Методика обследования организаций строительного комплекса при создании автоматизированных систем управления

УДК 69.003.-65.014.011.56(075.8)

Одобрено Редакционным советом ЦНИИпроекта от 24.05.88 г.

Методика предназначена для использования разработчиком на первой стадии создания автоматизированных систем управления "Исследование и обоснование создания автоматизированной системы⁴'. Методика использовалась при обследовании ряда организаций, в том числе отдела капитального строительства и реконструкции Государственного агропромышленного комитета СССР.

Авторы: канд.техн.наук Борисова М.Н., канд.экон.наук Скворцова Р.А.

Центральный научно-исследовательский и проектно-экспериментальный институт по методологии, организации, экономике и автоматизации проектирования и инженерных изысканий (ЦНИИпроект) Госстрой СССР. 1988

Наименование работы	Исполнители		Сроки		Примечание
	от заказчика	от разработчика	начало	окон чание
1. Разработка программы пред-проектного обследования от-аела		Ф.И.О.
2. Согласование программы обследования	Ф.И.О.
3. Подготовка и подписание приказа о проведении обследования	а»	т
4. Проведение обследования i 1	Начальники отделов, сотрудники	Сотрудники отдела			Результат -заполненные формы
4. 1. Сбор данных .>б организационной структуре и описание ее	Начальники отделов	Ф.И.О.			Структура и описание организации
4.2. Заполнение функциональной матрицы	Сотрудники отделов	Сотрудники отдела
4.3. Заполнение информационных таблиц	*	«г

Наименование работы	Исполнители		Сроки
	от заказчика	от разработчика	начало	окон чание	1 фимечание
4.4.    Описание документов 4.5.    Описание содержания цоку-кумоитов	Сотрудники отделов т	Сотрудники отдела
5. Нормализация инвестиционного процесса	Ф.И.О.	Ф.И.О.
5.1. Разработка нормалей по отделам		Сотрудники отдела			Нормали по отделам и инвестиционному процессу
5.2. Корректировка нормалей по отделам	Начальники отделов
5.3. Утверждение нормалей по отделам	*
5.4. Разработка нормали инвестиционного процесса	Ф.И.О.	Ф.И.О.
5.5. Корректировка и утверждение единой нормали	»	•*
6. Анализ существующего документооборота	Сотрудники отделов	Сотрудники отдела

Наименование работы	Исполнители		Сроки		Примечание
	от заказчика	от разработчика	начало	окон чание
7. Разработка обоснования на создание АСУ	Начальники отделов	Ф.И.О.
7.1. Выбор состава процессов, поолежащих автоматизации	0	0
7.2. Согласование состави процессов, подлежащих автоматизации	Ф.И.О.
7.3. Предварительный выбор состава функций системы	Начальники отделов	Сотрудника отдела
7.4. Согласованно выбранного состава функций системы	Ф.И.О.
8. Разработка ТЭО на АСУ		Ф.И.О.
9. Согласование ТЭО	Ф.И.О.
1 0. Представление ТЭО заказчику		Ф.И.О.

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ТАБЛИЦА

Подразделения	Обобщен кая функция (комплекс задач)	Функция (элалча)	Ответственный ИСПОЛНИ ТОЛЬ	Примачанио
Сектор специальных И монтажных работ	Определенно и согласование с другими организациями oCl-OMOO ИЗГ0Т0ВЛ01МЯ стром-тель::ых металлоконструкций аля Госагронромл СССР	Формирование сводного плана на изготовление мо-талличоскнх конструкций оля Росагронроми СССР (но Diignu конструкций)
		формирование сводного плана на изготовление и постовку ЛЛЮММННОВЫХ полое
		формирование сводного плана на изготовление и поставку стальных плно-ЛОЙ

Начальник отдела Разработал

СОДЕРЖАНИЕ

1.    Цель и этапы обследования................. 2

2.    Распределение работ между заказчиком и разработчиком ............................. 2

3.    Перечень работ, выполняемых на этапе обследования . .    2

4.    Последовательность выполнения работ ........... 3

5.    Методика сбора и анализа информации........... 4

Приложения............................ 8

Литература............................17

Литература

1.    ГОСТ 24.601-86. Автоматизированные системы. Стации создания. М.: Издательство стандартов, 1 986.

2.    ГОСТ 24.202-80 *. Система технической документации на АСУ. Требования к содержанию документа "Технико-экономическое обоснование создания АСУ". М.: Издательство стандартов, 1986.

3.    Козлова О.В., Овсянников О.А., Разу М.Л. Регламент в управлении производством. - М.: МИУ им. С.Орджоникидзе, 1982.

4.    Козлова О.В., Кузнецов В.С., Овсянников О.А., Разу М.Л. Комплексная система регламентного управления. - М.: МИУ им. С.Орджоникицзе, 1983.

МЕТОДИКА ОБСЛЕДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИЙ СТРОИТЕЛЬНОЮ КОМПЛЕКСА ПРИ СОЗДАНИИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Редактор Назарова Е.Я.

Художник Пальмина Н.Г.

Корректор Блажкова А.К.

Л-75532. Подписано к печати 29.06.88 г. Формат 60x84/16. Объем 1,25 печ.л. Зак.545 Тир. 1000. Цена 85 коп.

ЦНИИпроект

117393, ГСП-7, Москва, ул.Архитектора Власова, 51 .

1. ЦЕЛЬ И ЭТАПЫ ОБСЛЕДОВАНИЯ

Целью проведения обследования является описание и анализ про-цесссов управления и информационных потоков данных для определения необходимости и возможности создания автоматизированной системы управления предприятия или организации.

Обследование проводится в два этапа:

собственно обследование: сбор информации о процессах управления;

анализ материалов обследования и оформление результатов обследования и анализа.

2.    РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТ МЕЖДУ ЗАКАЗЧИКОМ

И РАЗРАБОТЧИКОМ

Комплекс работ, проводимых на этапах обследования и анализа материалов, распределяется между заказчиком и разработчиком следующим образом:

заказчик осуществляет сбор и представление разработчику всей необходимой информации в объеме, определенном программой работ, составляет с участием разработчика перечень мероприятий по подготовке организации к внедрению автоматизированной системы;

разработчик осуществляет научно-методическое руководство всеми работами по обследованию, систематизирует, обобщает и анализирует материалы обследования, составляет с участием заказчика технико-экономическое обоснование (ТЭО);

заказчик обеспечивает согласование и утверждение ТЭО.

3.    ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ НА ЭТАПЕ

ОБСЛЕДОВАНИЯ

Обследованию подлежит процесс управления организацией. При обследовании рассматриваются:

основные технико-экономические показатели деятельности организации и их планирование;

организационная структура и функции (задачи) структурных подразделений;

документооборот и информационные потоки (внутренние и внешние);

система кодирования информации и кодификаторы; применение вычислительной техники в организации.

4. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

Обследование производится на основании приказа руководства организации по утвержденному им плану.

Форма плана проведения обследования и анализа существующей системы управления представлена в приложении 2. План утверж-дается руководством организации при согласовании с ответственными за проведение анализа в подразделениях.

Для проведения работ создаются группы в составе исполнителей от заказчика и разработчика. Группы формируются с учетом специализации их по предмету обследования - по функциям управления, выполняемым подразделениями организации. Например, в отделе капитального строительства Госагропрома СССР были созданы следующие группы:

группа 1 для обследования подотдела экономики и совершенствования хозяйственного механизма; группа 2 для обследования подотдела планирования капитального строительства, реконструкции и социального развития;

группа 3 для обследования подотдела подрядных организаций и хозспособа;

группа 4 для обследования подотдела строительной индустрии; группа 5 для обследования подотдела проектных организаций; группа 6 *для обследования подотдела экспертизы проектов и смет;

группа 7 для обследования подотдела коммунального хозяйства; группа 8 для обследования научно-технического центра сельского строительства.

Состав групп фиксируется в приказе по организации.

При сборе материалов основными источниками данных являются: структура организации;

положения о структурных подразделениях организации, штатное расписание, должностные инструкции и др.; плановые и отчетные документы; справочные и нормативные документы;

используемые в организации инструктивные и директивные документы Совета Министров СССР, Госплана СССР, Госбанка СССР и др.

Результатом этапа сбора материалов являются: перечень форм документов (входных, промежуточных и выходных);

перечень реквизитов, входящих в документы; примеры заполнения форм документов; характеристики документов;

описание алгоритма формирования документов и входящих в них реквизитов;

перечень исполнителей документов с указанием ответственного исполнителя данного документа;

перечень потребителей документов с указанием ответственного за использование данного документа;

перечень основных функций, выполняемых подразделениями; связи между входной информацией, исполнителями, задачами управления, результирующей информацией и потребителями.

В процессе анализа материалов и подготовки отчета об обследовании проводятся следующие работы:

разрабатывается модель процесса управления (форма представления - нормаль управления);

выявляются основные недостатки существующей системы управления;

разрабатываются предложения по совершенствованию процедур управления при создании автоматизированной системы;

определяются основные рекомендации по подготовке организации к созданию и внедрению автоматизированной системы.

Результатом этапа анализа материалов прецпроектного обследования является документ "Технико-экономическое обоснование автоматизированной системы", состав и содержание которого определены ГОСТ 24.601-86. Допускается в соответствии с ГОСТ 24.202-80* [2] завершать стацию "Исследование и обоснование создания автоматизированной системы" научно-техническим отчетом, тактико-техническим заданием, заявкой на создание автоматизированной системы.

5. МЕТОДИКА СБОРА И АНАЛИЗА ИНФОРМАЦИИ

Основными источниками сведений о системе управления являются:

1.    Документы: устав учреждения, положения о структурных подразделениях, штатные расписания, должностные инструкции; документы, возникающие в результате функционирования подразделений, а также исходные документы для работы подразделений.

2.    Сотрудники, описывающие свою деятельность в процессе бесед и опросов.

3. Непосредственное наблюдение представителей разработчика за процессом деятельности организации.

Разработчик собирает копии всех типов документов: как чистые бланки, так и заполненные. После изучения документов разработчики переходят к стации опросов и бесед с сотрудниками организации. Непосредственное наблюдение проводится в случае, если изучаемый процесс трудно понимается по словесному описанию.

На первом этапе процессы управления описываются с помощью функциональной таблицы, в которой отражаются права и обязанности отдельных структурных подразделений (см. приложение 3).

Для каждой функции разрабатываются информационные таблицы (см. приложение 4), отражающие документооборот в структурном подразделении. На основании информационных таблиц строится нормаль процесса управления.

Нормаль управления - это модель процесса управления, содержащая стандартизированное описание последовательности и условий выполнения функций управления. Нормаль отражает отношения по управлению, складывающиеся в процессе подготовки и принятия решений, в том числе характеристику обязанностей, ответственности и прав участников управления. В ней в наглядной форме представляется логика процесса решения взаимосвязанных задач управления.

В нормали управления содержатся: задача управления;

участники решения задачи с указанием ответственного исполнителя;

исходная информация (входные документы), необходимая для решения задачи;

информация, получаемая в результате выполнения задачи; потребитель выходной информации с указанием ответственного за прием и дальнейшее использование полученной информации;

взаимосвязи между задачами управления, исполнителями, потребителями, входящей и результирующей информацией.

Исходная информация для построения нормали содержится в информационных таблицах.

Нормаль состоит из 7 разделов (приложение 5): временная ось;

источники входной информации; исходная информация; исполнители; задачи (функции); результирующая информация; потребители информации.

Каждой задаче со всеми ее элементами (исполнителями, входной и результирующей информацией и ее потребителями, временными характеристиками) на схеме соответствует вертикальная линия. Элементы схемы изображаются следующими символами:

- процедура задачи (операция) традиционная;

- процедура задачи (операция) автоматизированная;

- ручной документ;

ДА u u и

- -    документ,    получаемый    с    помощью    автоматизированной

обработки данных;

- источники (потребители) данных;

- исполнители;

-    межстраничный соединитель;

-    информационная связь с обозначением пересечения с источником информации, исполнителем, потребителем, входной информацией, временным параметром.

- обозначение ответственного исполнителя, потребителя;

- связь между задачами и документами (логическая связь).

Все элементы схемы (кроме связей) имеют код: для источников информации - "НС*' и порядковый номер - три символа (например, ИСОЮ);

для входной информации - "ВХ" и порядковый номер - три символа (например, ВХ 212);

для исполнителей - "И" и порядковый номер - три символа (например, И 007);

для задач ручных и автоматизированных - "ЗР" и "ЗА* соответственно и порядковый номер - три символа (например, ЗР 021, ЗА 101);

для ручного документа - "ДР" и порядковый номер - три символа (например, ДР 003);

для документа, получаемого автоматизированным путем^- "ДА" и порядковый номер - три символа (например, ДА 128);

документы независимо от способа формирования имеют сквозную нумерацию;

для потребителя - "П" и порядковый номер.

Нормаль состоит из двух частей: правой и левой. В правой части содержится информация об источниках информации, исходных документах, внешних по отношению к описываемому процессу, исполнителях и потребителях.

Каждому элементу присваивается соответствующий код. В левой части нормали каждому элементу правой части соответствует линия, расположенная в соответствующей части чертежа. У начала линии и справа на каждом листе нормали ставится индекс соответствующего источника, исходного документа, исполнителя и потребителя. Чертежи выполняются на листах формата А12 (297x420 мм).

Построение нормали начинается с отображения задачи, представляющей собой логическое начало описываемого процесса. Затем отмечается входная информация и ее источники. Далее указываются исполнители, потребители выходных сообщений с выделением ответственных исполнителей и потребителей. Последовательность отражения задач диктуется сроками и логикой информационных связей.

Выходная информация может направляться в другие подразделения, руководству организации, во внешние организации, а также для использования при решении других задач данного процесса управления.

Нормаль используется для анализа и упорядочения функции управления, а также вместе с другими результатами обследования для выбора функций, включаемых в состав автоматизированной системы управления.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Дата

г. Москва

О проведении обследования в организации

В соответствии с договором между (название организации-заказчика и организации-подрядчика) в 1988-1989 гт. проводятся работы по теме: (название темы)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.    Назначить (должность, фамилия, имя, отчество) ответственным со стороны заказчика за обследование и создание АСУ.

2.    Назначить ответственными за проведение работ по теме в отделах начальников соответствующих отделов тт. (Ф.И.О.)

3.    Начальникам отделов предоставить разработчику полную информацию о работе подразделений в соответствии с программой предпроектного обследования.

4.    Провести предпроектные обследования и разработку технического задания на АСУ в соответствии с прилагаемым планом.

Подпись    Расшифровка

подписи