ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

ВСЕСОЮЗНЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР ПО ИЗУЧЕНИЮ СВОЙСТВ ПОВЕРХНОСТИ И ВАКУУМА (ВНИЦ ПВ]

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ АВТОМАТИЗИРОВАННЫМИ БАНКАМИ ДАННЫХ ГСССД

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

МИ 714-85

Москва

ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ 1985

РАЗРАБОТАНЫ Всесоюзным научно-исследовательским центром материалов и веществ

Руководитель темы С. С, Гусев Исполнители В. М. Фельдман, И. Н. Шелимова

ПОДГОТОВЛЕНЫ К УТВЕРЖДЕНИЮ Всесоюзным научно-исследовательским институтом метрологической службы

Начальник сектора В. С. Ершов Исполнитель Л. Б. Чернышева

УТВЕРЖДЕНЫ секцией № 3 научно-технического совета ВНИЦ ПВ 19 декабря 1984 г._г протокол № 14

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Информационное обслуживание организаций автоматизированными

банками данных ГСССД Основные положения

МИ 714—85

Редактор Н. А. Аргунова Технический редактор В. И, Тушева Корректор Г. И. Чуйко

HIK

Сдано в наб 02.04.85 Подп. в печ. 12.06.85 Т—00179 Формат 60х90’/₁₆ Бумага книжно-жур' нальная Гарнитура литературная Печать высокая 0,5 уел. п. л. 0,5 уел кр.^отт. 0,39 уч.-изд, л.

Тираж 2000 Зак. 1745 Цена 3 коп. Изд № 8618/4

Ордена «Знак Почета» Издательство стандартов, 123840, Москва, ГСП,

Новопресненский пер., д. 3.

Вильнюсская типография Издательства стандартов, ул. Миндауго, 12/14.

УДК 002*63

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Информационное обслуживание организаций автоматизированными банками

данных ГСССД

Основные положения МИ 714—85

Настоящие методические указания определяют основные положения и требования к информационному обслуживанию потребителей данными о свойствах веществ и материалов (СВиМ), порядок, режим и формы информационного обслуживания, взаимодействие между автоматизированными банками данных (АБнД) ГСССД и его абонентами.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.    Под информационным обслуживанием, проводимым АБнД ГСССД, понимается оперативная выдача организациям-абонентам требуемых данных о СВиМ установленной категории (ГОСТ 8.310—78).

1.2.    Выход АБнД на информационное обслуживание с оплатой абонентного обеспечения устанавливается специальным постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике.

1.3.    АБнД ГСССД, осуществляющие информационное обслуживание потребителей, в соответствии с настоящей методикой разрабатывают серию нормативных документов, определяющих виды информационных услуг, режимы обслуживания, сроки обслуживания, форму выдачи информации, технологию обработки запросов и т. п.

2. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ УСЛУГ

2.1. АБнД ГСССД выполняют следующие виды информационных услуг:

фактографический многоаспектный поиск данных о материалах, веществах и их свойствах;

решение расчетно-вычислительных задач, связанных с выработкой достоверных данных на основе экспериментальных данных и расчетных методов;

документальный поиск, обеспечивающий потребителя библиографическими ссылками на документы или копиями документов, содержащих требуемые данные о СВиМ;

распространение баз данных на магнитных носителях.

© Издательство стандартов, 1985

3

2.2.    Важным видом информационных услуг является подготовка и распространение информационных изданий, автоматическое составление таблиц данных, библиографических, авторских и других указателей, аналитических справок и т. п.

Примечание. Перечень основных видов информационных услуг в зависимости от возможностей АБнД и потребностей абонента может быть расширен в соответствии с Номенклатурой информационных услуг, утвержденной Управлением НТИ и пропаганды ГКНТ 7 декабря 1981 г.

2.3.    АБнД ГСССД должны обеспечивать поиск фактографических данных о материале (веществе) по следующим аспектам:

наименование, марка, формула материала (вещества);

физические константы и свойства;

методы определения СВиМ;

факторы влияния;

технология получения и переработки материала;

структура и состав материала;

форма и размер выпускаемого материала и образца для испытаний;

область применения материала.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ИНФОРМАЦИОННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

3.1.    АБнД должны обслуживать абонентов в следующих режимах:

ретроспективного поиска (РП), т. е. поиска по всему накопленному массиву или его части по разовым информационным запросам;

избирательного распространения информации (ИРИ), т. е. поиска по постоянным запросам определенного числа абонентов, осуществляемого через установленные промежутки времени в массиве данных (документов), поступивших в АБнД за этот период.

3.2.    При наличии технических средств (видеотермннальных выносных устройств и др.) АБнД обеспечивают интерактивный режим обслуживания абонентов (режим диалога), т. е. возможность активного общения пользователя с системой в реальном масштабе времени.

3.3.    АБнД должны обеспечивать оперативное удовлетворение информационных запросов при высоких показателях полноты и достоверности выдаваемой информации по тематике фонда.

АБнД несут ответственность за идентичность информации в банке и соответствующем литературном источнике.

3.4.    Выдача информации абоненту должна производиться в привычной и удобной для восприятия форме.

3.5.    При организации информационного обслуживания необходимо определить виды выдаваемой информации:

буквенно-цифровая (текст, таблицы, документы и т. д.);

графическая (чертежи, схемы и т. д.).

3.6.    Все данные, выдаваемые АБнД абонентам, должны иметь гриф категории в соответствии с ГОСТ 8.310-78: СД, РСД, ССД.

3.7.    Выдаваемые численные Данные категорий РСД и ССД должны сопровождаться сведениями об их погрешности.

3.8.    Выдаваемая фактографическая информация должна иметь ссылки на библиографические описания этой информации, если она заимствована из литературных источников.

3.9.    АБнД должны иметь эффективную обратную связь с абонентами, позволяющую адаптировать систему к требованиям, предъявляемым к ней потребителем, и оптимизировать информационное обслуживание. Для учета оценки абонентами представляемой им информации должна быть разработана карта обратной связи и шкала оценок для реакции абонентов на выданную информацию.

3.10.    В АБнД должен быть предусмотрен оптимальный временной режим информационного обслуживания, обеспечивающий условия нормального функционирования системы: АБнД — абонент.

3.11.    Число абонентов и их состав определяются самими АБнД в зависимости от потребностей абонентов и возможностей АБнД.

3.12.    В АБнД должно быть предусмотрено поэтапное развитие информационного обслуживания с постепенным расширением круга обслуживаемых абонентов и запросов.

3.13.    В АБнД должна быть предусмотрена система мероприятий по оценке качества и текущему контролю информационного обслуживания абонентов.

у

4. ПОРЯДОК ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ В АБнД

4.1.    АБнД, осуществляющие информационное обслуживание, оповещают заинтересованные организации и предприятия о выполняемых ими информационных услугах и правилах обращения к системе. АБнД рассылают потенциальным абонентам проспект информационных услуг, содержащий сведения о:

тематическом охвате базы данных, составе вводимого в базу данных потока документальной и фактографической информации;

серийных и периодических изданиях, из которых в обязательном порядке ведется отбор документов и фактографических данных;

объеме базы данных и ежегодном ее обновлении и пополнении;

порядке представления запросов в систему и т. п.

Абонентам, уже поставленным на обслуживание, высылаются информационные письма с указанием текущих изменений, вносимых в систему.

4.2.    Информационное обслуживание АБнД организаций-абонен-тов осуществляется на договорных началах (хоздоговор, договор о научно-техническом сотрудничестве, абонементное обслуживание и т. п.).

5

4.3.    Договор регламентирует правовые нормы во взаимоотношениях между поставщиком и абонентом, устанавливает их взаимные обязательства и гарантии.

4.4.    Информационное обслуживание организации-абонентов должно проводиться в соответствии с разрабатываемым для каждого АБнД Положением об информационном обслуживании.

4.5.    Положение об информационном обслуживании устанавливает:

тематический охват выдаваемой информации (перечень веществ, материалов, свойств, сопутствующей информации и т. п.);

вид выполняемых информационных услуг: выдача фактографической, документальной, документально-фактографической или расчетно-вычислительной информации, распространение баз данных на магнитных лентах¹;

состав потенциальных абонентов системы;

вид носителя выдаваемой информации: бумажный носитель, магнитная лента, перфолента, перфокарта, носитель микроизображений и т. д.;

способ передачи информации абоненту; по почте, телефону, телеграфу, телетайпу, телевизионному каналу связи;

режим, в котором будет проводиться обслуживание абонентов (РП, ИРИ, диалоговый);

предельные сроки и периодичность различных видов информационного обслуживания;

форму выдаваемой информации: таблицы, графики, аналитические зависимости и т. п. при фактографическом поиске, а при документальном — библиографические описания, аннотации, рефераты или копии документов;

правила получения первичных документов, заказа копий; взаимные обязательства и расчетно-финансовые отношения между АБД и организацией-абонентом.

4.6.    Положение об информационном обслуживании регламентирует порядок подачи и форму запроса (в соответствии с возможностями системы), в которой абонент обращается в АБнД; запросы в систему могут подаваться либо в произвольном виде, либо в помощь потребителю; с целью конкретизации разового и постоянного запросов должен быть разработан образец заявки на получение информации из системы, включающий, например, следующие реквизиты: наименование и адрес абонента, дату отсылки запроса, перечень характеристик и параметров материала (вещества), выражающих содержание запроса (наименование материала (вещества), структуру, состояние, свойство, температуру, давление, область применения и т. п.).

4.7.    В развитие Положения об информационном обслуживании АБнД разрабатываются инструктивно-методические документы, регламентирующие технологический цикл информационного обслуживания (поступление, регистрацию и обработку запросов, регистрацию и тиражирование ответов на запросы, передачу ответов потребителю и т. д.), а также документы, регламентирующие взаимоотношения между АБнД и организациями-абонентами (сообщение о подключении абонента к системе информационного обслуживания, гарантийное письмо абонента для постановки его на обслуживание, регистрационная карта абонента и т. п.).

4.8.    Все расчеты за информационные услуги, оказываемые АБнД абонентам, производятся в соответствии с Прейскурантом № 57-15-92 «Цены на массовые виды услуг в области научно-технической информации» (Введен в действие с 01.01.82, утвержден Постановлением ГКНТ от 12.08.81, № 327).

Оплата за основные виды информационных услуг приведена в Приложении.

4.9.    Оплата за информационные услуги, не предусмотренные Прейскурантом, такие как обслуживание в диалоговых режимах, теледоступа, пакетной обработки данных, а также в случае нерентабельности информационного обслуживания по указанному Прейскуранту, производится по договорам, заключаемым между АБнД И организациями-абонентами с оплатой по плановым калькуляциям.

7

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВЫПИСКА ИЗ ПРЕЙСКУРАНТА № 57*15—92

№ п/п Вид информационных услуг Количество сведений Цена, руб. 1. Фактографическая справка (письменный ответ на запрос): а) с данными о технических параметрах изделия, физико-химических свойствах, частных технических решениях, а также с другими анало- Об одном объекте 1,00 гичными по сложности сведениями б) с данными об изготовителях (наименование предприятия, его адрес), а также с другими аналогичными по сложности сведениями 0,50 2. 3. Составление библиографического списка (справки) по разовому запросу Представление на магнитных лентах баз данных: Одно библиографическое описание 0,50 реферативная информация Одно описание е рефератом 0,20 библиографическая информация Одно описание 0,05 фактографическая информация 1000 символов, включая служебные отметки 0,10

8

1

Распространение информации на магнитных лентах должно производиться в соответствии с «Положением о распространении и использовании информации на магнитных лентах», утвержденным ГКНТ 3 февраля 1982 г.