007, пункг7.2.3.
3.20 репликация (replication): Вид миграции, при котором остаются неизменными упаковочная информация (packaging information), связывающая воедино электронный объект и ассоциированные с ним метаданные; контентная информация (content information) — сам электронный объект и информация, существенная для обеспечения его доступности во времени; а также описательная информация, необходимая для целей обеспечения долговременной сохранности (preservation description information) и включающая идентифицирующую контент информацию, сведения о происхождении контента, сведения о контексте и о механизмах обеспечения неизменности контента.
Примечание — В процессе перемещения на тот же или новый носитель информации обеспечивается сохранность представляющих эти информационные объекты потоков битов.
Примечание — На основе определения, данного в ИСО 14721:2012.
3.21 пригодность для использования (usability): Свойство документа, отражающее возможность локализовать документ, извлечь его, воспроизвести и интерпретировать.
Примечание — Данное понятие подробнее объясняется в ИСО 15489-1:2007, пункг7.2.5.
3.22 валидация (validation): Подтверждение посредством представления объективных доказательств, выполнения требований, установленных в отношении конкретного вида использования или применения.
Примечание — На основе ИСО 9000:2005 16.
3
В настоящем разделе рассматриваются причины, часто вызывающие потребность в конверсии или миграции электронных документов; вопросы, которые организации следует учитывать при оценке необходимости проведения конверсии или миграции своих документов; а также этапы разработки программ конверсии и миграции. В нем рассматриваются принятие решений и выделение ресурсов в связи с проведением конверсии или миграции в условиях организации, а также поддерживающая процессы конверсии и миграции техническая инфраструктура, которую необходимо использовать для обеспечения целостности и аутентичности документов в течение всего времени, пока в них сохраняется потребность.
Различные причины могут побудить организацию провести конверсию или миграцию своих электронных документов. Сроки хранения некоторых документов более длительные, чем сроки службы программных приложений и носителей информации, и это вынуждает организации проводить конверсию или миграцию своих документов, пока поддерживающие их системы все еще сохраняют работоспособность. Организации также могут проводить конверсию или миграцию документов в опережающем порядке, исходя из особенностей оперативной деятельности, связанных с объемами документов, условиями доступа к ним, эффективностью хранения, деловыми и технологическими циклами; или же в связи с организационными изменениями (такими, как слияния и поглощения). В экстремальных случаях организации могут быть вынуждены проводить конверсию или миграцию документов в связи с запросами контролирующих органов, расследованиями и судебными разбирательствами.
Под конверсией понимается процесс преобразования документов из одного формата в другой. Побудить к проведению конверсии, могут, например, следующие причины:
a) переход на другой формат: например, когда сохраненные в закрытом (проприетарном) формате документы преобразуются в открытый формат (как вариант: из старого файлового формата Word в формат PDF/A).
b) устаревание формата: когда, например, документы, хранящиеся в устаревшем, но все еще читаемом формате для программ подготовки текстов, преобразуются в подходящий современный формат.
Под миграцией понимается процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата. Побудить к проведению миграции, могут, например, следующие причины:
a) может возникнуть необходимость мигрировать документы из одной структуры в другую. Например, документы из ряда унаследованных баз данных могут быть реорганизованы в новую объединенную базу данных (как пример: из Oracle в SQL Server);
b) заменяется платформа, на которой были созданы документы, и их необходимо мигрировать на новую платформу. Например, может потребоваться переместить документы с платформы Microsoft Windows на платформу UNIX;
c) Миграция целесообразна с деловой точки зрения (например, с целью перехода на новую систему с улучшенными функциональными возможностями). Так, например, миграция документов может оказаться необходимой для поддержки перехода от физического делового присутствия к работе через интернет-магазин или для перемещения документов с общего диска в электронную систему управления документами и контентом (EDRMS).
Организации обязаны оценивать свои документы, документировать их и управлять ими в ходе обычной деловой деятельности. Для обеспечения постоянной доступности электронных документов и их соответствия законодательно-нормативным требованиям в условиях динамически изменяющейся нормативной и технической среды требуются продуманные, скоординированные усилия и стабильное финансирование.
Касающиеся конверсии и миграции решения должны опираться на анализ важности электронных документов организации и влияния технологической инфраструктуры и инвестиций на управление жизненным циклом документов, а также на знание стандартов и наилучшей практики, относящихся к конверсии и миграции электронных документов. 17
1
ц Программа конверсии и миграции может также регламентировать: подлежащие конверсии или миграции документы или типы документов; действия с исходными документами по завершении их конверсии или миграции (разработчик).
2
3
4
0 Контентная информация — набор информации, изначально являющейся предметом усилий по обеспечению долговременной сохранности, либо его часть. Контентная информация представляет собой информационный объект, включающий объект данных с контентной информацией и репрезентативную информацию [ИСО 14721:2012] (разработчик).
5
Репрезентативная информация — информация, обеспечивающая отображение объекта данных в более осмысленные понятия. Пример: репрезентативная информация для последовательности битов, образующей файл формата FITS, может включать стандарт FITS, описывающий данный формат, а также словарь, определяющий значение в файле ключевых слов, не являющихся частью стандарта. Еще одним примером служит программное обеспечение JPEG, используемое для отображения файла формата JPEG. Для человека представление JPEG-файла в виде последовательности нулей и единиц является малоинформативным, однако программное обеспечение, в которое «встроено» понимание стандарта JPEG, отображает биты в пиксели, которые затем могут быть представлены в виде графического образа, воспринимаемого человеком [ИСО 14721:2012] (разработчик).
6
Объект данных с контентной информацией — объект данных, который вместе с соответствующей репрезентативной информацией образует контентную информацию [ИСО 14721:2012] (разработчик).
7
11 См. также ГОСТ Р 54989-2012, определение 3.3 (разработчик).
8
См. также ИСО 30300:2011, определение, данное в 3.3.3. Настоящее определение отражает текущую точку зрения профильного технического комитета ИСО и отличается от определения, данного в ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007. В новой редакции ИСО 15489, публикация которой планируется в 2015 г., определение данного термина будет приведено в соответствие с определением в ИСО 30300:2011 (разработчик).
9
См. также определение 01.06.02 (разработчик).
10
См. также ГОСТ Р 54412-2011, В.5.4 (разработчик).
11
^ См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, 7.2.2 (разработчик).
12
См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, определение 3.10 (разработчик).
13
0 См. также ИСО 30300:2011, 3.3.8 (разработчик).
14
См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, определение 3.12 (разработчик).
15
См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, определение 3.3 и ИСО 30300:2011, определение 3.1.7 (разработчик).
16
ГОСТ ISO 9000-2011, 3.8.5 (разработчик).
17