Товары в корзине: 0 шт Оформить заказ
Стр. 1 

100 страниц

Купить бумажный документ с голограммой и синими печатями. подробнее

Цена на этот документ пока неизвестна. Нажмите кнопку "Купить" и сделайте заказ, и мы пришлем вам цену.

Распространяем нормативную документацию с 1999 года. Пробиваем чеки, платим налоги, принимаем к оплате все законные формы платежей без дополнительных процентов. Наши клиенты защищены Законом. ООО "ЦНТИ Нормоконтроль"

Наши цены ниже, чем в других местах, потому что мы работаем напрямую с поставщиками документов.

Способы доставки

  • Срочная курьерская доставка (1-3 дня)
  • Курьерская доставка (7 дней)
  • Самовывоз из московского офиса
  • Почта РФ

Рекомендации распространяются на управленческую документацию, образующуюся и функционирующую в общем делопроизводстве в процессе организации и управления исследованиями, разработками и внедрения их в практику научно-исследовательских, проектных, конструкторских и технологических институтов и других организаций сферы науки и техники.

 Скачать PDF

Оглавление

Введение

1. Основные требования к организации делопроизводства в научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях

2. Составление и оформление документов

     2.1. Документирование деятельности

     2.2. Унификация текстов документов

     2.3. Некоторые особенности языка и стиля документов

     2.4. Подписание документов

     2.5. Удостоверение документов печатями

3. Организация документооборота

     3.1. Учет объема документооборота

     3.2. Порядок приема и обработки входящих документов

     3.3. Предварительное рассмотрение входящих документов

     3.4. Порядок прохождения документов, рассматриваемых руководством института

     3.5. Порядок прохождения документов, не требующих рассмотрения руководством института

     3.6. Прохождение внутренних документов

     3.7. Порядок прохождения исходящих документов

     3.8. Организация доставки документов внутри института

     3.9. Порядок приема и передачи документов

4. Регистрация документов

     4.1. Состав регистрируемых и нерегистрируемых документов

     4.2. Справочные материалы, используемые при регистрации документов

     4.3. Карточная форма регистрации документов

     4.4. Порядок заполнения регистрационных карточек и работы с ними

     4.5. Справочный аппарат к документам

     4.6. Механизация и автоматизация регистрации документов

5. Контроль за исполнением документов

     5.1. Основные принципы контроля за исполнением документов в институте

     5.2. Сроки исполнения документов

     5.3. Техника контрольной работы

     5.4. Механизация контроля исполнения документов

     5.5. Заключительные операции по контролю исполнения

     5.6. Обобщение данных об исполнении документов

6. Составление номенклатур и формирование дел

     6.1. Организация работы по составлению номенклатуры дел

     6.2. Методика составления номенклатуры

     6.3. Формирование дел

7. Отбор и подготовка документов к сдаче в архив института

     7.1. Оформление дел

     7.2. Систематизация дел перед внесением в опись

     7.3. Составление описей

     7.4. Организация хранения документов в структурных подразделениях

8. Организация делопроизводственного обслуживания в институте

     8.1. Организация делопроизводственных подразделений

     8.2. Количественный и должностной состав делопроизводственного персонала

     8.3. Нормирование делопроизводственных работ

     8.4. Условия труда работников делопроизводства

9. Механизация делопроизводственных процессов

     9.1. Средства составления и оформления документов

     9.2. Средства копирования и размножения документов

     9.3. Средства экспедиционной обработки и транспортировки документов

     9.4. Средства для регистрации и контроля за исполнением документов, организация справочного аппарата

     9.5. Средства для формирования, оформления и хранения дел

Приложение 1. Принципиальная схема документооборота в институтах

Приложение 2. Оперограмма прохождения входящих документов, предварительно рассматриваемых руководством

Приложение 3. Схема прохождения входящих документов, направляемых руководству института на рассмотрение

Приложение 4. Схема прохождения входящих документов, направляемых в структурные подразделения

Приложение 5. Оперограмма прохождения документов по вопросам проектирования, рассматриваемых главными инженерами проектов

Приложение 6. Оперограмма прохождения исходящих документов по вопросам проектирования, подписываемых главными инженерами проектов

Приложение 7. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства

Приложение 8. Схема визирования приказов

Приложение 9. Примерный маршрут доставки документов

Приложение 10. Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения

Приложение 11. Форма регистрационно-контрольной карточки, ориентированной на машинную обработку

Приложение 12. Справка об исполнении документов по состоянию на…

Приложение 13. Форма заверительной надписи

Приложение 14. Форма карточки-заместителя дела

Приложение 15. Примерная должностная инструкция техническому секретарю ученого (научно-технического) совета

Приложение 16. Форма карточки учета разработки темы

Приложение 17. Форма карточки учета научных разработок института

Источники и литература

 
Дата введения01.02.2020
Добавлен в базу12.02.2016
Актуализация01.02.2020

Этот документ находится в:

Организации:

УтвержденВНИИДАД
РазработанВНИИДАД
Стр. 1
стр. 1
Стр. 2
стр. 2
Стр. 3
стр. 3
Стр. 4
стр. 4
Стр. 5
стр. 5
Стр. 6
стр. 6
Стр. 7
стр. 7
Стр. 8
стр. 8
Стр. 9
стр. 9
Стр. 10
стр. 10
Стр. 11
стр. 11
Стр. 12
стр. 12
Стр. 13
стр. 13
Стр. 14
стр. 14
Стр. 15
стр. 15
Стр. 16
стр. 16
Стр. 17
стр. 17
Стр. 18
стр. 18
Стр. 19
стр. 19
Стр. 20
стр. 20
Стр. 21
стр. 21
Стр. 22
стр. 22
Стр. 23
стр. 23
Стр. 24
стр. 24
Стр. 25
стр. 25
Стр. 26
стр. 26
Стр. 27
стр. 27
Стр. 28
стр. 28
Стр. 29
стр. 29
Стр. 30
стр. 30

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ при СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ, ПРОЕКТНЫХ И КОНСТРУКТОРСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

МОСКВА 1977

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ при СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

ВСЕСОЮЗНЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИИ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ, ПРОЕКТНЫХ И конструкторских ОРГАНИЗАЦИЯХ

Одобрены и рекомендованы к изданию Ученым советом ВНИИДАД

МОСКВА 1977

правило, указания издаются более широким кругом руководящих лиц: директором, его заместителем, главным инженером, главным конструктором, руководителями структурных подразделений (по вопросам работы подразделений).

При выборе формы распорядительного действия — в виде приказа или указания — учитывается значение вопроса. В форме приказа следует документировать наиболее важные, имеющие принципиальное значение стороны деятельности института; По вопросам менее существенным, в том числе одноразового и оперативного характера, издаются указания. Как приказы, так и указания издаются по инициативе института или на основании распорядительных документов вышестоящих организаций, решений коллегиальных органов, технических совещаний, на основании актов комиссий и в других случаях. Руководители служб и подразделений могут издавать указания в развитие приказа директора института. Указанием может сообщаться введение в действие инструкций и других нормативных документов. Издавать приказы и указания по таким вопросам, как составление отчетов, разработка планов, проведение заседаний Ученого (научно-технического) совета, его секций и т. п. необходимо только в тех случаях, когда появляются отклонения от установленного порядка или возникает потребность в специальном разъяснении тех или иных положений или действий. В распорядительной части указания применяется глагол «предлагаю».

Приказы по личному составу. Самостоятельную группу распорядительной документации составляют приказы по личному составу. К ним относятся приказы о приеме на работу, переводе и увольнении, отпусках, условиях оплаты труда, поощрениях и взысканиях.

Нельзя допускать, чтобы в одном приказе отражались вопросы основной деятельности института и кадровые вопросы. Следует считать неправильной практику оформления приказом по личному составу организацию структурного подразделения и назначение на должности. В этом случае необходимо издавать два приказа:    приказ    по    основной    деятельности

с изложением зада*! нового структурного подразделения и приказ по личному составу о назначении сотрудников на штатные должности. Аналогичные рекомендации можно дать п но оформлению ликвидации отдела х переводом его сотрудников в штат другого отдела. При этом сведения о выполненных работах, о передаче помещений, материалов, оборудования и т. п. должны быть отражены в приказе по основной деятельности, а перевод сотрудников — оформлен приказом по личному составу. Излишне издавать приказы о болезни сотрудников, о выходе их из очередного отпуска, как дублирующие сведения табельного учета. В приказе о предоставле-10

нии сотруднику, учащемуся в институте, учебного отпуска необходима ссылка на соответствующее постановление, справку из учебного заведения и заявление сотрудника; об отчислении сотрудника на военные сборы — ссылка на повестку из РВК; о перемене фамилии — на свидетельство о браке; об отзыве из очередного отпуска — на докладную записку начальника структурного подразделения и согласие месткома; о наложении взыскания — на докладную записку начальника структурного подразделения и объяснительную записку сотрудника, иногда и решение месткома; о переводе из отдела в отдел — на согласие руководителей соответствующих структурных подразделений и переводимого работника и т. д.

Текст приказа по личному составу состоит из параграфов. Отдельным параграфом оформляются действия одного характера, касающиеся одного или нескольких лиц. При приеме и увольнении сотрудников института их фамилия, имя и отчество пишутся полностью, в остальных случаях — фамилия и инициалы. В приказах по личному составу необходимо указывать, с какого числа совершаются действия, фиксируемые приказом. Приказы по личному составу в институтах подписывает директор или заместитель директора по кадрам. Приказы о приеме и увольнении старших научных сотрудников и руководителей структурных подразделений подписывает только директор института. В ходе подготовки приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, сотрудников которых касается приказ. Некоторые приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юрисконсультом. Бухгалтером визируются приказы, касающиеся увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска4 премирования. Месткомом, а иногда и парткомом визируются приказы по таким вопросам, как увольнение, наложение взысканий, объявление благодарности, досрочный вызов из отпуска.

Письма. Письма подготавливаются по указанию руководства института или инициативе структурных подразделении, а также в ответ на поступившие письма. Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей части, или если высылаемый материал требует пояснении. В сопроводительном письме указывают наименование сопровождаемого документа и цель его направления. На бланке письма следует писать не более четырех адресатов. Рассылка письма большему числу адресатов производится по списку, составленному исполнителем и подписанному руководителем структурного подразделения. При рассылке писем по списку в адресующей части можно не ставить почтовый адрес корреспондента. Не указываются адреса правительственных и

11

центральных учреждений, облисполкомов. Письма по одному вопросу не рекомендуется направлять сразу в несколько инстанций. Нецелесообразно направлять письма центральным советским и хозяйственным органам., минуя вышестоящую организацию. Филиалы и отделения институтов должны вести переписку с соответствующим министерством или ведомством в основном через головной институт. Текст письма можно печатать на обеда сторонах листа, если позволяет качество бумаги. Перед текстом письма необходимо дать краткий заголовок. Его не составляют только к письмам, написанным на формате As. ГОСТ 6.39-72 предусматривает специальный бланк для писем.

Для срочной переписки можно использовать составление «ответа-молнии». Тогда ответ пишется на бланке письма-запроса на свободном месте и отсылается корреспонденту. Такой порядок особенно применим в переписке по вопросам, не требующим развернутого ответа (запросы о высылке копии патентного формуляра, информационных материалов, литературы по межбиблиотечному абонементу, посланной наложенным платежом, тематических планов и планов работ, просьбы принять участие в научной конференции или выступить с докладом на ней, ознакомить сотрудников с имеющимися материалами, ускорить ответ и другие).

Телеграммы и телетайпограммы. Часть переписки институтов составляют телеграммы и телетайпограммы, которые применяются, если необходимо срочно решить вопрос. Текст телеграммы пишется через полтора интервала прописными буквами без красных строк и абзацев, переносов, союзов и предлогов и только на лицевой стороне телеграфного бланка. Знаки препинания ставятся в том случае, когда от этого зависит смысл текста. Телеграмма не должна заканчиваться цифрами, так как в конце текста ставится исходящий номер. Если институтом отправляется большое количество телеграмм, то их нумерацию можно производить поквартально, чтобы индекс не был многозначным. Телеграмма может отправляться но нескольку адресов. Если телеграмма направляется в два разных города, то перед адресатами надо писать «два пункта»; если в один город, но в два разных учреждения, то пишется «два адреса». Перед адресом указывается категория телеграммы — молния, срочная, письмо-телеграмма и т. п., а также отметка о видах телеграмм («с оплаченным ответом», «с уведомлением о вручении» и т. п.). Отметки о категории и особых видах делаются перед теми адресами, к которым относятся. Подпись в телеграмме удостоверяется печатью института. В практике телеграфным способом связи нередко злоупотребляют. Проверка содержания телеграмм показывает, что многие из них не имеют срочного характера и без ущерба 12

для дела могли быть оформлены как письма. Не дают существенного выигрыша во времени служебные телеграммы, отправленные накануне выходных или праздничных дней.

Для передачи срочной информации используется телетайп. Переговоры по телетайпу допускаются по наиболее важным п неотложным вопросам. Двухсторонние переговоры по телетайпу следует вести по заранее подготовленному перечню вопросов с тем, чтобы на переговоры уходил минимум времени. Текст телетайпограммы составляется и оформляется подобно тексту телеграмм.

Для оперативной передачи сведений применяются телефонограммы. При составлении текста телефонограммы следует избегать труднопроизносимых слов, и сложных оборотов. В нем должно быть не более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера их телефонов. Телефонограмма подписывается лицом, от имени которого она передается.

Протоколы. Одним из наиболее важных и распространенных документов являются протоколы Ученого (научно-технического) совета и его секций, заседаний дирекции, технических совещаний, протоколы согласований, оперативных совещаний у главного инженера, заседаний Бюро рационализации п изобретательства и др. В заголовке протокола указывается название коллегиального органа или совещания и обсуждаемый вопрос. При рассмотрении нескольких вопросов дается краткая обобщенная формулировка их содержания; если обобщить содержание невозможно, заголовок к протоколу ограничивается названием коллегиального органа или совещания. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания. В протоколы Ученого (научно-технического) совета и его секций фамилии членов коллегиальных органов, присутствующих на заседании, заносятся в алфавитном порядке. Фамилии приглашенных записываются в вводной части протокола, если их число не превышает 15 человек. В случае большего количества присутствующих к протоколу прилагают список фамилий с указанием должностей и организаций, которые они представляют (вначале — фамилии членов коллегиального органа, затем — фамилии приглашенных), а в самом протоколе отмечается общее количество присутствующих. Текст протокола пишется на основании подготовленных к заседанию материалов (тезисов, докладов, справок и т. п.) и записи выступлений в ходе заседания. О порядке подготовки и документирования заседаний можно составить инструкцию. Так, в специальном конструкторском бюро «Сигма» в Вильнюсе действует инструкция о подготовке и проведении заседаний технического совета, технических совещаний

13

у главного инженера, главного конструктора и производственных совещаний. Подобные рекомендации, направленные на устранение непроизводительных потерь времени, разработаны в Ленинградском оптико-механическом объединении. Создание аналогичных документов можно рекомендовать другим институтам.

Текст протокола строится в соответствии с повесткой дня. При этом каждый вопрос излагается по формуле СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами. После слова «СЛУШАЛИ» цифрами обозначается очередность вопроса. После слова «ВЫСТУПИЛИ» ставится двоеточие, а ниже, с красной строки, в именительном падеже пишутся и подчеркиваются инициалы и фамилия выступающего, после них ставится тире и излагается кратко, в форме косвеной речи текст выступления. Слово «РЕШИЛИ» пишется прописными буквами. Если решение принято по нескольким пунктам, то они нумеруются арабскими цифрами. Развернутое решение, подписанное председателем и секретарем, может прилагаться к протоколу как самостоятельная часть.

В каждом институте целесообразно определить круг вопросов, подлежащих рассмотрению Ученым (научно-техниче-чским) советом, дирекцией и другими органами. В протоколах Ученого (научно-технического) совета и дирекции отражаются важные принципиальные вопросы деятельности института. На Ученом (научно-техническом) совете рассматриваются общие вопросы планирования деятельности института, на дирекции обсуждаются вопросы планирования работ (поправки и дополнение к планам, планы работ структурных подразделений, планы выпуска изданий и т. п.). Если Ученый (научно-технический) совет рассматривает коренные изменения структуры института, то на заседаниях дирекции могут решаться вопросы создания и роспуска творческих групп. На дирекции в предварительном порядке обсуждаются также вопросы, которые затем выносятся на заседание Ученого (научно-технического) совета для окончательного решения (годовые и перспективные планы работы института, отчеты, монографии, пособия, планы аспирантских работ и т. д.). Протоколы дирекции подписывает директор института и секретарь заседания. В протоколах научно-технического совета должны быть отражены рассмотренные нм технические, инженерные, экономические вопросы, связанные с разработкой и проектированием отдельных конструкций, сооружений, промышленных, гидротехнических комплексов и обязательно объектов с крупной сметной стоимостью. Варианты эскизного, планировочного, конструктивного или технологического решения обсуждаются на заседаниях секции научно-технического совета, а основные 14

технические решения с их технико-экономическими обоснованиями — на заседании научно-технического совета. Если тема является принципиально новой и завершается выдачей проекта, то она обсуждается на научно-техническом совете, в противном случае — на секции. На секциях могут рассматриваться разработки постадийно, эти же разработки в законченном виде — на научно-техническом совете.

Необходимо, чтобы протоколы исчерпывающе отражали ход рассмотрения обсуждаемых вопросов. На наиболее важных заседаниях Ученого (научно-технического) совета, некоторых совещаниях и конференциях стенографируется основной доклад (за исключением тех случаев, когда у автора имеется готовый текст, читаемый без изменений), остальные выступления л прения, замечания председателя и т. д. должны стенографироваться независимо от наличия письменного варианта текста выступления. Письменные доклады выступающих могут быть переданы стенографисткам. При стенографировании заседания содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма, расшифрованная, отредактированная, подписанная председателем и стенографисткой, прилагается к протоколу.

При использовании магнитной записи тексты выступлений следует перепечатать в краткой и отредактированной форме и включить в состав протокола. Если магнитофонные записи предполагается хранить, то необходимо, чтобы председатель, открывая заседание, ясно объявлял повестку дня, фамилию и должность каждого выступающего.

При протоколировании совещаний оперативного характера можно использовать упрощенную форму. В этом случае в разделе «СЛУШАЛИ» кратко излагается сущность вопроса, в разделе «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются фамилии выступивших и темы их сообщений. Протокол подписывает председатель совещания и секретарь. Особые мнения участников совещания могут фиксироваться при подписании ими протокола.

Положения, должностные инструкции. К числу документов нормативного характера, разработка которых обязательна в институтах, относятся положения и должностные инструкции. Положение об институте (устав) составляется и оформляется согласно «Общему положению о научно-исследовательских, конструкторских, проектно-конструкторских и технологических организациях» и Уставу НИИ АН СССР. Наряду с положением об институте разрабатываются положения об отделах, секторах, лабораториях и других структурных подразделениях. В н^х указывается место подразделения в общей структуре института, определяются задачи, стоящие перед ним, основные направления деятельности, подчиненность,

15

Под общей редакцией канд. ист. наук М. Т. Лихачева, А. Н. Зайцева

Составители: Б. И. Кремер (ответств. составитель), //. Ю. Емельянов, А. К. Иванова, В. А. Ипатов,

Т, П. Курилова. И. А. Медведева, Р. А. Поспелова,

Е. В. Прейден, И. С. Юсупова

© Главное архивное управление при Совете Министров СССР; Всесоюзный научно-исследовательский институт доку-ментоведення и архивного дела (ВНИИДАД), 1977.

ВВЕДЕНИЕ

Настоящие рекомендации распространяются на управленческую документацию, образующуюся и функционирующую в общем делопроизводстве в процессе организации и управления исследованиями, разработками и внедрения их в практику научно-исследовательских, проектных, конструкторских и технологических институтов и других организаций сферы науки и техники. Ранее изданные рекомендации [40] не отвечают требованиям, предъявляемым сегодня к делопроизводству в научных учреждениях. Порядок оформления и организации научно-технической документации в данных рекомендациях специально не рассматривается, а в необходимых случаях делаются отсылки к соответствующим правилам, нормативам и другим методическим материалам. Рекомендации подготовлены на базе принципиальных положений и требований, сформулированных в Основных положениях ЕГСД, стандартах на документацию и других действующих нормативах и правилах. Цель рекомендаций — пояснить и детализировать эти требования, исходя из специфики деятельности институтов и постановки в них системы документационного обеспечения. Рекомендации построены в соответствии с делдпроизводственным циклом, начиная с особенностей создания и оформления документов, кончая сдачей их в архив учреждения. Составители в процессе подготовки рекомендаций изучили и обобщили практику организации работы с документами ряда институтов, использовали материалы анкетного опроса о состоянии делопроизводства 70 институтов из различных районов нашей страны и изданную за последние годы литературу по делопроизводству и совершенствованию управленческого труда, по научной организации труда инженерно-технических и научных работников и служащих, а также науковедческую литературу.

Составители выражают благодарность всем специалистам, учреждениям и организациям, оказавшим помощь при подготовке рекомендаций своими ценными советами.

3

Разделы рекомендаций подготовлены: 1-й — Б. И. Креме-ром, 2-й — Р. А. Поспеловой, 3-й — А. К. Ивановой, 4-й и 5-й — Е. В. Предейн, 6-й — Т. П. Куриловой, Н. С. Юсуповой (ЦГАНХ СССР) и 3. В. Бондаренко, 7-й — И. А. Медведевой, 8-й — Н. Ю. Емельяновым, 9-й — В. А. Ипатовым. В технической подготовке рекомендаций приняла участие Л. Ф. Ваганова.

1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ И ПРОЕКТНО-КОНСТРУКТОРСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Развитие науки сопровождается возрастанием объема и значения документной информации. В связи с этим все более актуальной становится проблема рациональной организации системы документирования и документационного обеспечения деятельности научно-исследовательских и проектных институтов, конструкторских бюро и других организаций, входящих в сферу науки и техники'. Решение этой проблемы повысит эффективность научных исследований, сократит сроки разработки и внедрения их результатов в практику. В институтах документная информация служит инструментом для организации исследований, обеспечивает фиксацию, передачу и преемственность научных и научно-технических идей и решений, является доказательством приоритета в научном открытии. Создаваемые в институтах документы должны достаточно полно отображать ход и существо проведенных исследований.

За последние годы в институтах улучшилась организация делопроизводства и всей системы документационного обеспечения. Однако по-прежнему остро стоят вопросы о наиболее целесообразном построении делопроизводственной службы в институтах и о численности работающих в этой сфере.

Нередко в институтах ведется излишняя переписка, документы недостаточно унифицированы, процедура оформления, технология прохождения и обработки не всегда удовлетворительна. Медленно внедряется в практику прогрессивная карточная форма регистрации документов, обеспечивающая более эффективный учет и поиск документов по сравнению с регистрационными журналами. В большинстве институтов нет достаточных средств механизации делопроизводства. Не во всех институтах функционируют экспертные комиссии (ЭК) по отбору документов на постоянное хранение. Встречаются недостатки в формировании и хранении документов и в теку-

1 Далее — институты.

4

щем делопроизводстве и после их исполнения. Возникает насущное требование усилить внимание к вопросам учета и сохранности документов, обеспечения их своевременной передачи в архив института, а в последующем — в государственный архив. В институтах эти работы должны рассматриваться как один из видов научно-исследовательской деятельности.

Основные направления совершенствования работы с документами в институтах — унификация и четкая регламентация как самих документов, так и порядка работы с ними; рационализация процессов подготовки, исполнения, систематизации и поиска документов; сокращение объема документной информации; снижение трудозатрат и экономия канцелярских расходов. Одна из целей унификации документов в условиях применения средств вычислительной техники — обеспечение возможности обрабатывать их машиной. Для строгой регламентации усовершенствованного порядка составления, оформления, прохождения и обработки документов целесообразно составлять схемы и оперограммы прохождения документов, технологические карты -их обработки, специальные регламент ты, устанавливающие по каждому виду документов распределение обязанностей по их составлению, оформлению, визированию, утверждению специалистами, руководителями и другими работниками института. Эффективным средством для обеспечения единообразной и рациональной организации процессов подготовки и оформления документов, распределения их между исполнителями, учета и поиска документной информации, ее систематизации в тематические комплексы (дела) являются классификаторы. Они подготавливаются на основании результатов изучения документирования деятельности института и представляют собой систематизированные перечни функций всех подразделений института и соответствующих документов и дел. Непременное условие эффективности работы по совершенствованию делопроизводства в институте—систематический анализ циркулирующих в институте потоков документов, количественный учет общего объема документооборота и составляющих его статей, необходимых для проведения такого анализа. Важное направление совершенствования делопроизводства в институте — внедрение средств механизации и автоматизации. Наиболее эффективно использовать эти средства можно для контроля за исполнением документов, для их поиска, в работе по кодификации нормативно-распорядительных документов, для анализа и оптимизации документо-потоков. Вычислительная техника применяется также для автоматизированного документирования различных сторон управленческой деятельности, составления перечней, списков, ведомостей и др. Перспективны попытки разработки комплек-

5

сных автоматизированных систем делопроизводства. Однако переход на автоматизированные методы управления и обработки управленческой и научной информации требует предварительного наведения элементарного порядка в документном хозяйстве института. С 1 июля 1973 г. введены в действие стандарты на правила составления и оформления организационно-распорядительных документов — ГОСТ G.38—72 и ГОСТ 6.39—72 [7, 8]. обязательные для применения в учреждениях, организациях и предприятиях.

Условием правильной постановки работы с документами в институте является хорошо составленная инструкция по делопроизводству. Она должна охватывать весь делопроизводственный процесс, устанавливая и определяя четкую организацию и рациональные приемы этой работы. Инструкция по делопроизводству состоит из нескольких разделов. Первый раздел составляют общие положения (устанавливается порядок построения и функционирования делопроизводственной службы института, указывается ответственный за правильную постановку делопроизводства определенного участка работы, определяются взаимоотношения делопроизводственной службы с другими службами института, порядок действия данной инструкции). В последующих разделах излагается порядок составления и оформления служебных документов, правила их размножения и рассылки, требования к организации приема, регистрации, прохождения и исполнения документов в аппарате института, порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции, организация контроля за исполнением документов, подготовки номенклатуры дел, формирования документов в дела, подготовки к сдаче их на хранение в архив. Разделы, посвященные порядку учета и исполнения предложений. заявлений и жалоб граждан, оформления командировок и отчетов, можно выделить в инструкции как самостоятельные. Специально могут быть оговорены также вопросы, представляющие особую важность для института. Например, в проектном институте, в который поступает большое число номенклатур оборудования, в инструкцию может быть введен раздел по организации работы с этими документами: В институтах, в которых значительная часть делопроизводственных операций выполняется в структурных подразделениях, целесообразно выделить в инструкции по делопроизводству специальный раздел «Организация работы с документами в струк-турных подразделениях». Инструкция по делопроизводству должна содержать ссылки на все другие инструктивно-методические материалы и разработки, действующие в институте (например, на инструкцию по порядку оформления протоколов заседания Ученого (научно-технического) совета, правила составления и оформления научных отчетов и отчетов о коман-6

дировках сотрудников института, положение о канцелярии института и др.). К инструкции прилагаются унифицированные формы основных видов документов, которые употребляются в институте, типовые образцы текстов, схемы прохождения документации, формы учета документов (карточки, номенклатура дел, опись документов постоянного и длительного хранения и др.)» а также различный справочный материал (перечень документов, регистрируемых канцелярией института; перечень документации, подлежащей обязательному контролю; форма сводки о ходе исполнения документов; список структурных частей института с их индексами; график курьерского маршрута и др.). Могут быть даны образцы заполнения таких документов, как акт вскрытия корреспонденции, заказ на копировально-множительные работы, на междугородный телефонный разговор, заявление о предоставлении отпуска, командировочное удостоверение, список на рассылку, список присутствующих на заседании и образцы записей, сопровождающих прохождение и исполнение документов (резолюции, отметки о снятии с контроля, о списании в дело и др.).

Инструкция по делопроизводству утверждается и вводится в действие приказом по институту. В приказе указывается, с какого момента утверждается и вводится в действие инструкция, перечисляются организационно-технические мероприятия по подготовке к переходу на ведение делопроизводства в соответствии с новой инструкцией, сообщается порядок обучения новым правилам делопроизводства сотрудников института, делопроизводственного персонала и ответственные за соблюдение требований инструкции и контроль за исполнением данного приказа.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается в институте в сотоветствии с Основными положениями ЕГСД, стандартами на документы, другими действующими нормами, правилами и инструкциями.

Правила и организация работы с документами в институте могут быть оформлены и утверждены в виде стандарта предприятия (серии стандартов), заменяющего в этом случае инструкцию по делопроизводству.

Работа па совершенствованию делопроизводства в каждом институте — это целая система организационных мероприятий, включающая изучение и оценку деятельности учреждения, внедрение в жизнь всего лучшего из имеющейся практики. При этом следует применять современные исследовательские средства, как общие, так и специальные приемы и методы научного исследования. При изучении документационных процессов наибольшее значение имеют методы наблюдения и опроса, хронометрические замеры, фотография и самофото-графня рабочего дня, графические методы, методы информа-

7

цнонного (матричного) моделирования. Совершенствуя постановку системы документационного обеспечения в институте, необходимо учитывать действующие в стране стандарты, инструкции, положения и другие нормативные и методические материалы, регламентирующие различные участки работы с документами. Управленческая документация учреждений, организаций и предприятий, Ь том числе и институтов, регламентируется Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) [4]. Некоторые вопросы документирования деятельности институтов регламентируются «Общим положением о научно-исследовательских, конструкторских, проектно-конструкторских и технологических организациях» [26], а для институтов системы Академии наук СССР — «Уставом научно-исследовательского института Академии наук СССР» [52].

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Составление и оформление организационно-распорядительных документов в институтах производится в соответствии с ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. Если разрабатываются формы организационно-распорядительных документов, ориентированных на обработку средствами вычислительной техники, то за основу берется формуляр-образец по ГОСТ 6.39-72, а в кодовой сетке на верхнем поле бланка размещаются код организации и код формы документа. Кроме того, кодируются дата, место издания и индекс документа. Общие требования к унификации и порядку оформления таких документов изложены в ГОСТ 6.10.1-75 и ГОСТ 6.15.1-75.

2.1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Распорядительная деятельность в институтах осуществляется путем издания приказов и указаний.

Приказы. Право издавать приказы по институту предоставлено директору. Заместители директора и руководители структурных подразделений могут издавать приказы в пределах своей компетенции [26. 52]. Целесообразно предоставить право издания распорядительных документов крупным подразделениям с большим числом сотрудников и широким кругом деятельности, которым подчинены опытные производства или объекты строительства, отряды экспедиции, а также тем подразделениям, которые действуют обособленно по отношению к основной деятельности института.

Специальным приказом по институту должно быть установлено. какие распорядительные документы исходят от заместителей руководителя института и руководителей структур-8

ных подразделений. В институтах выходят приказы инициативные н во исполнение постановлений партии и правительства, приказов министра, постановлений и распоряжений Президиума АН СССР, решений исполкомов местных Советов, постановлений комитетов народного контроля, в развитие координационных планов и т. п. Приказы, написанные на оснований других документов, должны начинаться со ссылки на соответствующий документ с указанием его названия, даты и номера. Текст приказа состоит из двух частей:    констатиру

ющей и распорядительной. В констатирующей части приказа излагается краткая мотивировка его издания. Она начинается словами «с целью», «в связи», «в соответствии», «во исполнение», «в развитие» и т. п. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами на отдельной строке. Затем по пунктам формулируются необходимые действия или мероприятия, называются исполнители и указывается срок исполнения. Исходя из требований ГОСТ 6.38-72, пункты приказов нумеруются порядковыми арабскими цифрами 1, 2, 3 и т. д., а подпункты соответственно 1. 1, 1.2, 1.3 и т. д. В конце приказа должно указываться, на кого возлагается контроль за его исполнением, в какой форме должно быть доложено об исполнении, какие ранее изданные приказы считать утратившими силу. Перед подписанием приказов руководителями института их первый экземпляр визируют начальник структурного подразделения, подготовивший приказ, и заместитель .директора (главный инженер, главный конструктор), курирующий данный вопрос, а при необходимости и руководители других заинтересованных подразделений. Все приказы, нуждающиеся в проверке их соответствия действующему законодательству, визируются юрисконсультом. Главному бухгалтеру передаются на визу приказы, связанные с материальными и денежными ценностями. Приказы по вопросам соцсоревнования, установления правил внутреннего распорядка согласовываются с месткомом. Следует избегать излишнего визирования подготавливаемых приказов.

Многие приказы, издаваемые в институтах, могут быть трафаретными. К таким относятся приказы об установлении режима в институте в праздничные дни, о проведении инвентаризации, о назначении материально-ответственных лиц, об организации приемных комиссий, об утверждении научных руководителей диссертационных работ, об авторском надзоре за строительством и некоторые другие. Оформление командировок и очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов.

Указания. Этот вид документа предусмотрен вместо распоряжений, приказаний и других аналогичных документов. Как

9