ПРИКАЗ

МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4 апреля 2017 г. № 170 г. Москва

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации

1.    Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение к настоящему приказу) (далее — Инструкция).

2.    Заместителям Министра обороны Российской Федерации, главнокомандующим видами Вооруженных Сил Российской Федерации, командующим войсками военных округов, командующему Северным флотом, командующим родами войск Вооруженных Сил Российской Федерации, руководителям центральных органов военного управления, командующим объединениями, командирам соединений и воинских частей, начальникам (руководителям) организаций Вооруженных Сил Российской Федерации и военным комиссарам обеспечить в подчиненных органах военного управления, воинских частях, организациях и подразделениях изучение и соблюдение положений Инструкции.

3.    Признать утратившей силу Временную инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденную Министром обороны Российской Федерации 19 августа 2009 г. № 205/2/588.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить» начальника Управления делами Министерства обороны Российской Федерации.

ВРЕМЕННО ИСПОЛНЯЮЩИЙ ОБЯЗАННОСТИ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

генерал армии В.Герасим

б)    быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера, иной охраняемой законом информации или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, которые могут привести к таким последствиям;

в)    знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только по решению (указанию) своего непосредственного командира (начальника) либо вышестоящего прямого командира (начальника);

г)    завершать работу с компьютерными программами (информационными системами), надобность в использовании которых миновала, выключать средства вычислительной техники, кроме серверного и телекоммуникационного оборудования (если не предусмотрен другой режим работы), перед сдачей помещений под охрану;

д)    давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

е)    передавать служебные документы из одного подразделения воинской части в другое только через делопроизводство. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования (для работы) под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;

ж)    правильно применять действительные и условные наименования воинских частей при составлении и отправке служебных документов;

з)    немедленно сообщать своему непосредственному командиру (начальнику) об утрате или недостаче служебных документов, учтенных машинных и других носителей информации, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, штампов, а также об обнаружении излишних и неучтенных служебных документов;

и)    при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнением с военной службы, работы (службы), переводом к новому месту военной службы (службы), по указанию непосредственного командира (начальника) в установленном порядке своевременно передавать все числящиеся за ними

служебные документы и иные носители информации другим лицам или сдавать их в делопроизводство;

к)    своевременно сдавать в делопроизводство исполненные служебные документы, а также документы, полученные временно для работы, надобность в которых миновала;

л)    предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и другие учтенные в делопроизводстве носители информации делопроизводителям по их требованию.

11. Лицам, работающим со служебными документами, запрещается:

а)    сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (службы, работы) отношения к этим сведениям;

б)    излагать личные просьбы на бланках с наименованием воинской части;

в)    самовольно провозить и пересылать за границу служебные документы и другие носители служебной информации, не подлежащие опубликованию;

г)    изготавливать не предусмотренные настоящей Инструкцией блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки¹ и т. п. с наименованием воинской части или должности командира (начальника);

д)    вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц;

е)    вносить в служебные документы исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией и другими правовыми актами Министерства обороны;

ж)    изготавливать копии служебных документов с нарушением порядка, установленного настоящей Инструкцией;

з)    обрабатывать служебную информацию в электронном виде на не учтенных в соответствующих делопроизводствах машинных носителях информации, а также с использованием личных средств вычислительной техники;

и)    передавать и принимать без расписки служебные документы и другие учтенные носители служебной информации;

к)    подключать к служебным средствам вычислительной техники неучтенные USB-устройства (фотоаппараты, модемы, флеш-карты, мобильные телефоны, планшеты и иные средства связи, а также им подобные устройства);

л)    размещать служебную информацию в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», не имея на то полномочий и без согласования с органами информационной безопасности;

м)    подключать к средствам вычислительной техники, предназначенным для работы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», машинные носители информации, предназначенные для обработки информации ограниченного доступа;

н)    использовать электронную почту воинской части, ее адрес в личных целях, передавать в сообщениях электронной почты информацию ограниченного доступа;

о)    выносить и хранить служебные документы за пределами воинской части без разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

п)    отключать средства антивирусной защиты служебных персональных электронных вычислительных машин;

р)    устанавливать на персональные электронные вычислительные машины вредоносные программы (вирусы) и программные средства скрытого информационного воздействия.

12.    Положения пунктов 10 и 11 настоящей Инструкции доводятся до военнослужащих и лиц гражданского персонала ежегодно под личную подпись.

13.    Изготовление (приобретение) бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, а также немаркированных конвертов и обеспечение ими воинских частей на основании ежегодных заявок, представляемых в установленном порядке, возлагаются:

на Департамент эксплуатационного содержания и обеспечения коммунальными услугами воинских частей и организаций Министерства обороны — для центральных органов военного управления;

на объединенные стратегические командования военных округов (их довольствующие органы) — для органов военного управления военных округов, объединений, соединений, воинских частей, организаций Вооруженных Сил, в том числе воинских частей и организаций центрального подчинения, дислоцированных на территориях данных военных округов, а также в отдельных случаях для заинтересованных центральных органов военного управления (по согласованию).

Согласование, в том числе с Департаментом эксплуатацией содержания и обеспечения коммунальными услугами воинским стей и организаций Министерства обороны, вопросов организм снабжения центрального органа военного управления указали продукцией через объединенное стратегическое командовани«1 енного округа (его довольствующие органы) возлагается на этой интересованный центральный орган военного управления.

Заявки на указанную потребную продукцию направляются а годно к 1 августа текущего года. При отсутствии централизованы снабжения указанная продукция может изготавливаться (приоба таться) воинскими частями с использованием имеющихся вих_гы поряжении технических (финансовых) средств.

14.    Непосредственная ответственность за организацию делог^ изводства и контроль за его ведением возлагаются на начальна штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не пре? мотрена, — на командира (начальника) воинской части или ода из его заместителей.

Ответственность за организацию и соблюдение правил де² производства в центральных органах военного управления возя гается на руководителей этих органов².

15.    В целях организации в Вооруженных Силах документике ния информации, своевременной подготовки в установленном в рядке к рассмотрению служебных документов, работы с ними «I хранения создается служба документационного обеспечения упр» ления Вооруженных Сил.

Состав, задачи, организация деятельности службы документ ционного обеспечения управления Вооруженных Сил, права и ой занности ее должностных лиц определяются приказом Минио? обороны Российской Федерации³.

Общее методическое руководство организацией ведения служ² ной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах, а тай руководство службой документационного обеспечения управлен² Вооруженных Сил осуществляется Управлением делами Мин² стерства обороны.

16.    Работа со служебными документами в воинских частях в № рабочее время допускается с разрешения командира (начальна:² воинской части или начальника штаба воинской части, а если п{² работе предусматривается обработка информации ограниченной

доступа, — с письменного разрешения (указания) этого должностного лица.

17.    Работа с несекретными служебными документами, их хранение за пределами служебных помещений воинских частей разрешаются с письменного разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части, а в управлениях, службах и отделах (отделениях) от объединения и выше — с разрешения соответствующего начальника управления (службы, отдела (отделения).

18.    Военнослужащие и лица гражданского персонала при ведении личной переписки и во внеслужебных взаимоотношениях со сторонними организациями, с гражданами указывают (предоставляют) адреса электронной почты, используемые в личных целях, и (или) почтовые (квартирные) адреса своего места жительства (фактического проживания) без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают обратные почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами (начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи общего пользования (далее — предприятия связи), к которым воинские части приписаны на почтовое (телеграфное) обслуживание.

При создании и использовании адресов электронной почты в личных целях не допускается использование информации, по которой можно определить принадлежность пользователя к Вооруженным Силам, его воинскую часть или специальность.

19.    Военнослужащие, лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, при переписке указывают условные наименования воинских частей без указания пункта приписки.

На конвертах (оболочках) почтовых отправлений не допускается нанесение рисунков, по которым можно определить принадлежность отправителя к роду войск или службе, его специальность, место дислокации или страну пребывания воинской части.

П. СОЗДАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

20.    Создание служебных документов заключается в фиксации на материальных носителях документированной (служебной) информации с реквизитами, оформленными в установленном порядке и позволяющими определить такую информацию или ее носители.

21. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

соответствовать законодательным, иным нормативным правовым актам Российской Федерации, приказам, директивам и другим служебным документам вышестоящих командиров (начальников)⁴;

основываться на фактах и содержать достоверную и аргументированную информацию, ответы по существу поставленных вопросов, результаты их проработки, конкретные и реальные для исполнения указания или предложения;

содержать информацию об источниках покрытия и целесообразности предполагаемых затрат материальных, финансовых и других ресурсов для решения вопроса, которые должны обеспечить достижение необходимых результатов;

не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

обеспечивать возможность его обработки, печатания (размножения) с использованием технических средств;

соответствовать установленной форме или образцу, если таковые предусмотрены.

22.    Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации.

23.    Созданию служебного документа должно предшествовать изучение существа вопроса, подлежащего решению, действующих по этому вопросу законодательных и иных правовых актов, справочного материала и других документов.

24.    Служебный документ должен быть написан официальноделовым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, излагаться логически последовательно, кратко и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

При составлении служебного документа рекомендуется: пользоваться простыми предложениями; не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения;

применять общепринятые сокращения слов, других элементов текста, цифровой информации.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в международных договорах, законодательстве Российской Федерации, а также в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте служебного документа. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия.

Если употребляются специальные или новые термины, то их значение должно быть понятно из текста либо разъяснено в примечаниях (ссылках, сносках).

25.    Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусмотреть отмену ранее изданных служебных документов.

26.    Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции разделов, глав, частей, статей, пунктов, подпунктов, абзацев, их исключения или признания утратившими силу, а также путем исключения, дополнения и замены отдельных слов, предложений, цифр.

27.    При составлении служебных документов могут использоваться листы бумаги, рабочие тетради, машинные носители информации (МНИ).

28.    При использовании средств вычислительной техники служебные документы составляются с применением текстового редактора Office Word с использованием шрифта Times New Roman преимущественно размерами № 14—16 через 1—2 межстрочных интервала. Документы, представляемые Министру обороны Российской Федерации и его заместителям, подготавливаются с применением шрифта размером № 16.

В отдельных случаях тип, размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены.

Для выделения части текста документа, наименования, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, смещение относительно границ основного текста, разреженный интервал, подчеркивание и другие опции.

В автоматизированных (информационных) системах могут применяться иные текстовые редакторы, предусматриваемые этими системами.

Отдельные документы (заявления, анкеты, объяснения, рапорты и т. п.) допускается писать от руки.

29.    При создании служебных документов на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Каждое приложение к основному документу, за исключением распоря-

дительных служебных документов, должно иметь самостоятельную нумерацию листов.

Порядковые номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки.

30.    На срочных документах, доставляемых местным адресатам через воинских почтальонов (посыльных, нарочных, фельдъегерей), может указываться время доставки проставлением надписи:

«Срочно — доставить до_» либо, если имеет важность точное

время доставки: «Срочно — доставить к_».

31.    Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления. Время обозначается в последовательности: часы, минуты, секунды.

В тексте служебных документов время обозначается словесноцифровым способом в развернутом или сокращенном виде (например, 2 часа 45 минут 30 секунд или 2 ч 45 мин 30 с).

Цифровой способ обозначения времени применяется в научно-технических документах. Последовательность написания та же, что и в тексте служебных документов, но между числами ставится двоеточие (например, 02:45:30).

32.    В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвардейская») и государственных наград.

33.    Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования.

Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся в служебных документах, только когда это необходимо по содержанию документов.

34.    Служебные документы, создаваемые на бумажном носителе, изготавливаются на бумаге белого цвета или светлых тонов. При создании текстовых служебных документов на бумажном носителе должна использоваться бумага с массой 1 кв. метра не менее 80 граммов.

35.    Служебные документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются преимущественно на бланках, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм) и других форматов (размеров), в том числе с горизонтальным (альбомным) расположением большей стороны бланка (листа).

36.    Выбор формата бланка зависит от вида и объема служебного документа.

При оформлении служебных документов, подготавливаемых от имени двух и более воинских частей (организаций), а также при внутриведомственной переписке бланки не используются.

37.    Служебные документы должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением.

Электронные документы должны быть оформлены и иметь реквизиты, установленные для аналогичных служебных документов на бумажном носителе, за исключением отдельных реквизитов, определенных правилами делопроизводства⁵.

38.    Каждый лист документа, напечатанный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги или оформленный в виде электронного документа, должен иметь следующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм.

39.    Основными реквизитами, используемыми при подготовке, оформлении и обработке служебных документов, а также при изготовлении бланков (электронных шаблонов) документов, являются:

1)    Государственный герб Российской Федерации;

2)    эмблема Вооруженных Сил Российской Федерации;

3)    наименование федерального органа исполнительной власти;

4)    наименование воинской части;

5)    наименование должности;

6)    справочные данные;

7)    наименование вида документа;

8)    дата документа;

9)    регистрационный номер документа;

10)    ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

11)    место составления (издания) документа;

12)    гриф ограничения доступа к документу;

13)    адресат;

14)    гриф утверждения документа;

15)    указания по исполнению документа (резолюция);

16)    заголовок к тексту;

17)    текст документа;

18)    отметка о контроле;

19)    отметка о приложении;

20)    гриф согласования документа;

21)    виза;

22)    печать;

23)    отметка о заверении копии;

24)    отметка об исполнителе;

25)    отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26)    отметка о поступлении документа;

27)    ссылка на документ;

28)    подпись;

29)    отметка об электронной подписи.

Бланки (электронные шаблоны) документов, их учет и хранение

40.    Бланки и электронные шаблоны⁶ документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. Реквизиты бланков при угловом варианте располагаются в верхнем левом углу листа (бланки с угловыми штампами), при продольном варианте — посередине листа вдоль верхнего поля (продольные бланки).

41.    Бланки и электронные шаблоны документов должны бьггь идентичны по составу и расположению реквизитов.

Электронные шаблоны бланков должны иметь неизменяемую форму.

42.    В состав бланка входят графические и иные отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов.

В бланк с угловым штампом наряду с обязательными реквизитами — установленные наименования «Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России)» и почтовый адрес — могут включаться реквизиты, идентифицирующие автора документа (наименование воинской части, должности и т. д.).

43.    Реквизиты бланков оформляются, как правило, в одноцветном варианте. Отдельные виды бланков могут разрабатываться в многоцветном варианте.

44.    Бланки (электронные шаблоны) документов изготавливаются на основе установленных образцов (макетов) бланков, утвержденных в установленном порядке.

45.    Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

46.    Для изготовления бланков используется бумага форматов А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм); для изготовления блан-

Приложение к приказу Министра обороны Российской Федерации от 4 апреля 2017 г. № 170

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (ИД-2017)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.    Настоящая Инструкция определяет порядок приема, первичной обработки, учета, составления, оформления, изготовления, размножения, отправки, доведения, хранения, уничтожения и использования служебных документов, а также контроля за их исполнением в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, военных комиссариатах и организациях Вооруженных Сил Российской Федерации⁷.

Представительства (аппараты) Министерства обороны за рубежом при организации делопроизводства и работе со служебными документами руководствуются положениями настоящей Инструкции с учетом специфики своей деятельности и требований, определенных отдельными специальными правовыми актами.

2.    В тексте настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание служебных документов и организацию работы с ними в воинской части;

документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее носитель;

ков резолюций используется бумага форматов А5 (148x210 мм), Аб (105x148 мм).

47.    Бланки изготавливаются типографским способом и с использованием технических средств (устройств, штампов).

Бланки, имеющие реквизит «Государственный герб Российской Федерации» (гербовые бланки)⁸, изготавливаются только типографским способом в установленном законодательством порядке. Изготовление гербовых бланков средствами вычислительной техники и использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускаются.

48.    В Вооруженных Силах применяются следующие основные виды бланков (электронных шаблонов) документов:

продольные — приказа, директивы, приказания;

с угловыми штампами — с наименованиями воинской части, должности (должностной бланк).

Образцы указанных продольных бланков распорядительных служебных документов приведены в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

49.    Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним организациям и лицам.

Гербовые и иные изготовленные типографским способом бланки подлежат учету. На них типографским способом или механическим нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Порядковый номер проставляется в нижнем поле оборотной стороны бланка.

Бланки, изготовленные с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат.

50.    Учет типографских бланков документов ведется раздельно по видам бланков в журнале учета бланков (приложение № 2 к настоящей Инструкции).

По состоянию на 01.01 каждого года в журнале учета бланков выводится итоговая запись об остатке наличия бланков по видам.

51.    Типографские бланки хранятся в надежно запираемых сейфах (шкафах).

52.    Контроль за изготовлением и хранением типографских бланков возлагается на службу делопроизводства.

Лица, ответственные за учет и хранение типографских бланков, назначаются приказом командира воинской части.

реквизит документа — элемент документа, необходимый для т оформления и организации работы с ним;

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

документирование — фиксация информации на материалы® носителях в установленном порядке;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дем и (или) отправки;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

информационная система — совокупность содержащейся в база данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

система электронного документооборота Министерства обороны — информационная система, обеспечивающая сбор служебных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

служебный документ — документ, разрабатываемый (используемый) в порядке исполнения служебных обязанностей или поручений соответствующих должностных лиц, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной форме;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационноучетную форму;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами;

бланк (электронный шаблон) документа — набор реквизитов на листе бумаги (в электронной форме), идентифицирующих автора документа;

автор документа — орган военного управления, воинская часть, организация или должностное лицо Вооруженных Сил, создавший документ;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий

информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;

заверенная копия (выписка из) документа — копия (выписка из) документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков круглой или треугольной формы, или реквизит документа;

штамп — вид печати прямоугольной формы; номенклатура — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, книг и журналов, заводимых в воинской части, с указанием сроков их хранения;

дело — совокупность документов или отдельный документ, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности воинской части;

книга, журнал — форма документа, предназначенная для внесения регистрационно-учетных записей;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой и их систематизация внутри дела;

оформление дела — подготовка дела к передаче на архивное хранение.

3. Особенности ведения делопроизводсгва определяются: при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации (Государственную Думу и Совет Федерации), а также при подготовке проектов правовых актов Министерства обороны — соответствующими инструкциями⁹;

при рассмотрении обращений (предложений, заявлений или жалоб) граждан, а также объединений граждан, в том числе юридических лиц — главой 6 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и Инструкцией по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации¹⁰, а также Регламентом Министерства обороны Российской Федерации¹¹.

При этом такие обращения регистрируются отдельно от друт поступивших документов;

при ведении секретного делопроизводства и секретной г» реписки — Инструкцией по режиму секретности в Вооруженна Силах Российской Федерации¹² с учетом требований настоящ;! Инструкции в части, касающейся составления и оформления к-кументов;

при обращении с машинными носителями информации, а гаже при организации защиты информации от несанкционированного доступа в Вооруженных Силах — Руководством по защип информации от несанкционированного доступа в Вооружении Силах Российской Федерации¹³ и Инструкцией по организали в Вооруженных Силах Российской Федерации защиты информации ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, обрабатываемой в государственна информационных системах и информационных системах персональных данных¹⁴;

при использовании печатей и штампов — Временной инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампе) и пользования ими в Вооруженных Силах Российской Федерации¹⁵ с учетом положений настоящей Инструкции;

при организации учета материальных ценностей (в том числе библиотечного фонда) — Руководством по учету вооружения, военной, специальной техники и иных материальных ценностей в Вооруженных Силах Российской Федерации¹⁶;

при организации учета специальных изданий — Руководством по обеспечению топографическими и специальными картами, каталогами геодезических пунктов и другими специальными изданиями топографической службы Вооруженных Сил Российской Федерации******;

при электронном документообороте — Временным регламен-

том по ведению делопроизводства в Министерстве обороны Российской Федерации с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота Министерства обороны Российской Федерации* и Временным регламентом работы в Министерстве обороны Российской Федерации с документами в электронном виде с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота Министерства обороны Российской Федерации**.

Особенности автоматизированного делопроизводства, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными правовыми актами Министерства обороны.

4.    Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны и настоящей Инструкцией.

При работе с судебными документами воинские части руководствуются положениями настоящей Инструкции с учетом специфики своей деятельности, определенной соответствующим нормативным правовым актом Министерства обороны***.

5.    Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи и других технических средств.

Служебную переписку, в том числе в электронной форме, следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для личного общения как непосредственно, так и с использованием средств связи и других технических средств либо когда законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны предусмотрено составление письменного документа.

6.    Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке.

7.    Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями в порядке подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также

* Утвержден Министром обороны Российской Федерации 29 августа 2009 г. № 205/2/620 (в редакции от 15 февраля 2011 г. № 205/2/81).

** Утвержден временно исполняющим обязанности Министра обороны Российской Федерации 8 февраля 2016 г. № 205/2/72.

*** Приказ Министра обороны Российской Федерации от 15 января 2015 г.

№ 10.

с органами и организациями, не входящими в состав Вооруж» ных Сил¹⁷, гражданами в установленных случаях.

Ведение служебной переписки между подразделениями во» ской части, между службами, отделами (отделениями) в соединена и ниже, а также внутри управлений, служб и отделов (отделений не допускается.

В отдельных случаях разрешается ведение служебной переп» ки в территориально обособленных подразделениях воинской ¹⁷ cm, а также в управлениях, службах и отделах (отделениях) объеда-нений. Перечень таких подразделений с указанием должностни лиц, имеющих право подписи служебных документов, определяем в приказе командира воинской части или в положении об управлении объединения.

8. Отправка корреспонденции должностным лицам министерсп обороны (вооруженных сил), организациям, гражданам (подданным) иностранных государств, в представительства Российски Федерации за рубежом осуществляется через Главное улравлен» международного военного сотрудничества Министерства оборе ны, за исключением отправки (в том числе по электронной почте» соблюдением установленного порядка) в страны Содружества Не зависимых Государств при ведении справочной работы по личном; составу¹⁸ запросов и ответов по обращениям граждан, которая осуществляется центральными и другими органами военного управления, объединениями, соединениями, воинскими частями, военными комиссариатами (их отделами) и организациями Вооруженны» Сил, включая архивы, самостоятельно¹⁹.

Для пересылки личных (пенсионных) дел граждан, проживающих за границей, отправители представляют в Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны вместе с указанными делами сопроводительные письма в адрес получателей.

Допускается отправка, минуя Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны, корреспонденции, содержащей служебную переписку:

заместителей Министра обороны Российской Федерации — с государственными органами государства — участника Союзного государства по вопросам мероприятий Союзного государства;

Главного командования Военно-Морского Флота (Управления навигации и океанографии Министерства обороны) — с организациями иностранных государств и международными организациями, ведающими обеспечением безопасности мореплавания и изучением морей и океанов, по вопросам безопасности судоходства и организационно-техническим вопросам, касающимся гидрографии, океанографии, морской картографии и навигационного оборудования морей;

Департамента социальных гарантий Министерства обороны, военных комиссариатов (их отделов) — с организациями (гражданами) стран Содружества Независимых Государств по вопросам трудовых (пенсионных) отношений;

Департамента ведомственного финансового контроля и аудита Министерства обороны — с представительствами (аппаратами) Министерства обороны за рубежом по вопросам финансово-хозяйственной деятельности.

9. Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

а)    организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач в повседневной деятельности, в боевых (полевых) условиях и на учениях;

б)    определить (письменно) порядок работы со служебными документами в воинской части, включая распорядок работы делопроизводства, порядок доклада служебных документов должностным лицам воинской части, обработки персональных данных военнослужащих и лиц гражданского персонала;

в)    обеспечить учет поступающих и создаваемых служебных документов, их своевременное доведение до личного состава (исполнителей) и контроль за исполнением;

г)    требовать и добиваться от подчиненных своевременного и надлежащего исполнения полученных служебных документов, (поручений, указаний);

д)    обеспечивать применение действительных и условных наименований. воинских частей в соответствии с установленным порядком²⁰ при составлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки со сторонними организациями и гражданами;

е)    принимать возможные меры по сокращению служебной переписки, в том числе по разрешению вопросов путем личного общения;

ж)    знать фактическое состояние делопроизводства, контролировать деятельность подчиненных подразделений и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

з)    организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению правил делопроизводства, обеспечивать необходимые условия для его правильной организации и ведения, выделять и оборудовать для этого необходимые помещения и материально-технические средства;

и)    принимать меры по совершенствованию делопроизводства, подбору военнослужащих и лиц гражданского персонала в соответствии с их профессиональными и личными качествами для работы со служебными документами, по обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Инструкцией, средствами вычислительной техники, организационно-техническими и другими средствами и применению автоматизированных (информационных) технологий обработки служебной информации;

к)    обеспечивать готовность к спасению служебных документов, в том числе специальных изданий и официальных изданий и документов (далее — официальные издания)²¹, в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

л)    своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения²², не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической, научной ценности;

м)    обеспечивать своевременную передачу в Центральный архив Министерства обороны и его филиалы (далее — архивы) служебных документов (дел) с постоянными, временными (свыше 10 лет), а в отдельных случаях²³ с меньшими сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов (дел), подлежащих передаче в архивы.

10. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны:

а) знать и выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

1

Допускается изготовление визитных карточек для представительств (аппаратов) Министерства обороны за рубежом и их должностных лиц (по согласованию с органами информационной безопасности (подразделениями защиты государственной тайны).

2

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 10 января 2015 ²

№ 1.

3

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 25 апреля 2014! № 275.

4

Здесь и далее в тексте настоящей Инструкции под вышестоящими командирами (начальниками) понимаются должностные яйца Вооруженных Сил и Министерства обороны, наделенные правами и полномочиями по предъявлению требований, обязательных для исполнения должностными лицами и воинскими частями как непосредственного, так и прямого подчинения.

5

Раздел VI Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Ne 477.

6

Под электронным шаблоном документа понимается бланк (унифицированная форма) документа в электронной форме.

7

Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации — Вооруженными Силами; Министерство обороны Российской Федерации — Министерством обороны; военные округа. Северный флот — военными округами; центральные органы военного управления и иные подразделения, входящие в структуру Министерства обороны Российской Федерации, — центральными органами военного управления; органы военного управления, объединения, соединеиия, воинские части, военные комиссариаты и организации Вооруженных Сил Российской Федерации — воинскими частями; лица гражданского персонала (федеральные государственные гражданские служащие и работники) Вооруженных Сил Российской Федерации — лицами гражданского персонала.

8

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 5 декабря 2016 г. № 800.

9

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 10 декабря 2014 г. № 888.

10

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 18 августа 2014 г.

11

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 10 января 2015 г. № I.

12

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 20 октября 2005 г. №010.

13

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 9 феврали

2013    т. №011.

14

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 17 декабря

2014    г. № 925дсп.

15

Утверждена начальником Генерального штаба Вооруженных Сит Российской Федерации — первым заместителем Министра обороны Российской Федерации 11 июля 2004 г. № 205/2/164.

16

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 15 апреля 2013 г. № ЗООдсп.

****** Приказ Министра обороны Российской Федерации от 10 декабря

2015    г. №066.

17

Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, органы и организации, не входящие в состав Вооруженных Сил, для краткости буду» именоваться сторонними организациями.

18

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 19 октября 2012 г. № 3300.

19

По отдельным указаниям, издаваемым органами фельдъегерско-почтовой связи Вооруженных Сил, отправка корреспонденции в адрес граждан (органое власти), проживающих (расположенных) в отдельных регионах стран Содружеств Независимых Государств, может осуществляться через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны.

20

Приказ Министра обороны Российской Федерации от S августа 2010 г. №025.

21

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 5 июня 2015 г. № 320.

22

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 26 июля 1997 г, №033.

23

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 августа 2005 г.