АРХИВ ФИРМЫ

(негосударственной организации)

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ И ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ. С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Москва 1998

АРХИВ ФИРМЫ

(негосударственной организации)

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ И ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ. ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Методическое пособие и Примерный перечень документов одобрены Зональным научно-методическим советом архивных учреждений Центрального района Российской Федерации 17.09.97

Москва 1998

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись (см. приложение 5) о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения, об общем количестве дел, реально отложившихся в организации за соответствующий год. Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел работника организации.

1.2. Формирование дел

Под формированием дел понимается порядок группировки (объединения) исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие рекомендации:

-    вид (разновидность) документа и его содержание должны соответствовать конкретному заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится;

-    в деле должны находиться только исполненные, правильно оформленные документы, удостоверенные необходимыми подписями, датированные и т.п.;

-    в дела объединяются документы, как правило, в пределах одного календарного года (за исключением переходящих дел);

-    документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно; в дела включаются по одному экземпляру каждого документа; подлинники отделяются от копий, проектов и черновиков документов, годовая отчетная документация - от квартальной и месячной; приложения к документам, как правило, формируются вместе с документами, к которым они относятся, и имеют аналогичный срок хранения;

-    дело не должно превышать 250 листов, а его толщина - 40 мм; при большем объеме документов, относящихся к одному вопросу, они разделяются на тома (части).

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, инструкции) группируются в дела по видам документов, а внутри дела - по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности форм!груются отдельно от приказов по личному составу. Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу, включаются в соответствующие личные дела сотрудников или формируются в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам при их большом объеме могут быть сформггро-ваны в отдельные дела с систематизацией по номерам протоколов.

Отчетные и плановые документы включаются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Пояснительные записки должны предварять отчет или план, приложения - следовать за основным документом.

Внутри дела, содержащего переписку, документы размешаются с учетом последовательности решения вопроса, в хронологическом порядке: входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления, документ-ответ следует за документом-запросом; наиболее ранние документы располагаются в начале дела.

2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

2.1. Отбор документов на хранение и уничтожение

Для организации и проведения рабогы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и к уничтожению приказом руководителя организации создается действующая на постоянной основе Экспертная комиссия (ЭЮ. в состав которой (не менее 3-5 человек) входят наиболее квалифицированные, хорошо знающие работу с документами специалисты ведущих структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. Секретарем ЭК назначается работник, ответственный за архив организации. Секретарь ЭК ведет краткую протокольную запись заседаний.

Функции н права экспертной комиссии, порядок ее работы определяется положением, утверждаемым руковощггелсм организации (см. приложение 3).

Под руководством экспертной комиссии в структурных подразделениях ежегодно, как правило, в конце года, проводится отбор документов, подлежащих передаче на архивное хранение, и отбор к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение.

Отбор документов на постоянное и временное хранение, а также к уничтожению проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (включая прилагаемый к данному пособию Примерный перечень документов со сроками хранения) и утвержденной номенклатуры дел организации, предусматривающей сроки хранения соответствующих видов документов. При отборе документов на хранение и уничтожение учитываются такие отметки в перечнях и номенклатурах дел. как “после замены новыми”, “до минования надобности”, “при условии проведения ревизии”, “после истечения срока действия договора” и т.п.

По результатам отбора документов на основе оценки их значимости (экспертизы ценности документов) составляются описи документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе описи документов по личному составу со сроком хранения 75 лет, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения 6, 9).

Дела с истекшими сроками хранения могут быть уничтожены только после того, как будут полностью отобраны на постоянное и временное хранение документы за соответствующий хронологический период.

На вес завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного. долговременного (свыше 10 лет) хранения и материалы по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с изложенными в подразделе 2.2 требованиями, составляются описи дел (приложение 6).

Опись дел представляет собой систематизированный перечень отобранных на хранение дел, содержащий необходимые учетные и справочные данные о них (номера и заголовки дел, даты, количество листов). Опись одновременно является учетным и справочным документом, обеспечивающим оперативный поиск дел и документов.

Описи составляются в трех экземплярах отдельно на дела:

-    постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

-    по личному составу.

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи, как правило, не составляются, они учитываются по номенклатурам дел с соответствующей отметкой в графе “Примечания”, где указывается фамилия работника, у которого находится дело.

При составлении описи соблюдаются следующие требования: заголовки дел, относящихся к конкретным структурным подразделениям организации, вносятся в опись в соответствии с систематизацией, закрепленной в номенклатуре дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет (при ежегодном отборе дел с составлением годовых разделов описи единая валовая нумерация дел сохраняется).

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется правильность формирования и оформления дел. При просмотре дел в этих целях проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки (переплета) дела; правильность оформления обложки дела и нумерации листов в нем; наличие заверительной надписи дела (см. п. 2.3.2.).

Имеющиеся нарушения правил формирования и оформления дел должны быть устранены до составления описей на эти дела.

В случае отсутствия каких-либо дел, числящихся по номенклатуре дел, соответствующим структурным подразделениям совместно с экспертной комиссией организации принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения, прилагается к описи и вместе с ней передается в архив организации.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерашш дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Рассмотренная н одобренная на заседании экспертной комиссии опись подписывается лицом, ответственным за архив организации, председателем и секретарем экспертной комиссии и затем утверждается руководителем организации.

2.2.1. Составление описей на документы по личному составу

Заголовки дел в описи документов по личному составу систематизируются по видам документов следующим образом:

-    приказы (распоряжения) по личному составу (по годам за описываемый период);

-    личные дела уволенных¹ (по алфавиту фамилий):

-    карточки по учету личного состава² (по алфавиту фамилий);

-    лицевые счета рабочих и служащих³ (по годам, в пределах года - по алфавиту фамилий);

-    списки рабочих и служащих (по годам);

-    акты о несчастных случаях, связанных с производством (по годам);

-    протоколы квалификационных комиссий (по годам);

-    невостребованные трудовые книжки⁴.

При наличии большого количества личных дел (личных карточек) уволенных, а также невостребованных трудовых книжек на них могут составляться отдельные описи.

Опись документов по личному составу подписывается руководителем кадровой службы организации, а также председателем и секретарем экспертной комиссии и утверждается руководителем организации.

Если в организации хранятся документы по личному составу других, в том числе ликвидированных организаций, то на документы каждой из них составляются отдельные описи.

2.3. Оформление дел, передаваемых в архив организации

Оформление дел означает их техническую обработку и включает следующие элементы:

-    подшивку или переплет дела;

-    нумерацию листов в деле;

-    составление заверительной надписи дела;

-    оформление обложки дела.

Документы, составляющие дело постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста всех документов, виз и резолюций на них. При этом из документов удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки, металлические части скоросшивателей).

В конце каждого дела подшивается (переплетается) чистый лист для оформления заверительной надписи.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листа с заверн-тельной надписью, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Нумерация производится черным графитным карандашом, не задевая текста документа. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы тел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно.

Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверн-тельная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

2.3.2. Составление заверительной надписи дела

Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе дела (приложение 7) для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны об-ложхн дела.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, а также оговаривается нашгчне литерных и пропущенных номеров.

Заверительная надпись подписывается се составителем с указанием расшифровки подписи, должное™ и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (изъятие документов, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) фиксируются в заверительной надписи со ссылкой в необходимых случаях на соответствующий акт.

2.3.3. Оформление обложки дела

Обложка дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения (приложение 8) оформляется с указанием следующих элементов:

-    наименование организации и се непосредственная подчиненность (если имеется прямая подчиненность);

-    наименование структурного подразделения;

-    индекс дела по номенклатуре;

-    номер дела (тома, части) по описи, в которую включено данное дело, и номер описи;

-    заголовок дела;

-    дата дела (тома, части);

-    количество листов в деле;

• гриф ограничения доступа к документам (“Конфиденциально”), если документы дела содержат сведения, составляющие коммерческую и иную тайну (проставляется в правой верхней части обложки дела).

При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, в скобках - официально принятое сокращенное наименование. Например; Товарищество с ограниченной ответственностью “Техноком" (ТОО “Техноком”).

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел с внесением необходимых дополнений и уточнений, отражающих реальное содержание и состав (виды, разновидности) отложившихся в деле документов.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их ко-пийность. Например: “Приказы по личному составу. Копии”.

Дата дела указывает на год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В делах, содержащих планы и отчеты, дата отражается в заголовке дела и отдельно на обложке дела не указывается. Например: “План реализации готовой продукции на 1996 г.”

Датой дел с распорядительной и протокольной документацией (приказы, распоряжения, указания, протоколы, стенограммы) являются крайние даты документов дела - число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документа дела; датой личного дела - даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле (на основании заверительной надписи дела) и предусмотренного номенклатурой дел срока хранения документов, кото-рый может быть уточнен с учетом фактического состава и содержания документов дела. На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”, на делах временного хранения - “Хранить... лет” (на личных делах, например, указывается: “Хранить 75 лет”).

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела оставляются на скоросшивателях, нс проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, завернтельные надписи не составляются.

2.4. Оформление передачи дел в архив организации

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, как правило, через год после завершения их в делопроизводстве. Передача дел производится только по описям, оформленным надлежащим образом.

В отдельных случаях по распоряжению руководителя организации в архив могут передаваться дела со сроками хранения до 10 лет. Опись на эти документы не составляется, они учитываются по номенклатуре дел, в графе “Примечание” которой для таких дел проставляется отметка “Архив”, а после итоговой записи номенклатуры дел указывается: “Дела под порядковыми номерами (приводятся конкретные номера дел) переданы в архив”, далее следуют дата и подписи передавшего документы прсд-

ставителя структурного подразделения и ответственного за архив лица, принявшего их на хранение.

Документы по личному составу, в том числе личные дета на уволенных, передаются по отдельным составленным на них описям, оформленным в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе “Составление описей на документы по личному составу”.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии представителя соответствующего структурного подразделения. При этом в конце каждого из трех экземпляров описи (два остаются в архиве, третий - в структурном подразделении) указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи ответственного за архив и .лица, передавшего документы.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок (название) каждой картотеки включается в опись.

2.5. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации

Порядок передачи и дальнейшего использования документов организации при ее реорганизации или ликвидации должен быть предусмотрен приказом о реорганизации или ликвидации соответствующей оргакизашш.

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанности комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационная комиссия).

При реорганизации организации с передачей ее функций организации-правопреемнику последняя принимает по акту архив и незавершенные делопроизводством документы реорганизуемой организации.

Если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям или правопреемник вообще отсутствует, ее документы могут бьпъ переданы либо в соответствующий государственный архив (если документы имеют научно-историческое значение) либо в действующий на данной территории (в городе, административном округе, районе) архив с переменным составом документов (городские, районные, объединенные архивы и т.п.). В условиях Москвы документы не имеющих правопреемников ликвидированных организаций и, прежде всего, материалы по личному составу должны быть переданы на дальнейшее хранение по месту дислокации организаций в архивные отделы соответствующих административных округов Москвы либо в объедзтенный ведомственный архив, комплектующийся документами конкретной отрасли.

Перед передачей документов ликвидируемой организации проводятся обработка дел и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В этих целях ликвидационной комиссией организации должны быть предусмотрены необходимые материальные средства на проведение этой работы, в том числе с учетом возможности упорядочения документов на договорных условиях.

Передача документов ликвидированной организации на дальнейшее хранение в соответствующий архив осуществляется по описям и оформляется актом.

3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Оперативное хранение документов

С момента составления документов, заведения предусмотренных номенклатурой дел и до передачи их в архив организации (.либо до выделения к уничтожению по истечении установленных сроков хранения) дела должны чрашгтъея по месту их формирования, т.е. в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений, а также сотрудники, отвечающие за ведение тех или иных дел, несут ответственность за их сохранность.

Дела хранятся в рабочих помещениях или в специально отведенных местах в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках,

обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих их от пыли и прямого воздействия солнечных лучей. Хранить документы в незапи-раюшихся шкафах и в рабочих столах не рекомендуется. Более прсд-почпггельным является вертикальный способ расстановки дел, имеющих твердые обложки, как более удобный для их хранения и использования.

В целях ускорения поиска документов целесообразно располагать дела в соответствии с порядком индексов, предусмотренных номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нес размещается на дверце шкафа (сейфа) р внутренней стороны или в другом специально отведенном месте. На корешках обложек дел указываются их индексы по номенклатуре дел.

Документы с кратковременными (до 10 лет) сроками хранения, которые в архив организации, как правило, не передаются и остаются в структурных подразделениях, по истечении сроков их хранения в установленном порядке отбираются к уничтожению (см. подраздел 2.1 “Отбор документов на хранение и уничтожение”).

3.2. Архивное хранение документов

Архив организации по мере накопления объема хранящихся в нем дел нуждается в выделении специально приспособленного помещения, отвечающего установленным правилам обеспечения сохранности и использования документов. Безусловно, это нелегкая для многих организаций задача, но она требует своего решения.

Приспосабливаемые под архивы помещения должны быть изолированными от других помещений, сухими, безопасными в пожарном отношении и гарантированными от затопления.

Нельзя отвоют» под архивы чердачные и подвальные помещения, в которых проходят коммуникации (водопровод, канализация, газовые системы и т.п.). Хранилища должны быть удалены от производственных, складских и бытовых помещений (столовых, кафетериев, буфетов и т.п.). связанных с хранением и применением пищевых продуктов.

Желательно, чтобы кроме архивохранилища была выделена для работы с документами хотя бы небольшая рабочая комната, расположенная рядом с архивохранилищем. В случае невозможности предоставить помещение для рабочей комнаты место хранения документов огораживается стеклянной перегородкой или барьером, куда посторонним вход воспрещается.

Размеры архивохранилища определяются с учетом объема ранее отложившихся дел, а также количества ежегодно образующихся дел, подлежащих передаче в архив.

При расположении архивохранилища на первом этаже или в помещениях, которые близко примыкают к другим зданиям, на окнах ставятся металлические решетки. Рекомендуется оборудовать помещение архива охранной н пожарной сигнализацией.

Двери архива должны быть капитальными, обитыми асбестовой прокладкой и металлом, снабжены надежными замками. У дверей отдельно стоящих зданий в помещения архивов проводится электрический звонок.

Помещение архива оборудуется стеллажами, желательно металлическими (если деревянными, то пропитанными огнезащитным составом). Ширина проходов между стеллажами - нс менее 70 см.; расстояние между полками по высоте - 40 см; расстояние от пола до нижней полки стеллажа - 15 - 20 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 60 - 70 см.

Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи могут устанавливаться в два яруса.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, допускается электропроводка в газовых трубах, осветительная арматура применяется полугерметнческая. На видных местах размещаются огнетушители (не менее двух в архивохранилище). В помещениях архива категорически запрещается курение и применение электронагревательных приборов (плитки, электропечи, кипятильники т.п.). Рубильники и предохранители устанавливаются вне хранилища, штепсельные розетки в помещениях должны быть герметичными.

Двери в архивохранилище в нерабочее время запираются на замок, опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранятся у заведующего архивом (ответственного за архив). При уходе с работы ключи сдаются охране с пометкой в журнале (тетради) даты, времени сдачи ключей и росписью лица, их сдавшего. Аналогичная отметка делается в журнале при передаче ключей охраной ответственному за архив лицу после его прихода на работу.

В случае необходимости вскрытия архива в отсутствие ответственного лица об этом составляется акт. При уходе в отпуск или длительном отсутствии ответственного липа ключи от архива передаются под расписку сотруднику, назначенному руководителем организации, временно ответственным за архив.

3.2.1. Размещение документов в архиве

Документы в архиве размещаются в определенном порядке с учетом сроков их хранения: дела постоянного хранения отдельно от документов по личному составу и временного хранения. Документы организаций -предшественников , а также других связанных системой соподчинснности учреждений хранятся отдельно от документов данной организации.

При размещении документов в хранилищах наилучшие условия создаются для дел постоянного хранения и документов по личному составу. Дела в мягких обложках и неподшитые (непереплетенные) документы целесообразно хранить в горизонтальном положении, чтобы избежать деформации и повреждения листов и мяпсих обложек дел. Не стелует ставить дета на полках слишком тесно, так как это также может привести к повреждению документов при снятии дел с полок и установке на них.

ПРЕДИСЛОВИЕ...........................................................................................................................3

ВВЕДЕНИЕ....................................................................................................................................4

1.    СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ.........................................6

1.1.    Составление номенклатур дел.............................................................................................6

1.2.    Формирование дел...............................................................................................................IО

2.    ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ..................................11

2.1.    Отбор документов на хранение и уничтожение................................................................I!

2.2.    Составление описей дел.......................................................................................................12

2.2.1.    Составление описей на документы по личному составу..........................................13

2.3.    Оформление дед. передаваемых а архив организации......................................................13

2.3.1.    Нумерация листов деда..............................-.............................................................14

2.3.2.    Составление заверителъной надписи дела................................................................14

2 .3.3. Оформление обложки дела........................................................................................14

2.4.    Оформление передачи дел а архив организации...............................................................15

2.5.    Передача документов при реорганизации или ликвидации организации.......................17

3.    ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ............................................................17

3.1.    Оперативное хранение документов....................................................................................17

3.2.    Архивное хранение документов..........................................................................................18

3.2.1 Размещение документов в архиве..............................................................................19

4.    ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ....................................................................................20

4.1. Выдача дед ю хранилища...................................................................................................20

4.2- Наведение архивных справок.............................................................................................21

5.    ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА.....................................................................................23

Приложение / Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения.................................................25

Приложение 2. Примерное положение об архиве организации..................................................39

Приложение J. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии

организации............-...................................._........................._...............................................41

Приложение 4. Примерный договор о передаче документов негосударственной чести Архивного фонда Российской Федерации на постоянное государственное хранение

в Московское городское объединение архивов.....................................................................43

Приложение 5 Форма номенклатуры дед организации..............................................................47

Приложение 6. Форма описи дел постоянного хранения............................................................48

Приложение 7. Форма листа-эаверителя ...............................................................................49

Приложение 8. Форме обложзеи деда............................................................................................50

Приложение 9. Форма акта о выделении к уничтожению документов......................................51

Приложение 10. Форма журнала выдачи дел    из хранилища......................................................52

Приложение И. Образец архивной справки................................................................................53

Приложение 12. Форме акта приема-передачи при смене заведующего архивом (лица.

ответственного за архив)........................................................................................................54

Приложение 13. Список нормативно-методических пособий.....................................................55

Запрещается хранение документов в штабелях на полу, что создает возможность утраты документов от затопления и поражения их биологическими вредителями.

Дела на стеллажах размешаются в связках или в картонных коробках с откидывающимися клапанами согласно их номеров по описи. Дела временного хранения могут храниться на полках без связок, в горизонтальном положении. Связки формируются толщиной не более 20 см и перевязываются шпагатом, на котором крепится ярлык с указанием наименования организации, номера описи, крайних номеров находящихся в связке дел и номера связки. Аналогичные данные указываются на коробках, в которых могут размешаться дела.

Дела временного хранения располагаются по структурным подразделениям (направлениям деятельности организации), внутри - в хронологическом порядке.

Для закрепления местоположения (топографии) документов могут составляться топографические указатели, в которых обозначается местонахождение тех или иных документов с указанием номеров стеллажей, шкафов (отделений стеллажей), номеров полок, где размещаются соответствующие дела (например, личные дела уволенных - стеллаж 3, шкаф 2 3-5 полки).

Необходимо периодически, не реже одного раза в неделю, проводзгть обеспыливание помещений хранилища снятием пыли со стеллажей, коробок, связок пылесосом или влажной тряпкой, смоченной 2%-ным раствором формалина и хорошо отжатой; одновременно должна проводиться влажная протирка полов, плинтусов, подоконшгков и тл.

При обнаружении в хранилище насекомых или грызунов следует немедленно принимать меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции. Запрещается вносить в хранилища н рабочие комнаты пищевые продукты, а также горючие и химические материалы.

4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 4.1 Выдача дел из хранилища

Документы, хранящиеся в архиве организации, могуг выдаваться для работы над ними в помещении архива и во временное пользование вне архива - в структурных подразделениях организации. Выдавать документы для работы на дом запрещается.

Дела выдаются во временное пользование, как правило, только в структурные подразделения, от которых они получены. Выдача дел в другие структурные подразделения производится только с разрешения руко-водителя соответствующего структурного подразделения, а в его отсутствие - руководителя организации.

Дела постоянного и долговременного хранения выдаются для использования в обработанном виде. т.е. с оформленной обложкой, подшитыми (переплетенными), пронумерованными, с завернтельной надписью. Сотрудники, которым выдаются документы, должны знать правила пользо-

ПРЕДИСЛОВИЕ

Методическое пособие рассчитано прежде всего на негосударственные коммерческие и некоммерческие организации (в том числе общественные объединения и организации)⁵ со средним и относительно небольшим объемом документов, где. как правило, отсутствуют необходимые условия для создания архивных и документационных служб с соответствующим штатом работников. В таких организациях, где нет штатного заведующего архивом, хранение архивных документов и организация работы с ними обычно поручаются назначенному приказом (распоряжением) руководителя организации ответственному за архив лицу с одновременным выполнением им других служебных обязанностей.

С учетом современной практики организации архивного дела в соответствующих разделах пособия, а также в ряде приложений к нему кратко изложены основные требования, которые следует соблюдать в процессе формирования документов в делопроизводстве, подготовки дел к передаче на архивное хранение, обеспечения сохранности и использования документов в архиве; определены права и обязанности ответственного за архив лица, его роль в проведении тех или иных видов работы с документами.

Пособие распространяется только на общую (управленческую) документацию и не рассчзпгано на применение в архивах, хранящих научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специфическую документацию, работа с которой регламентирована соответствующими правилами и инструкциями, утвержденными Государственной архивной слу жбой Российской Федерации.

На основе содержащихся в пособии рекомендаций могут быть подготовлены индивидуальные нормативно-методические пособия (положения, инструкции, памятки, номенклатуры дел, перечни со сроками хранения документов и др.), определяющие порядок и методику работы с архивными документами применительно к условиям деятельности соответствующих организаций.

Наряду с государственными учреждениями, организациями и предприятиями в процессе проведения экономических, социальных, политических реформ создаются и действуют новые, негосударственные структуры, роль и значение которых в различных сферах жизни общества постоянно возрастает.

К таким негосударственным структурам относятся:

-    общественные объединения и организации, профессиональные союзы, благотворительные и другие фонды, политические партии и движения;

-    религиозные объединения и организации;

-    негосударственные объединения (корпорации, ассоциации, акционерные общества, фирмы), учреждения, организации и предприятия промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации.

Документы многих негосударственных организаций имеют историческое. научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являются национальным достоянием, в бережном сохранении которого заинтересовано государство. Эти документы согласно действующему законодательству об Архивном фонде и архивах Российской Федерации подлежат включению в состав негосударственной части Архивного фонда. К государственной части Архивного фонда РФ относятся ценные в научно-историческом отношении документы государственных учреждений, организаций и предприятий, поступающие на государственное хранение в установленном порядке.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, независимо от вида собственности организаций, в деятельности которых они образовались, осуществляется учреждениями Государственной архивной службы России.

Организащш-собственгаоси документов негосударственной части Архивного фонда РФ могут передавать свои документы в собственность государства. При этом передача права собственности на документы оформляется договором (см. приложение 4), заключаемым с учреждением Государственной архивной службы, на учете которого находятся эти документы.

Учреждения Государственной архивной службы могут принимать документы негосударственных организаций на временное (депозитарное) хранение с обязательством возвратить их владельцу через оговоренный в договоре срок или до востребования документов.

По просьбе собственников документов учреждения Государственной архивной службы могут на договорных условиях оказывать им методическую и практическую помощь в отборе и подготовке документов к передаче на архивное хранение, в упорядочении формирования дел в делопроизводстве, обеспечении сохранности документов, организации их использования.

В негосударственных организациях, где не образуются ценные в научно-историческом отношении документы, подлежащие включению в состав негосударственной части Архивного фонда РФ, дела и документы

хранятся в делопроизводстве и архивах этих организаций в течение сроков, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями (перечнями со сроками хранения документов, утвержденными Государственной архивной службой, примерными и типовыми номенклатурами дел, составленными на их основе индивидуальными номенклатурами дел организаций). Документы постоянного н долговременного хранения, в гом числе материалы по личному составу, остаются в этих организациях до прекращения их деятельности \

В соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечить их полную сохранность и по запросам Государственной архивной службы предоставлять сведения об этих документах с целью их государственного учета.

При смене собственника и (или) места хранения указанных документов собственники должны проинформировать соответствующий территориальный орган управления архивным делом о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранена этих документов.

Руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за состояние работы с архивными документами и обеспечение их сохранности. В соответствии с распоряжением мэра Москвы от 19 октября 1993 г. № 595-рм "Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу” предусмотрен штраф в размере до семидесяти минимальных окладов за утрату или незаконное уничтожение дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу, а также за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в частности, при ликвидации и реорганизации учреждений н предприятий). Налагаются санкции и за другие нарушения установленных требований (несоблюдение правил хранения и упорядочения документов, отказ в выдаче архивных справок и т.д.).

Документы, отложившиеся в процессе деятельности организаций, могут представлять не только исторический интерес, но и широко используются в практических целях как инструмент оперативного управления ятя самих организаций, так и в качестве основного средства контроля со стороны налоговых и аудиторских служб, а также при решении хозяйственных споров, трудовых конфликтов и т.п. Документы по личному составу являются основанием для подтверждения трудового стажа работников организаций, необходимого при назначении пенсий.

В данном методическом пособии кратко изложены основные требования, которые необходимо соблюдать в работе с архивными документами в организациях, независимо от их правового статуса, видов собственности и принадлежности к государственной или негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. ⁶

В первом разделе пособия изложен порядок разработки номенклатур дел и формирования документов в делопроизводстве, так как правильная организация документов в делопроизводстве существенно облегчает проведение дальнейшей работы с документами, включая их использование, отбор и подготовку к передаче в архив, обеспечение сохранности документов.

Одним из наиболее важных является второй раздел “Подготовка и передача дел на архивное хранение”, в состав которого включены следующие подраздет»!:

2.1.    Отбор документов на хранение и уничтожение;

2.2.    Составление описей дел;

2.3.    Оформление дел, передаваемых в архив организации;

2.4.    Оформление передачи дел в архив;

2.5.    Передача документов при реорганизации и ликвидации организации.

В третьем разделе изложены основные требования по обеспечению сохранности документов на стадии их оперативного и архивного хранения.

В четвертом разделе определен порядок выдачи архивных справок, коша) и выписок из документов.

В заключительном пятом разделе содержатся рекомендации по организации работы архива, определены основные обязанности лица, ответственного за архив.

В состав данного пособия включены в виде приложений.

Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения (приложение 1);

Примерное положение об архиве организации (приложение 2);

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (приложение 3);

Примерный договор о передаче документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации на постоянное государственное хранение в Московское городское объединение архивов (приложение 4).

В последующих приложениях приведены основные формы учетной и другой документации, применяющейся в практике работы архивов организаций.

1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1.1. Составление номенклатур дел

Образующиеся в процессе деятельности организации документы после их исполнения (завершения делопроизводством) группируются в дела, представляющие собой подборку относящихся к определенному вопросу или направлению деятельности документов, подшиваемых в отдельную обложку (папку). Документы могут группироваться в дела также по их видам и разновидностям (приказы, протоколы, планы, отчеты и др.). Дела объединяют документы, ках правило, с одинаковыми сроками хранения в рамках каждого календарного года (за исключением переходящих дел).

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, необходимо четко классифицировать (систематизировать) откладывающиеся в деятельности организации документы.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. являющейся систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и соответствующих индексов, присваиваемых каждому делу (приложение 5).

При составлении номенклатур дел следует руководствоваться уставом или положением об организации и ее структурных подразделениях, должностными инструкциями сотрудников, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы (если они имеются), соответствующими пособиями и рекомендациями учреждений Государственной архивной службы. Обязательным требованием при составлении номенклатур дел является анализ видового состава, содержания и количества документов, образующихся по конкретным направлениям (вопросам) деятельности организаций.

Номенклатура дел разрабатывается канцелярией (общим отделом) с участием руководителей и специалистов структурных подразделений либо лицом, ответственным за ведение делопроизводства (в небольших организациях), н утверждается руководителем организашш- В тех структурах, где действуют экспертные комиссии (ЭК) ⁷, проекты номенклатур дел предварительно рассматриваются на заседаниях ЭК.

Утвержденные номенклатуры дел действуют не менее одного года и подлежат персе оста влению и псрсутвсрждснню в случае существенного изменения функций и структуры организашш. Если таких изменений нс произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

В номенклатуре дел наименование и расположение разделов должны соответствовать утвержденной структуре организашш или конкретным направлениям ее деятельности. В качестве первого раздела рекомендуется указывать канцелярию (общий отдел, секретариат), другие структурные подразделения могут располагаться с учетом значимости выполняемых ими функций. В схеме, построенной по функционально-отраслевому принципу, на>шенованне первого раздела может быть сформулировано следующим образом: “Организационно-правовые основы деятельности, руководство, контроль”.

В номенклатурах дел организаций с относительно небольшим документооборотом можно не указывать разделы, однако документы (дела) должны группироваться по направлениям деятельности с учетом их значимости.

В конце номенклатуры располагаются документы профсоюзной организашш и других органов (советов, комиссий и т.п.), созданных на базе данной организации.

Внутри разделов номенклатуры заголовки дел систематизируются по степени важности содержащихся в них документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности. В начале располагается организашюнно-распорядительная н протокольная документация, далее -плановые и отчетные документы, справки, информации, аналитические и другие служебные записки, переписка и тл.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс (графа I номенклатуры дел).

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например: 01-08, где 01 - обозначение канцелярии, а 08 - порядковый номер заголовка дела в номенклатуре.

В номенклатуре дел, построенной по функционально-отраслевому принципу, первую часть индекса дела составляет обозначение конкретного направления деятельности организации. Например, под индексом 05 может значиться раздел "Информационное обслуживание, маркетинг".

Одной из наиболее важных составных частей номенклатуры дел является графа 2 "Заголовки дел (томов, частей)".

Заголовок дела должен четко, в обобщающей форме отражать основное содержание и состав (виды) документов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая переписка”, "руководящие документы”, “справочные материалы” и тл.

В состав заголовка дела входят следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

-    название вида дела (личное дело, арбитражное дело, журнал регистрации, переписка) или разновидности документов (приказы, договоры, протоколы, акты);

-    адресат или корреспондент документа Например: “Переписка с Московской регистрационной палатой

краткое содержание документов дела. Например: "Справки о дебиторской задолженности, недостачах, растратах”;

-    название территории (местности), с которой связано содержание документов дела. Например: “Аналитическая записка о перспективах реализации продукции в Санкт-Петербурге и Ленинградской области”;

-    даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела. Например: "Бухгалтерский отчет за 1995 год”.

В заголовках дел, содержащих документы нескольких видов (разновидностей) по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, для обозначения вида дела употребляется термин “Документы”, указывается вопрос, к которому они относятся, и в скобках перечисляются основные виды документов. Например: “Документы (акты, заключения, протоколы, переписка) по расследованию несчастных случаев на производстве”.

В заголовках дел, объелтяющих документы одной разновидности (т.е. сформированных по номинальному признаку), наименование этой

разновидности указывается во множественном числе. Например: "Протоколы собраний акционеров”.

Для документов, автором которых является данная организация, в заголовке дела наименование организации (даже краткое) не приводится. Например: "Приказы по основной деятельности”. Указание автора документов для других организаций является обязательным. Hanpmtep: "Распоряжения префекта Западного административного округа Москвы. Копии”. Допускаются обобщенные наименования авторов документов по какому-либо вопросу. Например: "Указания органов статистики по вопросам ста г отчетности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, кроме вида документа указывается вопрос, к которому относятся эти документы, период (месяц, квартал, год), на (за) который они составлены. Например: "Годовой план по капитальным вложениям на 1996 г.^и, "Квартальные отчеты по основной деятельности за 1995 г.".

В заголовках дел, в состав которых входит переписка, указывается, о чем и по какому вопросу она ведется. Например: “Переписка с "Мосэнерго” об оплате счетов за электроэнергию".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается их видовое (обобщенное) название. Например: "Переписка с заказчиками об условиях поставки продукции”.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру каждого года с тем же делопроизводственным индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса.

Графа 3 "Количество томов (частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Дела, состоящие из нескольких томов (частей), имеют общий индекс. На обложке каждого тома указывается его порядковый номер.

Если в течение года возникают новые, не предусмотренные номенклатурой дела, они дополнительно вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с соблюдением принятой индексации.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (при отсутствии других перечней дается ссылка на соответствующую статью прилагаемого к данному пособию Примерного перечня документов с указанием сроков хранения).

В графе 5 "Примечания" даются пояснения и уточнения, касающиеся сроков хранения отдельных видов документов ("после утверждения”, "при условии завершения ревизии”, "после замены новыми” и тл.), Кроме того, в данной графе проставляются отметки: о незаведенных за отсутствием документов делах, о переходящих на следующий год делах, о включении документов в описи, о номерах и датах актов на отобранные к уничтожению документы (если дело выделено к ушгчтожению по истечении установленных сроков хранения документов), о лицах, ответственных за формирование конкретных дел и др.

1

При отсутствии отдельной описи на mi виды документов.

2

¹ То же.

3

¹ При отсутствии лицевых счетов • расчетные ведомости по заработной плате.

4

При отсутствии отдельной описи на mi виды документов.

5

Далее именуются - “орган»поили"

6

Порядок передачи на дальнейшее хранение документов ликвидированных организаций изложен в подразделе 2.5 пособия.

7

См. раздел 2.1 и приложение 3.