МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
РЕПРОГРАФИЯ. МИКРОГРАФИЯ
ОБОЗНАЧЕНИЕ МИКРОФОРМ И МИКРОФИЛЬМОВ
ТИПОВЫЕ СТРУКТУРЫ ОБОЗНАЧЕНИЙ И УСЛОВИЯ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ
Издание официальное
J,
2
ИНК ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ Москва
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Репрография. Микрография
ОБОЗНАЧЕНИЕ МИКРОФОРМ И МИКРОФИЛЬМОВ
Типовые структуры обозначений и условия их применения
Reprography. Micrography. Designation of microforms and microfilms. Typical structure designations and conditions for application
(ЖСТУ0013
Дата введения 01.01.88
Настоящий стандарт распространяется на системы обозначений микроформ и микрофильмов, разрабатываемые предприятиями и организациями при создании фондов документации на микроформах.
Стандарт нс распространяется на системы обозначения микроформ:
предназначенных для преобразования в микроформы другого типа посредством резки, монтажа или другим способом;
предназначенных для преобразования в оптические, перфорационные и другие системы кодирования, используемые в механизированных и автоматизированных поисковых устройствах.
Стандарт устанавливает типовые структуры обозначения микроформ и микрофильмов и условия применения их в зависимости от характера микрофильмируемой документации и специфики ее использования.
Обозначения микроформам и микрофильмам присваивают с целью их идентификации, учета, организации хранения и поиска в фонде предприятия (организации).
Пояснения к терминам, используемым в стандарте, приведены в приложении.
(Измененная рслак1и<я, Изм. № 1, 2).
1. ТИПОВЫЕ СТРУКТУРЫ ОБОЗНАЧЕНИЙ И УСЛОВИЯ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Сисгсмы обозначения микроформ и микрофильмов необходимо разрабатывать на основе типовых структур, установленных настоящим стандартом.
1.2. Устанавливают три типовые структуры обозначений: 1, 2, 3. Для массива (фонда) документации, подлежащей микрофильмированию, выбирают структуру обозначения, совокупность условий применения которой соответствует принципам формирования массива микрофильмов и его использования.
Перепечатка воспрещена
© Издательство стандаргов, 1986 © ИПК Издательство стандаргов, 2002
1.3. Типовая структура 1: обозначение микроформы
Порядковый номер микроформы в составе микрофильма1 Порядковый номер2 3 документа (комплекта доку ментов)4
Обозначение микрофильма идентично порядковому номеру документа.
Условия применения:
микрофильмы состоят из одной или нескольких микроформ каждый;
отсутствует необходимость в непосредственном (без применения каких-либо вспомогательных средств) доступе к микрофильмам массива по обозначениям документов.
1.4. Типовая структура 2: обозначение микроформы
Порядковый номер микроформы в составе микрофильма1 Обозначение документа
ГОСТ 13.1.207-86 С. 3
1.7. При использовании типовых структур I и 3 как раздельно, так и совместно присвоенные порядковые номера микрофильмируемым документам и изготавливаемым микроформам следует регистрировать с целью исключения возможности присвоения одного и того же обозначения двум и более документам или микроформам.
(Введен дополнительно, Иэм. № 2)
2. ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ ОБОЗНАЧЕНИЯ МИКРОФОРМ И МИКРОФИЛЬМОВ
2.1. Обозначения должны содержать минимально необходимое количество знаков и знаковых групп, достаточное для идентификации микроформ и микрофильмов в фонде предприятия (организации).
2.2. Допускается введение в состав обозначений, образуемых на основе типовых структур, установленных данным стандартом, в качестве первой знаковой группы:
индекса (кода) ведомственной принадлежности предприятия: индекса (кода) предприятия;
индекса (кода) вида микрофильмируемого документа; двух последних цифр года изготовления микроформы.
2.3. Обозначения микроформ размещают на: микроформах;
коробках, непрозрачных конвертах и других средствах защиты и упаковки микроформ; учетных формах;
каргогечных ящиках, кассетах, разделкгелях и других средствах, применяемых для хранения и систематизации микроформ.
(Измененная редакция, Изм. № 2)
2.4. Обозначения на микроформах размещают на: рулонном микрофильме — по ГОСТ 13.1.104 и ГОСТ 13.1.202; микрофише — в поле заголовка по ГОСТ 13.1.105 и ГОСТ 13.1.202; микрофильме в отрезке — по ГОСТ 13.1.202;
кадровой апертурной карте — по ГОСТ 13.1.109.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
2.5. Обозначения на микрофишах и апертурных картах должны читаться невооруженным глазом.
2.6. Обозначения микрофильмов должны фиксироваться на носителях, предназначенных для их учета и поиска.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное
Пояснения к терминам, используемым в настоящем стандарте
Термин |
Пояснение |
Обозначение |
Процесс выделения какого-либо объекта (предмета, понятия и т. п.) при помощи знака (или совокупности знаков), знак (или совокупность знаков), присвоенный (присвоенная) объекту с целью выделения его из множества других объектов |
Структура обозначения |
Схема, определяющая состав, расположение и назначение знаков или знаковых групп, входящих в обозначение, без конкретизации номенклатуры используемых знаков и их количества |
Микроформа |
Рассматриваемый как отдельный физический объект—носитель микроизображения (микрофиша, рулон микрофильма, апертурная карта и т. п.) |
Микрофильм |
Микроформа (часть микроформы, несколько микроформ), содержащая (содержащие) изображение документа (комплекта документов) |
Система обозначения |
Совокупность принципов, норм, правил и технологических процессов, обеспечивающих организацию работ по присвоению обозначений |
|
(Измененная редакция, Изм. № 1). |
ГОСТ 13.1.207-86 С. 5
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ
1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Министерством оборонной промышленности СССР
2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стаиларт&м от 27.02.86 № 425
Изменение № 1 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и ссртифика-ции (протокол № 4 от 21.10.93)
За принятие проголосовали:
Наименование государства |
Наименование национального органа по стандартизации |
Украина |
Госстандарт Украины |
Республика Белоруссия |
Госстандарт Белоруссии |
Российская Федерация |
Госстандарт России |
Изменение № 2 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 14 от 12.11.98)
За принятие проголосовали:
Наименование государства |
Наименование национального органа по стандартизации |
Азербайджанская Республика |
Аз госстандарт |
Республика Армения |
Арм госстандарт |
Республика Беларусь |
Госстандарт Беларуси |
Киргизская Республика |
Киргизстандарт |
Республика Молдова |
Молдова стандарт |
Российская Федерация |
Госстандарт России |
Республика Таджикистан |
Тадж и к госстандарт |
Туркменистан |
Главная государственная инспекция Туркменистана |
Республика Узбекистан |
Узгосстандарт |
Украина |
Госстандарт Украины |
3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
5. ИЗДАНИЕ (июнь 2002 г.) с Изменениями .Ns 1, 2, принятыми в апреле 1995 г., марте 1999 г. (ИУС 7-95, 5-99)
Редактор Т.С. Шеко Технический редактор В.Н. Прусакова Корректор В.Е. Нестерова Компьютерная верстка В. И. Грищенко
Им. лиц. №02354 от 14.07.2000 Подписано в печать 09.07.2002. Уел. псч. л. 0,93. _Уч.-им- я. 0,45. Тираж 167 экэ. С 6349._Зак. 586.
ИПК Издательство стандартов, 107076 Москва, Колодезный пер., 14. http: //www.standards.ru e-mail: info@standards.ru
Набрано в Издательстве на ПЭВМ Филиал ИПК Издательство стандартов — тип. "Московский печатник", 103062 Москва, Лялин пер., 6.
Плр N? 080102
1
Если количество микроформ в составе микрофильма нс подлежит изменению, к обозначению микроформы через дробь следует добавлять число, обозначающее количество микроформ в составе микрофильма.
** Для рулонных микрофильмов следует применять, если их изготовляют на аппаратах, имеющих нумераторы кадров.
*5 Координаты - обозначение строки и номер столбца кадров.
2
Обозначение микрофильма идегггично обозначению документа.
Условия применения:
микрофильмы состоят из одной или нескольких микроформ каждый; все микрофильмируемые документы имеют обозначения однородной структуры; необходим непосредственный доступ к микрофильмам массива по обозначениям документов.
1.5. Типовая структура 3:
обозначение микроформы идентично порядковому номеру, присвасмому ей при изготомснии; обозначение микрофильма34
Координаты35 или порядковый номер кадра с изображением документа (1-го листа документа)
Порядковый номер микроформы
Условия применения: на каждой микроформс размещают несколько микрофильмов документов.
1.6. Типовые структуры I и 3 следует применять совместно, если массив комплектуют микрофильмами, состоящими из одной или нескольких микроформ, и микроформами, содержащими по нескольку микрофильмов. При этом необходимо применять единую последовательность нумерации для документов (по структуре 1) и микроформ (по структуре 3).
3
Нумерация должна отражать очередность поступления документов (комплектов документов) на микрофильмирование.
4
Далее по тексту — документы.