Товары в корзине: 0 шт Оформить заказ
Стр. 1 

53 страницы

861.00 ₽

Купить ГОСТ Р 57665-2017 — бумажный документ с голограммой и синими печатями. подробнее

Распространяем нормативную документацию с 1999 года. Пробиваем чеки, платим налоги, принимаем к оплате все законные формы платежей без дополнительных процентов. Наши клиенты защищены Законом. ООО "ЦНТИ Нормоконтроль"

Наши цены ниже, чем в других местах, потому что мы работаем напрямую с поставщиками документов.

Способы доставки

  • Срочная курьерская доставка (1-3 дня)
  • Курьерская доставка (7 дней)
  • Самовывоз из московского офиса
  • Почта РФ

Устанавливает порядок работы с документами в законодательных (представительных) органах государственной власти субъектов Российской Федерации. Стандарт направлен на установление единообразия и внедрение электронного документооборота в деятельность законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации.

 Скачать PDF

Оглавление

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Термины и определения

4 Сокращения

5 Общие положения

6 Прием, регистрация и прохождение документов

7 Организация электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов

8 Основные требования к подготовке документов, их регистрации и рассылке

9 Регистрация и отправка исходящих документов

10 Контроль исполнения документов и поручений

11 Обеспечение документами и материалами депутатов Собрания депутатов и структурных подразделений

12 Техническое обеспечение подготовки документов и материалов

13 Организация работы с документами ограниченного распространения

14 Формирование и хранение дел, использование документов и дел

15 Использование бланков, печатей с изображением Государственного герба субъекта Российской Федерации и штемпельной продукции

16 Справочная работа

 
Дата введения01.06.2018
Добавлен в базу01.01.2018
Актуализация01.01.2021

Этот ГОСТ находится в:

Организации:

14.09.2017УтвержденФедеральное агентство по техническому регулированию и метрологии1111-ст
РазработанФБУ Тест-С.-Петербург
ИзданСтандартинформ2017 г.

Documents of legislative (representative) bodies of the constituent entities of the Russian Federation. Part 1. Operational procedure

Стр. 1
стр. 1
Стр. 2
стр. 2
Стр. 3
стр. 3
Стр. 4
стр. 4
Стр. 5
стр. 5
Стр. 6
стр. 6
Стр. 7
стр. 7
Стр. 8
стр. 8
Стр. 9
стр. 9
Стр. 10
стр. 10
Стр. 11
стр. 11
Стр. 12
стр. 12
Стр. 13
стр. 13
Стр. 14
стр. 14
Стр. 15
стр. 15
Стр. 16
стр. 16
Стр. 17
стр. 17
Стр. 18
стр. 18
Стр. 19
стр. 19
Стр. 20
стр. 20
Стр. 21
стр. 21
Стр. 22
стр. 22
Стр. 23
стр. 23
Стр. 24
стр. 24
Стр. 25
стр. 25
Стр. 26
стр. 26
Стр. 27
стр. 27
Стр. 28
стр. 28
Стр. 29
стр. 29
Стр. 30
стр. 30

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

ГОСТР

57665-

2017

НАЦИОНАЛЬНЫЙ

СТАНДАРТ

РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

ДОКУМЕНТЫ В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ (ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫХ) ОРГАНАХ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Часть 1

Порядок работы

Издание официальное

Москва

Стандартинформ

2017

Предисловие

1    РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в г. Санкт-Петербурге и Ленинградской области» (ФБУ «Тест-С.-Петербург»)

2    ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 115 «Устойчивое развитие административно-территориальных образований»

3    УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 14 сентября 2017 г. Ne 1111-ст

4    ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок— в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

© Стандартинформ. 2017

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

-    бланк депутата без изображения Государственного герба субъекта Российской Федерации (для внутренних документов).

6.2.4    Регистрации в подразделении прохождения документов и документационного обеспечения Аппарата Собрания депутатов подлежат только следующие документы на бумажном носителе, подписанные депутатами Собрания депутатов и оформленные на бланке депутата:

-    проекты постановлений Собрания депутатов с сопроводительными письмами на имя Председателя Собрания депутатов;

-    законопроекты, подготовленные к внесению в Собрание депутатов, с сопроводительными письмами на имя Председателя Собрания депутатов;

-    письма на имя Председателя Собрания депутатов по внесенным ранее в Собрание депутатов законопроектам (до их принятия или одобрения Собранием депутатов в первом чтении):

-    о включении депутата Собрания депутатов в состав субьектов права законодательной инициативы. внесших законопроект, с указанием в письме о согласовании данного вопроса с субъектами права законодательной инициативы, внесшими законопроект:

• об исключении депутата Собрания депутатов из состава субъектов права законодательной инициативы. внесших законопроект;

-    об изменении последовательности перечисления субъектов права законодательной инициативы. внесших законопроект, с указанием в письме о согласовании данного вопроса с другими субъектами права законодательной инициативы, внесшими законопроект;

-    о представлении текста законопроекта, измененного по предложению ответственного комитета Собрания депутатов:

-    об отзыве внесенного законопроекта.

6.2.5    Внутренние документы, адресованные Председателю Собрания депутатов, а также документы по вопросам финансового обеспечения деятельности депутата, документы по кадровому составу и противодействию коррупции (далее по тексту — по кадровым вопросам), по вопросам командирования. документы с пометкой «Для служебного пользования» (далее по тексту - «ДСП») подготавливают на бумажном носителе.

Прочие внутренние документы подготавливают в форме электронного документа, подписанного электронной подписью депутата Собрания депутатов.

6.2.6    Внутренние документы на бумажном носителе и исходящие документы, подписанные депутатом. после регистрации в САДД и оформления реестров передачи документов помощником депутата передают в подразделение ПДДО Аппарата Собрания депутатов через ответственного за делопроизводство в Аппарате комитета Собрания депутатов, членом которого является депутат, или в Аппарате фракции в Собрании депутатов, если депутат является руководителем данной фракции, или в секретариате Собрания депутатов, если депутат избран Председателем Собрания депутатов или заместителем Председателя Собрания депутатов.

Внутренние документы, направляемые депутатами — членами фракции в Собрании депутатов, депутатами — членами комитета Собрания депутатов, депутатами — членами комиссии Собрания депутатов внутри фракции в Собрании депутатов, комитета, комиссии Собрания депутатов соответственно. передает адресату ответственный за делопроизводство в Аппарате фракции, комитета, комиссии Собрания депутатов.

6.2.7    Заявление депутата о передаче своего голоса другому депутату в период отсутствия на заседании Собрания депутатов, если такая передача допускается регламентом Собрания депутатов, оформляют на бланке депутата Собрания депутатов и адресуют Председателю Собрания депутатов с указанием причины отсутствия, времени, на которое передается голос, а также с указанием того, как распорядиться голосом при голосовании по вопросам, рассматриваемым Собранием депутатов. Фамилия. имя и отчество депутата, которому передается голос, указывают полностью. Данное заявление депутат вправе также направить телеграммой. Заявления и телеграммы без регистрации в САДД передают непосредственно в комитет Собрания депутатов, ответственный за вопросы организации работы Собрания депутатов, для учета и хранения.

6.2.8    Техническое обеспечение подготовки документов депутата, в том числе автоматизированная подготовка текстов и копировально-множительные работы, осуществляют соответствующие подразделения организационного обеспечения законодательного процесса Аппарата Собрания депутатов и Управления делами Собрания депутатов в соответствии с требованиями, изложенными в р.10 настоящего стандарта.

8

ГОСТ P 57665—2017

6.3 Организация работы с документами в структурных подразделениях

6.3.1    Организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

6.3.2    Ответственные за делопроизводство в структурном подразделении, осуществляют:

-    прием, проверку соответствия поступивших и зарегистрированных в САДД документов;

-    регистрацию не зарегистрированных в САДД документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение и относящихся к направлениям деятельности данного структурного подразделения;

-    установление связок к ЭРК документов;

-    передачу (переадресацию) документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения;

-    внесение резолюции в САДД и передача документов исполнителю;

-    проверку правильности оформления документов;

-    регистрацию внутренних и исходящих документов в САДД и передачу их для доставки адресатам;

-    контроль сроков исполнения документов; списание вдела исполненных документов;

-    организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

-    подготовку номенклатуры дел структурного подразделения, в том числе в СЭА;

-    формирование дел в соответствии с номенклатурой дел. обеспечение их сохранности и использования. участие в проведении экспертизы ценности документов;

-    подготовку и передачу дел на архивное хранение, в том числе в СЭА;

-    анализ состояния исполнения документов и поручений и информирование руководителя структурного подразделения;

-    подготовку предложений по совершенствованию работы с документами;

-    ввод информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений в САДД;

-    ознакомление служащих с нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными документами, информационными и методическими материалами, поступившими в структурное подразделение;

-    проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение служащих по вопросам организации работы с документами, консультирование служащих структурного подразделения по вопросам работы с документами;

-    подготовку заявок на изготовление печатей и штампов, печатной бланочной продукции, на получение средств организационной техники и канцелярских принадлежностей;

-    учет печатей, штампов и бланков, используемых в структурном подразделении;

-    передачу депутату Собрания депутатов или его помощникам документов, поступивших в структурное подразделение на имя депутата Собрания депутатов;

-    получение из подразделения формирования архива Собрания депутатов дел во временное пользование, возвращение их в указанное подразделение по истечении сроков пользования ими;

-    составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и уничтожение указанных документов.

6.3.3    Работа в САДД ответственного за делопроизводство в структурном подразделении осуществляется под личным идентификатором и паролем пользователя. Выделение новых идентификатора и пароля пользователя осуществляют по заявке структурного подразделения в службу ИТДО. обеспечивающей Аппарат Собрания депутатов.

6.3.4    Служащий структурного подразделения при уходе в отпуск или убытии в командировку по указанию своего непосредственного руководителя передает находящиеся у него на исполнении документы другому служащему через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.

6.3.5    Документы, поступившие в структурное подразделение, докладываются руководителю подразделения ответственным за делопроизводство.

В соответствии с резолюцией руководителя документы направляют исполнителям. Служащие, ознакомившиеся с документом, ставят свою подпись и дату ознакомления в нижней части оборотной стороны последнего листа документа или на специальном листе ознакомления.

Отсканированные документы и резолюции к ним могут направляться исполнителям средствами САДД в виде электронного образа документа и электронного образа резолюции без дублирования их

9

на бумажном носителе. Оригинал документа следует хранить в деле адресата, которому первично направлен документ.

6.3.6    При работе с ЭРК поступивших в структурное подразделение документов не допускается удаление или корректировка в ЭРК записей, сделанных в подразделении ПДДО. Информация разделов «Резолюция». «Журнал передачи документа» ЭРК может только дополняться. В случае обнаружения ошибок в ЭРК ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, обнаруживший ошибку, сообщает об этом лицу, внесшему ошибочную информацию, для ее корректировки.

6.3.7    При передаче документа руководителю ответственный за делопроизводство в структурном подразделении обязан оформить передачу данного документа в ЭРК.

6.3.8    Учет в САДД передачи документа внутри фракции в Собрании депутатов, комитета, комиссии Собрания депутатов, структурного подразделения Аппарата Собрания депутатов осуществляют на основании резолюции руководителя.

6.3.9    Руководители структурных подразделений Собрания депутатов, структурных подразделений Аппарата Собрания депутатов организуют работу с поступившими документами.

6.3.10    Порядок исполнения документов и поручений определяется соответствующей инструкцией. распоряжениями и поручениями Председателя Собрания депутатов, заместителей Председателя Собрания депутатов, руководителей фракций, председателей комитетов, комиссий Собрания депутатов. распоряжениями и поручениями руководителя Аппарата Собрания депутатов, поручениями заместителей руководителя Аппарата Собрания депутатов, руководителей структурных подразделений и руководителей отделов структурных подразделений Аппарата Собрания депутатов.

6.3.11    Подготовленный на поступивший документ проект ответа передается на подпись руководителю вместе с инициативным документом, поручением, документами, на которые есть ссылки в проекте ответа, а также с копией ответа, завизированной исполнителем. При необходимости к проекту ответа прилагаются справочные и аналитические материалы.

Подписанный руководителем ответ на документ передается ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, для регистрации и отправки (передачи) адресату.

После завершения работы над документом на бумажном носителе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с правилами оформления документов.

Завизированная копия ответа на документ, а также инициативный документ подшивают в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. В ЭРК документа, на который был подготовлен ответ, через резолюцию «Списать документ в дело» указывается номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен документ.

Данные об исполнении документа, находящегося на контроле (номер и дата ответа на документ, номер дела и другие), должны быть в установленные сроки сообщены исполнителем ответственному за делопроизводство в структурном подразделении для снятия исполненного документа с контроля.

6.3.12    По завершении работы над документом ответственный за делопроизводство в структурном подразделении обязан заполнить в ЭРК поле «Отчет исполнителя поручения».

Информация о результатах исполнения документа (поручения) должна быть внесена в ЭРК в день ее представления исполнителем документа ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

Не допускается односложное заполнение в ЭРК реквизита «Отчет исполнителя» без конкретизации результатов исполнения, например, «Исполнено». «Выполнено» и тому подобное.

6.3.13    Документ, направляемый за пределы Собрания депутатов, оформляют как исходящий документ. Документ, направляемый внутри Собрания депутатов, оформляют как внутренний документ. При этом регистрацию указанных документов ведут раздельно по каждой группе документов.

6.3.14    При оформлении в САДД передачи документа в другое структурное подразделение служащий ответственный за делопроизводство в структурном подразделении вносит соответствующую информацию в ЭРК данного документа, а также для документов на бумажном носителе распечатывает реестр передачи документа, в котором принявший документ служащий обязан поставить дату и время получения документа, свою подпись и ее расшифровку.

Передачу документов внутри фракции в Собрании депутатов, комитета, комиссии Собрания депутатов. а также внутри структурного подразделения осуществляют ответственные за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях, при этом информацию о движении документа отражают в САДД вводом записей в раздел «Журнал передачи документа» ЭРК данного документа. В целях обеспечения учета ответственный за делопроизводство в структурном подразделении передает исполнителям документы на бумажном носителе под роспись в учетной форме.

Ю

ГОСТ P 57665—2017

6.3.15    Формирование и ведение дел в структурном подразделении осуществляют в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Исполненные документы, подлежащие сдаче в подразделение формирования архива Собрания депутатов, передают в порядке, определяемом 14 6 настоящего стандарта. Остальные документы хранят в структурном подразделении до истечения срока хранения, указанного в номенклатуре дел данного структурного подразделения.

6.3.16    В случае прекращения деятельности фракции в Собрании депутатов, ликвидации комитета. комиссии Собрания депутатов или сокращения структурного подразделения их законченные дела, сроки хранения которых не истекли к моменту прекращения деятельности (ликвидации), в установленном порядке передают в подразделение формирования архива Собрания депутатов. Документы временного срока хранения с истекшими на момент прекращения деятельности (ликвидации) сроками хранения уничтожают.

Не законченные делопроизводством дела, документы, в том числе представленные в электронной форме, передают в структурное подразделение, на которое возложены соответствующие задачи и функции. Передачу дел и документов оформляют актом, подписанным передающей и принимающей сторонами, копия которого передается в подразделение формирования архива Собрания депутатов.

6.3.17    При работе с документами в структурных подразделениях необходимо руководствоваться следующими требованиями:

-    служащие структурного подразделения несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации;

-    сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у служащего структурного подразделения;

-    не разрешается вносить в документы какие-либо исправления и делать в них пометки, за исключением пометок, предусмотренных инструкцией;

-    передачу документов или их копий сторонним физическим лицам, организациям, государственным органам и органам местного самоуправления осуществляют только с разрешения руководителя Аппарата Собрания депутатов, заместителей руководителя Аппарата Собрания депутатов (далее по тексту — руководство Аппарата Собрания депутатов), руководителей соответствующих структурных подразделений. Передача документов или их копий представителям средств массовой информации осуществляется через подразделение по связям с общественностью и взаимодействию со СМИ Аппарата Собрания депутатов (далее по тексту — подразделение по связям с общественностью и взаимодействию со СМИ);

-    копии документов могут передаваться служащим других структурных подразделений с разрешения руководителей соответствующих структурных подразделений;

-    документ, помещенный в дело, может быть временно изъят с разрешения руководителя структурного подразделения и с обязательным вложением в дело листа-заместителя. в котором указывают, когда и кем документ изъят;

-    при уходе в отпуск или при выезде в командировку (за исключением краткосрочных) служащий должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при изменении должностного регламента или при освобождении от замещаемой должности обязан сдать числящиеся за ним документы служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

6.3.18    При утрате или неисправимом повреждении документов ответственный за делопроизводство в структурном подразделении и исполнитель документа составляют акт. утверждаемый руководителем структурного подразделения Экспертная комиссия структурного подразделения рассматривает акт и представляет его на рассмотрение Центральной экспертной комиссии в Собрании депутатов для принятия соответствующего решения.

6.4 Регистрация, прохождение и доставка внутренних документов

6 4.1 Внутренние документы представляют в форме электронного документа с электронной подписью, с учетом соблюдения ограничений, предусмотренных законодательством Российской Федерации для оригиналов документов на бумажном носителе: документов законодательного процесса, документов по вопросам финансового обеспечения деятельности Собрания депутатов и Аппарата Собрания депутатов, документов по кадровым вопросам, по вопросам командирования, документов с пометкой «ДСП».

6 4 2 Внутренние документы, адресованные Председателю Собрания депутатов, представляют на бумажном носителе.

6.4.3    Внутренние документы, адресованные руководству Собрания депутатов, руководителям фракций в Собрании депутатов, в комитет Собрания депутатов, ответственный за вопросы организации работы Собрания депутатов, направляют за подписью руководителя Аппарата Собрания депутатов или заместителя руководителя Аппарата Собрания депутатов.

6.4.4    Внутренние документы регистрируются в САДД ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях с оформлением для документов на бумажном носителе реестров передачи для каждого адресата

6.4.5    Внутренние документы на бумажном носителе подлежат сканированию с учетом ограничений законодательства Российской Федерации с прикреплением электронного образа документа к ЭРК Отсканированные внутренние документы и резолюции к ним могут направляться исполнителям средствами САДД в виде электронного образа документа и электронного образа резолюции без дублирования их на бумажном носителе. При этом оригинал внутреннего документа на бумажном носителе следует хранить в деле адресата, которому первично направлен внутренний документ.

6.4.6    Электронные документы, подготовленные на электронных бланках, подписывают электронной подписью должностного лица в рамках его полномочий, регистрируют в САДД и доставляют адресатам средствами САДД.

6.4.7    Внутренние документы на бумажном носителе доставляют адресатам служащими подразделения прохождения документов и документационного обеспечения в соответствии с графиком обходов структурных подразделений, за исключением срочных документов, доставляемых вне графика.

6.5 Работа с обращениями граждан

6.5.1    Обращения граждан в Собрание депутатов, в Аппарат Собрания депутатов и к их должностным лицам поступают почтовой, телеграфной, факсимильной связью, по информационным системам общего пользования, по МЭДО и в ходе проведения личного приема.

6.5.2    Обращения граждан, адресованные Собранию депутатов, руководству Собрания депутатов, во фракции в Собрании депутатов, в комитеты, комиссии Собрания депутатов, руководству Аппарата Собрания депутатов, структурным подразделениям, регистрируют в подразделении по обеспечению деятельности Приемной Собрания депутатов.

6.5.3    Обращения граждан, поступившие простой почтовой корреспонденцией в закрытых конвертах и адресованные депутатам, работники отделения почтовой связи раскладывают в индивидуальные абонементные ячейки почтовых шкафов. Ответственность за получение указанной корреспонденции, ее регистрацию и представление депутату возлагается на помощников депутатов.

6.5.4    Обращения граждан, поступившие заказной почтовой корреспонденцией и адресованные Собранию депутатов, руководству Собрания депутатов, во фракции в Собрании депутатов, в комитеты, комиссии Собрания депутатов, руководству Аппарата Собрания депутатов, структурным подразделениям Собрания депутатов, передают в закрытых конвертах в подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов

Обращения граждан, поступившие заказной почтовой корреспонденцией и адресованные депутатам. регистрируют в подразделении ПДДО по реквизитам на конвертах и передают в закрытых конвертах в порядке, установленном пунктом 6.1.15 настоящего стандарта.

6.5.5    Телеграммы, поступившие от граждан в адрес депутатов, регистрируют в подразделении ПДДО.

6.5.6    Обращения граждан, поступившие непосредственно депутатам или в структурные подразделения. регистрируют в установленном порядке соответственно помощниками депутатов или служащими. ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

6.5.7    Корреспонденцию организаций и обращения граждан, адресованные Собранию депутатов. Аппарату Собрания депутатов, их должностным лицам и не относящиеся к деятельности Собрания депутатов, передают для регистрации в подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов

6.5.8    Сопроводительные письма от государственных органов, органов местного самоуправления, организаций с приложенными обращениями граждан, адресованные Собранию депутатов, его руководству. фракциям и структурным подразделениям регистрируют в подразделении ПДДО и передают в подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов.

12

ГОСТ P 57665—2017

Сопроводительные письма от государственных органов, органов местного самоуправления, организаций с приложенными обращениями граждан, адресованные депутатам, регистрируют в подразделении ПДДО и передаются депутатам.

Письма государственных органов, органов местного самоуправления, организаций с информацией о результатах рассмотрения обращений граждан регистрируют в подразделении ПДДО и доставляют адресатам, за исключением ответов на письма, направленные подразделением по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов, которые передают для регистрации в подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов.

6.5.9    В случае передачи для регистрации в подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов обращения гражданина в открытом конверте, к нему прилагают служебную записку с информацией о причинах вскрытия конверта, подписанную служащим, вскрывшим конверт.

6.5.10    Организацию и порядок рассмотрения обращений граждан в Собрании депутатов, в Аппарате Собрания депутатов осуществляют в соответствии с установленным порядком рассмотрения обращений граждан в Собрании депутатов.

6.6    Прием, обработка, подготовка и доставка документов с использованием САДД,

электронной почты и факсимильной связи

6.6    1 Для оперативной передачи и приема текстов документов и информационных материалов как в Собрании депутатов, так и при взаимодействии Собрания депутатов, депутатов, фракций в Собрании депутатов, комитетов, комиссий Собрания депутатов, Аппарата Собрания депутатов с организациями. имеющими соответствующие технические средства, могут использоваться телекоммуникационные средства связи.

6.6.2    Передача документов с пометкой «ДСП» средствами САДД. по электронной почте или каналам факсимильной связи запрещается.

6.6.3    В случае необходимости подтверждения юридической силы документа, переданного с использованием телекоммуникационных средств связи, его подлинник направляют на бумажном носителе.

6.6.4    Полученные факсограммы (факсы, телефаксы) подлежат регистрации в САДД по месту их приема (отправленные — по месту передачи) с указанием в ЭРК способа доставки «Факс».

При необходимости включения факсограммы в дело длительного (не менее 10 лет) срока хранения с нее снимают ксерокопию и помещают ее в дело.

7 Организация электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов

7.1    Целью организации электронного документооборота является оптимизация и повышение открытости процессов документационного обеспечения деятельности Собрания депутатов и Аппарата Собрания депутатов. Практическая реализация электронного документооборота предполагает поэтапный переход от традиционного бумажного к электронному документообороту.

Регламентация электронного документооборота включает два уровня электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов:

-    внутренний документооборот, включающий переписку руководства Собрания депутатов, органов Собрания депутатов, депутатов, руководства Аппарата Собрания депутатов, структурных подразделений;

-    внешний документооборот, включающий переписку руководства Собрания депутатов, органов Собрания депутатов, депутатов, руководства Аппарата Собрания депутатов, структурных подразделений с органами государственной власти, организациями и гражданами.

7.2    Организационно-технологические процессы электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов регламентируют отдельным нормативным документом, подлежащим согласованию комитетом Собрания депутатов, отвечающим за вопросы организации работы Собрания депутатов.

7.3    Базовой технологической основой организации электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов являются САДД и АСОЗД.

7.4    Организация электронного документооборота во внутренней переписке включает:

-    перевод входящих документов, представленных на бумажном носителе, в электронную форму путем сканирования (с учетом ограничений законодательства Российской Федерации) с прикреплением

13

ГОСТ P 57665—2017

Содержание

1    Область применения .................................................................1

2    Нормативные ссылки .................................................................1

3    Термины и определения...............................................................1

4    Сокращения.........................................................................3

5    Общие положения....................................................................3

6    Прием, регистрация и прохождение документов...........................................4

7    Организация электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания

депутатов..........................................................................13

8    Основные требования к подготовке документов, их регистрации и рассылке ..................14

9    Регистрация и отправка исходящих документов ..........................................28

10 Контроль исполнения документов и поручений..........................................29

11    Обеспечение документами и материалами депутатов Собрания депутатов и структурных

подразделений ....................................................................33

12    Техническое обеспечение подготовки документов и материалов ...........................36

13    Организация работы с документами ограниченного распространения.......................39

14 Формирование и хранение дел. использование документов и дел ..........................41

15    Использование бланков, печатей с изображением Государственного герба субъекта Российской

Федерации и штемпельной продукции.................................................47

16 Справочная работа.................................................................48

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДОКУМЕНТЫ В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ (ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫХ) ОРГАНАХ СУБЪЕКТОВ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Часть 1

Порядок работы

Documents of legislative (representatrve) bodies of the constituent entities of the Russian Federation Part 1 Operational

procedure

Дата введения — 2018—06—01

1    Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок работы с документами в законодательных (представительных) органах государственной власти субъектов Российской Федерации.

Настоящий стандарт направлен на установление единообразия и внедрение электронного документооборота в деятельность законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации.

2    Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 57664-2017 Документы в законодательных (представительных) органах субъектов Российской Федерации. Часть 2. Типовые образцы

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия) Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение. в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку

3    Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8. а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 внутренний документ (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Документ, подготовленный в Собрании депутатов или в Аппарате Собрания депутатов и направленный внутренним адресатам.

Издание официальное

Примечание — Внутренний документ может быть документом на бумажном носителе или электронным документом, подписанным электронной подписью

3 2 входящий документ (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Документ, поступивший в Собрание депутатов ипи в Аппарат Собрания депутатов.

3.3 государственные органы: Органы государственной впасти Российской Федерации, органы государственной впасти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации.

3 4 должностное лицо: Лицо, замещающее государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации, либо лицо, замещающее должность федеральной государственной гражданской службы категории «руководители» или должность государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации.

3.5    запрос пользователя информацией (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Обращение пользователя информацией в устной, письменной или электронной форме в Собрание депутатов. Аппарат Собрания депутатов или к их должностным лицам о предоставлении информации о деятельности Собрания депутатов, Аппарата Собрания депутатов.

3.6    исходящий документ (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Документ, отправляемый из Собрания депутатов.

3.7    нормативный правовой акт: Письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, обязательный для исполнения неопределенным кругом лиц и рассчитанный на неоднократное применение.

3.8    обращения граждан и организаций (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Предложения, заявления или жалобы в письменной, устной или в электронной форме от граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, организаций, общественных объединений, направленные в Собрание депутатов или в Аппарат Собрания депутатов, в том числе поступившие из других государственных органов или органов местного самоуправления.

3.9    организационно-распорядительный документ (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Собрания депутатов. Аппарата Собрания депутатов.

3.10    персональные данные: Любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

3.11    пользователи информацией (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Граждане, организации, включая общественные объединения, а также государственные органы, органы местного самоуправления, осуществляющие поиск информации о деятельности Собрания депутатов. Аппарата Собрания депутатов.

3.12    проект документа: Текст документа до его подписания или утверждения.

3.13    регистрационная карточка проекта документа, РКПД Электронная форма, предназначенная для внесения сведений о проекте документа в базу данных САДД

3.14    Собрание депутатов: Законодательный (представительный) орган государственной власти субъекта Российской Федерации.

3.15    центральная экспертная комиссия в Собрании депутатов: Постоянно действующий совещательный орган при Руководителе Аппарата Собрания депутатов, созданный для организации и проведения методической и практической работы по вопросам экспертизы ценности документов Собрания депутатов, уничтожения документов с истекшими сроками хранения и подготовки к передаче на государственное хранение документов Собрания депутатов, относящихся к составу Архивного фонда Собрания депутатов.

ГОСТ P 57665—2017

3.16    экспертная комиссия структурного подразделения в Собрании депутатов: Постоянно действующий орган, созданный для организации и проведения работы по составлению номенклатуры дел структурного подразделения, отбору документов с истекшими сроками хранения, формированию дел и подготовке их к передаче в подразделение формирования архива Собрания депутатов.

3.17    электронная регистрационная карточка, ЭРК: Электронная форма, предназначенная для внесения сведений о документе в базу данных САДД.

3.18    электронный архив: Совокупность находящихся на архивном хранении электронных образов документов, электронных документов, а также электронных регистрационных карточек к ним.

3.19    электронный бланк: Бланк, созданный в электронной форме по образцу бланка документа на бумажном носителе, представленному в инструкции по работе с документами в Собрании депутатов.

3.20    электронный образ документа: Электронная копия документа, полученная в результате сканирования оригинала (подлинника) документа.

4    Сокращения

В настоящем стандарте применены следующие сокращения:

АСОЗД — автоматизированная система обеспечения законодательной деятельности, предназначенная для размещения электронных копий текстов законопроектов и материалов к ним, проектов постановлений Собрания депутатов и проектов документов, которые принимаются или утверждаются постановлениями Собрания депутатов, а также других документов и материалов, непосредственно связанных с законодательной деятельностью, статистической и иной информации о ходе и результатах законодательного процесса;

ДСП — для служебного пользования;

ИТДО — информационно-технологическое и документационное обеспечение;

МЭДО — система межведомственного электронного документооборота;

ПДДО — прохождение документов и документационное обеспечение;

РКПД — регистрационная карточка проекта документа;

САДД — система автоматизированного делопроизводства и документооборота, предназначенная для регистрации документов на бумажном носителе или в электронной форме, а также для контроля за их прохождением и исполнением;

СМИ — средства массовой информации;

СЭА — система учета архивных материалов и ведения электронного архива;

ЭПК — экспертно-проверочная комиссия Государственного архива субъекта Российской Федерации;

ЭРК — электронная регистрационная карточка.

5    Общие положения

5.1    Требования и правила настоящего стандарта реализуются путем разработки на его основе и утверждения распоряжением Председателя Собрания депутатов инструкции по работе с документами в Собрании депутатов (далее по тексту — инструкция).

5.2    Требования и правила, изложенные в инструкции, относятся к служащим, замещающим должности в Аппарате Собрания депутатов, помощникам депутатов Собрания депутатов по работе в Собрании депутатов, работающих по служебному контракту или срочному трудовому договору (далее по тексту — помощники депутатов), а также распространяются на лиц, заключивших гражданско-правовые договоры.

5.3    Положения инструкции не распространяются на порядок и правила работы с секретными документами. которые устанавливаются нормативными правовыми актами о государственной тайне и об обеспечении режима секретности.

5.4    Инструкция устанавливает общий порядок использования в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов автоматизированных систем и информационных технологий и предусматривает переход к электронному документообороту.

5.5    Правила организации личного приема граждан и рассмотрения индивидуальных и коллективных обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов определяются законодательством Российской

3

ГОСТ P 57665—2017

Федерации, регламентом Собрания депутатов и порядком рассмотрения обращений граждан в Собрании депутатов.

5.6    Правила предоставления пользователям информации о деятельности Собрания депутатов и Аппарата Собрания депутатов определяются принятым порядком организации доступа и контроля за обеспечением доступа к информации о деятельности Собрания депутатов.

5.7    Правила подготовки, оформления, согласования гражданско-правовых договоров, в том числе государственных контрактов, их регистрации, учета и хранения в Аппарате Собрания депутатов, а также порядок регистрации документов, связанных с подготовкой и заключением договоров, регламентируются соответствующими нормативными документами, утверждаемыми распоряжениями руководителя Аппарата Собрания депутатов.

5.8    Знание и исполнение положений инструкции обязательны для всех лиц. работающих с документами в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов.

5.9    Лица, работающие с документами в Собрании депутатов и Аппарате Собрания депутатов, несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

5.10    Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, в том числе за прохождение и ислопнение документов, за соблюдение установленного инструкцией порядка работы с документами. обеспечиваемого служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении в соответствии с должностным регламентом (далее по тексту — ответственный за делопроизводство в структурном подразделении), возлагается на руководителя структурного подразделения.

5.11    Организационно-методическая поддержка организации единой системы делопроизводства и контроль за соблюдением требований инструкции осуществляется структурным подразделением Аппарата Собрания депутатов, отвечающим за информационно-технологическое и документационное обеспечение (далее по тексту — подразделение ИТДО).

5.12    Внесение изменений в инструкцию согласовывают комитетом Собрания депутатов по регламенту и организации работы Собрания депутатов и утверждают распоряжением Председателя Собрания депутатов по представлению руководителя Аппарата Собрания депутатов.

6 Прием, регистрация и прохождение документов

6.1    Прием, регистрация и доставка документов

6.1.1    Документы, поступающие в Собрание депутатов, принимают, проходят первичную обработку. регистрируют в САДД и преобразовывают в электронную форму (создание электронного образа документа) в подразделении ИТДО и /или его структурных подразделениях.

6.1.2    Документы в Собрание депутатов доставляют почтовой связью, фельдъегерской связью, нарочными (курьерами), по электронной почте или передают на личном приеме

6.1.3    При приеме корреспонденции в конвертах (пакетах) следует соблюдать меры предосторожности в соответствии с инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции.

6.1.4    Документы, доставляемые нарочными, поступают в подразделение прохождения документов и документационного обеспечения (далее по тексту — подразделение ПДДО).

6.1.5    Документы с пометками «Вручить немедленно» или «Срочно», принятые от нарочных, незамедлительно доставляют в подразделение ПДДО.

В нерабочее время документы с пометками «Вручить немедленно» или «Срочно», доставленные фельдъегерской службой и адресованные Собранию депутатов и Аппарату Собрания депутатов, направляют в управление делами Собрания депутатов, а адресованные Председателю Собрания депутатов — в секретариат Председателя Собрания депутатов. Полученные этими структурными подразделениями документы передают для регистрации в подразделение ПДДО до 9 часов следующего рабочего дня.

6.1.6    Корреспонденцию для депутатов Собрания депутатов (далее по тексту — депутаты), поступающую в Собрание депутатов через отделение почтовой связи, расположенное в здании Собрания депутатов (далее по тексту — отделение почтовой связи), за исключением заказных писем и нестандартной по размеру и весу корреспонденции, работники отделения почтовой связи раскладывают по индивидуальным абонементным ячейкам установленных в Собрании депутатов почтовых шкафов.

6.1.7    Заказные письма, адресованные депутатам, нестандартную по размерам и весу корреспонденцию не вскрывают, регистрируют в САДД по реквизитам на конверте и передают под роспись в

ГОСТ P 57665—2017

реестре передачи документа ответственному за делопроизводство в структурном подразделении для последующей передачи депутату или его помощнику по работе в Собрании депутатов (далее по тексту — помощник депутата).

6.1.8    При приеме и первичной обработке документов в подразделении ПДДО осуществляют проверку правильности адресации, оформления, целостности упаковки, наличия указанных вложений.

Если при вскрытии конверта (пакета) обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте (пакете) номерам вложенных в него документов, другие ошибки в оформлении документов, составляют акт в двух экземплярах. Акт подписывается двумя служащими подразделения ПДДО и утверждается начальником этого подразделения. Один экземпляр акта хранят в подразделении ПДДО, второй экземпляр вместе с документом возвращают отправителю документа.

Документы, поступившие в Собрание депутатов ошибочно, подразделение ПДДО возвращает отправителю.

6.1.9    Документы на иностранных языках, адресованные Председателю Собрания депутатов, заместителям Председателя Собрания депутатов (далее по тексту — руководство Собрания депутатов) ипи руководителю Аппарата Собрания депутатов, регистрируют в САДД в подразделении ПДДО по реквизитам, указанным на конверте (пакете), а затем направляют в подразделение международного сотрудничества Аппарата Собрания депутатов (дапее по тексту — подразделение международного сотрудничества) для перевода на русский язык или составления аннотации, после чего через подразделение ПДДО передают адресату.

6.1.10    Заказные письма, адресованные фракции в Собрании депутатов, не вскрывают, регистрируют в САДД по реквизитам, имеющимся на конверте, и передают ответственному за делопроизводство в Аппарате фракции в Собрании депутатов под роспись в реестре передачи документа.

6.1.11    Корреспонденцию с пометкой «Лично» не вскрывают и регистрируют в САДД по реквизитам на конверте (пакете), после чего передают ответственному за делопроизводство в структурном подразделении под роспись в реестре передачи документа.

6.1.12    Конверты (пакеты) с пометкой «На конкурс» не вскрывают, регистрируют в САДД по реквизитам на конверте (пакете), после чего оперативно передают в подразделение по закупкам Собрания депутатов (далее по тексту — подразделение по закупкам).

6.1.13    Служащий подразделения ПДДО. принимающий документы, имеет право вскрыть полученные конверты (пакеты) с пометкой «Лично», а также адресованные фракциям в Собрании депутатов или депутатам, если:

-    на конверте (пакете) отсутствует адрес отправителя или адрес отправителя указан неполно;

-    неточно или неверно указан адресат в Собрании депутатов или в Аппарате Собрания депутатов;

-    конверты (пакеты) от одного отправителя одновременно поступили большому числу адресатов (один или два конверта (пакета) вскрывают выборочно);

-    у служащего подразделения ПДДО. принимающего документы, возникли предположения о возможности нахождения в конверте (пакете) веществ, подозрительных или опасных для жизни и здоровья.

О вскрытии конверта (пакета) составляется акт. который подписывают два служащих подразделения ПДДО. с указанием причины вскрытия.

6.1.14    Конверты (пакеты), в которых поступили документы, уничтожают, за исключением случаев, когда:

-    только по конверту (пакету) можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения документа;

-    документы поступили из иностранных государств, судов, следственных органов, содержат договоры или иные документы договорного характера, финансовые счета, а также претензии, жалобы, исковые заявления граждан и организаций.

6.1.15    Поступившую корреспонденцию подразделяют на регистрируемую и нерегистрируемую в подразделении ИТДО.

Корреспонденцию граждан, поступившую в подразделение ПДДО на имя должностных лиц и структурных подразделений, не вскрывают и передают для регистрации в подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов подразделения ИТДО (далее по тексту — подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов).

Документы организаций, поступившие в подразделение ПДДО по почте или принятые фельдъегерской службой и не относящиеся к деятельности Собрания депутатов, направляют для регистрации в подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов с конвертами.

5

Документы, поступившие на имя Председатепя Собрания депутатов от Президента Российской Федерации, от Председатепя Правитепьства Российской Федерации, от Председатепя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, от Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (за исключением тиражированных документов, поступивших в соответствии с указателями рассылки), от Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, от Председателя Верховного Суда Российской Федерации, от высших должностных лиц субъекта Российской Федерации, а также иные документы с пометками «Вручить немедленно» или «Срочно», регистрируют и передают по назначению незамедлительно. В ночное время с 22 ч до 8 ч указанные документы передают непосредственно в секретариат Председателя Собрания депутатов.

6.1.16    Исковые заявления, жалобы и иные обращения граждан, государственных органов и организаций. из содержания которых усматривается предъявление в суды (за исключением Конституционного Суда Российской Федерации) каких-либо требований к Аппарату Собрания депутатов или к руководителю Аппарата Собрания депутатов, отзывы и (или) возражения сторон по делу на указанные обращения вне зависимости от отправителя, а также поступающие из судов в адрес Аппарата Собрания депутатов или руководителя Аппарата Собрания депутатов судебные повестки, определения, решения, иные судебные документы (за исключением документов Конституционного Суда Российской Федерации) вместе с конвертом оперативно направляют в правовое подразделение Аппарата Собрания депутатов (далее по тексту — правовое подразделение).

6.1.17    Исковые заявления, жалобы и иные обращения граждан, государственных органов и организаций. из содержания которых усматривается предъявление в суды (за исключением Конституционного Суда Российской Федерации) каких-либо требований к Председателю Собрания депутатов, отзывы и (или) возражения сторон по делу на указанные обращения, а также поступающие из судов в адрес Председателя Собрания депутатов судебные повестки, определения, решения, иные судебные документы (за исключением документов Конституционного Суда Российской Федерации) оперативно направляют Председателю Собрания депутатов.

6.1.18    Поступившие от гражданских служащих субъекта Российской Федерации (лиц. уволенных с гражданской службы субъекта Российской Федерации), работников (лиц. ранее работавших по трудовому договору) Аппарата Собрания депутатов или лиц. являющихся стороной по гражданско-правовому договору, исковые заявления, жалобы и иные обращения, из содержания которых усматривается предъявление указанными лицами в суды каких-либо требований к руководству или Аппарату Собрания депутатов по вопросам, связанным с поступлением на гражданскую службу в Аппарат Собрания депутатов, с ее прохождением или увольнением с гражданской службы в Аппарате Собрания депутатов. применением к ним дисциплинарных взысканий, а также по вопросам, связанным с заключением и исполнением гражданско-правовых договоров, отзывы и (или) возражения сторон по делу на указанные обращения, а также поступающие из судов в адрес Председателя Собрания депутатов, руководителя Аппарата Собрания депутатов или Аппарата Собрания депутатов судебные повестки, определения, решения, иные обращения судов (за исключением Конституционного Суда Российской Федерации) оперативно направляют руководителю Аппарата Собрания депутатов.

6.1.19    Ошибочно направленные в структурные подразделения или депутатам Собрания депутатов документы ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, или помощник депутата незамедлительно возвращают с соответствующей пометкой в подразделение ПДДО.

6.1.20    Регистрацию документов в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов осущест-впяют в САДД, объединяющей в единую сеть автоматизированные рабочие места служащих структурных подразделений и помощников депутатов по работе в Собрании депутатов, участвующих в процессе делопроизводства, и позволяющей создать единую базу данных, которая содержит информацию о:

• входящих, внутренних и исходящих документах;

-    прохождении документов в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов;

-    ходе исполнения документов и поручений по ним;

-    списании документов в дело и передаче их в подразделение формирования архива Собрания депутатов подразделения ИТДО (далее по тексту — подразделение формирования архива Собрания депутатов).

База данных САДД содержит также электронные образы документов, полученные в результате сканирования, и электронные документы, подписанные электронной подписью.

САДД должна быть интегрирована с АСОЗД.

6

ГОСТ P 57665—2017

6.1.21    Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе наименование организации, направившей документ, дату и исходящий номер документа, указание адресата, подпись должностного лица и другие

6.1.22    Зарегистрированные в САДД документы повторно не регистрируют.

6.1.23    При регистрации документа заполняется ЭРК, которая средствами САДД пересылается адресату.

6.1.24    Регистрационный номер входящего документа и дату регистрации ставят в ЭРК в автоматическом режиме. Последняя цифра в регистрационном номере документа, отделяемая дефисом, соответствует номеру созыва Собрания депутатов.

6.1.25    На лицевой стороне первого листа документа, подлежащего сканированию в подразделении ПДДО Аппарата Собрания депутатов, ставят штрих-код. после чего документ сканируют.

На лицевой стороне первого листа документа, регистрируемого в подразделении ПДДО Аппарата Собрания депутатов и не подлежащего сканированию, в правом нижнем углу ставят отметку о поступлении документа в Собрание депутатов (регистрационный штамп). При регистрации финансовых счетов регистрационный номер ставят на конверте (пакете), который затем прикладывают к документу

При регистрации документов, направляемых адресатам в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов в соответствии с утвержденными указателями рассылки, регистрационный штамп не ставят.

На зарегистрированный документ оформляют реестр передачи документа.

6.1.26    Доставку документов из подразделения прохождения документов и документационного обеспечения Аппарата Собрания депутатов в иные структурные подразделения и получение документов в структурных подразделениях в рабочее время осуществляют служащими подразделения прохождения документов и документационного обеспечения Аппарата Собрания депутатов.

Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, получает документы от служащего подразделения ПДДО под роспись в реестре передачи документа Реестры передачи документов хранят в подразделении ПДДО Аппарата Собрания депутатов в течение шести месяцев и уничтожают по акту установленной формы.

Доставку документов осуществляют в соответствии с графиком. Срочные документы доставляют вне графика.

6.1.27    Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, передает документы на бумажном носителе в другие структурные подразделения вместе с подготовленными реестрами передачи документа через служащих подразделения ПДДО Аппарата Собрания депутатов.

6.2 Организация работы с документами депутатов Собрания депутатов

6.2.1    Ведение делопроизводства депутатов возлагают на помощников депутатов.

6.2.2    Помощник депутата обеспечивает:

-    своевременное получение документов, поступающих на имя депутата:

-    подготовку документов за подписью депутата, оформленных в соответствии с установленными правилами;

-    регистрацию документов в САДД под личным идентификатором и паролем пользователя:

-    исполнение поручений депутата по документам;

-    контроль прохождения документов за подписью депутата;

-    формирование документов в дела 8 соответствии с номенклатурой дел и обеспечение их сохранности:

-    оформление заказов за подписью депутата на автоматизированную подготовку текстов и копировально-множительные работы;

-    контроль за сроками поступления ответов на депутатские запросы и обращения депутата;

-    передачу по решению депутата в подразделение формирования архива Собрания депутатов оформленных дел;

-    сохранность и учет бланков депутата.

6.2.3    Для подготовки документов на бумажном носителе за подписью депутата используют бланки двух видов:

-    бланк депутата с изображением Государственного герба субъекта Российской Федерации в многоцветном варианте исполнения (для документов, направляемых за пределы Собрания депутатов)

7