Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЦЕНТРАЛЬНОЕ БЮРО НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Моема 2002

651

H-832

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23 с учетом мнения Федерации Независимых Профсоюзов России и рекомендуются для применения в управленческих струюурах федеральных органов исполнительной власти

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти разработаны Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

Нормы времени предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, установления должностных обязанностей, распределения работ между исполнителями

Издание официальное

О Центральное бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации

Продолжение т»бл. 3

1 2 3 4 5 Подготовка проекта инструкции Начальник отдела 5 л 20 2 Корректировка Специалист I категории 5 л 0.7 3 Утверждение Заместитель руководителя федерального органа исполнительной власти 5 л 0.4 4

1.4. Разработка регламента работы коллегии федерального органа исполнительной лласти

Содержание работы: изучение практики работы коллегиального органа, технологии подготовки материалов для его функционирования,подготовка проекта регламента, согласование со структурными подразделениями, печатание, утверждение, организация размножения, рассылка

Нормы времени на разработку регламента работы коллегии

Таблица 4

Наименование работы Исполните лк Единиц* измерения Норма времени, ч № нор мы Изучение практики работы коллегиального органа, технологии подготовки материалов для его функционирования Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, начальники отделов, главные специалисты Юл 93 1 Подготовка проекта регламента и его согласование Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, начальники отделов, главные специалисты Юл 48 2 Утверждение Руководитель федерального органа исполнительной власти Юл 0,45 3

11

1.5.    Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов

1.5. J. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Содержание работы: сбор табелей унифицированных форм документов структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, анализ выявленного комплекса управленческих документов, определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава нсунифицированных форм документов, исключение дублируемых документов и неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля унифицированных форм.

Нормы времени на разработку табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Исполнитель - специалист I, П категории.

Единица измерения - одна позиция, равная 200 знакам (символам).

Таблица 5

Наименование работы Норма времени, ч N* нормы Разработка табеля унифицированных форм документов с объемом позиций до 10 55,8 1 11-20 58,9 2 21-30 62,4 3 31-40 65,8 4 41-50 69.3 5

J.5.2. Разработка единого табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в деятельности федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: сбор табелей форм документов структурных подразделений, анализ выявленного комплекса управленческих документов.

определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных документов, исключение дублируемых документов и показателей или неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля форм с руководством

Нормы времени на разработку единого табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в деятельности федерального органа исполнительной власти

Исполнители - начальник отдела, главный специалист.

Единица измерения - одна позиция, равная 200 знакам (символам).

Таблица 6

Наименование работы Норма аремепи, ч № нормы Разработка единого табеля форм документов с объемом позиций до . 60 32,2 1 61-70 36,9 2 71-80 42.2 3 81-90 47,5 4 91 - 100 и более 52,8 5 Внесение изменений 0,06 6

2. Составление и ведение номенклатуры дел (НД) структурных подразделений федерального органа исполнительной власти

2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения - изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел, визирование руководством структурного подразделения; контроль правильности формирования дел.

Нормы времени на разработку номенклатуры дел структурного подразделения

Исполнители - начальник отдела, главный специалист.

Единица измерения - одна позиция, равная 100 знакам (символам).

Таблица 7

Наиме ном кио работы Норма времени, ч № нормы Разработка номенклатуры дел структурного подразделения Количество позиций до: 10 5.6 1 11-25 12,2 2 26-50 24 3 51-75 33.8 4 76-100 42.3 5

2.2. Разработка унифицированных форм организационно-распорядительной документации и составление альбома

Содержание работы: сбор, обработка, анализ и унификация внутриведомственных форм организационно-распорядительных документов, подготовка проекта альбома, корректировка проекта, утверждение.

Нормы времени на разработку альбома унифицированных форм документов (постановлений, приказов, указаний, решений и других)

Таблица 8

Наименование работы Исполнитель Единиц* измерения Норма времени, ч кормы 1 2 3 4 5 Сбор, обработка, анализ и унификация внутриведомственных форм организационнораспорядительных документов, в т. ч.: постановления, приказы, указания, решения 1_ Начальник отдела, главный специалист, специалист I категории документ 2,1 1

14

Продолжение табл. В

1 2 3 4 5 письма-извещения Начальник отдела. документ 2.8 2 докладные записки главный специа- записка 2.69 3 бланки письма лист, специалист бланк 0.75 4 запросы I категории запрос 0,85 5 Составление альбома Главный специа- до 30 5.8 6 лист, специалист форм до- I категории кументов 9,19 7 до 50 форм до- кументов

2.3. Разработка классификатора структурных подразделений

Содержание работы: ознакомление с нормативно-правовыми актами, методической литературой, структурой, штатным расписанием, подготовка проекта классификатора, его согласование, доработка, оформление и утверждение

Нормы времени на разработку классификатора структурных подразделений

Исполнитель - главный специалист.

Единица измерения - одна позиция, равная 75 знакам (символам).

Таблица 9

Наименование работы Норма времени, ч N? нормы Разработка классификатора структурных подразделений Количество позиций 1 0,04 1 2- 10 0.3 2 11-15 0,42 3 16-20 0.7 4 21-25 0.9 5 26-30 и 6 31-35 1.3 7 36-40 1.5 8 50 и более* 1.85 9

Далее применяется коэффициент 1,2 к норме на каждые 10 позиций

15

2.4. Разработка классификатора корреспондентов

Содержание работы: ознакомление с корреспондентской картотекой, выявление постоянных корреспондентов, подготовка классификатора, доработка, утверждение и оформление классификатора

Нормы времени на разработку классификатора корреспондентов

Исполнители - начальник канцелярии, главный специалист.

Единица измерения - одна позиция, равная 100 знакам (символам).

Таблица 10

Наименование работы Норма времени, н нормы Разработка классификатора корреспондентов Количество позиций до: 10 0,9 1 11-20 1.8 2 21-30 2.7 3 31-40 З.б 4 41-50 _4,6_ 5

2.5. Разработка типовых текстов управленческих документов

Содержание работы: изучение, обобщение и анализ текстов управленческих документов, корректировка текстов, оформление в соответствии с ГОСТами, нормативно-методическими актами, печатание типовых текстов, согласование и утверждение.

Нормы времени на разработку типовых текстов управленческих документов

Исполнитель - главный специалист.

Единица измерения - один документ в 5 л.

Таблица 11

Наименования работы Норма времени, ч Ка нормы 1 2 3 Разработка типовых текстов управленческих документов: приказ руководителя федерального органа исполнительной власти 14.5 1

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (далее - нормы времени) рекомендуются для расчета затрат времени на подготовку документации, информации, проведение печатных, вычислительных и других работ, включая обслуживание оргтехники, а также для определения необходимой численности работников, выполняющих эти функции.

I 2 Основой разработки норм времени являются: структура функциональных подразделений федеральных органов исполнительной власти, технологическое описание управленческих процедур, материалы изучения организации труда в службах документационного обеспечения; результаты фотохронометражных наблюдений, фотографий и самофотографий рабочего времени работников, занятых документационным обслуживанием управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, данные оперативного учета и регистрации документов.

13 Оформление документов управленческих структур производится в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. Per № 2508

1.4    Нормативная часть представлена нормами времени и охватывает следующие виды работ: документационное обеспечение управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, составление и ведение номенклатуры дел, документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти, оформление документов; обработка, регистрация и учет количества документов, справочно-аналитическая работа, регистрация, учет, хранение и поиск документов; работы, выполняемые в процессе автоматизации архивной технологии хранения документов, набор текста на персональном компьютере.

1.5    В таблицах нормативной части приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

1.6. Нормы времени установлены в часах на принятую единицу измерения объема каждого конкретного вида работы.

В нормах времени приняты основные единицы измерения, условные обозначения и сокращения согласно приложению № 1.

1.6.1. Под единицей измерения "дело" подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 х 297 мм (формат А 4).

162 Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1 6 3 За единицу измерения объема работы - лист - принимается текстовый оригинал формата А4 (210 х 297), напечатанный с одной стороны, на котором размещается 38-41 строка (2450 знаков) через 1,5 интервала с количеством 60-64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях 2 Кбайт).

1.6 4 За единицу измерения объема работы - коробка - принимается коробка, вмещающая 10 дел, в одной папке - 3 дела.

16 5 Нормы времени на набор текста на персональном компьютере, за исключением набора с применением диктофона, установлены в зависимости от сложности оригинала, с которого набирается материал, размеров интервалов и количества граф (колонок), предусмотренных оригиналом.

По состоянию оригинала предусматриваются три группы сложности

I    группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал,

II    группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста,

III    группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский или компьютерный шрифт

Нормы времени указаны в минутах для всех видов работ на один нормально заполненный лист, при печатании на типовых бланках (формах, таблицах)- на 100 печатных знаков.

Набор под диктовку с подготовленного для этого текста нормируется как набор без вертикального графления.

При наборе латинским шрифтом к нормам времени применяется поправочный коэффициент К = 1,30, если латинский шрифт для оператора электронного набора не является шрифтом родного языка.

При наборе материалов, содержащих дробные числа, градусы, специальную терминологию и примесь в виде математических, химических, физических, астрономических и других знаков и однострочных формул и т п., к нормам времени применяются поправочные коэффициенты, приведенные в нижеуказанной таблице.

N-K- пл	Площадь листа, занимаемая дробными числами, градусами, формулами ит.а,%	Поправочный коэффициент к нормам времени
1	До 25	1,20
2	26-50	1,25
3	51-75	кзо
4	Свыше 75	1.40

1.6.6. В случае значительных отклонений содержания выполняемых работ по сравнению с принятыми в нормах времени и нецелесообразности изменения существующей организации труда федеральные органы исполнительной власти могут рассчитать соответствующие нормы времени методом технического нормирования.

1.7. Нормы времени на автоматизированную технологию регистрации, учета, хранения и поиска документов получены путем хрономегражных замеров отдельных операций по вводу - выводу информации с помощью персональных компьютеров при автоматизированной подготовке, оформлении управленческих документов, их контроле, учете, регистрации, хранении, поиске и дальнейшем использовании, выполнении печатных, вычислительных и других работ.

1.8.    Автоматизированные процессы информационных технологий включают: ввод информации о документе (индексирование), содержании документа и цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд, предусмотренных программным обеспечением

1.9.    Состав технических и программных средств, технология обработки данных на ПЭВМ определяются с учетом годового объема работ по подготовке информации, документации, печатных и других работ.

1.10.    При размножении документов специалистами на копировальных аппаратах время на выполнение работ устанавливается на основании таблицы 31.

1.11.    В нормах времени учтены работы по обслуживанию рабочего места, отдых и личные потребности, включая физкультурные паузы, в размере 5 % от оперативного времени.

1.12.    С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ Пример ее расчета приведен в приложении № 2

5

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание может осуществляться специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.

Функции работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, регламентируются должностными инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998г. № 37.

Выполнение работ по документационному обеспечению структурных подразделений федерального органа исполнительной власти работниками, не входящими в состав службы документационного обеспечения управления, не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.

Функциональные подразделения, осуществляющие техническое обслуживание службы документационного обеспечения управления, должны проводить постоянную работу по совершенствованию технологии всего комплекса выполняемых работ на базе современных средств вычислительной и организационной техники.

Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных условий труда для работников, занятых техническим обслуживанием службы документационного обеспечения управления, включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава, выполняемых операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.

Условия труда работников при автоматизированной обработке документации должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работников вычислительных центров.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.

Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:

группа А - работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом,

группа Б - работа по вводу информации в ПЭВМ;

группа В - творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.

При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50 % времени в течение рабочего дня.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.

Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ и ВДТ и без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

При 8 часовом рабочем дне и работе на ПЭВМ и ВДТ и регламентированные перерывы следует устанавливать:

для I группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

для II группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5-2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

для III группы работ - через 1,5-2 часа от начала рабочей смены и через 1,5-2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

Работники, занятые документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти обеспечиваются необходимыми справочными материалами

Рабочие места работников службы документационного обеспечения управления управленческих структур федеральных органов исполнительной

7

власти оборудуются соответствующими рабочими столами, конструкция которых предусматривает удобное размещение вычислительной и организационной техники, предметов труда, ящиков, сейфов для хранения документов, методической литературы, карточек, лотков.

Рекомендуемые организационно-технические условия, предусматривают рациональную организацию рабочих мест: на рабочем столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня, своевременное получение работающими необходимой информации (консультаций, инструкций и других справочных материалов).

8

3. НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ

1. Работы по документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

1.1. Подготовка положений о структурных подразделениях

Содержание работы: изучение нормативных и правовых актов, структуры и штатов федерального государственного органа, функций и задач структурных подразделений, подготовка положения, печатание, согласование, утверждение, организация размножения.

Нормы времени на подготовку положения о структурном подразделении федерального органа исполнительной власти

Таблица I

Наименование работы Исполнитель Единица измерения Норма времени, ч. № нормы Подготовка проекта положения Руководитель структурного подразделения 5 Л 20,7 1 Корректировка положения Руководитель структурного подразделения 5 Л 0,7 2 Согласование Заместитель руководителя федерального органа исполнительной власти Один документ 0.3 3 Утверждение Руководитель федерального органа исполнительной власти Один документ 0,45 4

9

1.2. Подготовка должностных инструкций работников, занятых документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

Содержание работы: изучение нормативно-методической и правовой литературы и штатов федерального органу функций и задач подразделений, занятых документационным обеспечением управления, подготовка инструкции, корректировка, печатание, утверждение, организация размножения или размножение.

Нормы времени на подготовку должностных инструкций

Таблица 2

На именование Исполнитель Норма времени, ч № работы 2 л 3 л 4 л нор мы Подготовка проекта инструкции Заведующий структурным подразделением 9.2 П.1 12.3 1 Корректировка Заведующий структурным подразделением 0,25 0.3 0,45 2 Утверждение Руководитель федерального органа исполнительной власти 0.2 0.3 0,4 3

1.3. Подготовка инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

Содержание работы: изучение нормативных правовых актов методических документов, подготовка инструкции, согласование, корректировка, печатание, организация размножения.

Нормы времени на подготовку инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

Таблица 3

Наименование работы Исполнитель Единица го мерення Норма времени, ч № нормы 1 2 3 4 5 Изучение нормативных и методических документов, ГСДОУ Начальник отдела 150 1