ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР ПО НАУКЕ И ТЕХНИКЕ ВСЕСОЮЗНЫЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЦЕНТР

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ДЛЯ СОСТАВИТЕЛЕЙ ОТЧЕТОВ О НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ РАБОТАХ

Москва-1975

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР ПО НАУКЕ И ТЕХНИКЕ

ВСЕСОЮЗНЫЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЦЕНТР

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ДЛЯ СОСТАВИТЕЛЕЙ ОТЧЕТОВ О НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ РАБОТАХ

1975

статочно полное представление о содержании отчета* Перечень включает от 5 до 15 ключевых слов (словосочетаний), напечатанных в строку, через запятые, в именительном падеже.

Приведенная ниже общая схема построения текста реферата является сравнительно жесткой, и вместе с тем она вполне универсальна: в ней может быть изложена вся необходимая информация о работе практически в любой области знания. Построение реферата в соответствии с предлагаемой схемой позволит не только достаточно полно и систематизирование изложить содержание проведенной НИР (ее этапа), но и значительно облегчит работу по составлению реферата.

Текст реферата включает:

-    основную часть, отражающую сущность выполненной работы (ее цель, объект исследования) и методы исследования;

-    конкретные сведения, раскрывающие содержание основной части отчета о НИР (например, технические характеристики разработанного прибора или параметры материала, процесса и пр.);

-    краткие выводы относительно особенностей, эффективности, возможности и области применения полученных результатов.

Объем реферата определяется в первую очередь характером и масштабом выполненной НИР, а также объемом реферируемого отчета, но во всяком случае он не должен быть менее 500 печатных знаков; оптимальный объем 1100-1200 печатных знаков.

Пока этому требованию отвечает лишь часть рефератов отчетов, присылаемых во ВНТИЦентр, Когда его будут выполнять все составители отчетов, реферат отчета можно будет использовать и для ИК. Эго сократит затраты труда составителя отчета (вместо двух рефератов он будет писать один), а также повысит информационную ценность сборников рефератов, издаваемых ВНТИЦентром.

Кратко изложить содержание подчас весьма значительного по масштабам исследования нелегко. Выделим две наиболее типичные ошибки при составлении рефератов: одна из них -первая фраза повторяет заголовок. Например, заголовок: ''Шахтные испытания комбайна ГШ-68"; первая фраза реферата: "Проведены шахтные испытания комбайна ГШ-68". Очевидно, что первая фраза текста реферата не несет никакой новой (после заголовка) информации и существенно сокращает для автора реферата возможности сообщить действительно новые сведения.

10

Еще ошибка: последняя фраза текста повторяет первую. Например, первая фраза реферата: 'Изучали методы применения ИК спектроскопии для изучения комппексообразования в сварочных шлаках'* Последняя фраза: 'Разработана методика применения ИК спектроскопии для *..' и т.д.

Допуская одну из подобных ошибок (а особенно обе вместе), автор реферата резко снижает возможность ясно и четко изложить содержание реферируемого отчета.

Не допускается применение в реферате необщепринятых сокращений слов и терминов.

Пример

Реферат

Отчет 114 стр., 13 графиков, 12 табл.

МОДИФИЦИРОВАНИЕ, ФИЗИЧЕСКИЕ СВОЙСТВА, ПОЛИМЕРЫ, ПОЛИАМИДЫ, НАДМОЛЕКУЛЯРНАЯ СТРУКТУРА, МИКРОСКОПИЯ ОПТИЧЕСКАЯ, МИКРОСКОПИЯ ЭЛЕКТРОННАЯ, СПЕКТРОСКОПИЯ ИНФРАКРАСНАЯ, РЕНТГЕНОСТРУКТУРНЫЙ МЕТОД, ЗАРОДЫШИ СТРУК-ТУРООБРАЗОВАНИЯ.

Исследованы возможности модифицирования физических свойств полимеров (полиамиды, полипропилен, изо тактический полистирол, полиоксипропилен и др.) путем воздействия на их надмолекулярную структуру; изучены физико-химические основы процессов ее регулирования.

Использованы различные методы исследования механических свойств полимеров, оптическая и электронная микроскопия,

ИК спектроскопия, рентгеноструктурный метод исследования и др.

Разработаны новые приемы физической модификации различных полимеров (введением в них искусственных зародышей структурообразования в виде мелких и крупных частиц, а также волокон; использованием зародышеобразующих поверхностей), оказавшиеся эффективными как при переработке полимеров, так и в процессе их синтеза. Показана возможность одновременной стабилизации создаваемой физической структуры и химического строения полимера.

Раскрыты некоторые основные физико-химические закономерности процессов регулирования надмолекулярной структуры.

11

1,2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ ОТЧЕТА

Основная часть отчета включает:

-    введение;

-    аналитический обзор;

-    обоснование выбранного направления работы;

-    разделы (главы) отчета, отражающие методику, содержание и результаты выполненной работы;

-    заключение.

Указанная структура основной части отчета позволяет составителю с максимальной полнотой отразить методику, содержание, промежуточные и окончательные результаты работы и облегчает читателю извлечение из отчета необходимой информации. Нередки случаи, когда в отчете вообще отсутствуют необходимые структурные разделы (введение, заключение).

Главное требование, предъявляемое к основной части отчета, состоит в следующем: сущность работы должна излагаться так, чтобы читатель ясно видел, о чем и с какой цепью пишет составитель. Составитель не должен без крайней необходимости отклоняться от темы.

Бывают случаи, когда работа, представленная как отчет, фактически таковым не является. Примером может служить "Промежуточный научно-технический отчет" по работе "Смешение сбросных вод с водой водоема".

Отчет начинается с обшей части (практически плохо составленного введения на 4 страницах). За общей частью следует список литературы на 10 страницах. Оставшаяся часть отчета содержит краткое содержание переведенных статей из зарубежных журналов на 130 страницах при общем объеме отчета 146 страниц.

Это не только не отчет, но даже и не обзор, гак как представленный материал не проанализирован и не обобщен. Нет систематизированного изложения состояния вопроса, которому посвящена работа. Отсутствуют сведения, позволяющие объективно оценить научно-технический уровень работы и ее эффективность.

Если в отчете приводятся какие-то конкретные сведения, полученные в работе, они обязательно должны сопровождаться указаниями о степени их достоверности. Результаты, полученные в ходе работы, должны быть четко отделены от заимствованных из других работ и научных документов. Включать в отчет следует все промежуточные и окончательные результаты,

12

полученные в ходе работы, в том числе и результаты отрицательные.

Легко заметить, что даже простое перечисление структурных частей отчета в их последовательности характеризует определенную логичность изложения материала. Введение "вводит* читателя в круг рассматриваемых проблем; обзор характеризует их современное состояние и определяет место описываемой работы среди аналогичных работ, давая ей сравнительную оценку; обоснование выбора направления дает возможность читателю понять преимущества (научные, экономические, технические) принятого в работе направления (метода решения задачи); основная часть отчета с исчерпывающей полнотой характеризует ход выполнения работы и полученные результаты; заключение содержит общую оценку этих результатов, их теоретическое обобщение, рекомендации относительно их дальнейшего использования (необходимость продолжить исследования либо их бесперспективность, области применения полученных результатов и т.д.). Каждая из этих частей в отдельности строится аналогичным образом. Это позволяет обеспечить исчерпывающую полноту отражения в отчете хода и результатов выполненной работы и учесть особенности как отчета в целом, так и каждой его структурной части.

1.2.1, Введение

Одной из основных структурных частей отчета является введение.

Назначение введения - охарактеризовать современное состояние проблемы, которой посвящена работа, а также цели работы.

Проведенные ВНТИЦентром исследования показали, что для значительной категории потребителей информации два основных структурных раздела - "введение" и "заключение" -представляют самостоятельный интерес. Следовательно, они должны содержать максимум полезных и нужных сведений.

Во введении нужно четко сформулировать, в чем конкретно заключается новизна описываемой работы. По одной проблеме могут проводиться несколько аналогичных работ. Поэтому нужно обосновать необходимость проведения именно этой работы, показать ее место в кругу аналогичных работ, описать цель работы. Желательно также указать предполагаемый экономический эффект, который может быть получен благодаря проведению этой работы.

4 Зак. 174

Необходимость проведения работы нужно обосновать по существу, а не ссыпкой на директивный документ. Вот пример введения, фактически состоящего из названия темы и ссыпки на документ, на основании которого выполнена работа:

"Разработка рекомендаций по промышленному оформлению непрерывных процессов растворения гпинозема в серной кислоте, разварке сипикатгпыбы и промывки гидроокиси алюминия в сгущенном слое" выполнена на основании перспективного плана института по оозданию образцов новой техники и протокола совещания при заместителе начальника Главнефтехимпереработки от 14 апреля 1966 г."

Часто встречаются введения, составленные как плохая аннотация:

"... Целью настоящей работы являлось освоение технологии получения нафтостирила из нафталевого ангидрида по данным лабораторной прописи ... предприятия по следующей схеме: нафталевый ангидрид — /^-оксинафталоимид — Ж-бен-эолсульфооксинафталоимид -*-1,8-аминонафтойная кислота нафтостирип".

Из таких введений читатель не может получить информацию, которую он предполагает извлечь именно из введения.

Такие введения никуда не "вводят" читателя, т.е. практически не выполняют своей важнейшей информационной функции.

Допускается, чтобы в качестве составной части введения было помещено задание на работу (либо его фрагмент), однако ни в коем случае не следует заменять им все введение.

Таким образом, ни характер, ни объем, ни тематика НИР не сказываются на основных, принципиальных требованиях к введению. В любом введении обязательно должна быть дана оценка состояния данной научно-технической проблемы, изложены цели работы, обоснована необходимость ее выполнения.

1.2.2. Аналитич еский обзор

Этот раздел отчета, как правило, отражает результаты первого, подготовительного этапа работы. Результаты этого этапа позволяют объективно оценить научно-технический уровень НИР, правильно выбрать пути и методы решения задачи, стоящей перед исполнителями работы, и хотя бы приблизительно оценить эффективность как этих методов, так и работы в целом.

В некоторых отчетах этот раздел называется литературным обзором. По сравнению с принятым это название уже: анализ самых разнообразных материалов, проведенный составителями отчетов (описаний изобретений, ГОСТов, отчетов о НИР, пояснительных записок ОКР и т.д.), оно сводит к изучению только традиционных форм публикаций (книг, периодики). Кроме того, название "аналитический обзор" лучше тем, что точнее определяет характер работы - именно анализ, а не просто аннотирование имеющихся документов.

В отчетах, поступающих во ВНТИЦентр, аналитический обзор как самостоятельный раздел часто отсутствует; сведений, обычно приводимых в аналитическом обзоре, в этих отчетах нет и во введении. Внимательное изучение этих отчетов убеждает, что дело здесь не в том, что в них вообще не анализируется состояние вопроса, а в том, что материалы этого анализа разбросаны по тем главам основной части отчета, с которыми они, по мнению составителя, наиболее тесно связаны. Такое расположение материала следует признать неудачным: есть Читатели, которым нужен именно анализ современного состояния вопроса.

Аналитический обзор должен содержать полное и систематизированное изложение современного состояния вопроса. Предметом анализа в обзоре служат новые идеи и проблемы; возможные подходы к решению этих проблем; результаты теоретических и экспериментальных исследований по теме НИР и по смежным гемам (при необходимости); сведения об основных работах, выполненных по данной теме; данные экономического характера и т.п. В обзоре могут также освещаться вопросы, связанные с рационализацией и оптимизацией организации научно-исследовательских работ. Результаты так называемых патентных исследований по теме НИР также следует приводить в аналитическом обзоре.

Не обязательно, чтобы все перечисленные аспекты нашли исчерпывающее отражение в обзоре. Но весьма важно, чтобы в нем были вскрыты тенденции и перспективы развития рассматриваемого направления, выявлены основные проблемы и наметившиеся пути их решения. Обзор должен завершаться рекомендациями в отношении теоретических (либо прикладных) научных исследований и возможной подготовки ОКР.

Данные, повторяющиеся в различных используемых источниках, необходимо исключать, отбирая при этом только гот материал, который имеет непосредственное отношение к теме

15

Настоящие Указания подготовлены ВНТИЦенгром (лабораторией № 81, нач. лаборатории С.П.Красив-ский) в рамках работ по совершенствованию системы обмена информацией об исследованиях и разработках.

Разработаны С,Л, КРУГЛОВЫМ при участии М.М.МИХЕЕВОЙ и А.М.КОВАЛЬЧИКА

© ВНТИЦентр. 1975г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение    5

1.    Общие требования к отчету    7

1,1*    Реферат    8

1,2.    Основная часть    отчета    12

1.2.1.    Введение    13

1.2.2.    Аналитический    обзор    14

1.2.3.    Обоснование выбранного направления

работы    16

1.2.4.    Разделы (главы) отчета, отражающие

методику, содержание и результаты выполненной работы    17

1.2.5.    Заключение    19

1.2.6.    Приложения    20

2.    Некоторые    редакционные требования    21

2.1.    Язык и стиль отчета;    вычитка текста    21

2.2.    Рубрикация    23

2.3.    Таблицы    24

2.4.    Рисунки    28

2.5.    Формулы    32

3.    Оформление    отчета    33

3.1.    Титульный лист    34

3.2.    Список исполнителей    42

3.3.    Содержание (оглавление)    43

3.4.    Условные обозначения    44

3.5.    Список литературы    45

4.    Краткая памятка составителю (вместо заключения)    48

5.    Рисунки    51

ВВЕДЕНИЕ

В 1966 г. Правительством было принято решение о государственной регистрации и учете научно-исследовательских работ и создании общесоюзного фонда микрокопий отчетов о НИР* Этот акт имел весьма существенное значение как для научно-информационной деятельности, так и в целом для решения задач, связанных с управлением наукой и техникой.

Отчет уже сегодня может быть признан полноправным источником информации. Дело тут не в высоком качестве самих отчетов (в отличие от публикаций они не проходят строгого редакционного фильтра - рецензирования, редактирования и т.п,), а в том, что отчет является единственным из научных документов, в котором содержание, а также все промежуточные и окончательные результаты работы отражены с исчерпывающей полнотой; отчет по самой своей природе рассчитан на потребителей самых различных категорий.

Ввод отчетов о НИР в информационные каналы является важнейшим шагом в направлении создания высокоэффективной общегосударственной системы научно-технической информации. Опыт функционирования системы обмена информацией о научных исследованиях показал, что значительные резервы роста ее эффективности кроются в повышении качества обращающихся в этой системе научных документов, в первую очередь документов первичных - отчетов о НИР. Отсюда вытекает необходимость более или менее строгой и однозначной регламентации этих документов - нормализации их состава и формы.

При этом следует помнить, что составление отчета - это неотъемлемая часть научного исследования, т.е. творческий процесс. А, как известно, именно процессы творчества с наибольшим трудом поддаются регламентации. Поэтому регламентировать форму и структуру отчета следует с большой осторожностью.

Состав, структура и форма отчетов о НИР и сопровождающих их рефератов оставались до самого последнего времени

2 Зак. 174

неупорядоченными. Это затрудняло пользование ими и, следовательно, снижало эффективность всей системы обмена информацией на базе отчетов о научных исследованиях.

Составители отчетов руководствовались либо собственной интуицией, либо сложившимися в той или иной отрасли традициями. В результате наряду с отлично написанными и "сконструированными" отчетами подготавливалось множество отчетов, логическая структура, литературная форма и оформление которых были весьма неудачны; извлечь полезную информацию из них оказалось подчас труднее, чем заново повторить всю работу от начала до конца.

Попытки регламентировать оформление отчета о научном исследовании сводились в основном к созданию документов характера скорее рекомендательного, нежели строго обязательного, что свойственно стандартам. Кроме того, все эти инструкции, методические пособия и г.п. отражали специфику и традиции той или иной отрасли науки, техники, производства, т.е. были лишены универсальности. И все же этот опыт следует признать плодотворным: он позволил в какой-то степени упорядочить состав, структуру и оформление отчетов о НИР.

Этот опыт был учтен ВНТИЦентром при разработке "Требований к составлению отчетов о НИР" ( 1970 г.), практическое использование которых способствовало частичному повышению качества отчетов, поступающих во ВНТИЦентр. ВНТИЦенгром были получены многочисленные замечания и предложения, направленные на расширение и уточнение этого документа.

В итоге ВНТИЦентром был разработан государственный стандарт - ГОСТ 19600-74 "Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления", введенный в действие с 1 июля 1974 г. Две особенности коренным образом отличают этот ГОСТ от прежних попыток регламентации состава, структуры и оформления отчетов о НИР:

1) ГОСТ 19600-74 построен таким образом, что его требования учитывают опыт работы по составлению отчетов практически во всех областях науки и техники; 2) выполнение требований ГОСТ 19600-74, как и всякого государственного стандарта, обязательно. Отчет, составленный без учета его требований, должен быть возвращен составителю для переделки.

Сфера действия ГОСТ 19600-74 четко ограничена.

ГОСТ 19600-74 не касается порядка утверждения отчета в организации-исполнителе, согласования его с заказчиком или

6

с головной организацией, рецензирования, рассмотрения на ученом (научно-техническом) совете и т.д* ГОСТ 19600-74 не регламентирует заполнения регистрационной и информационной карт (оно определяется соответствующими инструкциями ВНТИЦентра). Оформление пояснительных записок к опытно-конструкторским разработкам определяется не ГОСТ 19600-74, а государственными стандартами, входящими в Единую систему конструкторской документации (ЕСКД; ГОСТ 2,101-68 и др.).

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОТЧЕТУ

Как уже подчеркивалось, в основу требований к отчету положены два важнейших принципа, определяющие особенности отчета как научного документа и отличающие его от научных документов любого другого вида: исчерпывающая полнота отражения содержания и результатов проведенной НИР (ее этапа) и то, что отчет предназначается для самого широкого круга потребителей, Это означает, что отчет должен быть построен таким образом, чтобы потребитель любой категории мог легко извлечь из него любую интересующую его информацию. Любая, даже самая ценная информация может оказаться недоступной для потребителя, если она зафиксирована так, что потребитель не в состоянии ее извлечь.

Для того чтобы эти принципы были соблюдены, в ГОСТе формулируются важнейшие общие требования к отчету о НИР:

-    четкость построения;

-    логическая последовательность изложения материала;

-    убедительность аргументации;

-    краткость и точность формулировок, исключающие возможность субъективного либо неоднозначного толкования;

-    конкретность изложения результатов работы;

-    доказательность выводов и обоснованность рекомендаций.

На первый взгляд может показаться, что эти требования

слишком "общи". На самом деле они продиктованы спецификой объекта стандартизации и необходимостью универсализации требований к отчету независимо от тематики НИР, ее характера, масштаба, полученных результатов, наконец от вида отчета (промежуточный, заключительный и пр.), одним словом, независимо от содержания отчета, от информации, которую он несет.

7

Отчет о НИР состоит, как правило, из следующих элементов:

-    титульный лист;

-    список исполнителей;

-    реферат;

-    содержание (оглавление);

-    перечень сокращений, символов, специальных терминов с их определениями;

-    основная часть;

-    список литературы;

-    приложения.

1.1. РЕФЕРАТ

Любая современная система научно-информационного обмена может функционировать при условии, что потребитель информации будет получать сигнал о наличии и особенностях (содержании, объеме и т.п.) документов, циркулирующих в этой системе. Таким сигналом обычно служит реферат.

Получив правильно составленный, полноценный реферат отчета, потребитель информации может принять решение о целесообразности обращения к отчету. Таким образом, от качества реферата, от того, насколько верно он отражает содержание отчета, во многом зависит эффективность всей системы и в первую очередь время, которое затрачивает потребитель на продуктивное "общение" с системой.

В системе информации на базе отчетов о НИР используются две разновидности рефератов: реферат, входящий составной частью в отчет, и реферат, помещаемый на информационной карте (ИК). Оба реферата представляют собой краткое изложение содержания и результатов работы. Разница между ними в том, что реферат ИК строго ограничен размерами этой карты, а реферат отчета может быть несколько подробнее (из-за..этого, в частности, в реферате ИК ключевые слова выделяются только подчеркиванием, а в реферате отчета их выписывают отдельно). Ниже пойдет речь о реферате, являющемся составной частью отчета.

У реферата отчета есть одна специфическая функция: для определенной категории потребителей информации чтение этого реферата может заменить чтение всего отчета. Это значит, что реферат отчета должен быть достаточно полным.

8

Он должен обязательно включать подробные сведения о предмете, цели, методах исследования, об основных результатах описываемой в отчете работы, о ее продолжительности (при необходимости). В го же время реферат не должен подменять содержания (оглавления) отчета, что, к сожалению, встречается очень часто.

В принципе реферат любого отчета обязательно содержит:

-    сведения об объеме отчета, количестве и характере иллюстраций и количестве таблиц; сведения о языке, на котором написан отчет (если отчет написан не на русском языке);

-    перечень ключевых слов;

-    текст реферата*

Ниже слова "реферат' указывают количество томов (книг) отчета (если последний выпушен более чем в одном томе) и общий объем отчета в машинописных страницах, включая иллюстрации, чертежи, схемы и т.д., а также приложения. Если отчет содержит более одного тома, указывается объем каждого тома в страницах. Если каждый том имеет самостоятельное наименование, их следует перечислить в реферате. Если отчет является заключительным по работе (это обстоятельство должно быть обязательно оговорено в реферате) и при этом составлялись промежуточные отчеты по этапам, в реферате следует привести перечень этих промежуточных отчетов с указанием, по каким разделам (этапам) работы они были составлены; рекомендуется привести инвентарные номера, присвоенные этим отчетам во ВНТИЦентре. Сведения об общем количестве иллюстраций сопровождаются сведениями об их характере: схемы, чертежи, графики, фотографии. Эти данные приводят в скобках. Все эти сведения помогают читателю понять характер информации, которую несет в себе реферируемый отчет, особенности отраженной в нем работы, иногда степень достоверности полученных результатов, до какой стадии доведено исследование рассматриваемых в работе проблем. Все это в значительной мере способствует принятию правильного решения о целесообразности обращения к отчету.

Сегодня, когда во многих органах НТИ создаются автоматизированные системы поиска информации, включение в состав реферата перечня ключевых слов совершенно необходимо.

Ключевым словом называется слово (существительное) или словосочетание (с существительным), выражающее отдельное понятие, существенное для раскрытия содержания текста. Ключевые слова в совокупности должны вне контекста давать до-

3 Зак. 174