Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования горюче-смазочных материалов в гражданской авиации

Департамент воздушного транспорта Государственный проектно-изыскательский и научно-исследовательский институт гражданской авиации "АЭРОПРОЕКГ

УТВЕРЖДЕНО Заместителем Министра гражданской авиации 28 июня 1991 года

ИНСТРУКЦИЯ о порядке ведения учета, отчетности в расходования горюче-смазочных материалов в гралданокой авиации

Москва 1994

"Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования ГСМ е ГА" разработана Государственным проектно-изыскательским и научно-исследовательским институтом гражданской авиации "Аэропроект" и предназначена для работников авиапредприятий, занимающихся учетом приема,хранения, отпус-!ш и проведением учетно-расчетных операций с ГСМ. Инструк -ция определяет основные положения и общие правила организации достоверного учета ГСМ и его документального оформления во всех подразделениях авиапредприятий использующих ГСМ.

Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и рас -ходования ГСМ в гражданской авиации согласована с УКИФ МГА, УРАЛ МГА, ГУТЭРАТ МГА, ГУЛС ГАГА, МКУ МГА и УГСМ МГА.

С вводом в действие настоящей Инструкции утрачивают силу следующие документы;

1.    Икструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования ГСМ в гражданской авиации от 01.08.84г. № 26/И.

2.    Указание МГА от 12.08.86 Jk 526/У-1 Об изменениях и дополнениях к Инструкции о порядке ведения учета, отчетности и расходования ГСМ в гражданской авиации от 01.08.84 г.

» 26/И.

3.    Приложение к указанию МГА от 12.08.86 № 526/У-1.

4.    Указание МГА от 12.09.89 Л 579/У 0 доведении постановления Госснаба СССР от 23.07.88 Л 63 Об утверждении норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, отпуске и длительном хранении (свыше одного года).

I 2	3	4
15. Кур..ал учета ГСМ. при приеме из ж.д. цистерн (танков наливных судов)	То же	То же
16. 2уряал учета топлива при перекачке по трубопроводу	п	И
17. Курная учета ГСП, слитого из баков ВС	_ ••	КладоЕдях, водитель подвижного средства
18. Водам ость расчетов с водителями АГЦ за полученные ГСМ		Кладовщик

При приеме Ведется в ГСМ    службе ГСМ

Перед не- То же    -    4

чалом приема в после окончания

В день слива

После налива

23. Акт на списание ГСМ

Цри необходимости провод*;.и е течение дня большого количества приходных (расходных) документов разрешается производить записи в карточках (журналах) складского учета по дневным листам прихода (расхода) ГСМ, накопителям информации,которые подписывается лицом, ведущим учет, раздельно по каждому поставщику (получателю).

Первоначальные записи в новых книгах и карточках (журналах) складского учета производятся на основании первичных документов или данных учетных книг и карточек (журналов) складского учета ГСМ:

-    не реже одного раза в декаду в карточках (журналах) складского учета ГСМ выводятся остатки за исключением ПВК -жидкости и тарных ГСМ;

-    карточки (журналы) складского учета ГСМ, законченные в течение операционного периода, прилагаются к вновь заве -денным и хранятся вместе с ними до конца операционного года, по окончании которого сдаются в ОБУФ предприятия;

-    в случае утери книги или карточки (журнала) складского учета ГСМ данные восстанавливаются в ноеой книге или в карточке по первичным документам.

2.6.    В сроки, установленные предприятием, но не реже одного раза в декаду, старший бухгалтер (бухгалтер, ведущий учет ГСМ) е присутствии начальника склада (техника по учету ГСМ) обязан проворить своевременность и правильность оформления записей в карточках складского учета. Выявленные недостатки устраняются немедленно.

2.7.    Для обеспечения достоверности складского учета ГСМ в финансовом отделе предприятия открывается книга остатков ГСМ, в которую записываются все наименования ГСМ, хранящихся на складе ГСМ.

2.8.    Учетные документы должны составляться и Евстись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой, чтобы зачеркнутое можно было прочитать,а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа: "Исправленному Еврить" (указывается правильная запись) и заверяется в книге (карточке, журнале) учета под-

писью исполнителя, а в первичном документе - подписью руководителя, подписавшего документ.

2.9.    В подразделениях авиапредприятия Есе исполненные документы вмосте с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения, при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам.

По мере подшивки документов в деле листы номеруются.Количество листов в каждом законченном деле подтверждается подписью руководителя соответствующей службы и заверяется печатью.

2.10.    Все учетные документы хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться.

Ответственность за организацию хранения учетных документов несут руководители служб.

Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с действующим в ДВТ "Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности МГА и подведомственных ему предприятий, учреждений и организаций*.

При необходимости, по решению руководства авиапредприятия, по истечении года карточки (журналы) складского учета могут храниться не в бухгалтерии, а в службе ГСМ.

3. ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ГСМ НА СКЛАДЕ ГСМ

3.1.    Оформление прихода ГСМ.

3.1.1.    Складской учет ГСМ при приеме, хранении, межск-ладских перекачках, транспортировке и выдаче производится в соответствии с Типовой технологической картой, приведенной в приложении I.

3.1.2.    Формы первичных документов, заполняемых при приеме и выдаче ГСМ со склада, приведены в приложениях к настоящей Инструкции.

3.1.3.    Прием ГСМ осуществляется комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия ВТ, в составе которой должно быть не менее трех человек с обязательным участием материально-ответственных днц и инженерно-технических работников.

При сменной работе а поступлении ГСМ круглосуточно распоряжением руководителя ааиалредлриятия в каждой смене назначается комиссия по приему, возглавляемая ответственным лицом (руководитель смены, техник ГСМ), несущим ответственность за строгое соблюдение правил приемки нефтепродуктов.

3.1.4.    Разрешение на слив ГСМ, поступающих железнодорожным, автомобильным или водным транспортом, дает председатель комиссии по приему ГСМ после проведения приемно-сдаточных работ.

3.1.5.    Цри приеме ГСМ, поступающих в технически исправных железнодорожных (автомобильных) цистерн, танках наливных судов с исправными пломбами поставщика, определяется масса ГСМ по каждой цистерне. Учет принятых ГСМ ведется в порезер-вуарном журнале и сравнивается с данными накладной.

По окончании приема ГСМ, прибывших в железнодорожных цистернах, составляется Акт по форме $ 2-ГСМ (приложение 2), а при поставке ГСМ в наливных судах - Акт по форме Л 2-ГСМ а Акт по форме ГУ-10 Департамента морского транспорта (ДО) или Департамента речного транспорта (ДРГ) РФ.

3.1.6.    Прием ГСМ, поступающих н АТЦ, производится материально-ответственным лицом (кладовщиком или начальником склада) путем сличения фактически принятого количества с количеством, указанным в товарыо-транспортной накладной. На принятое количество ГСМ составляется приходный ордер. Прием ТО-1, расфасованных в бочки, бидоны и другую тару, прозводится

по транспортной накладной, к которой поставщиком должны быть приложены сопроводительные документы: спецификации с указанием наименования ГСМ и его количества, счет-платежное требование (счет-фактура), паспорт качества и квитанция транспортной организации приемке тарных ГСМ к перевозке. Грузоволучатель (авиацредприятяе) должен фактическое количество принятых тарных ГСМ сличить со спецификацией грузоотправителя (поставщика). При этом 1лсса тарных ГСМ определяется взвешиванием или списывается с трафарета, нанесенного на таре.

3.1.7.    Количество поступивших ГСМ должно определяться е тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах.

3.1.8.    Порядок приемки нефтепродуктов по магистральным трубопроводам обуславливается Договором, заключенным между предприятием ВТ и поставщиком. Принятые ГСМ оформляются Актом по форме )i 2а-ГСМ (приложение 3) и учитываются в журнале (приложение 4).

3.1.9.    Акты приема составляются в день поступления ГСМ и подписываются только лицами, которые принимали непосредственное участие в приеме ГСМ. Эти лица несут установленную законом ответственность за данные, содержащиеся в акте.

3.1.10.    На каждое наименование ГСМ, поступающих на склад за сутки (смену), оформляется Приходный ордер по форме 3-ГСМ (приложение 5) отдельно по каждому поставщику и заверяется подписью материально-ответственного лица (начальника склада или кладовщика).

На основании приходных ордеров техник по учету ГСМ или кладовщик заполняет Карточку или журнал складского учета ГСМ (приложение 6) и при необходимости оформляет Дневной лист прихода ГСМ (приложение 7). При оформлении учетных документов с использованием машиносчетной станции или автоматизированного учета Дневной лист прихода ГСМ не оформляется.

3.2. ГОРЯНОК ОФОИШНИЯ ПРЕТЕНЗИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО КОЛИЧЕСТВУ г с м

3.2.1.    В случаях утраты документов, приложенных грузоотправителем (поставщиком) к накладной на поданые под выгрузку ГСМ, отсутствия пломб на цистерне или нарушения оттиска пломб, если э вагонном листе имеется отметка о наложении пломб, или простоя цистерн на станции назначения в ожидании подачи под выгрузку по причинам, зависящим от грузополучателя (аэропорта), составляется Акт общей формы ГУ-23, в котором указывается фактическое наличие ГСМ и выявленные при осмотре нарушения.

3.2.2.    При выявлении несоответствия фактической массы ГСМ в железнодорожных цистернах, количества мест (бочек,бидонов и т.п.) в вагонах, наименования ГСМ данным, указанным в накладной, составляется коммерческий (.претензионный) акт формы ГУ-22.

3.2.3.    Призм ГСМ по количеству и составлению акта о недостаче производится с участием представителя стороннего предприятия (организации), либо представителя общественности, назначенного руководителем предприятия ГА. Эти лица должны иметь удостоверение ка право приема, подписанное руководителем предприятия ВТ иля его заместителем, и могут быть привлечены к участию в приеме не более двух раз в месяц.

3 удостоверении, заверенном печатью предприятия, должно быть указано:

-    дата выдачи удостоверения и его номер;

-    фамилия, имя и отчетство (полностью), место работы и должность;

-    на участие в приеме какой именно продукции уполномочен представитель;

В качестве представителей общественности предприятия -получателя ВТ не могут выделяться: руководители предприятия и их заместители, работники технического контроля, бухгалтеры, товароведы, связанные с учетом, хранением, отпуском, а также приемом материальных ценностей, работники юридических служб, претензиогасты.

3.2.4.    В случав выявления при приеме ГСМ недостач необходимо обеспечивать сохранность продукции по количеству и качеству.

О выявленной недостаче составляют претензионный акт, а также акт на сливаем^остаток ГСМ в приемном резервуаре предприятия ВТ (приложение 8) за подписью лиц, производивших прием.

Телеграфным уведомлением вызывается представитель грузоотправителя, который должен иметь удостоверение на право участия в приеме. Уведомление о вызове представителя должно быть направлено не позднее 24 ч с момента получения ГСМ, если иные сроки не обусловлены Особыми условиями поставки, другими обязательствами для сторон или договором.

В уведомлении указываются:

-    наимзноаание ГСМ, дата в номер счет-фактуры или номера железнодорожных накладных, если к моменту вызова счет не получен;

-    недостающее количество ГСМ и их стоимость;

-    состояние пломб и железподорожных цистерн;

-    время, на которое назначен прием ГСМ по количеству.

3.2.5.    Если имеются основания для возложения ответственности за недостачу ГСМ на органы транспорта, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.

Претензия поставщику или органам транспорта предъявляется в том случае, когда недостача нефтепродукта превышает норму естественной убыли.

3.2.6.    Грузоотправитель обязан не позднее, чем на следующий день после получения Бызова получателя, сообщить телеграммой (телефонограммой) о направлении представителя для участия в проверке количества ГСМ. Неполучение ответа на вызов в указанный срок дает право получателю осуществлять прием до истечения установленного срока явки представителя грузоотправителя.

Грузоотправитель имеет право уполномочить ка участие ь приеме предприятие, находящееся на месте получения ГСМ. Р этом случае удостоверение представителя выдается предприятием, ЕыделнЕшим его. В удостоверении делена быть ссылка га документ, которым грузоотправитель уполномочил дчнчэя поед-пр/ятие участвовать в прагме.

I^е*

Уполномоченным предприятием может быть любое предприятие города, в том числе и нефтебаза.

3.2.7.    Претензия в связи с недостачей ГСМ должна быть направлена грузоотправителю (транспортной организации) не позднее, чем в месячный срок, а получателями, находящимися в районах Крайнего Севера и других отдаленных районах, не позднее, чем в двухмесячный срок после составления акта о недостаче.

3.2.8.    С претензионным актом должны быть направлены следующие приложения:

-    копии сопроводительных документов или сличительная ведомость, т.е. ведомость сверки фактического наличия ГСМ с данными, указанными в транспортных документах грузоотправителя (можно прикладывать акт формы J* 2-ГСМ);

-    акт на сливаемый остаток ГСМ в приемном резервуаре;

-    упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;

-    квитапция станции, пристани, порта назначения о проверке массы груза, если такая проверка проводилась;

-    пломбы от тарных мест (железнодорожных цистерн, танков и т.п.), в которых обнаружена недостача;

-    подлинные транспортные документы (накладные, коносамент), а в случае предъявления получателем органу транспорта претензии, связанной с этим документом - его копии;

-    документы, удостоверяющие полномочия представителя, назначенного для участия в приеме ГСМ;

-    документы, содержащие данные о прохождении средствами измерения, которыми производились определения количества ГСМ, метрологической поверки.

3.2.S. В месячный (для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностям в двухмесячный) срок после получения претензии грузоотправитель обязан мотивированным письмом сообщить результаты ее рассмотрения получателю. При отказе в удовлетворении претензии получателю возвращаются приложенные им к претензии подлинные документы.

3.2-IG.. Оформление и отправку претензионных документов, а также участив в арбитражном суде осуществляет юрисконсульт предприятия ВТ. При этом может приглашаться руководитель службы ГСМ.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.    Требования настоящей инструкции обязательны для работников службы ГСМ а других подразделений аэропортов предприятий воздушного транспорта (ВТ), занимающихся вопросами получения, расходования ГСМ и их учетом.

1.2.    Для обеспечения достоверного учета ГСМ, контроля за ах сохранностью необходимо:

пользоваться исправными современными средствами измерения;

выполнять требования нормативных и методических (госу -дарственных и отраслевых) документов по вопросам организации к ведения учетно-расчетных операций;

установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению ГСМ;

установить круг лиц, ответственных за прием, хранение, транспортировку и отпуск ГСМ. за правильное и своевременное оформление этих операций; заключить с этими лицами в установленном порядке письменные договора о материальной ответственности; увольнять и перемещать материально-ответственных лац только но согласованию с начальником ОБУГ (главного бухгалтера) предприятия;

содержать :з исправном состояния трубопроводы, технологическое оборудование, своеврерлеино проводить профилактические и ремонтные работы:

внедрять современные средства механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

1.3.    Учет ГСМ на складах, в подразделениях (службах), СВУ£ ведется под общим руководством начальника ОБУ $ (главного бухгалтера) предприятия ВТ. Организация учета в отделах (службах) предприятия осуществляется руководителями отдалоэ

(служб).

1.4.    Учет ГСМ должен вестись в единицах массы на основании первичных документов. Масса определяется объемно-массовым, массовым и пьезометрическим методами измерений.

1.5.    Отбор проб, определение уровня взлпва, температуры и плотности ГСМ, необходимо выполнять в соответствии с ГОСТ и требованиями "руководства по приему, хранению, подготовке к выдаче на заправку и контролю качества азипГСМ а спецжидкостей в предприятиях воздушного транспорта .

3.3. Учет ГСМ при хранении

3.3.1.    Для исключения потерь при хранении ГСМ сооружения и оборудование должно быть исправным и проходить техническое обслуживание в соответствии с Регламентом.

3.3.2.    Учет ГСМ ведется по каждому резервуару в отдельности с записью в Порезервуарном передаточном журнале (приложение 9), отражающей все операции по движению ГСМ, проводимых каждой сменой.

3.3.3.    Контроль за сохранность» тарных ГСМ осуществляется путем проверки исправности тары, количества тарных мест на каждую марку ГСМ.

3.4. Ответственность лиц за порчу, хищение и пересортицу ГС?Л.

3.4.1.    В целях сохранения материальных ценностей, принадлежащих предприятию ВТ, рабочие или служащие, несут материальную ответственность за причиненный ими предприятию ВТ ущерб в соответствии с действующим законодательством*

3.4.2.    Степень материальной ответственности определяется судом или администрацией в каждом конкретном случае за хищение, порчу или уничтожение материальных ценностей. Для расследования и устаношения размеров ущерба приказом руководителя авиаяр8Дяриятия назначается комиссия.

Степень материальной ответственности за ущерб, принесенный предприятию ВТ по нике рабочего или служащаго при исполнении им трудовых обязанностей, может быть установлена в различных пределах.

В случае причинения прямого действительного ущерба ма -териальная ответственность, как правило, ограничивается одной третью месячного оклада. За порчу или уничтожение по небрежности (при перекачке ГСМ или при приготовлении смеси нефтепродуктов) рабочие или служащие несут материальную ответственность в размере причиненного по их вине ущерба, ко не выше двух третей своего среднего месячного заработка.

3.4.3.    руководители служб и их заместители несут материальную ответственность в размере причиненного по ах вине ущерба, но не свыше своего месячного заработка, если ущерб причинен неправильной постановкой учета и хранения материальных ценностей (ГСМ) или непринятием мер к предотвращению ах порчи.

1.6.    Учет спирта б предприятиях ВТ производится в соответствии с "Инструкцией о порядке получения, учета, отчетности, хранения и расходования этилового спирта на предприятиях ГА".

1.7.    Учет авиаГСМ при работах, выполняемых авиацией необходимо производить в соответствии с "Инструкцией по организации обеспечения хранения, подготовки, контроля качества, и заправки ВС авиаГСМ на аэродромах РФ при выполнении авиационных работ".

1.8.    Учет ГСМ ведется в соответствии с нормативами, действующими в ДВТ, в т.ч.:

нормативы раохода спирта етилового на предприятиях ВТ; нормы расхода ГСМ средотвами механизации в аэропортах ВТ и изменения к ним;

норма расхода ГСМ для спецмашин по номенклатуре маоел и смазок;

отраслевые нормы раохода авиаГСМ, технических моющих средств, смывок и растворителей на техническое обслуживание и ремонт авиационной техники;

нормы потерь ГСМ при зачистке, вводе в эксплуатацию трубопроводов, резервуаров, цистерн, ТЗ, АТЦ, М3 и эапранщиков СП9ЦИДК остями;

нормы естественной убнди нефтепродуктов при приеме,хранении, отпуске и транспортировании;

норма естественной убшги етилового спирта.

2. ПЕРЕЧЕНЬ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОРЯДОК ЕЕ ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ

2.1.    Перечень документации складского и бухгалтерского учета ГСМ приведен в табж.1.

2.2.    Документы, составляемые в двух или более экземпляр рах, заполняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копировальным пиром).

2.3.    Все первичные документы (кроме требований по форме Л I-ГСМ), составляемые в службе ГСМ при ручной обработке документов, регистрируются в книге регистрации учетных документов или отчетных ведомостях. Порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе. Цри наличии приложений к основному документу на всех листах приложений ставится номер основного документа.

По документам, в которых отсутствуют печати или подписи указанных в нем должностных лиц, где они предусмотрены, производить операции, связанные с движением ГСМ., категорически запрещается.

2.4.    Исполненные и зарегистрированные в книге регистрации учетных документов первичные документы.сдаются в финансовый отдел предприят1я под расписку бухгалтера в книге регистрации учетных документов или отчетных ведомостях.

2.5.    При оформлении и ведении книг, журналов и карто -чек складского учета ГСМ соблюдаются следующие правила:

-    в каждой книге (журнале) листы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются: количество листов удостоверяется подписями исполнителеJ и руководителей службы;

-    карточка складского учета ГСМ составляется на одно наименование ГСМ; правильность оформления карточки складского учета ГСМ удостоверяется подписями лица, ведущего учет ГСМ в службе, и бухгалтера;

-    журнал складского учета составляется, как правило,на несколько наименований ГСМ;

-    записи в книгах (журналах) и карточках складского учета ГСМ производятся только на основании подлитых и правила но оформленных первичных документов.

Г.зречэаь документации складского я бухгалтерского учета ГСМ

Акт приема ГСМ:

- из я.д.цис- 2-ГСМ от- Комиссия по терн    дельно    по    приему    ГС?»’

каждому по-

ставдак7

- танков на-    2-ГСМ в ливиых судов ГУ-Ю ДРГ 3. Акт ордене 2а-ГСЛ сдачи ТСМ по трубопроводу 4. ЦрвходныЯ 3-ГСМ ордер 5. ЩжходкнЯ Эа-ГСМ ордер на едва ГСЯ вз бело* ВС в подвжн-нов средство правив

Представитель То же Ооставевка (нефтебазы) в отв.лицо за преем IX» на складе Начальник    После прве- склада ГСМ    ыа ГСМ на (кладовщик) основании акта приема Член экипажа По окопа-ВС в водитель нва слива ТЗ (^.представитель АТЕ

0К7Ф авиа- В уставов- 5 предприятия ленные сроки (материальные отдел) 1- fl зкз.экв- По прибытии паху или авиа- на склад технику АТБ, ГСМ 2- Я зкз.кладовщику склада ГСМ

---

6.    входное тре

бование на выдачу ГСМ:

-    подразделениг 4-ГСЫ (службе)

-    другому пред- M-II приятие ГА

или органе-заяви (не сторону)

7.    Ведомость учета 5-ГСУ ГСМ, виданных е

ТЗ (КЗ)

6. Ведомость за- 6-ГСМ правки воздушных судов

Dpi пслуче- ОБУФ пред при- В установлен- II вик ГСМ ятия Г/.    ные    сроке

13

Пре каждом Ведется в    14

наполнение службе ГСМ ТЗ (Ы3>

(или выдаче)

В срок*,ус- 1-й и 2-й экз.-    15

таноЕленные направляется в авиапред-    ОБУФ для даль-

приятием нейшего оформления, 3-8 экз. хранится в службе ГСМ

5. акт снятия ос- 7-ГСМ татжов гсм с

ирилояаииэи:

- ведомость заморов ГСМ

-расчет допустимых потерь по нормам естественное убили и похт>вЕностей в    средств изме

рения

-расписка

10. Нахлэднае, квитанции, путоэы*:-лвстк

После иквон-ОБУФ: Глагно- До 10 числа 28 таризации му бухт ал те- каждого г .гору    сяаа

При приеме -и выдаче ГСМ

35.5

35,3