ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

ГОСТР

55681—

2013

ISO/TR 26122: 2008

Информация и документация

АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ РАБОТЫ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Издательско-полиграфическое оформление текстового блока

ISO/TR 26122:2008 Information and documentation — Work process analysis for records

(IDT)

Издание официальное

Москва

Стандартинформ

2014

ГОСТ P 55681-2013

Предисловие

1    ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык, документа указанного в пункте 4

2    ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий»

3    УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 31 октября 2013 г. № 1303-ст

4    Настоящий стандарт идентичен техническому отчету ISO/TR 26122-2008 «Информация и документация - Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (ISO/TR «Information and documentation — Work process analysis for records», IDT)

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5    ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правипа применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указагпеле «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

©Стандартинформ, 2014

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

ГОСТ Р 55681-2013

Введение

Все организации, независимо от их размера и характера их деловой деятельности, существуют и действуют для достижения определенных целей и решения определенных задач. Чтобы выполнить свои специфические задачи, каждая организация устанавливает и применяет соответствующие рабочие процессы, вместе образующие деловую деятельность организации.

Каждая организация в ходе рабочих процессов создает документы. Эти документы являются доказательствами. подтверждающими цели и задачи организации, её решения и действия. Чтобы полностью понимать характер таких «деловых документов», необходимо понимать рабочие процессы, в ходе которых эти документы были созданы. Понимание рабочих процессов также может быть использовано для определения того, какие документы следует создать по ходу рабочих процессов, и для управления этими документами во времени как активами организации.

Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами проводится с целью определения требований к созданию, захвату и управлению документами. В его рамках описывается и анализируется то. что происходит при выполнении определенных деловых функций в конкретном деловом контексте. Такой анализ не может проводиться чисто абстрактно, и его результаты зависят от точности собираемой информации и от основательного понимания контекста деятельности организации и её миссии.

Настоящий стандарт предназначен:

-    для специалистов по управлению документами (либо лиц. которым в организации поручено управление документами), ответственных за создание и управление документами как в деловых системах, так и в специализированных программных приложениях для управления документами;

-    для системных / бизнес-аналитиков, отвечающих за проектирование деловых процессов и/или систем, в рамках которых будет осуществляться создание документов или управление ими.

Для целей настоящего стандарта, анализ рабочих процессов включает в себя:

a)    выявление взаимосвязей между рабочими процессами и их деловым контекстом;

b) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и регламентирующими их применение правилами (которые определяются соответствующей нормативно-правовой средой):

c)    иерархическую декомпозицию рабочих процессов на компоненты или составные части; а также

d)    выявление взаимосвязей (sequential interdependence) между отдельными рабочими процессами и/или отдельными транзакциями, в т.ч. их последовательности.

Анализ рабочих процессов в интересах создания документов и управления ими позволяет:

-    обеспечить четкое выявление требований к созданию документов, способствуя автоматизации захвата и управления документами по мере выполнения работ; а также

-    определить следующие из делового контекста взаимосвязи между документами, способствуя их логической организации и группировке и тем самым обеспечивая, на основе знаний о деловой деятельности, четкое документирование рабочих процессов, а также упрощая поиск, хранение в течение установленных сроков и уничтожение документов либо их передачу на архивное хранение.

Анализ рабочих процессов способствует интеграции захвата документов в эти процессы по ходу выполнения работ. Примерами рабочих процессов, в которых создание документов, как правило, интегрировано с обработкой транзакций, могут служить обработка заказов и счетов, выплата заработной платы, управление активами, управление запасами, функционирование системы менеджмента качества и управление договорами. Интеграция документационных процессов в протоколы автоматизации, применяемые в отношении рабочих процессов, обеспечивает систематическое создание, захват и управление документами организации в соответствующих деловых системах

III

Напечатано Должно быть Размер Доли Формат Обозначение Степень Обозначение и листа бумаги, мм листа Условное обозначе ние Размер, мм ССЫЛОЧНОГО соответствия И : ; 1 5 не болел „д UOliM стандарта. документа мяциомального стандарта /00М х 900 1/32 /0x90-32 107x165 100x155 ИСОТ015489- — • бООМхЯО 1/32 60x84/32 100x140 95x130 22001 ИСО 23061-12006 ОТ /00x1000 1/8 /0x1088 265x340 267 x 333 ГОСТ Р ИСО 23061-1— 2008 «Система стандартов по имформа- 600x900 1/8 60x908 220x290 205x275 600x040 1/8 60x84,8 205x290 200x285 ции. библиотечному и ИШИТАЛкЛУЛиу /1АЛУ 840x1080 1/16 84x106/16 205x260 192x255 Процессы управления /00x1000 1/16 70x106/16 170 x260 158x255 документами. Мета- /00x1000 1/16 70x100/16 170x240 158x230 тов Часть 1 Приици- 600x900 1/16 60x90/16 145x215 132x205 гы» 840x1080 1/32 84x106/32 130x200 123x192 ИСО 23061- *> *VY)Q — • /00x1080 1/32 70x106/32 130x165 125x165 листа бумаги должно совпадать машитеое направление un.jii.iey ет. До его утеерпдегвтя реяомяндуется использовать перевод ив русский язьи детого междунасхт^ххо стандарте. Перевод данного международного стандарта каюдит-си в Федеральном информационном фонде текиичеовиг

регламентов и стандартов. Примечание — В настоящей таблице итогима-» следующее условное обозиачвгвте стегмгии соотавт-стеия стандартов . ЮТ — идентичные стандарты

(ИУС/*2 2015 г.)

ГОСТ P 55681—2013 (ISO/TR 26122:2008)

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Информация и документация

Анализ процессов работы с точки зрения управления документами

Information and documentation Work process analysis for records

Дата введения — 2014—09—01

1    Область применения

Настоящий стандарт содержит рекомендации по проведению анализа рабочих процессов с точки зрения создания, захвата и управления документами.

В стандарте описаны два вида анализа, а именно:

a)    функциональный анализ (декомпозиция деловых функций на процессы), и

b)    анализ последовательности выполнения работ (изучение потоков транзакций).

Каждый вид анализа подразумевает предварительное изучение соответствующего контекста (т е. целей и задач организации, законодательно-нормативной среды). Отдельные элементы анализа могут выполняться в различных сочетаниях и в порядке, отличающегося от описанного в стандарте - в зависимости от особенностей задачи, масштабов проекта и цели проводимого анализа Рекомендации и указания даны в виде списков вопросов/тем, которые следует рассмотреть при использовании соответствующего элемента анализа.

Настоящий стандарт описывает применение на практике теоретических положений, содержащихся в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1. Сам по себе стандарт технологически-нейтрален (т.е. его можно применять независимо от особенностей технологической среды), хотя его можно также использовать для оценки адекватности технологических инструментов, поддерживающих рабочие процессы организации.

Настоящий отчет в большей степени нацелен на анализ существующих рабочих процессов, чем на способствование «workflow» (т е. полной или частичной автоматизации делового процесса, при которой документы, информация и задания передаются от одного участника к другому для выполнения над ними действий, в соответствии с набором процедурных правил, см. [1]).

2    Нормативные ссылки

Перечисленные ниже документы, на которые в тексте имеются ссылки, совершенно необходимы при применении данного стандарта. Для ссылок, в которых указана дата, применяется только упомянутая версия документа. Для ссылок без указания даты, следует использовать последнюю версию соответствующего документа (включая имеющиеся поправки).

ИСО 15489-1 Информация и документация — Управление документами — Часть 1: Общие принципы (ISO 15489-1. Information and documentation — Records management — Part 1: General).

ИСО/ТО 15489-2 Информация и документация — Управление документами — Часть 2: Руководство (ISC^R 15489-2, Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines).

ИСО/ТУ 23081-1 Информация и документация — Процессы управления документами — Метаданные документов — Часть 1: Принципы (ISO/TS 23081-1. Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles).

Издание официальное

ГОСТ P 55681-2013

ИСО/ТУ 23081-2:2007 Информация и документация — Процессы управления документами — Метаданные документов — Часть 2: Концептуальные вопросы и вопросы внедрения (ISO/TS 23081-2:2007, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 2: Conceptual and implementation issues).

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия) Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку

3    Термины и определения

Для целей настоящего документа, используются термины и определения, данные в ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2. ИСО 23081-1 и ИСО 23081-2. а также следующие:

3.1    документация Набор документов, описывающих операции, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к конкретной деловой функции, процессу или транзакции.

3.2    функциональный анализ Группировка процессов в соответствии с конкретными стратегическими целями организации, для достижения которых они выполняются, вскрывающая взаимосвязи между деловыми функциями, процессами и транзакциями, влияющие на управление документами.

3.3    последовательность транзакций (sequence): Серия транзакций, связанных между собой требованием о том, что выполнение последующей транзакции зависит от завершения предшествующей транзакции.

3.4    последовательный анализ (sequential analysis): Декомпозиция рабочего процесса в виде линейной и/или хронологической последовательности, производимая в ходе последовательного анализа, выявляющая взаимозависимости между образующими рабочий процесс транзакциями.

3.5    транзакция: Наименьший элемент рабочего процесса, представляющий собой обмен информацией и/или другими ресурсами (exchange) между двумя или более участниками или системами.

3.6    рабочий процесс: Рабочий процесс представляет собой одну или несколько последовательностей транзакций, необходимых для достижения конечного результата, соответствующего установленным правилам.

4    Проведение анализа рабочих процессов

4.1    Общие положения

Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами используется для сбора информации о транзакциях, процессах и функциях организации с целью определить требования к созданию и захвату документов и к управлению ими.

При проведении анализа рабочих процессов используются два метода:

-    функциональный:

-    последовательный.

Прежде чем выбрать какой-либо из методов анализа либо их комбинацию, необходимо определить цель проекта по проведению анализа рабочих процессов, его охват и масштабы, а также организационный контекст анализируемой деятельности (анализ контекста, см. 5).

4.2    Документационный аспект анализа рабочих процессов

Анализ рабочих процессов является основой, необходимой для следующих процессов, используемых для создания, захвата и управления документами:

а) определение требований к документированию деловой функции или других наборов процессов;

ГОСТ P 55681-2013

b)    разработка функциональных (основанных на деловых функциях) схем классификации с целью идентификации, локализации и установления взаимосвязей между соответствующими документами;

c)    поддержание связи между документами и контекстом их создания;

d)    разработка правил и соглашений наименования и индексирования для обеспечения и поддержания идентификации документов во времени;

e)    идентификация во времени владельцев документов;

0 установление для документов надлежащих сроков хранения и разработка указаний по срокам хранения и действиям, выполняемым по их истечении

д) анализ управления рисками в контексте систем управления документами;

h) определение надлежащих мер безопасности для документов и установление прав доступа и уровней безопасности.

4.3 Охват и масштабы анализа рабочих процессов

Два метода анализа могут использоваться в различных сочетаниях, и их применение может масштабироваться в зависимости от охвата решаемой задачи. Масштабы анализа могут варьироваться в соответствии с поставленными задачами, которые могут быть различными - от всеобъемлющего выявления и анализа всех деловых функций организации и до анализа на микро-уровне конкретного процесса в отдельном деловом подразделении. Масштаб и уровень детализации будут зависеть от проведенной организацией оценки рисков и цели решаемой задачи в области управления документами.

При функциональном анализе используется нисходящий аналитический метод, когда исследование начинается с целей и стратегий организации и может спуститься на уровень анализа транзакций. Данный метод анализ может применяться как для нескольких организаций (действующих в рамках одной или нескольких юрисдикций) и несущих ответственность за деловую функцию, так и для одной организации или для одного из её подразделений.

Применение последовательного анализа может масштабироваться для анализа процессов во всей организации, в нескольких организациях (действующих в рамках одной или нескольких юрисдикций). в крупном структурном подразделении или в отдельном деловом подразделении. Данный метод, в зависимости от целей анализа, может применяться как для анализа совокупности процессов, так и для анализа составляющих единый процесс транзакций - вплоть до отдельных нажатий клавиш.

Для целей настоящего стандарта применяется иерархия понятий, приведенная в таблице 1.

Таблица 1 Иерархия понятий

Термин Источник Пример 1 (в университете) Пример 2 (в медицинской практике) Функция ISO/TS 23081-2:2007 Научные исследования Обслуживание пациентов Набор процессов Настоящий стандарт Финансирование исследований Осмотр, постановка диагноза и лечение пациентов Процесс ISO/TS 23081-2 2007 Одобрение заявок на получение грантов на проведение исследований Осмотр пациента Транзакция ISO/TS 23081-2:2007 Подача заявки на грант Выписка пациенту рецепта на лекарства

Примечание -Во многих юрисдикциях при анализе деловых функций используются собственные термины для обозначения логических уровней В некоторых случаях юрисдикция или организация могут предпочесть выделять другие или дополнительные уровни при декомпозиции деловых функций до транзакций Как число уровней. так и их положение в иерархии зависят от применяемой в конкретной юрисдикции практики и от охвата и масштабов самого проекта по проведению анализа рабочих процессов Могут использоваться такие термины, как «подфункции» (sub-function), «виды деятельности» (activity) и «действия» (action), которые в данном техническом отчете не применялись (отчасти для того, чтобы упростить его практическое применение).

Акцент на использование функционального анализа будет делаться при разработке функциональной классификационной схемы для всей организации, особенно при определении высших уровней этой схемы. Акцент на использование последовательного анализа будет делаться при решении вопросов, связанных с созданием и захватом документов и управлением ими в рамках одного процесса или в одном деловом подразделении организации.

3

ГОСТ P 55681-2013

При проведении анализа рабочих процессов в рамках конкретного проекта, следует задать следующие вопросы: Охватывает ли проект анализа рабочих процессов с точки зрения управления документами:

a)    отдельную транзакцию в составе процесса?

b)    отдельный процесс в деловом подразделении?

c)    несколько взаимосвязанных процессов (набор процессов) в структурном подразделении организации?

фделовую функцию в целом, как она выполняется в рамках одной или нескольких организаций?

е) функциональный анализ организации в целом?

4.4    Участники рабочих процессов и проверка точности собранных сведений

Анализ рабочих процессов в интересах создания, захвата и управления документами является вполне конкретным. Проводится описание и анализ процессов, происходящих в организации в реальном времени, и качество анализа зависит от точности собираемой информации. Участники рабочего процесса являются ключевым источником этой информации, а также играют важную роль как лица, к которым можно обратиться, чтобы проверить точность собранных сведений.

Изучение роли участников в процессе (например, на основе должностных инструкций) также облегчает анализ рабочих процессов Характер их участия (например, советы и рекомендации, авторизация, обработка, оценка, аудит) может указывать на этапы процесса, а также на точки, в которой выполняются эти этапы.

Проверка точности собранных сведений имеет ключевое значение для успешного выполнения анализа рабочих процессов, принятия результатов анализа и для сотрудничества в практической реализации предложенных рекомендаций. Итог проверки зависит от подтверждения участниками рабочих процессов того, что результаты анализа являются полными, точными и надежными.

4.5    Ответственность

Руководитель организации несет ответственность за эффективность организации и за то. как организация ведет деловую деятельность и осуществляет свои рабочие процессы.

Ответственность за документы, создающиеся в ходе рабочих процессов, в первую очередь несут руководители и менеджеры соответствующего уровня (manager), которым делегированы оперативные полномочия и ответственность за осуществляемую деловую деятельность. Адекватное документирование имеет первостепенное значение для выполнения руководителями их обязанностей по обеспечению подотчетности, управлению рисками и мониторингу.

В обязанности в отношении документов, создающихся в ходе конкретного рабочего процесса, входит документирование деловых правил, процедур и руководств, регламентирующих данный процесс. Соответствующие руководители несут ответственность за ведение и обновление документации по специфическим для деловых процессов деловым правилам и процедурам. В их обязанности также входит введение процедур, обеслечивающихактуализациюрезультатов анализа в случае существенных изменений в рабочих процессах.

Сотрудники организации в разные периоды времени выполняют различные роли и обязанности. Изменение ролей и обязанностей следует отслеживать в качестве части контекстуальной информации, необходимой для обеспечения того, чтобы документы, возникающие в ходе выполняемых этими сотрудниками рабочих процессов, сохраняли свою значимость.

5 Анализ контекста

5.1 Общие положения

Любой анализ рабочих процессов должен начинаться с анализа контекста - условий, в которых организация ведёт свою деловую деятельность, -т.е. с изучения нормативно-правовой среды (regulatory environment) и организационных условий (организационного контекста), в рамках которых выполняются рабочие процессы.

Примечание - Дополнительные рекомендации по проведению анализа контекста можно найти в ISO 15489-1:2001, пп 5. 8 4 а) - с), а также в ISO/TR 15489-2 2001. п.3.2.

Нормативно-правовая среда, в которой действует организация, состоит из международного и национального законодательства, влияющего на характер ведения организацией своей деловой

4

ГОСТ P 55681-2013

деятельности, из деловых правил, обязательных и добровольных стандартов, соглашений, практик, ожиданий общественности и т.д.. которым организация должна соответствовать. Иерархия элементов нормативно-правовой среды, рассматриваемых в ходе ее анализа, включает:

a)    кодифицированное и прецедентное право, регулирующее как общую деловую деятельность, так и деятельность конкретной отрасли;

b) обязательные отраслевые стандарты;

c)    добровольные стандарты и кодексы хорошей деловой практики;

d) кодексы поведения и этики;

e)    идентифицируемые ожидания общественности:

О ведомственные политики или политики организации, а также

д) правила и процедуры организации.

Для организаций государственного сектора ожидания в отношении выполняемых конкретной организацией функций и процессов устанавливаются законодательством или политикой. У организаций негосударственного сектора соответствующие ожидания могут быть сформулированы в бизнес-проспекте (business prospectus), в заявлении о миссии (mission statement) или в конституции, в которых указываются цели, для достижения которых была создана организация.

Анализ организационного контекста позволяет выявить рабочие процессы в одной или нескольких организациях. Он дает возможность определить архитектуру функции или процесса (например, централизованная или децентрализованная) и ответственность за эффективное выполнение функции и процессов. Такой анализ выявляет принципы распределения функций, процессов и отдельных транзакций по подразделениям организации, а также принципы определения взаимосвязей между ними. Точность результатов анализа организационного контекста достигается путем применения функционального и последовательного методов анализа (см. 6 и 7).

Выполняемый в ходе анализа рабочего процесса анализ контекста должен дать, на наиболее общем уровне (at the highest level), точное представление об авторизующих использование рабочего процесса нормативно-правовой среде и организационном контексте. Если область анализа рабочих процессов ограничена рамками отдельного процесса, то при анализе контекста достаточно изучить только специфические политики, процедуры и правила, регламентирующие данный конкретный процесс. Если же, с другой стороны, анализ рабочих процессов целиком охватывает деловую функцию, то в ходе анализа контекста следует изучить все элементы соответствующей нормативно-правовой среды и организационного контекста.

В таблице 2 приведен ряд вопросов, на которые следует получить ответы при проведении анализа контекста.

Таблица 2 Анализ контекста

№п!п Вопрос 1 Какие именно законы, нормативные акты и/или заявления о миссии непосредственно регламентируют рассматриваемый рабочий процесс? 2 Какие иные нормативно-правовые требования влияют на деловую функцию или процесс? 3 Имеются ли обязательные стандарты или правила, которым деловая функция или процесс должны соответствовать? 4 Имеются ли установленные организацией правила, кодексы практики или поведения, относящиеся к деловой функции или процессу (процессам)? 5 Какие конкретно процедуры регламентируют процесс (процессы)? 6 Какие ожидания общественности могут повлиять на деловую функцию или процесс (процессы)? 7 Каким образом процессы локализованы в организации (те централизованные или децентрализованные. выполняются внутри одной организации или охватывают несколько организаций, выполняются в условиях одной или нескольких юрисдикций)? 8 Перед кем отчитывается ответственный за процесс (процессы) руководитель, и за какие основные результаты? 9 Кто в организации (организациях) участвует в процессе (процессах) и где эти участники находятся?

5