ГОСТ 13.1.101-93

Предисловие

1    РАЗРАБОТАН Научно-исследовательским институтом репрографии (НИИР), Всероссийским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российским научно-исследовательским центром космической документации (РНИИЦКД), Техническим комитетом по стандартизации ТК 185 «Репрография»

ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации

2    ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15.03.94 (отчет Технического секретариата № 1)

За принятие проголосовали:

Наименование государства	Наименование национального органа по стандартизации
Азербайджанская Республика	Азгосстандарт
Республика Беларусь	Бслстандарт
Киргизская Республика	Киргизстандарт
Республика Моллопа	Молдова стандарт
Российская Федерация	Госстандарт России
Туркменистан	Туркмснгосстандарт
Украина	Госстандарт Украины

3    Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. № 90

(ежгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101-93 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 1997 г.

4    ВЗАМЕН ГОСТ 13.1.101-79

© ИПК Издательство стандартов, 1996

Настоящий стандарт не может быть полностью и частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания на территории Российской Федерации без разрешения Госстандарта России

п

ГОСТ 13.1.101-93

Содержание

1    Область применения................................ 1

2    Нормативные ссылки............................... 2

3    Определения...................................... 4

4    Общие положения.................................. 4

5    Порядок изготовления микрофильмов-подлинников

и их защиты от несанкционированных действий...........7'

5.1    Требования к микрофильму-подлиннику............... 7

5.2    Требования к документу-подлиннику..................9

5.3    Требования к формам учета......................... 10

5.4    Требования к методам контроля микрофильмов-

подлинников .................................... 10

6    Порядок учета, хранения и применения микрофильмов-

подлинников...................................... 10

7    Порядок внесения изменений (дополнений) в микрофильмы-

подлинники ........................................ 11

8    Порядок аннулирования и уничтожения документов-

подлинников и микрофильмов-подлинников.............. 12

8.1    Порядок аннулирования и уничтожения документов-

подлинников .................................... 12

8.2    Порядок аннулирования и уничтожения микрофильмов-

подлинников и их дубликатов........................ 13

Приложение А Перечень видов документов постоянного срока хранения, микрофильмы которых на правах подлинника подлежат передаче на

государственное хранение................. 14

Приложение Б Действующие нормативно-методические

документы государственной архивной службы. . 29 Приложение В Форма перечня документов-подлинников

предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП)......................... 30

Приложение Г Форма заказа-наряда на изготовление микрофильмов-подлинников и их дубликатов....... 32

Приложение Д Форма перечня документов для микрофильмирования (ПДМ)....................... 34

Приложение Е Форма журнала учета..................... 35

ш

ГОСТ 13 1 101-93

Приложение Ж    Форма технического паспорта микрофильма-

подлинника и его дубликатов    36

Приложение И    Форма дефектной ведомости    46

Приложение К    Форма акта предприятия о выделении

к уничтожению аннулированной научно-технической документации    47

Приложение Л Форма акта предприятия о выделении к уничтожению аннулированных документов, образующихся в управленческой деятельности    49

Приложение М    Форма акта предприятия о выделении

к уничтожению аннулированных микрофильмов-подлинников и их дубликатов    51

IV

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Репрография Микрография

МИКРОФИЛЬМ ДОКУМЕНТА НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА

Порядок изготовления, учета, хранения и применения

Reprography Micrography Microfilm of document with the status of original Order of manufacture, registration, storage and application

Дата введения 1997—01—01

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт распространяется на микрофильмы документов на правах подлинников — микрофильмы, изготовленные в результате непосредственной съемки документа-подлинника на мик-рографической пленке, имеющие отличительный символ и предназначенные для рабочего использования и временного или постоянного хранения в архивах учреждений, организаций, предприятий и объединений предприятий (далее — предприятий), отнесенных к государственной и муниципальной собственности, предприятий с иной формой собственности и общественных объединении, если они хранят документы государственной части Архивного фонда страны, а также для постоянного хранения в государственных архивах взамен документов-подлинников Стандарт устанавливает требования к ор ганизации и содержанию работ по изготовлению, учету, хранению и применению микрофильмов

Микрофильм документа на правах подлинника обладает юридической силой подлинника при аннулировании и уничтожении документа-подлинника

Сындарт не распространяется на микрофильмы страхового фонда микрофильмы, полученные на выходе из ЭВМ, а также реверсивные микрофильмы, свойства которых позволяют осуществлять многократное воспроизведение и стирание микроизображения на одном и том же участке

Издание официальное ★

1

ГОСТ 13 1 101-93

Требования 4 1 — 4 10, 4 12, 4 14, 4 15, 5 I — 5 4, 6 1 — 6 5, 7 1 — 7 4, 8 I — 8 2 настоящего стандарта являются обязательными, остальные требования стандарта являются рекомендуемыми

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стан-арты

ГОСТ 2 004—88 ЕСКД Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на. печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2 102—68 ЕСКД Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2 103—68 ЕСКД Стадии разработки ГОСТ 2 105—95 ЕСКД Общие требования к текстовым документам

ГОСТ 2 109—73 ЕСКД Основные требования к чертежам ГОСТ 2 304—81 ЕСКД Шрифты чертежные ГОСТ 2 501—88 ЕСКД Правила учета и хранения ГОСТ 3 1102—81 ЕСТД Стадии разработки и виды документов ГОСТ 3 1127—93 ЕСТД Общие правила выполнения текстовых технологических документов

ГОСТ 3 1128—93 ЕСТД Общие правила выполнения графических технологических документов

ГОСТ 3 1129—93 ЕСТД Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические процессы и операции

ГОСТ 6 38—90 УСД Система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов

ГОСТ 7 65—92 СИБИД Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах Общие требования к архивному хранению ГОСТ 13 I 002—80 Репрография Микрография Документы для съемки Общие требования и нормы

ГОСТ 13 I 101—93 Репрография Микрография Микрофильм документа на правах подлинника Порядок изготовления, учета, хранения и применения

ГОСТ 13 1 102—93 Репрография Микрография Микрофильмы на галогенидосеребряных пленках Общие технические требования и методы контроля

ГОСТ 13 1 104—93 Репрография Микрография Микрофильмы рулонные Основные размеры и размещение мнкроизображений

2

ГОСТ 13 1 101-93

ГОСТ 13 1 105—91 Репрография Микрография Микрофиши Типы

ГОСТ 13 1 109—89 Репрография Микрография Микроформы технической документации Общие требования и нормы

ГОСТ 13 1 110—89 Репрография Микрография Микрофильмы газет рулонные Общие требования и нормы

ГОСТ 13 1 111—89 Репрография Микрография Микрофиши отчетов о НИР Общие требования и нормы

ГОСТ 13 1 112—89 Репрография Микрография Микрофиши нормативно-технических документов Общие требования и нормы

ГОСТ 13 1 114—90 Репрофафия Микрография Микрофиши каталогов Общие требования и нормы

ГОСТ 13 1 116—90 Репрография Микрография Микрофиши периодических изданий Общие требования и нормы

ГОСТ 13 1 202—88 Репрофафия Микрография Символы и трафареты Общие требования

ГОСТ 13 1 204—85 Репрография Микрофафия Внесение изменений в микроформы

ГОСТ 13 I 205—85 Репрофафия Микрофафия Микроформы Правила учета

ГОСТ 13 I 207—86 Репрофафия Микрография Обозначение микроформ и микрофильмов Типовые структуры обозначений и условия их применения

ГОСТ 13 I 502—74 Репрофафия Микрофафия Аппараты копировально-увеличительные Типы

ГОСТ 19 101—77 ЕСПД Виды профамм и профаммных документов

ГОСТ 19 102—77 ЕСПД Стадии разработки ГОСТ 19 105—78 ЕСПД Общие требования к профаммным документам

ГОСТ 19 106—78 ЕСПД Требования к программным документам, выполненным печатным способом

ГОСТ 21 101—93 СПДС Основные требования к рабочей документации

ГОСТ 34 201—89 Информационная технология Комплекс стандартов на автоматизированные системы Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем

ГОСТ 34 601—90 Информационная технология Автоматизированные системы Стадии создания

з

ГОСТ 13.1.101-93

3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями

архивный фонд' Совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурною наследия трода,

государственная часть Архивного фонда Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной и муниципальной собственностью,

негосударственная часть Архивного фонда Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью общественных объединений и организаций, а также религиозных объединении и организаций или находящиеся в частной собственности и представляющих собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность,

аннулирование Изъятие из обращения с соответствующими отметками микрофильма-подлинника, микрофильма-дубликата или документа-подлинника без их уничтожения.

4 ОЫЦИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4 1 Основанием для изготовления и применения микрофильмов документов на правах подлинников (далее — микрофильмов-подлинников), а также аннулирование и уничтожение документов-подлинников является решение руководителя предприятия — держателя окумента-подлинника, оформленное распорядительным докумен-ом

Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов постоянного срока хранения должно быть со1ласовано с учреждением государственной архивной службы (ГАС), курирующим данное предприятие

Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов-подлинников, имеющих оборонное значение, должно быть согласовано с заказывающими управлениями

4.2 Решением должны быть определены порядок и сроки проведения работ, а также план основных организационно-технических мероприятий, обеспечивающих реализацию решения, и ответствен-

ные исполнители, в том числе ответственные исполнители, проверяющие соответствие микрофильмов-подлинников документам-подлинникам.

4.3    План организационно-технических мероприятий по переводу документов предприятия на микрофильмы-подлинники должен содержать следующие основные вилы работ:

—    разработку, согласование и утверждение перечня документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП);

—    организацию участка микрофильмирования (при выполнении работ на собственном предприятии);

—    оснащение необходимым оборудованием участков хранения и использования микрофильмов;

—    решение организационно-управленческих вопросов использования микрофильмов-подлинников, в том числе: разработку и корректировку стандартов предприятия, инструкций и положений, разработку, при необходимости, технического проекта служб микрофильмирования отдела технической документации;

—    организацию работ по микрофильмированию документации, учету, хранению и применению микрофильмов-подлинников;

—    организацию работ по аннулированию и уничтожению замененных документов-подлинников.

Если на предприятии действует система обработки документации на основе микрофильмирования, то тип микрофильма-подлинника должен соответствовать применяемым микрофильмам.

4.4    Исходным материалом для разработки ПДП являются номенклатура дел предприятия, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и первичная учетная документация предприятия, перечень видов документов постоянного срока хранения, микро фильмы которых на правах подлинников подлежат передаче на государственное хранение (приложение А), а также действующие нормативно-методические документы, разработанные учреждениями ГАС (приложение Б).

4.5    ПДП составляют подразделения, обеспечивающие разработку и обработку документации на предприятии, с участием членов постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) данного предприятия. Функции головного исполнителя для технической документации при этом возлагают на отделы технической документации.

Если ЭК рассматривает документы, имеющие оборонное значение, то в ее состав входит представитель заказчика на предприятии.

5

ГОСТ 13 1 101-93

4 6 Анализ исходных материалов, указанных в 4 4, проводят в порядке, установленном документами, приведенными в приложении Б

4 7 Микрофильм-подлинник применяют

—    для всех видов документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности предприятий, приведенных в приложении А,

—    для всех видов документов постоянного срока хранения в оотвстствии с 4 13 по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива,

—    для всех видов документов временного срока хранения — в соответствии с решением руководителя предприятия-держателя документа-подлинника, кроме указанных в 4 10

4 8 Все виды документов со сроками хранения от 5 до 75 лет, указанные в действующих нормативно-методических документах ГАС (приложение Б) и не подлежащие рассмотрению ЭПК государственного архива, разрешается включать в ПДП, заменять на микрофильм-подлинник, аннулировать и уничтожать в порядке, установленном настоящим стандартом

4 9В ПДП включают

—    документацию, образующуюся в управленческой деятельности, — после формирования в законченные дела,

—    техническую документацию на изделия производства, объекты капитального строительства — после снятия продукции (изделия) с производства или сдачи объекта капитального строительства в эксплуатацию,

—    документацию всех стадий научно-исследовательских, опытно-онструкторских работ, опытного производства, в которую не вносят зменения (имеется незначительное число изменений)

4 10 Не подлежат замене на микрофильм-подлинник

—    первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, финансовая и другая специальная документация, необходимая для ревизий, а также для начисления пенсии — в течение 10 лет,

—    документы постоянного или временного сроков хранения, имеющие художественные, автографические, палеографические и другие особенности, которые не могут быть полностью воспроизведены на микрофильмах

4 11 Документы всех видов, подвергающиеся изменениям, а также документы со сроком хранения до 5 лет к замене на микрофильм-подлинник не рекомендуются

4 12 Разработчики составляют ПДП по форме приложения В,

6