Приложение к письму ;.?лнуглег!ро?.о СССР
от I <l)o. V С У I-35-С3/377
УТ ЧЕРШЭ Ззн.директора ЗНИЙУуголь д.т^. Р.ДуГСГАЧЕЗ
п П Хл/
шоптош УКАЗАНИЯ по разработке типовых текстов документов Кянуглепроча СССР
Зав.отделом "Оогакчзацкя управленческого труда”,
к.т.н.
Зав.лаборзтозкеЯ "Автомати-роэан!гая обработка ОРЛ"
к.т.н.
Ответственный исполнитель
I
ПЕНЬ ТИПОВ’Ц 1КСГГЛ:
- унификация документов, содержащих информацию, необходимую для реализации конкретных функций управления;
- сокращение времени, затрачиваемого работниками на составление и оформление писем по часто встречающимся однотипным вопросам;
- сокращение объема машинописных работ при оформлении документов за счет трафаретазяровзнных бланков;
- сокращение времени, затрачиваемого руководством Управления на просмотр п редактирование исходящих документов при их подписывания;
- повышение общей культуры составления и оформления документов;
- сокращение расхода бумаги за счет отказа от составлении черновиков.
ПОНЯТИЯ "Типовой" и "Тсэйзюетный'1 текст
Существующая практика предлагает два основных варианта унифицированных текстов: типовой и трафаретный.
Типовой текст - это текст - образец, на основе которого могу? быть составлены тзкеты аналогичного содержания. Типовые тексты оформляются в виде сборников.
Трзйаретннй текст - это текст, содержащий постоянную информацию, присущую всем текстам, составляемым в аналогичных целях по данному вопросу, п дополнявши индивидуальной (переменной) информацией пр:: составлении каждого конкретного документа. Трафаретные тексты оформляются в виде трафаретных бланков, на которые заранее наносится текст, содержащий постоянную информацию.
шсшоватглькость разработки типовых лисил
Разработка типовых текстов включает три основных этапа:
I. Анвлиз документов и отбор текстов для типизации.
2. Составление типовых текстов.
3. Отработка а редактирование тпдовых текстов.
ОРШИЗЩЯ ?*;Е0Т В УШВ32ЙИЯХ ПО СОСГЛВЛЕШ
_m*o£ioc тагогоэ_
1. Каздый специалист Управления, связанный с подготовкой документов, составляет перечень вопросов, по которым им подготавливаются документы. в течение года. Перзчонь оформляется в виде таблицы (прллогонпз I), где долины быть отрзяены: тема переписка, частота ее повторяемости, вид до:^мента.
2. По вопросе!!, вкхЕчекнЫл1 в перечень, специаластом подбираются документы, хранящиеся з делах управления за год, которые изучаются с целью выявления повторяющихся текстов. Если количество документов по одному вопросу превышает ICO з год, то изучению подлежат документы за один квартал. Типизации подлежат тексты, которые встречаются не менее 20 раз в году.
3. В ходе изучения документов заполняется форма текста (прилозеппе 2).
В форме флксируютач:
- тс5?з переплели:
- постоянная часть текста писем с одвороднпм соде рва ни ем (переписывается с документов дословно);
- несколько вариантов переменной части текста письма.
Кацдгя запись в форме должна сопровоздэться ссылкой на
лист п кокер дело, в котором хранятся документа. Образец заполненной фор-а дан в црнлонбяиз 3.
4. Разроботзпгпго дзддал Управлением материалы передаются Управлению долслягодьпоЗ тэхншея п организационных структур
Институт “ЕЮТ^угодь" па ссковз собранных данных разрабатывает текст1’? типовых я трафаретных писем, которые рассматриваются и утверждаются *&вугдоьрогл\:- ССОР.
|
|
Приложение I
к Методическим указаниям по разработке типовых текстов документов |
|
Тема переписки |
! Частота ! Вид документа ! повторяемо- !
! сти ! |
Приложение 2
к Методическим указаниям по разработке типовых текстов документов
ФОРМА ТЕКСТА
Тема перепЕСют
Постоянная часть текста письма
Переменная часть текста письма
Прилолепле 3
к Методическим указаниям по разработке типовых текстоз документов
ОБРАЗЕЦ ЗЛЮЛНЕЗЕЭЙ ФОРШ ТЕКСТА
у о-«г nenr^orni. О долевом участил Министерства угольноЗ прс:дтаенЕОстп СССР в строительстве
р?стоячч?.я часть, текста пчсъуз. :
В связи о ограниченностьэ капитальных хяокеЕий............
Манпсторстго пе юзоет госпохпостп в................ году./а/У..
принять долевое учаотио з строительстве.........................
*.40,65 дЛЗ-I* 5.69,86,171 д. 13-3; Л.52Д08Д12 д.13-4
Д.63,92 д.13-5? Л.147,149,137,225 Д.13-6; л.10,67,69 д. 13-8.
Певс-тонная часть теиста t
**........гдопелвЗ, виделепинг на развитие угольной щхдлпдден-
носта л.4о д.13-1; л.69 д.13-3; Л.52Д12 д.13-4
- ......... глодэниП, вздедсплих по отрасли "Здравоохранение"
л.46 д.13-3.
~..... влопепгй, предусг.атрпвае122Д на пятилетку
л.193 д.13-4; л.92 д.13-5.
к. в строительстве - даны названия объектов
