ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР ВСЕСОЮЗНЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Москва

1989

Стр.	Статья, графа	Строка	Напечатано	Следует читать
44		1-я снизу		44
77		1-я снизу		77
112		1-я снизу	2	112
	Сг. 1103, гр. 1	2-я снизу	003	1003
	Сг. 1102, гр. 1	5-я снизу	002	1002
154	Сг. 1528, гр. 2	6-я сверху	1. По месту проектирования:	а) по месту рассмотрения

Полный комплект научно-технической документации (подлинники и копии) по проекту объекта капитального строительства (за исключением проектов по строительству железных и шоссейных дорог магистрального значения), как правило, сосредотачивается у генпроек тиров -щика. Полный комплект научно-технической документации проектов железных и шоссейных дорог сосредоточен в управлениях дорог.

Подлинная научно-техническая документация отдельных частей проекта, выполненных на договорных началах субподрядными организациями, передается генпроектировщику по согласованию с ним для укомплектования проектов с последующей передачей в государственные архивы.

Патентная документация поступает на государственное хранение, как правило, в виде подлинников. По усмотрению архивных учреждений союзных республик на государственное хранение может быть отобрана патентная документация в виде копий с целью отражения истории патентного дела в данной республике.

Научно-техническая документация в машиночитаемой форме, имеющая историческое значение, принимается на государственное хранение в случае, если ее информация не повторяется на традиционных носителях.

2.9.    Постоянные сроки хранения научно-технической документации в Перечне означают, что на государственное хранение отбираются документы по проектам, проблемам, включенным в перечни проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. Научно-техническая документация, не вошедшая в состав Перечня проектов, проблем, хранится соответственно срокам, определенным настоящим Перечнем, или до минования практической надобности.

2.10.    Отметка „ЭПК’\ поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научноисторическое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.

2.11.    Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1986 г., начинается с 1 января 1987 г.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания разработки темы, проекта.

Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - „В** ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой ,3”) к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - „В”, где ,3^м - возраст лица к моменту окончания дела.

Отметка „до минования надобности” означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.

2.12.    Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения „постоянно” или отметку „ЭПК” („ЭК”) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное хранение или уничтожается по миновании в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой „ЭПК” („ЭК”) принимается ЭПК архивных учреждений союзных и автономных республик, краев, областей и государственных архивов.

2.13.    Снижение в ведомственных перечнях сроков хранения, установленных данным Перечнем, запрещается. Повышение в ведомственных перечнях сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда необходимость вызывается специфическими особенностями работы организаций данной системы.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки „ЭПК” в ведомственных перечнях разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного перечня.

2.14.    Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами (ГОСТ № 1300279). Запрещается уничтожать оригиналы (подлинники) документов, имеющих научно-историческое значение и подлежащих передаче на государственное хранение, даже в случае изготовления с них микрофильмов.

2.15.    Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание „На государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях” уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в 3-й и 4-й графах. Так, примечание: „При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения” конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания „после истечения срока действия договора”, „после утверждения”, „после замены новыми”, „после снятия изделий с производства”, „после ввода объекта в эксплуатацию” и т. д. указывают, что исчисление срока, названного в 3-й, 4-й графах, осуществляется с указанного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения определенных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, времени и места создания. Например, переписка

по кредитным операциям хранится в организациях 3 года, а в примечании оговорен 5-летний срок хранения для переписки с внешнеторговыми организациями.

2.16. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТБОРА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ

3.1.    Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения.

3.2.    В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением о ГАФ СССР, Основными положениями ЕГСДОУ, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

3.3.    Отбор документов на постоянное и временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими „Основными правилами работы государственных архивов СССР” (М., 1984), „Основными правилами работы ведомственных архивов” (М., 1986), „Правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР” (М., 1977,1984), „Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР” (М., 1985).

Документы, срок хранения которых определен Перечнем „постоянно”, подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР. Предельные сроки хранения документов ГАФ СССР в ведомствах установлены Положением о ГАФ СССР:

-    для документов министерств, ведомств и других организаций союзного и республиканского подчинения — 15 лет;

-    для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет;

-    для документов организаций районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет;

-    для научно-технической документации - до минования практической надобности, но не свыше 15 лет;

-    для кинофотодокументов и документов на машинных носителях, входящих в состав научно-технической документации, — до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

3.4.    По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы передается в государственные архивы.

3.5.    Экспертиза ценности научно-технической документации проводится в два этапа.

На первом этапе выбирается проблематика исследований и проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация которых подлежит передаче на государственное хранение. Конечным результатом этой работы является составление „Перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение”.

На втором этапе экспертизе подвергаются комплексы научно-технической документации, подлежащей приему на государственное хранение. Итогом этого этапа является составление описи единиц хранения научно-технической документации, передаваемых в государственные архивы.

3.6.    Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.

3.7.    Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются ее членами и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа одновременно по всем основным подразделениям организаций. Три экземпляра описи, утвержденной ЭПК архивного органа, возвращаются в организацию, а первый экземпляр (для научно-технической документации - три экземпляра) передается в государственный архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на государственное хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.

3.8.    После утверждения описей архивным органом организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой „ЭПК”, а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно-техническую — два), утверждаемыми руководителем организации. Акты на научно-техническую документацию согласовываются с ЭПК государственной архивной службы.

3.9.    Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

3.10.    Организации, от которых документы приему в государственные архивы нс подлежат, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако, если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.

3.11.    Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

3.12.    Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящими ведомственными перечнями сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению о ГАФ СССР ответственность в установленном законом порядке.

3.13.    Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Главное архивное управление при Совете Министров СССР, республиканские и местные архивные учреждения.

3.14. С введением в действие данного Перечня „Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов”, утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 3 декабря 1967 г., и последующие его переиздания, а также „Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными учреждениями” (М., 1964), „Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов” (М., 1963) считать утратившими силу.

Наряду с настоящим Перечнем следует применять „Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР” (М., 1973), „Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР” (М., 1987). При отборе на государственное хранение научно-технической документации, созданной до 1968 г., применяется „Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР” (М., 1969).

ЧАСТЬ I

ДОКУМЕНТЫ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1. Распорядительная деятельность

Законы, указы, постановления, решения Верховных Советов, Президиумов и постоянных комиссий Верховных Советов СССР, союзных и автономных республик:

а)    по месту разработки

б)    в других организациях

2 Пост. До минования надобности ' Совместные постановления ЦК КПСС, Совета Министров СССР, ВЦСПС, республиканских, областных, городских, районных партийных, советских, государственных и общественных организаций а)    по месту разработки б)    в других организациях

1 При поступлении в разные госархивына хранение принимаются постановления, относящие-- ся к деятельно-До минова- сти данной орга-ния на- низации добности

---

3 Пост. До минования надобности' Постановления, распоряжения Советов Министров СССР, союзных и автономных республик: а)    по месту разработки б)    в других организациях

' При поступлении в разные госархивына хра-- нение принимало минова- ются постановления надоб- ния, распоряже-ности ния, относящиеся к деятельности данной организации

---

4    Протоколы заседаний Советов Министров СССР, союзных и автономных республик, их президиумов и комиссий; документы (докладные записки, справки, доклады, обзоры) к ним

5    Решения, распоряжения, протоколы заседаний местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов:

а)    по месту разработки

б)    в других организациях

10 Заключения на проекты постановлений, решений:

а)    по месту разработки    Пост.    -

б)    в других организациях    До    мино-    До мино

вания на- вания надобности добностм

11 Поручения (задания) правительсг- Пост.    5    л.

венных и вышестоящих органов; документы (обзоры, доклады, расчеты, справки) по выполнению поручений

Постановления, решения, протоколы, стенограммы заседаний коллегий министерств и ведомств; документы (справки, доклады, докладные записки) к ним:

а)    по месту проведения    Пост.

б)    в других организациях    До    мино

вания

надобно

сти¹

13 Протоколы, стенограммы совеща- Пост.    5    л.

ний у министров, руководителей учреждений, организаций, предприятий; документы (справки, доклады, докладные записки) к ним

14 Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всесоюзных, республиканских, ведомственных и междуведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, симпозиумов, конференций, совещаний, семинаров:

Постановления, протоколы, стенограммы собраний активов организаций

17	Протоколы общих собраний:
	а) сотрудников организаций	Пост.	Юл.
	б) структурных подразделений организаций	5 л.	5 л.
18	Постановления, решения, распоря		* При поступ
	жения, рекомендации, протоколы,		лении в разные
	стенограммы постоянно действую		го cap хивы на хра
	щих научных, экспертных, мето		нение принима
	дических, консультативных и дру		ются постановле-
	гих комитетов, комиссий, советов,		ления, решения,
	секций организаций:	Пост.	протоколы, отно-
	а) по месту проведения		5 л. сящисся к дея-
	б) в других организациях	До мино	До мино- телыюсти данной
		вания на	вания на- организации
		добности*	добности
19	Приказы, указания министерств,		* Присланные
	ведомств и других организаций:		для сведения -
	а) по основной деятельности	Пост.'	До мино- 5 л.

вания надобности

б) о приеме, переводе, поощре- 75 л.* ЭПК кии, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих (по указанным вопросам издаются приказы, распоряжения) 75 л.' в) о предоставлении отпусков, 3 г. назначении дежурных, взысканиях, командировках рабочих и служащих Зг. г) по админисгративно-хоэяй- 5 л. ственным вопросам 5 л. Проекты приказов, указаний ми* 1 г. нисгсрств, ведомств и других организаций 1 г. Правила, положения, инструкции, 1 При поступ методические указания и рекомен лении в один гос- дации : архив на хране а) по месту разработки и ут- Пост.' - ние принимаются верждения документы от ру б) в других организациях До замены До замены ководящего ор новыми новыми гана Проекты правил, инструкций, по- 3 г.* Зг.* ‘ После утвер ложений, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки) по их разработке ждения

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР ВСЕСОЮЗНЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

УТВЕРЖДАЮ Начальник Главного архивного управления при Совете Министров СССР

_Ф    М.    Ваганов

15 августа 1988 г

ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

МОСКВА

1989

23 Переписка о разработке, примене- 3 г.    3    г.

нии и разъяснении правил, инструкций, инструктивных и методических указаний, рекомендаций

1.2. Контроль

1 При поступлении в один гос-архив на хранение принимаются документы от проверяющей организации Документы (доклады, справки, обзоры, акты) о проверке выполнения законов и указов Верховных Советов и Президиумов Верховных Советов СССР, союзных и автономных республик, постановлений, распоряжений Совета Министров СССР, советов министров союзных и автономных республик, решений исполнительных комитетов Советов народных депутатов: а)    по месту проверки и в про- Пост.1 веряющей организации б)    в других организациях    До    мино вания надобно сти 24 До минования надобности До минования надобности 25 Документы (программы, доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке выполнения постановлений и решений коллегий, приказов, указаний министерств, ведомств и других организаций: а)    по месту проверки и в про-веряюшей организации б)    в других организациях 26 Переписка о проверке выполнения постановлений и решений коллегий министерств и ведомств, приказов и указаний министерств, ведомств и других организаций

Пост.’ До мино 1 При поступлении в один гос-архив на хранение принимаются документы от проверяющей организации До мино вания надобности До мино вания на вания на добности добности 5 л. 5 л.

---

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. - М-: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - с. 269.

Перечень включает современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций, предприятий или для большинства из них функций управления (ч. I), а также функций по осуществлению научно-технической и производственной деятельности (ч. II), с указанием сроков хранения документов.

Является основным нормативным пособием при определении сроков хранения и отборе документов на государственное хранение или уничтожение и должен быть использован при подготовке других пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

Перечень предназначен для работников государственных и ведомственных архивов, а также специалистов учреждений, организаций, предприятий.

Одобрен Центральной эк спертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главного архивного управления при Совете Министров СССР 1 апреля 1988 г.

Составители: д-р ист. наук А. И. Чугунов (руководитель темы), канд. ист. наук Т. Ф. Авраменко, канд. ист. наук Е. В. Белова, канд. ист. наук М. П. Жукова (ответственный исполнитель), О. Д. Ерошкина (ответственный исполнитель), В. А. Калугина (ответственный исполнитель), Т. Б. Колесник, канд. ист. наук К. Б. Литвак, М. В. Родюкова, канд. ист. наук В. К. Романов, Ю. В. Сорокин, В. Н. Тарунтаева, В. И. Якута (ВНИИДАД); Н. В. Злая, С. Л. Кузнецов, Л. Ф. Пшеничная, А. Г. Сарычев (ЦГАОР СССР); Е. Н. Ащеулова, канд. ист. наук И. И. Даниленко, Э. С. Кузьмина (ЦГАНХ СССР); О. В. Нозадзе (ЦГАЛИ СССР); Р. И. Мошняцкая, Ю. А. Ша-шарин (ЦГАНТД СССР); Ш. Г. Гашимов, С. А. Мушкамбарян (ЦГАНТМД АзССР); Г. Н. Мкртчян (ЦГАНТД АрмССР); А. В. Воробьев, И. Г. Соколова (ЦГАНТД БССР); В. Д. Гургенидэс, Т. И. Притула (ЦГАНТД ГрузССР); Г. А. Даулбаева (ЦГАНТД КазССР); Н. Ф. Фомичева (ЦГАНТД г. Ленинград); Н. Ф. Кондратьев (ЦГАНТД УССР); Р. М. Халилова (ЦГАНТМД УзССР); У. Кууск (ЦГАНТД ЭССР); Т. М. Королева (Архив АН СССР) ; В. В. Назаров, Н. И. Ольгина (АУ Моего риспол кома); Г. М. Молозева (АУ Мособлисполкома); С. П. Кизимова (ГА Брянской обл.); И. В. Ковалев (ГА Владимирской обл.); В. Н. Мырсикова, Н. В. Псрсьянова (ГА Калининской обл.); Н. И. Руднева (ГА Тульской обл.).

© Главное архивное управление при Совете Министров СССР

Всесоюзный научно-исследовательский институт док уме нто ведения и архивного дела, 1989

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.    „Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения” составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274, и с учетом положений современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию государственных архивов.

1.2.    Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых госкомитетами, министерствами, ведомствами и другими учреждениями, организациями, предприятиями в процессе своей деятельности, а также документацию, образующуюся в результате научно-технической и производственной деятельности учреждений, организаций, предприятий¹.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях.

1.3.    Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов, с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей народного хозяйства и социально-культурного строительства, а также положений: „Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов” (М., 1969), „Перечня документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов” (М., 1963), „Перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР” (М., 1973),

„Перечня научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР” (М., 1987), современных нормативных документов, регламентирующих процесс документирования научных исследований, проектных, конструкторских, технологических, патентно-лицензионных работ, а также работ, связанных с применением различных автоматизированных систем, ведомственных перечней документов со сроками хранения, решений ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.4.    Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т. е. общих для всех или большинства госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций (в том числе организаций, действующих на общественных началах) . Для облегчения работы по отбору документов в Перечень включены также некоторые виды документов нетипового характера.

1.5.    Перечень служит целям охраны, организации и качественного пополнения состава ГАФ СССР. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных служб госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций. ²

Раздел 5 включает документацию по набору и использованию трудовых ресурсов, организации труда, производительности труда, трудовой дисциплине, нормированию труда, тарификации, заработной плате, охране труда, а также по организации и проведению соцсоревнования;

Раздел 6 содержит документы о работе с кадрами: приеме, распределении, перемещении и учете кадров, подготовке кадров, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении, присвоении почетных и ученых званий, присуждении ученых степеней;

Раздел 7 содержит документацию, отражающую вопросы социальнокультурного развития трудовых коллективов, в том числе социальное страхование, медицинское и санаторно-курортное обслуживание, жилищно-бытовые вопросы, организацию общественного питания, организацию работы детских учреждений, дворцов и домов культуры, клубов, библиотек, а также физкультурно-спортивную работу;

Раздел 8 включает документы о научно-информационной деятельности организаций и издании ведомственной литературы;

Раздел 9 содержит документы об организации и осуществлении экономического, научно-технического и культурного сотрудничества с зарубежными странами;

Раздел 10 содержит документацию о материально-техническом снабжении и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

Раздел 11 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, по организации ведомственной связи, охране организаций, а также организации гражданской обороны;

Раздел 12 содержит документы, раскрывающие вопросы организации и деятельности первичных профсоюзных и общественных организаций (касс взаимопомощи, товарищеских судов, групп и постов народного контроля, добровольных народных дружин и др.).

Документы по планированию и отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м и 4-м разделах Перечня, в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения. Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 5-й и 7-й разделы Перечня. Отдельные документы по экономическому, научно-техническому и культурному сотрудничеству с зарубежными странами даны в 1,6,8,10-м разделах (ч- 1); 3-м (ч. И).

2.2.2. Вторая часть Перечня состоит из 7 разделов:

Раздел 1 включает основные виды документов, образующихся в организациях при проведении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и испытании опытных образцов изделий;

Раздел 2 содержит документы, образующиеся в области изобретательства, рационализации и патентно-лицензионных работ¹;

Раздел 3 включает документы по планировке, проектированию, строительству, реконструкции, ремонту объектов;

Раздел 4 содержит документы, отражающие основные вопросы организации производственной деятельности, внедрения новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов; конструкторских работ по изделиям серийного и массового производства; технологии и технологического оснащения производства; энергетического и топливного обеспечения, эксплуатации и ремонта оборудования;

Раздел 5 включает документы о качестве продукции, техническом контроле, стандартизации, о государственной приемке продукции;

Раздел 6 содержит основные документы о контроле за состоянием окружающей среды и мероприятиях по ее охране;

Раздел 7 содержит основные виды документов, образующихся при проектировании и функционировании автоматизированных систем (ОАСУ, АСУП, АСТПП, САПР и др.).

Вопросы охраны окружающей среды отражены в том числе и в проектной документации, включенной в раздел 3 данного Перечня.

В разделе 3 (подраздел 3.4. „Проектирование объектов капитального строительства”) сроки хранения документов определены соответственно стадиям проектирования и с учетом особенностей отбора научно-технической документации по индивидуальному, типовому и экспериментальному проектированию².

В 7-м разделе представлена типовая документация, которая используется как в традиционном виде, так и в нетрадиционном закодированном (на машинных носителях).

2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа № 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов (графа № 2), а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному ^{3 4}

вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин .документы’⁴, а в скобках раскрываются наименования всех видов документов, включенных в статью.

2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по двум группам организаций.

2.4.1. К первой группе отнесены организации, в результате деятельности которых образуются документы,имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащие приему з государственные архивы. Сроки хранения документов этих организации даны в 3-й графе Перечня.

Первая группа включает организации — источники комплектования полного приема и организации - источники комплектования выборочного приема.

Источники комплектования полного приема — это все организации одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе¹ . К ним относятся организации, которые по своему значению в отраслевой ведомственной системе являются органами управления, а также организации, выполняющие основные функции и задачи в области народнохозяйственного и социально-культурного строительства.

Сроки хранения документов организаций - источников комплектования полного приема даны в 3-й графе Перечня.

Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов, вьщеленных по ряду признаков. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.

При повидовом выборочном приеме в государственный архив непосредственно поступают отдельные виды и разновидности создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе², а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. Сроки хранения документов повидового выборочного приема даны в 3-й графе Перечня.

При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от организаций данного вида (разновидности), вошедших в выборочную совокупность. Сроки их хранения даны в 3-й графе Перечня. ^{5 6}

2.4.2. Вторая группа включает организации вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в государственные архивы не поступают. Сроки хранения документов этой группы даны в 4-й графе Перечня. К этой группе отнесены и организации, нс вошедшие в состав выборочной совокупности при групповом выборочном приеме, а также организации и предприятия, отмеченные знаком „X” в „Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов” (М., 1987). Однако, ценная информационно-аналитическая и отчетная документация последних, поступившая в вышестоящие организации, должна быть принята на государственное хранение в составе фондов вышестоящих организаций.

2.5.    Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

2.6.    Документы должны приниматься на государственное хранение преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии подлинников принимаются копии соответствующих документов.

2.7.    В целях оптимизации состава ГАФ СССР Перечень максимально ограничивает поступление в государственные архивы дублетных документов.

Нормативные документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.) рекомендуется принимать на государственное хранение, как правило, в фонде руководящего (утверждающего) органа.

Прием плановой документации должен осуществляться в составе фонда организации - автора документа.

В целях обеспечения сохранности наиболее ценных документов и их широкого использования допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в разные государственные архивы. Так, подлежат приему в фондах организаций размноженные экземпляры постановлений Советов Министров СССР и союзных республик, решения коллегий министерств и ведомств, относящиеся к деятельности конкретных организаций.

По отношению к другим видам (разновидностям) документов государственным архивам в ряде случаев предоставляется право самостоятельно решать вопросы дублетности в целях обеспечения сохранности и широкого использования документов ГАФ СССР.

2.8.    При экспертизе ценности научно-технической документации следует учитывать, что местом хранения подлинной научно-технической документации являются организации — разработчики (авторы), а также организации - заказчики/Госплан СССР, Госстрой СССР и Госстрой союзных республик, облисполкомы, горисполкомы, головные институты в отрасли, а также предприятия-держатели подлинников (головные заводы-изготовители изделий серийного, массового производства)/.

1

Далее в тексте вместо слов „учреждений, организаций, предприятий” употребляется слово „организаций”.

2

СТРУКТУРА ПЕРЕЧНЯ И ПОРЯДОК ЕГО ПРИМЕНЕНИЯ

2.1.    Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

2.2.    Перечень состоит из двух частей. Первая часть включает документы, образующиеся в управленческой деятельности организаций, вторая — документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности организаций. Каждая часть имеет свою нумерацию разделов и подразделов.

2.2.1. Первая часть Перечня состоит из 12-ти разделов:

Раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и организацию ведомственного хранения документов;

Разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие прогнозирование, планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность организаций;

3

¹ Состав и содержание заявок на изобретения, поступающих на государственное хранение, определены „Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР” (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.

4

Состав и содержание технических документов, поступающих на государственное хранение по каждой из стадий проектирования, определены „Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.

5

Под „полным комплексом” документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения.

6

Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида органи-