Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства для выполнения возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованию экономии площади помещения. Рекомендуемая планировка рабочего места секретаря приведена на рис. 2. На рис. 3 показаны конструкции столов, специально выпускаемых для секретарей, на рис. 4 — конструкции приставок к столам. В комплект мебели может входить также шкаф (рис. 5). В работе секретаря большую помощь оказывают средства оргтехники (сшиватели, кассета с липкой лентой, дырокол, различные кюветы, ложементы, телефонный регистратор и т. д.).

Одна из функций секретаря состоит в регистрации поступающих документов. В настоящее время распространены три формы регистрации: журнальная, карточная и перфокар-точная (на карте) с краевой перфорацией.

Журнальная форма используется в организациях, где число документов не превышает 1500—2000 в год.

Карточная форма позволяет помимо регистрации документов производить систематизацию сведений по различным признакам (алфавиту, датам, тематике, степени важности). Для этого используют «выделяющио приемы — цветные карточки, индексы и т. д.

Перфокарточная форма представляет собой дальнеГгшее усовершенствование карточной формы. Преимущество перфокарт заключается в том, что они могут храниться в картотеке в любам порядке и поиск их благодаря перфорации значительно облегчен. На рис. б показана регистрационно-контрольная карта с краевой перфорацией. Кодирование основных сведений на таких перфокартах ведется в соответствии с общими правилами. Применение перфакарточной системы для регистрации целесообразно при документообороте 10 000— 40 000 единиц в год.

Для составления документов (приказов, писем, распоряжений) рекомендуется иметь несколько экземпляров сборника образцов.

г)    д)

3. Рабочее место проектировщика

Рабочее место (рис. 7) в проектно-сметной организации представляет собой закрепленный за специалистом участок производственной площади, оснащенный в соответствии с требованиями процесса труда необходимым оборудованием, инструментом, приспособлениями и т. д.

Правильная организация рабочего места способствует созданию удобств при работе, рациональному использованию производственной площади и в конечном счете повышению производительности труда.

С учетом оборудования для проектировщиков, выпускаемого отечественными предприятиями, можно рекомендовать четыре варианта организации рабочих мест.

Первый вариант (рис. 8). В состав оборудования рабочего места проектировщика включаются чертежный станок, чертежный прибор, конструкторский стол, подъемно-поворотный стул для работника, а при необходимости — дополнительный стул и телефонная тумбочка.

Чертежный станок следует применять с доской размером не менее 1000X1350 мм. Положительно зарекомендовал себя в работе чертежный станок «Минск». Его достоинствами являются возможность наклона доски от вертикального положения до 80°, перемещение доски по вертикали на 555 мм, наличие пенала в центре доски, относительно небольшая трудоемкость изготовления и .невысокая стоимость, простота и легкость управления. К недостаткам следует отнести большую металлоемкость, так как он имеет литые стойки.

Рекомендуется применять также чертежные станки С4-2В и С40-1, тех-

нические характеристики которых представлены -в табл. 1. Для чертежных досок размером 1000X1350 мм («Минск») можно использовать чертежные приборы ПЧК-1 с металлическими трубами, для станка С4-2В — прибор П4К-4М с профилированными шинами, (в перопоктиве — прибор П4КТ-1. Последний обеспечивает надежность и точность в работе, легко регулируется, прост в изготовлении и эксплуатации. Технические характеристики чертежных приборов приведены в табл. 2.

В оборудование рабочего места проектировщика (по первому варианту) входит стол с откидной крышкой, позволяющий укладывать в ящик листы 24-го формата и подъемно-поворотный стул. Стол имеет тумбочку для хранения чертежных инструментов, карандашей и справочной литературы. Он снабжен выдвижной рамкой для навешивания чертежей, что создает дополнительные удобства при работе с несколькими листами одновременно.

Подъемно-поворотный    стул

СК-2М имеет металлическое основание, деревянные сиденья и спинку. Сиденье поднимается за счет вертикального перемещения верхней части стула и фиксируется клиновым зажимом на нужной высоте.

При оснащении рабочего «места проектировщика инструментами и орг-

техникой надо исходить из круга обязанностей специалистов и выполняемых ими работ. Данная планировка рекомендуется для ведущих конструкторов и руководителей групп. Опыт применения ее в ряде проектных организаций показал, что она обладает следующими достоинствами: удобством для работы; возможностью работать стоя и сидя;

возможностью пользоваться вспомогательными материалами, расположенными на столе в специальной рамке;

возможностью без затруднения подходить к каждому рабочему месту;

свет при работе за чертежным станком падает слева, при работе за столом — опереди;

площадь рабочего места (4,4 м²)

В Основных направлениях развития народного хозяйства СССР на 1976—1980 гг. указывается на необходимость улучшения проектно-сметного дела, совершснствова-ния организации труда во всех звеньях производства и управления, учета требовании научной организации труда при проектировании и разработке технологических процессов и оборудования.

Научная организация труда — одно из важных направлений научно-технического прогресса во всех областях производственной деятельности, в том числе и в проектно-сметных организациях.

Предметом научной организации труда (НОТ) являются обобщение опыта работы, отбор наиболее ценных предложений. дальнейшая их разработка и внедрение в производство.

Научная организация труда включает широкий круг вопросов, в который (применительно к проектированию) входят социальные аспекты деятельности коллективов, физиологические основы производства (режим работы и отдыха, оформления интерьеров и др ). организация труда и ра-рабочего места проектировщиков в отдельных подразделениях бюро или конторы, механизация труда проектировщиков, работа с кадрами и т д.

Научная организация труда должна внедряться не только в крупных, но н в мелких проектных организациях. Использование приемов научной организации труда всегда позволяет улучшить работу и получить определенный экономический эффект. В связи с этим следует отметить, что особенно нуждаются в применении НОТ мелкие проектные организации

Внедрение научной организации труда в проектных организациях обусловливается большими объемами работ лри малой численности работающих н тем. что именно здесь определяется техническая политика в отрасли.

Проектно-сметные организации в сис

теме МЖКХ РСФСР сгруппированы по территориальному признаку, в каждой области, крае или автономной республике имеется своя проектная контора или проектное бюро (иногда 2—3), которые занимаются широким кругом вопросов, связанных с проектированием объектов жилищно-коммунального хозяйства. В РСФСР 86 проектно-сметных организаций. Они отличаются числом сотрудников, объемом выполняемой работы и т д. Естественно, что рекомендуемые мероприятия по НОТ должны выбираться дифференцированно, в зависимости от масштаба организации и ее возможностей

Следует отличать внедрение разработок НОТ от обычных организационно-технических мероприятий. Мероприятия по НОТ предусматривают определенную предварительную подготовку, изучение условий .и повышение производительности труда.

Работа по внедрению этих мероприятий в каждой проектной организации должна вестись последовательно и непрерывно.

Настоящие Указания составлены Лабораторией ремонтно-строительного производства Ленинградского научно-исследовательского института ордена Трудового* Красного Знамени Академии коммунального хозяйства им. К- Д* Памфилова прш участии треста Оргремжнлстрой Главного управления ремонтно-строительными организациями МЖКХ РСФСР.

Указания разработаны группой авторов в составе канд. техн. наук И. Г. Скородумова, ннж. Б. Н. Ершова и канд. техн. наук Р. Г. Комисарчика Общую редакцию осуществил канд. техн наук С Д. Химуннн.

Замечания по Указаниям просьба направлять по адресу: Ленинград, 193019, Хрустальная, 18. Ленинградский научно-исследовательский институт АКХ.

Глава L ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ НАУЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА

1. Режим труда и отдыха

Составление режима работы и отдыха для сотрудников организации в целом должно базироваться на знании особенностей физиологии труда человека и действующих законодательных антах о труде (продолжительность рабочего дня, продолжительность рабочей недели, особенности работы различных групп трудящихся и т. д.). Режим труда и отдыха должен быть единым для всех сотрудников учреждения.

При разработке режима труда проектировщиков обычно известны начало и конец рабочего дня, а также время обеда. В процессе составления режима необходимо иметь <в виду, что:

высокий уровень работоспособности и производительности труда «может поддерживаться в течение всего рабочего дня только при наличии необходимых внутрисменных перерывов для отдыха;

регламентированные перерывы более эффективны, чем перерывы по усмотрению работников;

один большой перерыв менее эффективен, чем несколько перерывов той же суммарной продолжительности;

наиболее эффективны -перерывы, устанавливаемые перед ожидаемым уменьшением работоспособности;

случайные простои из-за плох >й организации труда не могут считаться отдыхом;

переключение на другую работу и производственная гимнастика являются формами отдыха;

микролаузы в 1—1,5 мин необходимы для поддержания ритма труда;

режим труда и отдыха должен периодически меняться.

В качестве примера приведен режим труда и отдыха старшего инженера (руководящего группой из трех человек), разработанный в Лея-жилпроекте:

9.0—9.10 — подготовка рабочего места:

9.11—9.25 —обход подчиненных н обсуждение текущих дел:

9.20—10.30—проектирование и производство расчетов:

10.31—410.40 — отдых:

6

10.41—12.10 — проектирование и производство расчетов:

12.11—13.00 — согласование вопросов с непосредственным начальником:

13.01— '13.45 — обед:

13.46—13.50 — подготовка рабочего места: 13.51—15.20— проектирование н производство расистов:

15.21—*15.30 — отдых:

15.31— 17.00 — совещания (в группе, у ру

ководителя), выезд на объекты:

17.01— 17.30 — проверка работы подчинен

ных:

17.31— 17.45 — планирование работы следу

ющего дня.

В комплекс мероприятий по производственной эстетике входит и озеленение помещений. Рабочие помещения, места отдыха (фойе, холлы), зимние сады и открытые внутренние дворики озеленяют по различным принципам. Так, основой озеленения рабочих помещений являются небольшие цветочные растения, расположенные в основном на окнах или в настенных держателях или цветочницах. При озеленении фойе или мест отдыха используют более крупные цветочные композиции:    переносные

цветочницы различных конструкций или стационарные цветочницы на уровне пола и в виде заглублений витрин. Зеленая композиция может сочетаться с керамикой, естественными камнями, деревом, скульптурой и т. д. Зимние сады и внутренние дворики оформляют еще более крупными композициями.

Озеленение требует несложногр, но тщательного ухода, который обычно выполняют сами сотрудники. Методика выбора растений ® зависимости от типа помещения и правила ухода за цветами подробно освещены в специальной литературе и здесь подробно не рассматриваются. Работникам, занятым этими вопросами, рекомендуется пользоваться журналам «Цветоводство».

Создание интерьера помещений требует хорошего вкуса и в идеальном случае должно производиться архитектором — специ а листом    по

оформлению производственных интерьеров. Оформление помещений в соответствии с правилами производственной эстетики способствует повышению производительности труда и настроения работающих и косвенно влияет на такие факторы, как текучесть кадров, качество труда и т. п.

3. Раоота с кадрами

Правильный подбор и рациональное использование кадров оказывают положительное влияние на результаты труда. При .правильном подборе кадров каждый специалист выполняет работу, соответствующую его профессиональной подготовке, интеллекту, опыту, здоровью и т. .д: Соответствие специалиста выполняемой работе зависит от его способностей и возможностей поддерживать знания на современном уровне, состояния здоровья, семейного положения и других факторов. В большинстве случаев это приводит к тому, что стаж .перестает являться критерием профессионального соответствия сотрудника выполняемой работе.

Наиболее распространенным видом оценки кадров в проектных организациях стала их периодическая аттестация. Перед проведением аттестации создают аттестационную комиссию и утверждают положение и должностные инструкции. Рекомендуется также внедрять формы, индивидуального учета выполнения сотрудником заданий. Эти документы аттестационная комиссия рассматривает при обсуждении аттестуемого сотрудника. Комиссия выносит решение о соответствии сотрудника занимаемой должности и возможности его продвижения по службе.

Аттестация помогает оценить профессиональный уровень кадров, выявляет возможности продвижения способных работников и делает более наглядным и понятным для коллектива решение вопросов о подборе кадров, что способствует хорошему психологическому климату в коллективе и в конечном итоге повышению производительности труда.

Существуют различные общие методы повышения квалификации сотрудников: обучение в школах, техникумах, институтах, аспирантуре. Кроме того, имеется система повышения квалификации работников проектных организаций на курсах, зональных семинарах, различных конференциях без отрыва или с отрывом от производства на короткое время.

При планировании учебы кадров следует учитывать, что каждый сотрудник должен обновлять запас своих знаний раз в пять лет, а ведущие специалисты раз -в 3—4 года. Кроме того, необходимо создавать условия для самостоятельного повышения квалификации: чтения технической литературы, ознакомления с опытом работы передовых сотрудников и т. д.

4. Психологический климат в коллективе

Руководитель коллектива должен быть психологом, уметь разбираться в мотивах поступков сотрудников и влиять на их поведение.

При хорошем психологическом климате любое действие сотрудника, способствующее решению производственных задач, встречает одобрение, а любое действие, препятствующее выполнению -производственных задач, вызывает осуждение коллектива. Большую роль в создании хорошего психологического климата 'В учреждении играет личный пример руководителя, методы руководства, правильная система материального и морального поощрения и расстаноз-ки кадров.

Различают три метода руководства (или три вида рабочих групп): автократический, либеральный и демократический.

В автократических группах сильно влияние руководителя, который непосредственно вмешивается в большинство рассматриваемых вопросов и самостоятельно их решает. Такой способ руководства лишает членов коллектива инициативы, вызывает протест, нарушает творческие взаимоотношения между сотрудниками, что в конечном итоге приводит к снижению производительности труда и .разрушению коллектива.

Либеральные группы образуются в том случае, когда руководителем является лишенный организаторских способностей человек. В таких группах преобладание самостоятельности так велико, что ослабляет позиции руководителя. В либеральных группах, как правило, отсутствует необходимый порядок, дисциплина, взаимное уважение между сотрудниками, между руководителями и подчиненными, а значит, и интерес к работе. Эти черты постепенно укрепляются, в результате чего возможно образование слабой бездеятельной группы, неспособной выполнять работу.

Демократические группы представляют собой наиболее совершенную форму организационного объединения проектировщиков. Эти группы занимают .промежуточное положение между автократическими и либеральными, из которых первые отличаются недостаточной, а вторые — чрезмерной самостоятельностью работников. В демократических группах руководитель, сохраняя за собой необходимые права, считается с мнением подчиненных и обеспечивает их участие в принятии решений.

Должное внимание необходимо уделять так называемым неформальным отношениям в коллективе. Формальные отношения складываются на основе установленных правил; -положений и -инструкций, -регламентирующих круг деятельности и обязанностей сотрудников. Так создается формальная упорядоченность коллектива. Наряду с формальными отношениями во всех видах деятельности образуются и неформальные отношения, т. е. возникающие по воле людей, входящих в коллектив. Неформальные отношения также оказывают существенное значение на производительность труда, особенно в творческих коллективах, какими являются проектные организации. Неформальная система возникает постепенно и на формальной основе. Бели эти два вида отношений согласованы, то вся система укрепляется и функционирует более эффективно. В противном случае неформальные отношения могут отрицательно влиять на сотрудников и организацию в целом.

Таким образом, -проблема отношений в первичном трудовом -коллективе зависит не только от распреде

ления функции «между отдельными работниками, «о и от того, как их личные способности и качества помогают или препятствуют сотрудничеству с отдельными работниками и какие взаимоотношения могут возникнуть у людей в процессе их совместной работы.

Психологический климат <в коллективе является мощным резервом повышения производительности труда и может существенно улучшить производственные -показатели или, наоборот, при недостаточном внимании привести к значительному ущербу и даже сделать коллектив неработоспособным.

5. План социального развития

Во многих крупных производственных н проектных организациях в последние годы стала практиковаться такая форма сочетания общественной и производственной деятельности, как план социального развития. По методике и целям составления он примыкает к мероприятиям по научной организации труда.

В социальный план развития входят следующие группы вопросов:

1)    мероприятия по повышению производительности труда и улучшению качества проектно-сметной документации;

2)    мероприятия по укреплению кадров, снижению текучести, обеспечению роста квалификации сотрудников;

3)    мероприятия по улучшению условий труда (ввод в действие новых помещений, ремонт помещений и оборудования, использование новой техники и т. д.);

4)    мероприятия по улучшению жилищных условий сотрудников.

Составлению плана социального-развития предшествует тщательное изучение условий работы и возможностей организации. Такое улучшение необходимо для того, -чтобы план был реальным и максимально содействовал улучшению условий труда и повышению производственных показателей.

Для обора данных, используемых для составления плана социального развития и решения вопросов улучшения работы организации, целесообразно проводить социологические обследования в виде анкет. Пример такой анкеты, разработанной в Лен-жиллроекте, приводится в прил. 1.

1. Множительная техника

Существующая -в настоящее время копировально-множительная техника позволяет почти полностью отказаться от труда копировщиц и перейти на бескалькировочное оформление чертежей.

Наиболее эффективно применять электрографический «метод копирования, обеспечивающий хорошее качество копий и быстрое их размножение. Широкое распространение получили плоские аппараты типа ЭРА (ЭРА-М, ЭРА-12-РМ, ЭРА-11-КМ) и ротационные типа ЭФКА-1М.

Для копирования и размножения проектной и другой документации с прозрачных и непрозрачных оригиналов на обычную бумагу, кальку и другую токонепроводящую основу служат электрографические ротационные «множительные машины типа РЭМ (РЭМ 420-600, РЭМ-600К,

РЭМ-210,    РЭМ-620,    РЭМ-400М,

РЭМ-4005Л). Поскольку эти машины имеют высокую стоимость, для небольших организаций рекомендуется использовать их на кооперативных началах.

Для облегчения труда чертежников промышленность выпускает новые виды фотоматериалов (фотокальку, рефлексные бумаги), специальные чертежные прозрачные бумаги (например, типа Д) и специальные карандаши («Светокопия», «Люмо-граф»).

В некоторых проектно-сметных организациях получил распространение «метод фотокопирования, который применяется для снятия копий с чертежей, размножения смет и другой документации. Однако следует отметить, что пересъемка документации фотоаппаратами даже специального типа все же менее эффективна, чем электрография.

Для чтения микрофильмов на 35-<мм пленке иопользуют аппараты типа «Микрофот» , для получения дубликатов—микрокопировальные аппараты МКП-2.

2. Механизация управления

Для оперативного сбора информации и передачи ее между подразделениями или сотрудниками проектной организации целесообразно применять средства административно-производственной связи и оперативного управления. В проектно-сметных бюро (конторах), размещаемых в одном здании, рекомендуется использовать следующие проводные средства связи:

телеграфный комплект местной связи ТКМС, представляющий собой шестинамериой коммутатор для связи между руководителем организа

ции и отдельными подразделениями;

станцию административной телефонной связи САС-40, предназначенную для оперативной связи руководителя учреждения с прямыми и с городскими абонентами через АТС. Станция рассчитана на подключение 40 четырехпроводных абонентских линий и 4 двухпроводных линий с АТС;

аппаратуру диспетчерской сигнализации АДС-2 и АДС-3, обеспечивающую оперативную двухстороммюл. громкоговорящую связь диспетчера с абонентами;

переговорное устройство «Селектор», обеспечивающее двухстороннюю громкоговорящую связь между главным пультом и одним из 10 абонентов попеременно;

директорские коммутаторы «Темп-40» н «Гароас» для попеременных или одновременных переговоров соответственно с 40 или 140 абонентами.

1. Отдел подготовки проектирования

Отдел подготовки проектирования осуществляет сбор исходных данных для проектирования и представляет их проектировщикам или планирующим организациям для определения целесообразности проведения ремонта, объемов и технологии ремонтно-строительных работ.

Передовые проектные организации жилищно-коммунального хозяйства применяют метод массового обследования зданий и накопления «банка сведений» о состоянии жилищного фонда города (или нескольких городов). Такая методика позволяет улучшить проектирование и более эффективно использовать средства, отпускаемые на капитальный ремонт.

Изыскания проводят в соответствии с Положением о планово-предупредительном ремонте жилых и общественных зданий (М., Стройиз-дат, 1965) и с инструкциями по обследованию зданий.

Для комплексного обследования каменных зданий неразрушающими методами Академия коммунального

хозяйства им. К. Д. Памфилова разработала передвижную лабораторию, смонтированную на шасси автомобиля ГАЗ-52. Такие лаборатории выпускает Калининский механический завод МЖКХ РСФСР. Они особенно эффективны при массовом обследовании зданий в тех городах, где жилищный фонд представлен в основном каменными домами. Если жилищный фонд невелик, целесообразно использовать лаборатории в кооперации с другими ведомствами или проектными организациями.

Для накопления сведений о состоянии жилищного фонда рекомендуется применять перфокарты (рис. 1), значительно облегчающие хранение и поиск информации.

2. Делопроизводство

Правильная организация делопроизводства — основа четкой работы учреждения и особенно проектной организации, где объем переписки значителен и постоянно требуется поиск и использование большого числа документов. Делопроизводством в проектной организации занимается секретарь.