Группа занятий:

Организация обработки дел для

Уровень

Наименование

последующего хранения

Код

В/03.5

(подуровень)

квалификации

5

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Трудовые

действия

Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

Составление внутренней описи дел для особо ценных документов Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения Передача дел в архив организации

Необходимые

умения

Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения

Оформлять документы экспертной комиссии

Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с грсбованиями государственных стандартов

Производить хронологическо-структурную систематизацию дел Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения

Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые

знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения

Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

Правила передачи дел в архив организации

Требования охраны труда

Другие

характеристики

J__________

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Код

С

Уровень

квалификации

6

Наименование

Дополнительные характеристики

Оказание помощи руководителю в

Уровень

Наименование

планировании рабочего времени

Код

С/01.6

(подуровень)

квалификации

6

Происхождение трудовой функции

_ _v Заимствовано °*^{ипшал Х} из оригинала

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Трудовые

действия

Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя

Внесение информации в планировщик (органайзер)

Согласование с руководителем времени планируемых действий Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

Необходимые

Устанавливать цели, определять иерархию целей

умения

Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время

Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях

Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации

Необходимые

Специфика основной деятельности организации

знания

Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации

Руководящий состав организации и ее подразделений Функции самоменеджмснта

Принципы и правила планирования рабочего времени Методы постановки целей

Правила проведения деловых переговоров

Требования охраны труда

Другие

характеристики

-

Наименование

Происхождение трудовой функции

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

3.3.4. Трудовая функция

Организация командировок руководителя

С/04.6

Уровень

Код

(подуровень)

квалификации

6

Наименование

Организация работы с посетителями в

С/05.6

Уровень

Наименование

приемной руководителя

Код

(подуровень)

квалификации

6

Происхождение трудовой функции

_ -v Заимствовано Оригинал Л ^к из оригинала

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Трудовые

действия

Организация личного приема посетителей руководителем Установление порядка приема для различных категорий посетителей Ведение журнала предварительной записи на прием

Регистрация посетителей

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

Организация приема деловых партнеров в офисе

Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

Необходимые

Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя

умения

Управлять конфликтами

Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения

Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя

Создавать положительный имидж организации_

Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций

Применять информационно-коммуникационные технологии

Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне

Необходимые

знания

Правила организации приема посетителей Правила делового общения

Правила речевого этикета

Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

Правила организации приемов в офисе

Этикет и основы международною протокола

Правила сервировки чайного (кофейного) стола

Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Другие

характеристики

-

Организация подготовки, проведения и

С/06.6

Уровень

Наименование

обслуживания конферентных мероприятий

Код

(подуровень)

квалификации

6

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Трудовые

Подготовка повестки дня мероприятия

действия

Оформление списка участников мероприятия

Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

Выбор места и времени проведения мероприятия

Подготовка предварительной сметы расходов

Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

Решение вопросов технического оснащения мероприятия

Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

Организация встречи и решстрация участников мероприятия

Ведение протокола мероприятия

Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и

гостиничного обеспечения

Необходимые

умения

Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия

Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия

Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)

Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз Соблюдать правила делового этикета и протокола

Поддерживать имидж организации

Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде

Обеспечивать безопасность деятельности организации Применять информационно-коммуникационные технологии Применять правила русского языка

Применять навыки скоростного письма

11рименя гь навыки записи и расшифровки текста

Использовать современные технические средства в области скоростного письма

Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения

Необходимые

знания

Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия Основы написания речей и докладов руководителя

Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

Правила делового общения, делового этикета

Этикет и основы международного протокола

Правила проведения деловых переговоров

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Системы скоростного письма

Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма

Требования охраны труда

Другие

характеристики

-

3.3.7. Трудовая функция

Происхождение трудовой функции

. v. Заимствовано °Р^{игииал Х} и» оригинала

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Трудовые

действия

Документальное оформление решений руководителя

Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя Координация деятельности по исполнению решений руководителя Ведение срокового гекущего и предупредительною контроля Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

Фиксация исполнения поручений

Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и ¹ решений руководителя

Необходимые

умения

Вести сроковую картотеку

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя

Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов

Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации

Применять информационно-коммуникационные технологии

Оценивать результаты в рамках поставленных задач

Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые

знания

Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения

Принципы, способы информирования сотрудников

Этика делового общения

Управленческая струкгура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности

Локальные нормативные акты организации

Другие

^характеристики

-

3.3.8. Трудовые функции

Происхождение трудовой функции

_v Заимствовано ^0рИ™^{НаЛ Х} и, оригинала

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Трудовые

действия

Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

Организация оформления интерьера приемной руководителя

Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, i вспомогательной техникой

Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями

Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

Необходимые

умения

Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, 1 канцелярские принадлежности

Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием

Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания

Необходимые ' знания

_

Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной ! защиты

Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности

Основы эргономики офиса и флористики

Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

3.3.9. Трудовая функция

Происхождение трудовой функции

_ _v Заимствовано из Оригинал X ^г оригинала

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Трудовые

Разработка должностной инструкции секретаря

действия

Разработка положения о секретариате

Разработка инструкции по делопроизводству

Необходимые

умения

Составлять и оформлять организационные и методические документы Редактировать тексты служебных документов

Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

Использовать справочные правовые системы

Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы) Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой Пользоваться электронной почтой

Пользоваться системами электронного документооборота

Необходимые

знания

Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности

Правила документационного обеспечения деятельности организации Порядок работы с документами

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)

Вилы документов, их назначение

Основы документной лингвистики

Требования охраны труда

Другие

характеристики

-

Обобщенные трудовые функции

Трудовые функции

1

код

Л

—

наименование

—

уровень

квалификации

з

наименование

1 lnur*u u rvu^,nrv*ir nmur ti*fT/vfimiuiJY innilV'nn nnmiiunnuu

уровень код (подуровень) квалификации \01 3 3

п

обеспечение деятельности ор1анитации

Организация работы с посетителями организации Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

А 02 3 3 А-’ОЗ.З * 3

В

Документационное

5

Организация работы с документами

B/0I.5 5

обеспечение деятельности

Организация текущего хранения документов

В'02.5 5

организации

Г

I

j

!

В‘03.5 5

I^е

Организационное.

6

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего

О01.бТ 6

документационное и

времени

информационное

Планирование рабочего дня секретаря

С/02.6 6

обеспечение деятельности

;

j

|

§

Я

*

к

С/03.6 6

руковолигсля организации

Организация командировок руководителя

004.6 6

Организация работы с посетителями в приемной руководителя

С 05.6 6

Организация подготовки, проведения и обслуживания

006.6 6

конференциях мероприятий

Организация исполнения решений, осуществление контроля

007.6 6

исполнения поручений руководителя

Организация и поддержание функционального рабочего

008.6 6

пространства приемной и кабинета руководителя

009.6 6

Составление и оформление управленческой документации

610.6 6

Организация работы с документами в приемной руководителя

011.6 6

Организация хранения документов в приемной руководителя

012.6 6

Обеспечение руководителя информацией

013.6 6

Организация информационного взаимодействия руководителя

014.6 6

с подразделениями и должностными лицами организации

D

Информационно-

6

Формирование информационною взаимодействия

ШИ.6 6

аналитическая и

руководителя с организациями ________

орган tuatutoHHO-адчинисгралииная поддержка деятельности

Анализ информации и подготовка информационно-ана.литических материалов

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

002.6

003.6

6

1-

6

руководителя организации

Организация исполнения решений руководителя ¹

1) 04.6

⁶

„ Организационное обеспечение Наименование ^г

Код

А

Уровень

3

деятельности организации

квалификации

Происхождение обобщенной _ _v трудовой функции °'^{,игинал Х}

Заимствовано из оригинала

Код

Регистрационный номер

оригинала

профессионального

стандарта

Требования к образованию и обучению

Среднее общее образование

Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих

Требования к опыту

практической

работы

Особые условия допуска к работе

-

Другие

характеристики

-

Дополнительные характеристики

3.1.1. Трудовая функция

Происхождение трудовой функции

Оригинал X

Заимствовано из оригинала

I

Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта

Трудовые

действия

Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

Регистрация поступающих телефонных звонков

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Необходимые

умения

Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы

Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров

Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия

Соблюдать служебный этикет

Необходимые

Функции, задачи, структура организации, ее связи

знания

Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой

информации

Этика делового общения

Правила речевого этикета

Требования охраны труда

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Другие

характеристики

-

3.1.2. Трудовая функция

Происхождение трудовой функции

_ v. Заимствовано °Р^{ИГИН1Л Х} и, оригинала

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Трудовые

действия

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками Ведение журнала записи посетителей

Учет посетителей и оформление пропусков

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

Организация и бронирование переговорных комнат Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Необходимые

Общаться с посетителями

умения

Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации

Вести учетные формы, использовать их для работы

Создавать положительный имидж организации

Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций Применять информационно-коммуникационные технологии

Обеспечивать конфиденциальность информации

Необходимые

знания

11равила организации приема посетителей

Правила делового общения

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

Правила организации приемов в офисе

Правила сервировки чайного (кофейного) стола

Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним Этика делового общения

Правила речевого этикета

Требования охраны труда

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Другие

характеристики

-

Выполнение координирующих и

А/ОЗ.З

Уровень

3

Наименование

обеспечивающих функций

Код

(подуровень)

квалификации

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Трудовые

действия

Ведение журнала разъездов работников организации

Координация работы курьеров и водителей организации Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

Необходимые

Составлять и вести учетные документы

умения

Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации

Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации Оценивать результаты в рамках поставленных задач

Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые

знания

11равила речевого этикета

Этика делового общения

Требования охраны труда

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Структура организации и распределение функций между структурными

подразделениями и специалистами

Другие

характеристики

-

Код Регистрационный номер оригинала профессионального стандарта

Возможные

Делопроизводитель

наименования

должностей,

профессий

Дополнительные характеристики

3.2.1. Трудовая функция

стандарта

Трудовые

Прием и первичная обработка входящих документов

действия

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемыс

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем Регистрация входящих документов

Организация доставки документов исполнителям

Ведение базы данных документов организации

Ведение информационно-справочной работы

Обработка и отправка исходящих документов

Необходимые

умения

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Контроль исполнения документов в организации

Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

Пользоваться справочно-правовыми системами

Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности

11римснять правила русского языка

Применять навыки скоростного письма

Необходимые

знания

Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Структура организации, руководство структурных подразделений Современные информационные технологии работы с документами 11орядок работы с документами

Схемы документооборота

Системы скоростного письма

Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

Типовые сроки исполнения документов

Принципы работы со сроковой картотекой

Назначение и технология текущего и предупредительного контроля Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов I (равила документационного обеспечения деятельности организации Виды документов, их назначение

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

Системы электронного документооборота

Правила и сроки отправки исходящих документов

Требования охраны труда