МЕТОДИЧЕСКИЕ

УКАЗАНИЯ

по оснащению

проектных

организаций

средствами

оформления,

размножения,

хранения и поиска

проектной

документации

УДИ Ой 1.925 (083.75)

Госстрой СССР одобрил мероприятия, направленные на техническое перевооружение проектных организаций с целью внедрения разработанной институтами ИНИПИАСС и Киевским Промстройпроектом системы оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации.

В настоящей работе приведены основные положения этой системы, базирующиеся на микрофильмировании, электрофотографии, перфотехнике, и даны рекомендации, которые позволят проектным организациям самостоятельно выбрать оптимальный вариант системы, эффективной в условиях деятельности данной организации, т.е. определить рациональную для них технологию оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации и необходимое техническое оснащение.

'Методические указания по оснащению проектных организаций средствами оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации' разработаны институтом ЦНИПИАСС (бывш. Гипротис) и утьерждены Отделом типового проектирования и организации проектно-изыскательских работ Госстроя СССР.

Работу выполнили:

Н.А.ГРИГОРЬЕВА, Г.Ф.ИВАНОВА, Я.Л.КАРП, Н.Ф.ШАРАПОВ, В.И.ШЕВЕЛЕВА

тно-эксперименталъный пелъстве (ЦНИПИАСС)

Вместо аппарата ЭП-22РМ для изготовления подлинников используется аппарат типа ЭРА-2. Основой для получения электрофотографических подлинников служит калька бумажная натуральная.

Для просмотра и изготовления копий с микрофильмов используются аппараты АЧК и 'Микрофот'.

2.2. Работа "Системы" в проектной организации группы II (среднегодовой выпуск - 10 тыс. листов формата 24)

Исходными данными для рассматриваемого варианта 'Системы' являются:

-    годовой выпуск одним списочным работником оригиналов, приведенных к формату 24, - 25 листов;

-    количество повторно размножаемых чертежей - 2,5 тыс. листов формата 24 в год.

-    средний тираж размножения - 15 экземпляров.

Функциональные связи между отдельными элементами 'Системы' представлены на рис.З.

Вариант 'Системы' построен на применении свето- и электрофотографических методов копирования и размножения проектной документации на базе использования ротационных электрофотографических аппаратов и светокопировальных аппаратов.

Основные элементы данного варианта 'Система' базируются на следующих положениях:

-    выполнение оригиналов чертежей на прозрачных и непрозрачных материалах;

-    изготовление подлинников чертежей, выполненных на непрозрачных материалах на ротационных электрофотографических машинах;

-    размножение проектной документации методом диазокопирования на светокопировальных аппаратах;

-    использование подлинников документации, по которой осуществляется строительство, в качестве средства информации.

Оригиналы, выполненные на чертежных прозрачных бумагах, используются в качестве подлинников. С оригиналов, выполненных на материалах с непрозрачной основой (например, на бумаге типа 'ватман'), подлинники изготавливаются на аппарате ЭР-820Р. После заверения подлинников подписями должностных лиц, ответственных за выпуск чертежей, оригиналы уничтожаются, а подлинники поступают на размножение.

Размножение как вновь разработанной документации, так и чертежей повторного применения производится на светокопировальном аппарате и электрофотографическом ротационном аппарате ЭР-620Р. Копии отправляются на комплектовку и рассылку.

После размножения подлинники поступают в технический архив, где хранятся сфальцованными в папках в диагональных шкафах.

Фонд микрофильмов длительного хранения для документации, по которой закончено строительство, создается в сроки, определяемые экспертно-проверочной комиссией. Микрофильмирование производится в кустовых микрофотолабораториях или в микрофотолабораториях организаций.

Для использования микрофильмов читальный зал оборудуется читальными аппаратами с экраном размером 42x60 см. и читальнокопировальным аппаратом с получением копии на электрофотобумаге. С этой целью может использоваться и аппарат ЭП-22РМ. Порядок образования, хранения и использования фонда микрофильмов длительного хранения аналогичен изложенному в разделе 2.1.

Текстовая проектная документация размножается с машинописного экземпляра на ротационном электрофотографическом аппарате ЭР-210К и хранится в диагональных шкафах.

При работе 'Системы* в проектной организации группы П на выпускаемых оборудовании и материалах используется ротационный электрофотографический аппарат ЭР-620К, основное назначение которого - изготовление подлинников на бумажной натуральной кальке. Размножение производится на светокопировальном аппарате СКС 1000-350 и частично на аппарате ЭР-620К. Для чтения микрофильмов или получения единичных увеличенных копий с них в читальных залах при архивах устанавливаются читально-копировальный аппарат АЧК и читальный аппарат 'Микрофот'.

2.3. Работа "Системы" в проентной организации группы III (среднегодовой выпусн - 15 тыс. листов формата 24)

Исходными данными для рассматриваемого варианта 'Системы* являются:

-    годовой выпуск одним списочным работником оригиналов, приведенных к формату 24, - 25 листов;

-    количество повторно размножаемых чертежей - 4,0 тыс. листов формата 24 в год.

-    средний тираж размножения - 15 экземпляров.

9

Функциональные связи между отдельными элементами 'Системы* представлены на рис.4.

Основные элементы данного варианта 'Системы' базируются на следующих положениях:

-    выполнение основного объема оригиналов чертежей на непрозрачных материалах;

-    комплексное использование микрофильмов в качестве средства размножения, хранения и информации.

-    изготовление подлинников с оригиналов на ротационных электрофотографических машинах.

Оригиналы из производственного отдела передаются на микрофильмирование. Микрофильмы после обработки монтируются в апертурные карты, которые затем передаются для изготовления подлинников и копий на аппаратах ЭР-ЗООМ и ЭР-620М. С выпуском аппаратов типа 'камера-процессор', предназначенных для микрофильмирования проектной документации на апертурные карты со светочувствительной микратной пленкой и производящих полную химико-фотографическую обработку апертурных карт, операция монтажа микрокадров в апертурные карты отпадет.

После изготовления подлинников, их проверки и заверения подписями лиц, ответственных за выпуск чертежей, оригиналы уничтожаются. Копии с аппаратов ЭР-620М и ЭР-ЗООМ поступают на комплектовку и отправку. Апертурные карты и подлинники передаются на хранение в архив.

Подлинники хранятся развернутыми в секционных шкафах Ш-36. С подлинников, в которые вносятся изменения, вновь изготавливаются микрокопии (в апертурных картах), а затем необходимое количество копий. После внесения изменений в подлинник в соответствующей апертурной карте делается отметка. Вопросы дальнейшего хранения апертурных карт с измененных чертежей (остается ли карта в данном массиве или переносится в специально создаваемый массив аннулированных апертурных карт) институтом решаются самостоятельно.

Размножение по запросам, поступающим в архив, производится только с апертурных карт. Апертурные карты с вновь разработанной документацией составляют рабочий фонд и хранятся в ящиках механизированной картотеки МК, которая устанавливается в рабочем помещении технического архива.

Запрос на апертурную карту поступает через перфокартотеку 'Паспорта проектов' или 'Регистрация чертежей'. При частых запросах в читальных залах во избежание повреждения или утери карты необходимо выдавать заказчику ее дубликат, изготовленный на микратных диазопленках (диазодубликат). Для этих целей

10

1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В соответствии с ГОСТ 2.102-68 "Виды и комплектность конструкторских документов" приняты следующие наименования проектных документов в зависимости от способа их выполнения и характера использования:

Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников. Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные но любом материале, позволяющем многократное! воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, фотокопию или экземпляр образца, изданного типографским способом, оформленные заверительными подлинными установленными подписями лиц, ответственных за выпуск документа. Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий.

Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенные для непосредственного использования при разработке: в производстве, эксплуатации и ремонте изделий.

Основными положениями системы оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации¹являются:

- бескалькировочное оформление проектной документации² (выполнение и оформление чертежей может осуществляться на бумажной и пленочной основе);

-    сокращение объема графических работ, которое обеспечивается применением чертежных заготовок, аппликаций, метода плоскостного макетирования³ ;

-    применение электрофотографического оборудования для изготовления подлинников и размножения проектной документации;

-    хранение в технических архивах до окончания строительства объекта подлинников рабочих чертежей, в которые при необходимости вносятся изменения;

-    микрофильмирование подлинников рабочих чертежей после окончания строительства объекта, т.е. создание фонда микрофильмов длительного хранения⁴;

-    передача подлинников рабочих чертежей, по которым закончено строительство, архиву построенного объекта, а подлинников проектной документации, представляющей научно-историческую ценность, -Государственному архиву научно-технической документации;

-    комплексное использование в проектных организациях с годовым объемом выпускаемой документации свыше 10 тыс. оригиналов, приведенных к формату 24 (А1), микрофильма в качестве средства размножения, хранения и информации;

-    многоаспектный поиск ранее выполненной проектной документации с помощью перфокартотек⁵;

-    организация учета проектной документации, поступающей на хранение в архив, с помощью перфокартотекн⁶;

-    хранение в технических архивах проектных организаций первых экземпляров текстовой части проектной документации, изготовленных машинописным способом;

-    применение ротационных электрофотографических машин при повторном размножении текстовой документации, а также при необходимости получить количество копий, превышающее одну закладку пишущей машинки (более 5 экземпляров);

-    организация кустовых лабораторий микрофильмирования для обслуживания проектных организаций с годовым выпуском до 10 тыс. оригиналов, приведенных к формату 24, или проектных организаций, расположенных в одном здании;

-    техническое оснащение проектных организаций каждой группы, обеспечивающее выпуск проектной документации с учетом "пиковых " загрузок.

Проектные организации в зависимости от количества выпускаемой проектной документации разделяются на следующие четыре группы;

Г руппа организаций	Средний годовой выпуск оригиналов, приведенный к формату 24
1	4000
П	10000
Ш	15000
1У	20000

Для каждой группы проектных организаций разработаны схемы системы оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации. Выбор оптимальной схемы осуществляется с учетом нормативного срока окупаемости в зависимости от количества выпускаемой документации и удельного объема применяемых бес-кал ькировочных методов (рис.1).

Если в соответствии с графиком на рис.1 эффективно внедрение различных вариантов "Системы", рекомендуется выбирать вариант, основанный на комплексном использовании микрофильма как средства размножения, хранения и информации. Это объясняется тем, что такое использование микрофильма позволит:

- организовать оперативную информацию проектировщиков о разработанных проектах, хранящихся в своем архиве, а также в архивах других организаций;

3

-    сократить время проектирования и улучшить качество проектной документации за счет применения апробированных решений;

-    автоматизировать процесс размножения проектной документации.

Экономическая эффективность внедрения "Системы⁷' для каждой организации характеризуется следующими показателями⁷:

Показатель	Един.	Группа организаций
	измерен.	1	П	Ш	1У
Капитальные затраты	тыс.руб.	25,8	53,9	103,3	151,2
Годовая экономия	тыс.руб.	6,8	12,4	19,9	28,2
Срок окупаемости капитальных затрат	годы	3,8	4,3	5,2	5,3
Годовой экономический эффект	тыс.руб.	3,0	4,4	4,4	5,6
Повышение производительности труда	%	5,8	5,8	5,8	5,8

В связи с отсутствием в настоящее время полного комплекта технических средств для внедрения "Системы" разработаны дублирующие схемы, базирующиеся на использовании оборудования, выпускаемого в настоящее время.

Нормы расхода материалов при функционировании "Системы" по дублирующим схемам, а также размер площадей, необходимых для размещения технологического оборудования, определяются в соответствии с "Технологическими нормами по организации копировально-множительных служб" (М., Гипротис, 1969).

Условные обозначения:

--80% объома проектной документации

выпускается боскалькмровочными методами:

---- 00% объема проокгной документации

выпускается бескалькировочными методами;

---—    30% объема проокгной документации

выпускается бескалькировочными методами;

1.11.Ш,!У - варианты системы.

2. ВАРИАНТЫ СИСТЕМЫ ОФОРМЛЕНИЯ, РАЗМНОЖЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ С РАЗЛИЧНЫМИ ОБЪЕМАМИ ВЫПУСКАЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Работа "Системы" в проектной организации группы I (среднегодовой выпуск - 4 тыс. листов формата 24)

Исходными данными для рассматриваемого варианта "Системы^-' являются:

-    годовой выпуск одним списочным работником оригиналов, приведенных к формату 24, - 20 листов;

-    количество повторно размножаемых чертежей - 1,0 тыс. листов формата 24 в год;

-    средний тираж размножения - 10 экземпляров.

Функциональные связи между отдельными элементами "Системы" представлены на рис.2.

Основные элементы данного варианта "Системы" базируются на следующих положениях:

-    выполнение оригиналов чертежей, превышающих формат 22, на чертежных прозрачных материалах;

-    использование плоскостного электрофотографического аппарата для изготовления подлинников чертежей до формата 22, выполненных на непрозрачных материалах (например, на бумаге типа "ватман") ;

-    размножение проектной документации методом диазокопирования на светокопировальных аппаратах;

-    использование подлинников документации, по которой осуществляется строительство, в качестве средства информации.

При разработке данной схемы учтены особенности работы небольших организаций. Для изготовления подлинников используются электрофотографические методы копирования на аппарате ЭП-22РМ. Возможно изготовление на аппарате ЭП-22РМ уменьшенных в 0,7 раза (до формата 22) подлинников на прозрачной основе с оригиналов до формата 24.

Чертежи высокой насыщенности и чертежи, требующие при воспроизведении соблюдения точных размеров, копируются тушью на бумажной натуральной кальке.

За*рос шл подлит 3*лр>х м мпрофольм

Р*с,2. Сжемл "Системы' &.и ирослямой opiauujanut ipytaw /,

Подлинники (тушевые или изготовленные электрофотографическим способом) и соответствующие им оригиналы возвращаются в производственный отдел, проверяются и заверяются подписями лип, ответственных за выпуск чертежа. После этого оригиналы, выполненные на непрозрачном материале, уничтожаются, а подлинники поступают на размножение.

Размножение всех видов подлинников производится методом светокопирования. После размножения подлинники передаются в технический архив на хранение, а копии - на комплектовку и отправку.

Подлинники хранятся в архиве сфальцованными в папках в диагональных шкафах.

В соответствии с основными положениями системы (раздел 1), по решению экспертно-проверочной комиссии института создается фонд микрофильмов длительного хранения, образуемый путем микрофильмирования подлинников рабочих чертежей, по которым закончено строительство. Микрофильмирование осуществляется в кустовых лабораториях.

После микрофильмирования подлинники передаются в архив построенных объектов чли в центральные государственные архивы. Микрофильмы хранятся в специальных шкафах с искусственным климатом. Для работы проектировщикам в читальный зал выдаются, как правило, подлинники или микрофильмы.

Микрофильмы просматриваются в читальных аппаратах. При необходимости с микрофильмов могут готовиться увеличенные единичные копии на читально-копировальных аппаратах или аппарате ЭП-22РМ.

При частых запросах микрофильмы должны дублироваться путем изготовления копий на диазодубликаторах.

Запрос в архив поступает через перфокартотеки регистрации чертежей, паспортов микрофильмов или перфокартотеки, отражающие содержание проектов (например, паспорта проектов и др.). При выдаче подлинника из архива в качестве страхового экземпляра остается копия.

Текстовая проектная документация размножается на ротационном электрофотографическом аппарате ЭР-210КЛ и хранится в диагональных шкафах.

При работе 'Системы' в проектной организации группы 1 на выпускаемых материалах и оборудовании порядок прохождения документации, изготовление оригиналов и подлинников, уничтожение оригиналов, размножение, создание фонда микрофильмов длительного хранения аналогичны описанным выше.

1

В дальнейшем именуется "Система".

2

Применение бескалъкировочных методов выполнения и размножения проектно-конструкторской документации, Гипротис, 1963. Инструкция по изготовлению чертежей на пленочной основе. Гипротис, 1969.

I

3

Система фото моде льно-магнитно го поэлементного плоскостною макетирования, Гипротис, Госхимпроект, 1967.

Рекомендации по применению современных средств репрографии при разработке проектно-сметной документации. ЦНИПИАСС, 1972.

4

Инструкция по хранению, поиску и размножению проектной документа-иии на основе микрофильмирования. Гипротис, 1966.

5

Инструкция по хранению, поиску и размножению проектной документации на основе микрофильмирования. Гипротис, 1966. Эксплуатация картотеки на картах с двухрядной краевой перфорацией формата К5 "Проекты, разработанные институтом". Картотека "Инженерные сооружения и конструкции". Киевский Промстройпроект, 1968.

Методическое пособие и рубрикатор к перфокартотеке ".Проекты, разработанные институтом". Госхимпроект, 1968.

Создание единой системы постоянной информации по проектированию объектов промышленного строительства с применением механизированного поиска и обработки паспортов проектов, выполненных на перфокартах с краевой перфорацией. ЦНИИПпромзданий, 1968.

6

Картотека "Регистрация архивных материалов, выпущенных ГПИ Киевский Промстройпроект". Киевский ПСП, 1969.

2

7

Подробный расчет технико-экономических показателей приведен в работе Гипротиса и Киевскою Промстройпроекта "Автоматизированная система оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации в проектных организациях" (серия 10-151), Гипротис, 1968,

4