МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ и экологии РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет)

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

ФОРМИРОВАНИЕ И ВЕДЕНИЕ ФОНДОВ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обнинск

2010

МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ и экологии

российской федерации

Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет)

рд

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ    52.18.733-

2010

ФОРМИРОВАНИЕ И ВЕДЕНИЕ ФОНДОВ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обнинск

2010

РД 52.18.733-2010

6 Учет и техническая обработка нормативных документов

6.1    Все нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд в бумажной и/или электронной форме (дискеты, DVD- и CD-диски), подвергают входному контролю:

-    сверяют с сопроводительным документом (при его наличии) обозначение, наименование, количество экземпляров;

-    проверяют пригодность для снятия копий, хранения, а нормативные документы в электронной форме - на возможность просмотра, чтения и копирования.

6.2    Прошедшие входной контроль нормативные документы подлежат учету в фонде для получения точных данных об их количестве, составе и движении, а также конкретных сведений о каждом нормативном документе.

6.3    Единицами учета нормативных документов являются наименование и Экземпляр.

Все нормативные документы фонда подлежат индивидуальному и суммарному учету.

Индивидуальный учет обеспечивает получение сведений о каждом экземпляре документа, суммарный - о каждой партии документов и фонда в целом.

Примечаиие-В случае, если нормативные документы фонда состоят на учете и хранятся в научно-технической библиотеке или справочноинформационном фонде научно-технической информации организации, их индивидуальный и суммарный учет ведут отдельно от индивидуального и суммарного учета научно-технической литературы и документации библиотечного фонда, осуществляемого по инструкции (5].

6.4    Индивидуальный учет нормативных документов, поступивших в фонд в бумажной и/или электронной форме, ведут в карточках учета. Формы и примеры заполнения карточек учета приведены в приложении А.

Кроме ведения карточек учета на ГОСТ, ГОСТ Р, ГОСТ Р ИСО, ГОСТ Р ИСО/МЭК, ИСО, ОК рекомендуется делать отметки об их наличии и количестве в ежегодном указателе «Национальные стандарты» (при наличии указателя в фонде).

6.5    Суммарный учет нормативных документов ведут в книге суммарного учета. Форма и пример заполнения книги суммарного учета приведены в приложении Б, пояснения по заполнению книги суммарного учета - в приложении В.

7

РД 52.18.733-2010

6.6    Каждый нормативный документ, в том числе поступивший в составе тематического сборника (например, «Информационные технологии», «Единая система конструкторской документации», «Цветные металлы и сплавы», «Охрана природы» и т.д.), ставят на индивидуальный учет как отдельное издание.

6.7    Карточки учета, систематизированные в справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный, предметный и алфавитный каталоги.

6.7.1    Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных и замененных документов.

Нумерационный каталог раскрывает фонд по видам и обозначениям нормативных документов, содержит сведения об изменениях (поправках, отмене, полной или частичной замене, переиздании), количестве имеющихся экземпляров документов, организациях-разработчиках (держателях подлинников) нормативных документов.

6.7.2    Предметный каталог раскрывает предметное содержание фонда, например по направлениям: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология, конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей среды и др.

В предметный каталог включают сведения только о действующих нормативных документах, включенных в нумерационный каталог. В случае отмены или полной замены нормативного документа карточку на него из предметного каталога изымают.

6.7.3    Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных документов, не имеющих обозначений. Карточки в алфавитном каталоге располагают в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.

6.8    На обложках или титульных листах нормативных документов, а также на наклейках, помещенных на дискеты, DVD- и CD-диски, проставляют штампы или делают записи от руки, содержащие:

-    сокращенное наименование организации и подразделения, ответственного за учет и хранение документов;

-    порядковый номер экземпляра нормативного документа одного наименования, начиная с номера 2. Вместо штампа «ЭКЗ. № 1» проставляют штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Контрольный экземпляр документа служит для справок или сверки по нему рабочих экземпляров нормативного документа и в подразделения его не выдают.

8

РД 52.18.733-2010

7 Расстановка и хранение нормативных документов

7.1    Расстановка нормативных документов должна обеспечивать оперативность их поиска и выдачи.

7.2    Расстановку нормативных документов осуществляют, как правило, по видам, в пределах вида - в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений (при наличии). Документам, не имеющим обозначений, рекомендуется присваивать условные порядковые номера или другие отличительные признаки и расставлять в последовательности их возрастания.

7.2.1    Международные и региональные стандарты, рекомендации международных организаций по стандартизации расставляют в алфавитном порядке наименований организаций, в пределах каждой организации - в порядке возрастания регистрационных номеров.

7.2.2    Тематические сборники нормативных документов с последовательными регистрационными номерами обозначений расставляют в общем ряду соответствующего вида нормативного документа по первому регистрационному номеру обозначения, указанного на титульном листе (обложке).

В случае если в тематический сборник включены нормативные документы, имеющие разные виды или непоследовательную нумерацию регистрационных номеров обозначений, то сборнику присваивают, например, условный порядковый номер, который проставляют на титульном листе (обложке) и на карточке учета каждого входящего в него нормативного документа. Расставляют такие сборники в порядке возрастания присвоенных условных порядковых номеров.

Примеры

1    Условный порядковый номер «200» присвоен тематическому сборнику «Охрана природы. Гидросфера», содержащему стандарты: ГОСТ 17.0.0.01-76, ГОСТ 17.0.0.02-79, ГОСТ 17.5.1.0-83 - ГОСТ 17.5.1.03-86, ГОСТ 17.5.1.06-84 и др.

2    Условный порядковый номер «207» присвоен тематическому сборнику «Информационная технология. Автоматизированные системы. Основные положения», содержащему: ГОСТ 24.104-85, ГОСТ 24.301-80 - ГОСТ 24.304-82, ГОСТ 24.401-80,

РД 50-34.698-90, Р 50-34.119-90 и др.

9

РД 52.18.733-2010

7.3    Расстановку и хранение нормативных документов в бумажной форме осуществляют на стеллажах или в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробки, папки и т.п.). На коробке (папке и т.п.) должна быть наклейка с указанием интервалов номеров хранящихся в ней нормативных документов.

Примеры

1    ГОСТ 2.001 - ГОСТ 2.780.

2    РД 52.19.-РД52.33.

7.4    Изменения к нормативным документам, изданные в виде брошюр, хранят отдельно от нормативных документов, к которым они выпущены, в порядке возрастания присвоенных брошюрам условных порядковых номеров.

Допускается хранить их вместе с соответствующими нормативными документами.

7.5    Хранение нормативных документов и изменений в электронной форме осуществляют, размещая DVD-, CD-диски и дискеты в специальные конверты, боксы или коробки, на которые приклеивают наклейки с обозначением и/или наименованием нормативных документов, изменений. Порядок их хранения и расстановки устанавливают в организации. Допускается присваивать DVD-, CD-дискам и дискетам условные порядковые номера, в соответствии с которыми их расставляют при хранении.

7.6    Стеллажи или полки в шкафу оформляют разделителями, а ящички, коробки, папки, конверты, боксы - наклейками с указанием на них видов нормативных документов, условных обозначений, регистрационных или условных порядковых номеров и другой информации, способствующей быстрому поиску нужного нормативного документа.

7.7    Нормативные документы в бумажной форме, изданные взамен действующих нормативных документов, ставят на место заменяемых, если их обозначения совпадают (без учета года издания). Если нормативный документ, изданный взамен ранее действовавшего документа, имеет обозначение, отличное от обозначения заменяемого им документа, то такой нормативный документ ставят на место, соответствующее новому обозначению.

7.8    Отмененные и замененные нормативные документы (или их копии) изымают из пользования.

РД 52.18.733-2010

Тематические сборники нормативных документов изымают из пользования при условии отмены или полной замены всех включенных в них нормативных документов.

7.9    Контрольный экземпляр отмененного или замененного нормативного документа при необходимости (практическая ценность, использование в качестве справочного материала и др.) допускается хранить в фонде с отметкой «Архив» на обложке нормативного документа и в карточке учета.

Срок хранения архивных нормативных документов устанавливают, как правило, не менее 3 лет.

Остальные экземпляры нормативных документов, не представляющих практической ценности, а также архивные нормативные документы по истечении назначенного срока хранения подлежат списанию в порядке, установленном в организации.

7.10    Работники фонда должны периодически, не реже одного раза в пять лет, проводить проверку фонда на предмет:

-    фактического наличия документов согласно каталогам и другим формам учета документов;

-    соблюдения правил учета и хранения;

-    выявления нормативных документов без внесенных изменений.

7.11    Помещение, занимаемое фондом, должно быть сухим, чистым, оборудованным в противопожарном отношении.

8 Ведение фонда

8.1    Ведение фонда осуществляют синхронно с ведением справочно-поискового аппарата. Все сведения о движении и изменении нормативных документов вносят в справочно-поисковый аппарат.

8.2    Внесение изменений, поправок, сведений об изменении срока действия, отмене, полной или частичной замене и переиздании во все учтенные в организации экземпляры нормативных документов (или их копий) осуществляют, как правило, работники фонда на основании официальной информации, публикуемой в соответствующих информационных изданиях с учетом требований, изложенных в 8.3.

11

РД 52.18.733-2010

8.3    Последовательность и порядок внесения изменений в нормативные документы, изданные в бумажной форме:

а)    по нумерационному каталогу устанавливают наличие в фонде нормативных документов, в которые должны быть внесены изменения или которые подлежат отмене (замене);

б)    изготавливают необходимое количество копий изменений (по количеству учтенных в фонде нормативных документов);

в)    текст изменения, как правило, подклеивают к корешку первой страницы нормативного документа. При необходимости текст изменения разносят по тексту изменяемого нормативного документа. При этом исключаемый текст зачеркивают в каждой строке тонкой сплошной линией так, чтобы можно было прочитать вычеркнутое. Исключаемые или заменяемые страницы перечеркивают по диагоналям, из нормативного документа их не изымают. Страницы, выпушенные взамен, и новые страницы приклеивают к полю для подшивки в соответствующих местах нормативного документа;

г)    вблизи изменяемого текста, таблицы, графического изображения, а также на заменяемой или исключаемой странице указывают порядковый номер изменения, заключенный в окружность. При внесении поправки вместо заключенного в окружность порядкового номера изменения пишут слово «Поправка»;

д)    в листе регистрации изменений нормативного документа делают отметку о внесенном изменении или поправке и заполняют соответствующие графы. При отсутствии в нормативном документе листа регистрации изменений номер изменения или слово «Поправка» и документ, на основании которого они вносятся, указывают на свободном поле нижней части первой страницы нормативного документа;

е)    текст изменения, изданного в виде брошюры, в нормативный документ допускается не вносить. На обложке нормативного документа делают запись «Действует совместно с изменением № ...» и указывают присвоенный брошюре условный порядковый номер (см. 7.4).

8.4    Порядок внесения изменений в подлинники нормативных документов, разработанных в организации и переданных на хранение в фонд:

а) буквы, цифры, таблицы и графические материалы следует вносить разборчиво, соблюдая правила, предусмотренные для подлинников нормативных документов. После внесения изменений подлинник нормативного документа должен быть пригоден для хранения и снятия с него копий;

12

РД 52.18.733-2010

Предисловие

1    РАЗРАБОТАН Государственным учреждением «Научно-производственное объединение «Тайфун» (ГУ «НПО «Тайфун») Росгидромета

2    РАЗРАБОТЧИКИ Л.С. Сараева, И.М. Сафронова

3    СОГЛАСОВАН с управлениями центрального аппарата Росгидромета: УГМАВ, УГМК, УНМР, УМЗА, ОПУ

4    УТВЕРЖДЁН Руководителем Росгидромета 28.06.2010 ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом Росгидромета от 30.06.2010 № 213

5    ЗАРЕГИСТРИРОВАН ЦМТР ГУ «11ПО «Тайфун» за номером РД 52.18.733-2010 ot0I.07.2010

6    ВЗАМЕН РД 52.14.616-2000 «Инструкция. Порядок работы с фондом нормативных документов» и РД 52.14.28-98 «Инструкция. Порядок разработки и обращения отраслевых руководящих документов и рекомендаций» в части порядка внесения изменений в документ и подлинник (дубликат) документа (приложение К, подразделы К.2 и К.З)

И

РД 52.18.733-2010

Содержание

1    Область применения....................................................................................................1

2    Нормативные ссылки...................................................................................................1

3    Термины и определения...............................................................................................2

4    Общие положения........................................................................................................4

5    Комплектование фонда................................................................................................5

6    Учет и техническая обработка нормативных документов.......................................7

7    Расстановка и хранение нормативных документов................................................9

8    Ведение фонда...........................................................................................................11

9    Справочно-информационное обслуживание пользователей и предоставление услуг............................................................................ 14

10    Порядок обеспечения нормативными документами...........................................15

Приложение А (рекомендуемое) Формы и примеры заполнения карточек

учета........................................................................................................20

Приложение Б (рекомендуемое) Форма и пример заполнения книги суммарного учета...............................................................................................23

Приложение В (справочное) Пояснения по заполнению книги суммарного

учета........................................................................................................26

Приложение Г (справочное) Адреса организаций Госстандарта, обеспечивающих пользователей нормативными документами.......................28

Приложение Д (справочное) Реквизиты территориальных отделов распространения НТДиНТИ ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» ......................29

Библиография.................................................................................................................31

III

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

ФОРМИРОВАНИЕ И ВЕДЕНИЕ ФОНДОВ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Дата введения -2011-01-01

1 Область применения

Настоящий руководящий документ распространяется на фонды нормативных документов (далее - фонд), применяемых в научной, научно-технической и оперативно-производственной деятельности учреждений и организаций Росгидромета (далее - организация) в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды, ее загрязнения, и устанавливает порядок их формирования и ведения, в том числе:

-    комплектования;

-    учета, расстановки и хранения документов;

-    внесения изменений, дополнений, поправок и изъятия отменных (замененных) документов;

• справочно-информационного обслуживания пользователей и предоставления им услуг;

-    обеспечения документами.

2 Нормативные ссылки

В настоящем руководящем документе использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 1.15-2009 Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Порядок создания и функционирования

Р 50.1.057-2006 Рекомендации по стандартизации. Комплектование, хранение, ведение и учет документов Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов и порядок предоставления пользователям информационной продукции и услуг. Основные положения

РД 52.14.5-98 Перечень нормативных документов

I

РД 52.18.733-2010

3 Термины и определения

В настоящем руководящем документе применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1_

нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

[ГОСТ 1.1 -2002, статья 4.11_

3.2_

формирование фонда: Совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами.

[ГОСТ 7.76-96, статья 2.91_

3.3_

комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам фонда.

_[С учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.12]_

3.4_

организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов.

[ГОСТ 7.76-96, статья 2.101_

3.5_

управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда в соответствии с задачами фонда и потребностями абонентов.

_[С учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.11]_

2

РД 52.18.733-2010

3.6_

учет фонда: Комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе и движении фонда и являющихся составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности.

_[С учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.41]_

3.7    ведение фонда: Процесс поддержания фонда в актуализированном состоянии путем его пополнения новыми документами, внесения изменений и поправок в действующие документы, а также изъятия отменных, замененных и утративших силу документов.

3.8 _

услуга: Конкретный результат обслуживания, удовлетворяющий определенную потребность пользователя фонда (выдачу и абонирование документов, предоставление информации о новых поступлениях, справки, выставки, консультации и т.д.)

_[С учетом ГОСТ 7.0-99, статья 3.2.2.13]_

3.9    подлинник нормативного документа: Первый или единичный экземпляр нормативного документа.

3.10 __

архивный документ: Нормативный документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

[С учетом ГОСТ Р 51141-98, статья 80]_

3

4 Общие положения

4.1    Фонд представляет собой организационно упорядоченную совокупность нормативных документов и справочно-поискового аппарата (указатели, нумерационный, предметный и алфавитный каталоги, карточки учета) [1).

4.2    Состав фонда каждая организация определяет в зависимости от выполняемых функций по закрепленному за ней направлению деятельности в соответствии с уставом. В общем случае фонд организации может содержать:

-    международные (региональные) стандарты (ИСО, МЭК, ИСО/МЭК, ЕН);

-    национальные стандарты иностранных государств;

-    межгосударственные стандарты (ГОСТ), введенные в действие на территории Российской Федерации;

-    правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации (ПМГ,

РМГ);

-    национальные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р), своды правил, правила, рекомендации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК), утвержденные Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (далее - Росстандарт);

-    нормативные документы по стандартизации, метрологии, аккредитации, каталогизации и подтверждению соответствия, отраслевые стандарты, руководящие документы (РД), рекомендации (Р) Росгидромета и других федеральных органов исполнительной власти, применяемые в Росгидромете (принятые (утвержденные) до вступления в силу Федерального закона «О техническом регулировании», действующие на период до их пересмотра или отмены) [2];

-    нормативные документы Росгидромета, не имеющие обозначений, содержащие наставления станциям и постам, руководства, методические указания, нормы, коды, перечни (утвержденные руководством Росгидромета, одобренные центральными методическими комиссиями Росгидромета или методическими комиссиями научно-исследовательских учреждений Росгидромета до вступления в силу Федерального закона «О техническом регулировании», действующие на период до их пересмотра или отмены);

-    стандарты предприятия (СТП), стандарты организации (СТО);

4

РД 52.18.733-2010

а также:

-    указатели (национальных стандартов, нормативных документов в области метрологии, руководящих документов, правил и рекомендаций и др.) и информационные указатели к ним;

-    каталоги международных стандартов;

-    справочную и методическую литературу по вопросам стандартизации, метрологии и технического регулирования.

4.3    При формировании фонда соблюдают авторские права организаций и органов, утвердивших (принявших) документы, которые установлены в соответствующих правилах и других документах этих организаций (органов) и/или защищены знаком охраны авторского права.

4.4    Ответственность за ведение фонда в организации согласно ГОСТ Р 1.15 возлагают, как правило, на подразделение службы стандартизации. При отсутствии в организации подразделения службы стандартизации ответственность за ведение фонда возлагают приказом по организации на другое структурное подразделение.

4.5    Порядок работы с нормативными документами с грифом «Секретно» и «Для служебного пользования» установлен в положении [3] и инструкции [4] соответственно.

5 Комплектование фонда

5.1    Комплектование фонда организации осуществляют с учетом рекомендаций [I] и подразделяют на:

-    начальное, при котором закладывают минимально необходимые основы фонда;

-    текущее, при котором приобретают вновь изданные профильные (соответствующие выполняемым функциям по закрепленному направлению деятельности) документы;

-    ретроспективное, при котором приобретают отсутствующие профильные документы за прошлые годы.

5.2    Фонд комплектуют официально опубликованными нормативными документами, а также их копиями, признанными официальными публикациями, и /или документами в электронной форме (на DVD- и CD-дисках, дискетах), полученными из официальных источников.

5

РД 52.18.733-2010

5.3    Основными источниками информации о нормативных документах для комплектования фонда являются следующие информационные и рекламные издания:

-    ежегодный указатель «Национальные стандарты»;

-    ежемесячный информационный указатель «Национальные стандарты» (ИУС), содержащий изменения к действующим стандартам, информацию об утвержденных, замененных и отмененных стандартах;

-    бланк заказа (приложение к ИУС) планируемых к изданию стандартов, справочников, каталогов, классификаторов, указателей, справочной и методической литературы по вопросам стандартизации, метрологии и технического регулирования;

-    каталоги изданий Редакционно-информационного агентства (РИА) «Стандарты и качество»;

-    каталоги изданий Росстандарта;

-    каталоги международных (региональных) стандартов;

-    перечень нормативных документов РД 52.14.5;

-    ежегодные информационные указатели нормативных документов (ИУНД) Росгидромета, являющиеся приложениями к перечню РД 52.14.5;

-    ежегодные планы подготовки и издания научно-технической литературы Росгидромета;

-    проспекты, информационные и рекламные издания о нормативных документах;

-    Web-сайт Росстандарта в Интернете (раздел «Каталог стандартов»), а также Web-сайты организаций Росстандарта, предоставляющих информационные услуги.

5.4    Поступившие в организацию информационные и рекламные издания направляют для рассмотрения заинтересованным специалистам структурных подразделений. Их предложения о заказе необходимых нормативных документов работник фонда обобщает, оформляет запросы в установленном порядке и направляет в соответствующие организации по их обеспечению.

6