ПРАВИЛА

оформления документов в соответствии с ГОСТ 6.39-72 и ГОСТ 6.38-72, правописания отдельных слов и словосочетаний при подготовке управленческой документации в центральном аппарате Министерства угольной промышленности СССР, организациях и предприятиях его системы

(Письмо Минуглепрома СССР от 18.08.75 J4 12-2-15/30)

к письму Чинуглепрома СССР от 18.08.75 1*12-2-15 '30

ПРАВИЛА

оформления документов в соответствии с ГОСТ 6.39-72 и ГОСТ 6.38-72,правописания отдельных слов и словосочетаний при подготовке управленческой документации в центральном аппарате Министерства угольной промышленности СССР.органнзаинях и предприятиях его системы

Если документ адресуют руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав названия должности адресата, например:

Директору Института горного дела им.А.А.Скочинского

тов.Докукину А.В.

Директору ИГД им.А.А.Скочинского

тов.Докукину А.В.

Если письмо адресуется лицу, имеющему ученее звание или ученую степень, вместо слова "товарищ" может указываться звание или степень, например:

Директору Института горного дела им.А.А.Скочинского докт.техн.наук Докукину А.В.

При адресовании следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений. Допускается писать полное название учреждений и при этом в скобках давать официально принятое сокращенное название.

Неправильно:

СМ СССР МУП СССР МУЛ УССР

Правильно:

Совет Министров СССР,

Минуглепроы СССР,

Минуглепром Украинской ССР

или Всесоюзный научно-исследовательский институт стандартизации (ЗНИИС),

Если письмо адресуется в несколько организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Э

Минутлепрому Украинской ССР, управлениям, отделам, всесоюзным и производственным объединения!/., комбинатам, трестам и предприятиям Министерства.

Служебные письма, направляемые в ЦК КПСС, Верховный Совет СССР, Совет Министров СССР, адресуются без указания должностей и фамилий.

В адресной части и на конвертах документов, направляемых подведомственными организациями в центральный аппарат Министерства, рекомендуется, с целью ускорения их прохождения, указывать названия структурных подразделений.

Почтовый адрес учреждения пишется на бланке только в том случае, если корреспонденция отправляется в учреждения, организации и предприятия других министерств и ведомств. Почтовый адрес на письмах, отправляемых в высшие и центральные партийные, советские и государственные органы, писать не следует.

3.3. Если объем реквизита 8 (адресат) не позволяет разместить на этой площади резолюцию, то ее допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.

В состав резолюции включаются, как правило, следую-щие обязательные элементы: указание фамилии исполнителя ; содержание действий ; срок исполнения (в необходимых случаях) ; личная подпись руководителя ; дата резолюции.

3.4. Гриф утверждения пишется справа над текстом.

Гриф включает: слово УТВЕРГЛАХ) (без ковычек), наименование должности лица, утверждавдего документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку я дату, например:    утвЕрадв

Министр угольной промышленности СССР

Б.Ф.Братченко

Ю

При утвервдеюга документа правовым актом на документе проставляется гриф по форме:

УТВЕШ2Н0

приказом Министра угольной промышленности СССР

от 14.01.75 А 15

Гриф    3.5.    Гриф согласования пишется слева под текстом ниже

согласования _{подписи по} <ьорме:

(22)

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления технологического автотранспорта Министерства угольной промышленности СССР

(подписи В.Я.Ужаяов 05.03.75.

Дата    3.6.    В состав даты входят число, месяц, год.

Наименование месяца и цифры года пишутся, как правило, арабскими цифрами. Например: 11.04.75.

Допускается наименование месяца словом .Например:

II апреля 1975 г.

При составлении текста документа следует соблюдать единообразие в написании дат.

При написании даты арабскими цифрами в середине текста после обозначения года течка не ставится. Например, ...................представить    план    к    31.05.75,    а    мероприятия по выполнению плана - к 01.06.75.

В написании финансового, учебного года, отопительного сезсна и т.д. годы пишутся через косую черту.

Например:

отопительный сезон 1974/1975 года

в 1974/1975 учебном году

	Если в тексте документа обозначение даты состоит только из года, то слово "год” пишется полностью. Если число, месяц, квартал, полугодие обозначены, то слово "год" пишется сокращенно. Например: план на 1975 год в I квартале 1975 г. 17 января 1975 г. 1974-1975 годы Если в обозначении даты указано название месяца, то слово "месяц" не пишется. Например: правильно: в ноябре текущего года неправильно: в ноябре месяце текущего года. Если в тексте порядковое числительное обозначено римской цифрой, то надежное окончание к нему не приписывается. Например: в I квартале текущего года, а не в 1-ом квартале.
За^ол^вок	3.7. Заголовок составляется к любому документу, независимо от его назначения, кроме проекта распоряжения Совета Министров СССР и кадровых приказов. Заголовок должен быть максимально коротким и точным, не подчеркивается. Сокращение слов в заголовках не допускается. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос"о чем": "об изменешш ...", "о выделении...", "об отмене...". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.
Подзаголовки	3.8. В документе большого объема или отражалцем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Они пишутся в левой части листа.
	ч

3.9. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается очень коротко обоснование или основание составления документа.

Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения следует подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты (по характеру действий, по исполнителям, по срокам и по другим принципам), которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами и писаться через точку.

Например: пункт I, его подпункт 3 и подпункт подпункта должны писаться в тексте: I.3.I.

Начальное слово фразы такого пункта пишется всегда с большой буквы (после точки), даже если предыдущий пункт закончился точкой с запятой.

При подготовке текстов документов рекомендуется соблюдать следующее:

-    краткость изложения ;

-    заменять сложные предложения простыми ; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания ; использовать прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуе-мо?лу, определения стоят перед определяемыми словами, дополнения стоят после управляющего слова, обстоятельственные слова стоят ближе к слову, к которому они относятся) ;

-    употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы, например: "утвердить", "обязать", "отменить" ;

-    заменять местоимения существительными, например: "Институт просит", "Объединению требуется", а не "Нам требуется" ;

-    использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного характера ;

- применять устойчивые словесные формулы. Например: ПРИКАЗЫВАЮ (в приказе), ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ) в директивном письме или указании.

Нельзя допускать ни слишком частой разбивки текста на абзацы, ни слишком длинных абзацев, когда сплошной текст занимает одну - две страницы и более.

3.9.1. О составлении таблиц в тексте и приложениях

Если в тексте содержатся многочисленные цифровые данные, то целесообразнее составить этот документ в виде таблицы, оставив небольшую текстовую часть в качестве вступления.

Единицу измерения рекомендуется помещать в тематический заголовок таблицы или в текст, непосредственно предшествующий таблице. Делать специальные графы или ярусы для единицы измерения не следует (только в деловых письмах).

При построении таблицы необходимо выделить основные элементы для выявления главной мысли.

По построению все таблицы можно разделить на три группы: простые: групповые и комбинационные.

Простая таблица

В основу построения простой таблицы берется один какой-нибудь признак. Например: в производственном объединении "Кузбасс-уголь" число ударников коммунистического труда увеличилось втрое по сравнению с прошлым годом.

По шахтам они распределились следующим образом: в 1974 году на шахте "Березовская" имелось 20 ударников, на шахте "Бутовская" - 10, на шахте "Новая" - 15; в 1975 году на шахте "Березовская" - 50, на шахте "Бутовская" - 50, на шахте "Новая" -50.

По этим данным можно составить таблицу:

Число ударников в производственном объединении "Кузбассуголь" по шахтам

Шахты	} 1974	| 1975
Всего	200	600
в том числе:
Березовская	20	50
Бутовская	10	50
Новая	15	35

Групповая таблица

Таблица, составленная из нескольких групповых признаков. Так,необходимо рассмотреть наличие специалистов на шахтах в определенном производственном объединении.

Специалисты производственного объединения "Кузбассуголь" по шахтам

Специалисты    I-S-f——------т------ (Березовская \ Бутовская j Новая

Всего 325 200 150 в тем числе: Механики 15 10 5 Электрики 20 30 15 Сборщика 25 35 20

Комбинированная таблица

Данные сгруппированы по нескольким групповым признакам, которые в свою очередь также сгруппированы из нескольких признаков.

Слова "Итого", "Всего", "Сумма" печатают

вразрядку,

В графах таблиц и выводов одинаковые цифры обязательно повторять, а не заменять их кавычками.

Пропуски в графах таблиц располагать так, чтобы классы чисел во всей графе были точно один под другим.

3.9.2. О написании сокращенных слои в тексте

В тексте документов, как правило, все слова долхпш быть написаны полностью, за исключением общепринятых сокращений, которыми однако такие не следует злоупотреблять.

При подготовке письма всегда надо быть уверенным в тон, что указанные в нем сокращенные названия организапий известны адресату. В противном случае могут возникнуть недоразумения, пороадапдие дополнительные запросы, справки и т.д.

Следует помнить, что правомерно использование только общепринятых сокращенных слов. Произвольные сокращения недопустимы.

В одном документе не допускается по-разному сокращать один и тот же термин или писать его в одном месте полностью, в другом - сокращенно.

Сокращенные названия учреждений, состоящие из начальных букв слов, входящих в название, должны писаться без кавычек.

Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных жлл смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом: МАЗ-222.

Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно: ИП-1Ш1.

3.9.3. Об особенностях написания птхэектов постановлений Совета Министров СССР, приказов, директивных писем, служебных записок и служебных писем.

3.9.3.1.    Проект постановления пишется не на бланке.

В случае необходимости в проекте пишется вводная часть, в которой кратко отражается состояние вопроса, основные цели и задачи проекта.

При подготовке проектов постановлений и распоряжений Совета Министров СССР следует исходить из того, что эти решения должны быть краткими и содержать конкретные мероприятия по вопросам, требупцим решения Правительства.

К тексту проекта постановления составляется заголовок, кратко и точно отражающий содержание проекта.

Приложения к проекту постановления и их копии оформляются в установленном порядке, визируются начальником структурного подразделения, подготовившего проект.

К проекту постановления составляется объяснительная записка, в которой обосновывается необходимость его принятия.

Объяснительная записка должна быть написана на бланке , подписана Министром или лицом его замещающим ; слева над текстом пишется заголовок, отражающий содержание записки. На оборотной стороне последнего листа указываются название структурного подразделения, фамилии и номера телефонов начальников и исполнителей,готовивших проект.

Копия объяснительной записки визируется заместителем Министра, начальником структурного подразделения, подготовившего проект ,и заверяется в Канцелярии.

3.9.3.2.    Приказ - правовой акт, издаваемый единолично Министром, начальником всесоюзного объединения, генераль-

Настоящие Правила разработаны в целях обеспечения унификации в составлении, оформлении документов, плавильного написания отдельных слов и словосочетаний при подготовке документов и обработке их с помощью ЭВМ в центральном аппарате Министерства угольной промышленности СССР, организациях и предприятиях его систем*.

Унификация документов заключается в разработке единых -форм документов и единых правил их составления и оформления. Это обеспечит возможность применения средств современной вычислительной и организационной техники, независимо от того, имеются эта средства или они еще не внедрены.

Формы документов должны соответствовать требованиям IDCT 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец". На его основе проектируются бланки документов.

Правила составления и оформления документов основаны на требованиях ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения".

В Правилах приводятся примеры написания отдельных реквизитов документов, составления текстов распорядительных документов и деловых писем, наиболее часто употребляемых в документах наименований, сокращений, отдельных словосочетаний и слов.

В Правила включены краткие основы орфографии русского языка, которые, разумеется, не исчерпывают всех трудных случаев орфографии и пунктуации. В этих случаях следует обращаться к официальным изданиям Правил русской орфографии и пунктуации, соответствующим словарям, а также к действулцим инструкциям по ведению делопроизводства.

яым директором производственного объединения, первыми руководителями подведомственных Министерству организации и предприятий, действующими на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач.

Текст проекта приказа должен быть написан краткими фразами, с соблюдением всех общепринятых грамматических правил.

Проекты приказов печатаются на бланках установленной фор-мы. В левой стороне над текстом пишется заголовок, кратко и точно отражающий содержание. К приказам по личному составу заголовок не составляется.

Текст проекта приказа, как правило, состоит из двух частей: вводной и распорядительной.

Во вводной части проекта приказа кратко излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Если делается ссылка на другие документы, то указываются их названия, номера и даты.

Вводная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (прописными буквами) и, как правило, разбивается на пункты и подпункты, обозначенные арабскими цифрами. Распорядительная часть должна содержать задания и мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. В каждом пункте может содержаться только один срок исполнения.

При перечислении в тексте исполнителей и лиц, на которых возложен контроль, следует писать: Техническому управлению (т.Иванову),или начальнику Технического управления т.Иванову, или ... на Техническое управление (т.Иванова).

Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

стр.

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ    5

1. Перечень реквизитов документов    6

2.    Схема расположения реквизитов документов

(формуляр образец по ГОСТУ    6.39-72)    7

3.    О реквизитах документов    8

коды    8

адресат    8

резолюция    Ю

гриф утверждения    Ю

гриф согласования    II

дата    II

заголовок    12

подзаголовки    12

текст    13

-    о    составлении таблиц    14

-    о    написании сокращенных    слов    17

-    об особенностях написания проектов

постановлений Совета Министров СССР, приказов, директивных писем, служебных записок и служебных    писем    18

проект постановления    Совета Министров СССР 18

приказ    18

приложение к приказу    21

директивное письмо    21

указание    21

служебная записка    21

служебное письмо    22

-    об акте, протоколе и докладной записке    22

-    о некоторых условностях в написании

телеграф    24

стр.

виза    25

подпись    25

отметка об исполнителе документа    25

приложения    25

4.    Наименования партийных, правительственных,

комсомольских и профсоюзных организаций, государственных комитетов, министерств, организаций и предприятий    26

5.    Наименование должностей и званий    31

6.    Склонение имен и фамилий    34

7.    Написание единиц измерения    35

8.    О некоторых условностях в написании

сроков и в употреблении отдельных слов    36

9.    Правила переноса слов    39

10.    Правописание частей речи    41

11.    Правописание союзов    45

12-13.Правописание частиц    45

14.    Требования к машинописному изготовлениг

материалов    52

15.    Требования к оформлению документов,

записанных на магнитные носители    53

16.    Образцы составления и оформления

документов    55

17.    Образцы типовых приказов Министерства    104

18.    Примеры написания отдельных слов и

словосочетаний    125

При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, способствупаих оперативному исполнению, последующему использованию и машинной обработке.

Документы долины иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.

1    - государственный герб СССР или союзной республики ;

2    - эмблема организации или предприятия ;

3    - изображения правительственных наград ;

4    - коды ;

5    - наименование министерства или ведомства ;

6    - наименование учреждения, организации иля предприятия ;

7    - наименование структурного подразделения ;

8    - адресат ;

9    - резолюция ;

10    - гриф утверждения ;

11    - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке ;

12    - название вида документа ;

13    - дата ;

14    - индекс ;

15    - ссылка на индекс и дату входящего документа ;

16    - место составления или издания ;

17    - отметка о контроле ;

18    - заголовок к тексту ;

19    -    текст ;

20    -    отметка    о    наличии    приложения ;

21    -    подпись    ;

22    -    гриф согласования    ;

23    - отметка о заверении копий ;

24    - визы ;

25    - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26    - отметка о поступлении

В конкретных видах документов отдельные реквизиты могут отсутствовать.

б

2. СХЕМА РАСШЛОЖЕНИЯ РЕКШЗИТОВ ДЖУМШТОВ Формуляр-образец по ГОСТу 6.39-72

1 2.3.    4

5.6.7. \ 8.9 10. 11 12. |

ЗДД ! [ИГ г

					[-
19. 20.	21. 22.	25. 24.			г----	1 i I
						е
						j i
	.					_i_
					_
					I
					_!_
			-			.....
				4
					j_
				|
					_
					1	j
				1		! 1
25.						26

Коды    3.1.    Коды    содержания    документов    пишутся    исполнителем

на документе над адресатом.

Коды пишутся в соответствии с принятым в Министерстве кодификатором для автоматизированного учета, контроля и тематического анализа.

Если письмо или другой кодируемый документ составлены по нескольким вопросам, выносится соответственно несколько кодов.

3.2. Адресат указывается справа над текстом письма.

Документа адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании конкретному лицу следует указывать его должность.

При адресовании название организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия конкретного лица в дательном падеже.

Примеры:

Министерство связи СССР или

Министерство связи СССР Техническое управление или

Министерство связи СССР Начальнику Технического управления тов.Новикову И.Д.