ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ВНЕДРЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ НА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72)

РД 50-161-79

Моста ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ 1910

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ НА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72)

РД 50-161-79

Москва ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ I9S0

РАЗРАБОТАНЫ

Государственным комитетом СССР по стандартам. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР

ИСПОЛНИТЕЛИ

И. П. Марков, А. А. Саков, каид. техн. наук; В. А. Архипов, А. Н. Сокова, каид. истор. наук (руководители темы), А. С Красавин, каид. истор. наук; В. М. Лейчнк, канд. филолог, наук; Л. П. Никитина, А. И. Петрамин, О. Н. Сидоренко, Г. И. Смирнова

ВНЕСЕНЫ Государственным комитетом СССР по стандартам

Член Госстандарта 6. Н. Лямин

УТВЕРЖДЕНЫ И ВВЕДЕНЫ В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 2S июня 1979 г. N9 2243

РУКОВОДЯЩИЙ НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ

РД 50-161-79

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ НА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ (ГОСТ 6.3В—72 и ГОСТ 6.39-72)

проведение проверок внедрения и соблюдения государственных стандартов на ОРД по линии ведомственного (отраслевого, республиканского) контроля;

обобщение н распространение опыта внедрения и применения государственных стандартов на ОРД;

разработку инструкций и памяток для отдельных категорий сотрудников, работающих с организационно-распорядительными документами;

обеспечение стандартами на ОРД, унифицированными формами документов, методическими указаниями, плакатами, инструкциями и памятками всех структурных подразделений, которые подготавливают и оформляют документы, в том числе делопроизводственных служб (канцелярии, общие отделы, машинописные бюро и др.).

1.7. Завершение работ по внедрению государственных стандартов на ОРД оформляется актом комиссии в соответствии с ГОСТ 1.20-69.

2. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СТАНДАРТНЫХ БЛАНКОВ

2.1. Бланки организационно-распорядительных депонентов должны разрабатываться на основе формуляра-образца по ГОСТ 6.39-72 на бумаге форматов А4 и А5.

Каждая организация должна разрабатывать и применять два вида бланков: для писем ¹ н для других документов (общий бланк)¹.

При определении минимальной высоты заголовочной части документа должны быть соблюдены требования включения в бланк необходимых сведений об организации, которой принадлежит данный бланк, н требования полиграфии к расстоянию от верхнего обреза листа до реквизитов заголовочной части.

В организациях с большим количеством документов различных видов необходимо применять бланки для отдельных видов документов, в которые способом высокой печати вносится наименование вида документа, например:

Государственный комитет СССР по стандартам (Госстандарт)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Государственный комитет СССР по стандартам (Госстандарт)

ПРИКАЗ

целях обеспечения удобства внесения машинописного текста в документы с трафаретным текстом основания смежных строк трафаретного текста должны располагаться друг от друга на расстоянии, кратном или равном межстрочному интервалу пишущих машин.

С этой же целью введен допуск, позволяющий впечатывать машинописный текст в указанные документы со смещением ±0,5 мм по вертикали.

Организации, в которых общее количество исходящих документов составляет менее 200 в год. могут пользоваться при оформлении документов резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39-72. Требования к изготовлению штемпеля определяются «Инструкцией о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов», утвержденной приказом МВД СССР от 13 февраля 1978 г. № 34.

2.2. Ббльшая часть документов должна изготовляться на бланках с угловым вариантом расположения реквизитов заголовочной части, который является более экономичным н удобным для кодирования указанных реквизитов.

¹ Организации, ведущие переписку с зарубежными корреспондентами, могут иметь дли этой цели специальные бланки в соответствии с ГОСТ 6.35-71.

* Допускается применение так называемых должностных бланков. Эти бланки по общему составу и размещению реквизитов должны соответствовать требованиям государственных стандартов к бланкам для писем. Дополнительный реквизит «наименование должности» размещается ниже реквизита «наименование учреждения, организации или предприятия* Решение об изготовлении н применении указанных бтаиков в организациях принимается министерствами, государственны ми комитетами и ведомствами, в ведении которых находятся зги организации. ¹

2.3. Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов заголовочной части применяют в случаях, когда наименование организации и наименования вышестоящих организаций, которым она подчинена, содержит большое количество печатных знаков. Указанные бланки применяются, например, в организациях союзных н автономных республик (см. черт. 1).

•1
г,,,
ТАЛДЫНОРУАН N01 АВТОМОБИЛЬ Ж9НДЕУ ЗАВОДЫ	ТАЛДЫ-НУРГАНСНИЙ АВТОРЕМОНТНЫЙ ЗАВОД N01
	mine*'

Черт. I

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на двух или трех языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, изготовляются бланки с угловым вариантом. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальных языках, а ниже—на русском языке, например:

0

LATVIJAS PSR SAKARU MINISTRIJA МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ ЛАТВИЙСКОЙ ССР

2.4. При разработке бланков для отдельных видов документов в общий бланк вносятся наименование вида документа и отдельные реквизиты, присущие только данному виду документа. Реквизит «Место составления или издания» должен оформляться в соответствии с административно-территориальным делением СССР, например:

Мосхм г. Киев

г. Магнитогорск Челябинской обл.

с. Ивановка Мытищинского р-на Московской обл.

Сокращение «г.» при обозначениях «Москва» и «Ленинград» не употребляется.

2.5.    Границы отдельных реквизитов (например, начала и конца адресата, заголовка к тексту и т. д.) обозначаются, как правило, уголками. Длина каждой стороны уголка должна быть не более 6—12 пунктов*, толщина — не более 2 пунктов.

Допускается обозначать границы реквизитов засечками, штриховыми и пунктирными линиями.

2.6.    Размеры шрифтов необходимо выбирать в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Размеры применяемых шрифтов не должны значительно отличаться друг от друга.

Допускается выделять более крупным шрифтом наименования организаций и названия видов доку ментов.

При изготовлении бланков применяют шрифты литературной, обыкновенной, газетной гарнитур 6—24 кегля.

Допускается применять шрифты других гарнитур. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

умеренный контраст между основными и соединительными линиями литер;

вертикальное начертание литер;

простое и удобное начертание литер;

соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и машинописного текста.

2.7.    Бланки документов должны изготовляться на бумаге белого цвета. В исключительных случаях допускается применять бумагу, слабо окрашенную в светлые тона.

2.8.    Бланки документов должны печататься краской черного или другого насыщенного цвета.

2.9.    Изображение государственного герба СССР или герба союзной республики располагается, как правило, на верхнем поле документа над серединой строки, включающей реквизит «наименование учреждения, организации или предприятия» или «наименование министерства или ведомства».

На бланках с продольным вариантом расположения реквизитов заголовочной части, напечатанных на двух языках, национальном и русском, герб союзной республики следует располагать на верхнем поле бланка над серединой строки или между разноязычными наименованиями организации.

Для повышения эстетических качеств эмблем организаций, а также исключения их возможных совпадений, в качестве эмблемы следует использовать наиболее представительный товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации.¹

2.10.    В соответствии с Постановлением Президиума Верховного Совета СССР от 2 июня 1939 г. «О мероприятиях, связанных с награждением коллективов предприятий, учреждений и организаций орденами и медалями СССР» названия орденовСССР вводятся в наименования предприятий, учреждений и организаций, печатаемые на их бланках. Вопрос об изображении наград на бланках документов организаций решается министерством, государственным комитетом или ведомством, которому подчиняется данная организация. Во избежание дублирования информации, которую несет бланк, не следует помешать на нем изображения наград, если название этих наград (орденов СССР) включено соответствующим правовым актом в наименование организации, напечатанное на бланке.

2.11.    Допускается разметать изображение государственного герба СССР или союзной республики, эмблему организации и изображения наград частично на площади, отведенной для размещения реквизитов «наименование министерства или ведомства», «наименование учреждения, предприятия или организации», «наименование структурного подразделения», например:

¹ Пункт — типографская единица измерения, равная 0.376 мм. 48 пуихтов составляют одни квадрат.

* Требования к товарному знаку определены Положением о товарном знаке (знаке обслуживания), утвержденным Госкомитетом СССР по делам изобретений и открытий 8 января 1974 г. ²

2.13.    При необходимости по решению вышестоящего органа (министерства, государственного комитета, ведомства СССР, союзной или автономной республики) могут быть введены бланки отдельных структурных подразделений указанных органов и подведомственных организаций, например: Министерство угольной

промышленности СССР Техническое управление

Наименование структурного подразделения, как правило, печатается машинописным способом на бланке организации ниже ее наименования.

2.14.    В бланках организаций, подведомственных одновременно двум или более органам государственного управления, либо органу государственного управления и общественной организации, в качестве вышестоящих указываются все эти органы и организации, например:

Академия наук СССР    Государственный    комитет    СССР

по науке и технике Всесоюзный институт научной и технической информации (ВИНИТИ)

или

Минкультуры СССР    ВЦСПС    Миккультуры    РСФСР

Редакция журнала «Библиотекарь»

Исключение составляют бланки организаций, подведомственных одновременно исполкомам местных Советов народных депутатов и министерствам (ведомствам). В таких бланках рекомендуется, исходя из практики, помещать только название исполкомов, его управлений и отделов.¹

Бланки управлений и отделов исполкомов местных Советов народных депутатов оформляются следующим образом:

Исполнительный комитет Московского городского Совета народных депутатов

Главное управление народного образования

Бланки управлений и отделов при исполкомах местных Советов народных депутатов оформляются иначе, например:

Главное управление по жилищному и гражданскому строительству в г. Москве при Мосгорисполкоме

В бланках предприятий и организаций, осуществляющих свою деятельность под непосредственным руководством управлений и отделов исполкомов местных Советов народных депутатов либо управлений и отделов при исполкомах, в качестве вышестоящей организации указывают наименования этих управлений и отделов, например:

Исполнительный комитет Московского городского Совета народных депутатов

Главное управление торговли

Мосмебельторг

Мебельный магазин to 8

иди

Главное управление по промышленному строительству в г. Москве при Мосгорисполкоме

Московский государственный строительно монтажный трест to 8 (Мосстрой № 8)

На бланках организаций, непосредственно подчиняющихся исполкому районного Совета народных депутатов, в качестве вышестоящей организации указывается только наименование данного исполкома, например:

Исполнительный комитет Фрунзенского районного Совета народных депутатов г. Москвы Трест столовых Фабрика-кухня № I

¹ По образцу, принятому в исполкоме Моссовета, согласно решению Моссовета от 02.08.78 to 2321 «О вывесках, печатях и бланках документов в аппарате исполкома Моссовета и подведомственных ему организациях*. ³

2.15. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации, приводимых в бланке для писем, должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи СССР, например, адрес ВНИИКИ Госстандарта: 103001 Москва, К-1, ул. Щусева, 4, или адрес редакции газеты «Правда»: 125867 ГСП, Москва, А-47, ул. «Правды», 24, или адрес Артемовского машиностроительного завода Мннтрансстроя: 623750 Артемовский-1 Свердловский обл., Садовая ул., 12. Для телеграмм: Артемовский 1 Свердловской Машзавод. Телетайп 1212 «Вихрь».

При оформлении реквизита «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке» следует указывать справочный номер телефона (справочная служба, секретариат, канцелярия и т. п.).

Номер телефона должен записываться следующим образом: Тел. 290 65 84 или Тел.: 35 46 31, 35 46 25;

В бланке для писем допускается указывать данные о номере счета в банке, содержащие сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций, например:

Р. ст. Nt.................. В Свердловском отд. Госбанка г. Москвы

2.16.    Код формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД) впечатывается в общий бланк документа, если этот бланк изготовляется для определенной формы документа, включенной в ОКУД, например:

0271110    Приказ о приеме на работу

0213013    Акт о ликвидации предприятия

0227103    Правила внутреннего трудового распорядка аппарата управ

ления предприятия

0276060    Заявление о предоставлении отпуска

В общем бланке, предназначенном для различных видов и форм документов, в процессе изготовления бланка наносятся только код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и линия, отделяющая его от кода по ОКУД.

При изготовлении бланка способом высокой печати коды рекомендуется изготовлять шрифтом 6—8 кегля.

Код организации по ОКПО и код формы документа по ОКУД в бланках для писем и в общих бланках размещаются в зонах, предусмотренных для этих реквизитов формуляром — образцом (черт. 1—3 справочного приложения 3).

2.17.    Для повышения ответственности организаций, заказывающих бланки, и типографий, изготовляющих тиражи бланков, за соблюдение требований ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 на нижнем поле бланков организационно-распорядительных документов, ниже реквизитов «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «отметка о переносе данных на машинный носитель», «отметка о поступлении» должны быть напечатаны выпускные данные этого вида печатной продукции по ГОСТ 7.4-77. Соответствие макета бланка требованиям ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 гарантируется письмом организации-заказчика, направляемым в типографию-изготовитель бланка.

3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Цифровой способ оформления дат должен применяться при датировании документа, а также резолюции, грифа утверждения, грифа согласования и в тексте документа.

Словесно-цифровой способ оформления дат (например, «4 сентября 1979 г.») может применяться только в порядке исключения, в основном в документах, содержащих сведения финансового характера.

32. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» должен включать дату и индекс, указанные в документе организацией, составившей или издавшей документ, на который дается ответ.

3.3.    Заголовок к тексту, как правило, начинают с предлога «О» (о чем документ), например: «О порядке проведения переписи библиотек высших и средних специальных учебных заведений». В заголовке допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующие требованиям государственных стандартов и общесоюзных классификаторов.

3.4.    Документ адресуется организации, ее структурному подразделению или конхретному должностному лицу.

Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами и других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования указываются в именительном падеже, при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилии¹ в дательном, например:

¹ Приводимые здесь и далее фамилии должностных лиц являются условными.

Г

1

2

3