Сертификация: тел. +7 (495) 175-92-77
Стр. 1
 

27 страниц

456.00 ₽

Купить официальный бумажный документ с голограммой и синими печатями. подробнее

Официально распространяем нормативную документацию с 1999 года. Пробиваем чеки, платим налоги, принимаем к оплате все законные формы платежей без дополнительных процентов. Наши клиенты защищены Законом. ООО "ЦНТИ Нормоконтроль".

Наши цены ниже, чем в других местах, потому что мы работаем напрямую с поставщиками документов.

Способы доставки

  • Срочная курьерская доставка (1-3 дня)
  • Курьерская доставка (7 дней)
  • Самовывоз из московского офиса
  • Почта РФ

Положения настоящего стандарта подлежат применению при создании российского страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо ценных, уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, независимо от ведомственной и территориальной подчиненности организаций - держателей оригиналов документов.

Стандарт распространяется на все текстовые и графические документы независимо от техники их исполнения и материального носителя и аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.

Стандарт не распространяется на документы, содержащие кодированную информацию, созданную с применением цифровых технологий средствами электронно-вычислительной техники

Введен впервые.

Оглавление

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Определения

4 Сокращения

5 Общие положения

6 Состав и виды страховых копий докуметов

7 Планирование работ по созданию страхового фонда документации

8 Порядок подготовки и представления документов на страховое копирование

9 Порядок выполнения работ по страховому копированию документов

10 Порядок передачи страховых копий на хранение

11 Порядок отчетности о выполнении работ по созданию страхового фонда документации

Приложения

Показать даты введения Admin

Страница 1

ГОСТ Р 33.505-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЕДИНЫЙ РОССИЙСКИЙ СТРАХОВОЙ ФОНД ДОКУМЕНТАЦИИ

Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием

Издание официальное

БЗ 1-2003/339


ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва

Страница 2

ГОСТ Р 33.505-2003

Предисловие

1    РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Научно-исследовательский институт репрографии (ФГУП НИИ репрографии). Российским Государственным архивом научно-технической документации (РГЛНГД), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДЛД), Всероссийской государственной библиотекой иностранной литературы им. Рудомино (ВГБИЛ)

ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 255 «Страховой фонд документации»

2    ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России № 255-ст от 29 июля 2003 г

3    ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

£> И ПК Издательство стандартов. 2003

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России

II

Страница 3

ГОСТ Р 33.505-2003

Содержание

1    Область применения...................................................... I

2    Нормативные ссылки............................................................................................................1

3    Определения........................................................................................................................2

4    Сокращения........................................................................................................................3

5    Общие положения......................................................................................3

6    Состав и виды страховых копий документов.................................................................4

7    Планирование работ по созданию страхового фонда документации......................................5

8    Порядок подготовки и представления документов на страховое копирование......................5

9    Порядок выполнения работ по страховому копированию документов..................................6

10    Порядок передачи страховых копий на хранение................................................................6

11    Порядок отчетности о выполнении работ по созданию страхового фонда документации . .    7

Приложение А    Форма плана работы по созданию страхового фонда документации................8

Приложение Б    Форма акта технического состояния микроформы страхового фонда и дефектной ведомости................................................................................................9

Приложение В Форма акта технического состояния страховой копии кинодокумента и дефектной ведомости................................................ II

Приложение Г Форма акта технического состояния страховой копии фонодокумента и дефектной ведомости................................................................................................13

Приложение Д Форма акта технического состояния страховой копии видеодокумента и дефектной ведомости...................................................................................15

Приложение Е Форма акта технического состояния страховой копни фотодокумента и дефектной ведомости ................................................................................17

Приложение Ж    Форма акта приема страховых копий на хранение..........................................19

Приложение И    Форма книги регистрации актов приема страховых    копий..............................20

Приложение К    Форма отчетности..........................................................................................21

Приложение Л    Библиография................................................................................................22

III

Страница 4

ГОСТ Р 33.505-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЕДИНЫЙ РОССИЙСКИЙ СТРАХОВОЙ ФОНД ДОКУМЕНТАЦИИ

Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием

United Russian insurance fund of documentation. The order of creation of insurance fund of documentation copies being a national scientific, cultural and historical heritage

Дата введения 2004—01—01

1    Область применения

Объектом стандартизации является страховой фонд документации, отнесенной к категории национального научного, культурного и исторического наследия, который входит в состав Единого российского страхового фонда документации.

Положения настоящего стандарта подлежат применению при создании российского страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо ценных, уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, независимо от ведомственной и территориальной подчиненности организаций — держателей оригиналов документов.

Стандарт распространяется на все текстовые и графические документы независимо от техники их исполнения и материального носителя и аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.

Стандарт не распространяется на документы, содержащие кодированную информацию, созданную с применением цифровых технологий средствами электронно-вычислительной техники.

2    Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 7.65-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению

ГОСТ 7.68-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Обшие технические требования к архивному хранению

ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11—87) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения

ГОСТ 13.1.102-93 Репрография. Микрография. Микроформы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля

ГОСТ 13.1.104-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение мнкроизображений

ГОСТ 13.1.105-91 Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы

1'ОСТ 13.1.107—86 Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия

ГОСТ 13.1.205-85 Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета ГОСТ Р 22.0.02-94 Безопасность в чрезвычайных ситуациях. Термины и определения основных понятий

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Издание официально*.-

I

Страница 5

ГОСТ Р 33.505-2003

3 Определения

В настоящем стандарте применяют термины с соответствующими определениями по ГОСТ 7.69, ГОСТ 13.0.002, ГОСТ Р 22.0.02, ГОСТ 51141, а также следующие:

3.1    страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием: Совокупность находящихся в государственной собственности классифицированных, систематизированных и безопасно хранимых страховых копий особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, создающая стратегический информационный ресурс и предназначенная для сохранения национального научного, культурного и исторического наследия народов Российской Федерации в условиях военного времени, чрезвычайных и экстремальных ситуаций.

3.2    аналоговые технологии: Технологии, использующие аппаратуру для записи аналогового сигнала, т. е. сигнала, описываемого непрерывными функциями.

3.3    документальное национальное научное, культурное и историческое наследие (ДНН): Совокупность документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и библиотечных фондов Российской Федерации.

3.4    контратип: Дубликат негатива, полученный посредством печати с промежуточного позитива или непосредственно с негатива и предназначенный для тиражирования кино-, фотодокументов и микроформ.

3.5    копня документа: Копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков и идентифицированная в установленном порядке.

3.6    оригинал: Документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению на материальном носителе информации первоисточника независимо от используемых технических средств и способов ее записи.

3.7    страховая копия документа: Копня оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности.

3.8    основная копия фота пользования: Копия оригинала (или страховой копии оригинала), предназначенная для изготовления рабочих копий фонда пользования.

3.9    рабочая копия фонла пользования: Копня оригинала (или основной копии фонда пользования), предоставляемая пользователю взамен оригинала.

3.10    особо ценный документ: Документ, имеющий непреходящее значение для государственного управления, экономики и обороны страны, социально-культурной преемственности поколений, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридической и информационной значимости, ангографичности и (или) внешних признаков.

3.11    поисково-справочный аппарат страхового фонла документации: Комплекс взаимосвязанных учетных документов и информационно-поисковых систем, создаваемый на единых принципах для обеспечения учета и поиска страховых копий документов.

3.12    промежуточный позитив: Копия, изготовленная с негатива на специальном светочувствительном материале и предназначенная для изготовления контратипа.

3.13    страховое копирование документов: Процесс изготовления страховых копий документов.

3.14    типовой технологический регламент изготовления страховых копий: Документ, утвержденный соответствующим министерством или ведомством после согласования Головной отраслевой службой СФД и содержащий основные требования к последовательности и содержанию технологических операций, а также к контролю процессов, оборудования, материалов и конечной продукции при изготовлении страховых копий документов.

3.15    уникальный документ: Особо ценный докуме1гт, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним признакам.

3.16    фонд нольювания: Совокупность основных и рабочих копий документов, создаваемая для предотвращения износа оригиналов и предназначенная для организации использования содержащейся в них информации.

3.17    цифровые технологии: Технологии, использующие электронно-вычислительную аппаратуру для записи кодовых импульсов в определенной последовательности и с определенной частотой.

2

Страница 6

ГОСТ Р 33.505-2003

3.18 экстремальная ситуация: Ситуация, при которой единичный документ или группа документов приходят в непригодное к дальнейшей эксплуатации состояние в результате естественного старения носителя или внешних неблагоприятных воздействий.

4    Сокращения

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

СФД — страховой фонд документаций;

ЕР СФД — Единый российский страховой фонд документации;

СФД НН страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием;

ДНН — документальное национальное наследие;

АФ РФ — Архивный фонд Российской Федерации;

БФ РФ — библиотечные фонды Российской Федерации;

ЭС — экстремальная ситуация;

ЧС — чрезвычайная ситуация;

ТТР — типовой технологический регламент:

ОТ К — отдел технического контроля;

Ед. хр. ~ единица храпения;

АЧХ — амплитудно-частотная характеристика:

Росархив — Федеральная архивная служба Российской Федерации;

Мин культуры России — Министерство культуры Российской Федерации.

5    Общие положения

5.1    СФД НН создают как часть ЕР СФД в соответствии с Положением о ЕР СФД |1| и требованиями соответствующих нормативных документов.

СФД НН создают в целях сохранения и оперативного восстановления документального национального научного, культурного и исторического наследия, имеющего особую важность для государственного управления, экономики, обороны, международных отношений, научных исследований, образования, здравоохранения страны, а также для обеспечения социально-культурной преемственности поколений в случае утраты оригиналов в результате ЭС и ЧС.

5.2    СФД НН создают на особо ценные и уникальные документы АФ РФ и особо ценные, уникальные и информационно значимые документы БФ РФ. независимо or времени их создания, материала и техники изготовления, а также на все описи фондов архивов и каталоги национальных библиотек, в которых имеются особо ценные документы.

5.3    СФД НН создают:

на федеральном уровне — федеральные органы исполнительной власти, организации федерального уровня и находящиеся в их ведении организации, хранящие архивные, библиотечные фонды;

на территориальном уровне — органы исполнительной власти субъектов РФ и находящиеся в их ведении организации, хранящие архивные и библиотечные фонды.

Текущее организационно-методическое руководство созданием СФД НН осуществляют Головные службы СФД, которые должны быть созданы приказами соответствующих министерств, ведомств и территориальных органов исполнительной власти.

Функции и задачи Головных служб СФД устанавливают Положениями о Головных службах СФД, утверждаемыми в установленном порядке.

Общее методическое руководство работами по созданию СФД НН и их координацию осуществляют Росархив и Миикультуры России в соответствии с закрепленными за ними направлениями деятельности.

5.4    Основными этапами создания СФД НН являются:

-    планирование работ по созданию СФД НН:

-    подготовка документов к страховому копированию:

-    страховое копирование документов;

-    передача страховых копий иа постоянное хранение;

-    отчетность за выполнение работ по созданию СФД НН.

Одновременно с созданием СФД НН создают поисково-справочный аппарат к нему.

3

Страница 7

ГОСТ Р 33.505-2003

Вилы и порядок выполнения работ, а также их основное содержание на установленных этапах приведены в соответствующих разделах настоящего стандарта.

5.5    СФД НН хранят территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах СФД. Использование СФД НН в ЧС и ЭС может быть осуществило только по специальному разрешению в установленном порядке.

5.6    Технологию изготовления страховых копий документов определяют Росархив и Минкуль-туры России при участии Федерального государственного унитарного предприятия «Научно-исследовательский институт репрографии» на основе системы нормативных документов Госстандарта России. Росархнва и Минкультуры России путем разработки, утверждения и введения в действие ТГР изготовления страховых копий каждого вида документов.

5.7    Одновременно с изготовлением страховых копий изготавливают комплект копий фонда пользования в порядке, устанавливаемом Росархивом и Минкультуры России.

5.8    Работы с документацией, на которую распространяются действия закона РФ об авторском и смежных правах и закона РФ об охране государственной и коммерческой тайн, должны осуществляться в соответствии с требованиями указанных законов, а также изданных на их основе инструкций и правил.

6 Состав и виды страховых копий документов

6.! СФД НН должен состоять из одного экземпляра страховых копий документов следующих разновидностей:

-    документов на бумажной основе;

-    кинодокументов:

-    фотодокументов;

-    фонодокументов;

-    видеодокументов.

В соответствии с решениями федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации СФД НН может создаваться в двух экземплярах страховых копий (основной и запасной страховые документы).

Виды страховых копий документов для каждой разновидности документов установлены в 6.1.1—6.1.5.

6.1.1    Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа первого поколения по ГОСТ 13.1.102. изготовленная на черно-белой фотографической галоген идо-серебряной пленке соответствующего лит методом оптического фотографирования документа.

Мнкроформы страхового фонда изготавливают в виде рулонного микрофильма типоразмера МР-35 по ГОСТ 13.1.104 или микрофиши типоразмера МФ-А6 по ГОСТ 13.1.105 с учетом требований ГОСТ 13.1.107.

6.1.2    Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) страховой копией является промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-по-зитива — дубль-негатив, для фотоотпечатка — негатив.

6.1.3    Страховой копией кинодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати:

-    для оригинала — негатива изображения и контратипа страховой копией является промежуточный позитив;

-    для оригинала — промежуточного позитива и позитива страховой копией является контратип.

6.1.4    Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа.

Язя уникальных фонодокументов страховые копии мот быть изготовлены способом механической звукозаписи в виде граморигиналов.

6.1.5    Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

6.2 При изготовлении страховых копий документов одновременно изготавливают в устанавливаемом в системе Росархива и Минкультуры России порядке копии фонда пользования для:

-    документов на бумажной основе — одну негативную или позитивную микроформу на галоген ид осеребря ной пленке (основную копию фонда пользования) и одну микроформу (рабочую копию фонда пользования), изготовленную с основной копии фонда пользования;

4

Страница 8

ГОСТ Р 33.505-2003

-    фотодокументов — один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

-    кинодокументов — одну позитивную совмещенную копню, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов);

-    фонодокументов — одну копню на магнитной ленте шириной 6.25 мм;

-    видеодокументов — одну копию в формате VHS.

7    Планирование работ по созданию страхового фонда документации

7.1    Заказчиками работ по созданию СФД НН являются федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти, субъектов РФ. в ведении которых находятся организации, хранящие документы ЛФ РФ и БФ РФ.

Исполнителями работ по созданию СФД являются организации, хранящие ДНИ. и (при необходимости) специализированные организации, уполномоченные заказчиком изготавливать страховые копии.

7.2    Создание СФД НН предусматривают в планах работ соответствующих организаций в качестве самостоятельного вида работы.

7.3    При планировании работы по созданию СФД Н Н первоочередному копированию подлежат ДНН. наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами, содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежденном носителе.

Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совешательные органы организаций — держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций.

7.4    При планировании работ по созданию СФ ДНН в состав показателей плана включают:

-    состав и виды (разновидности) ДНН, подлежащей страховому копированию;

-    количество документов, подлежащих страховому копированию, в соответствующих единицах измерения;

-    количество единиц хранения, на которые создают СФД НН.

Форма годового плана предстаатена в приложении А. К плану составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименований документов, планируемых к страховому копированию, а также подлежащих просмотру с целью их подготовки к копированию.

7.5    Организации — держатели оригиналов документов предстаашют головые планы работ на утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими организациями (учреждениями).

8    Порядок подготовки и представления документов на страховое копирование

8.1    Основанием для подготовки и предстаатення документов на страховое копирование яатя-ются утвержденные в установленном порядке планы работ по созданию СФД НН.

8.2    Состояние и оформление документов, передаваемых на страховое копирование, должны полностью отвечать требованиям ТТР, действующих в системе Росархива и Минкультуры России.

8.3    К копированию отбирают документы, прошедшие научное описание и техническое оформление в соответствии с установленными правилами. В необходимых случаях документы перед страховым копированием подвергают реставрации или ремонту в установленном порядке.

8.4    Страховое копирование документов на бумажной основе осуществляют по фондам с соблюдением последовательности расположения документов в фонде (по порядку описей и дел).

Дела копируют полностью.

8.5    Кино- и фотодокументы копируют полностью, фоно- и видеодокументы допускается копировать полностью или частично.

8.6    Подготовка документов к страховому копированию включает:

-    выемку документов из хранилища;

-    сверку поисковых данных, заголовков, названий и аннотаций документов с описью, для БФ РФ — с библиографическим описанием;

-    проверку нумерации листов дела, правильности оформления ракордов, стартовки и метража кинодокументов, наличия и правильности учетных номеров фотодокументов, времени звучания фонодокументов, времени показа видеодокументов;

5

Страница 9

ГОСТ Р 33.505-2003

-    проверку и уточнение сведений в листах-заверителях для дел, описания на этикетке — для кино-, фоно- и видеодокумеитов;

-    устранение лакун (при возможности);

-    проверку физического (технического) состояния документов, выявление документов с мало-контрастными и угасающими текстами, документов, требующих физико-химической реставрации и консервационно-профилактической обработки с соответствующими отметками результатов в актах технического состояния документов, листах — заверителях дел архивных документов и актах входного контроля для БФ РФ. Формы и содержание актов технического состояния документов, листов — заверителей дел и актов входного контроля устанавливают в ТТР на изготовление страховых копий;

-    оформление передачи документов на страховое копирование.

8.7 Передачу документов на страховое копирование оформляют заказом. Форму каждого заказа устанавливают в ТТР.

Заказы на проведение работ регистрируют в книге выдачи документов исполнителю. Заказ, составленный в необходимом количестве экземпляров, подписанный у руководителя организации, служит документом для контроля за ходом проведения работ на всех этапах, возвращением оригиналов документов и сдачей комплекта изготовленного СФД НН заказчику.

9    Порядок выполнения работ по страховому копированию документов

9.1    Основанием для выполнения страхового копирования ДНИ исполнителем работ являются заказы на их проведение. Перечень работ установлен в разделе 8 и ТТР для каждого вида документации.

9.2    Исполнитель работ по страховому копированию СФД НН несет ответственносгь за сохранность и состояние копируемых документов на всех этапах работы. Изготовленные страховые копии должны быть сертифицированы в порядке, установленном в Росархиве и Минкультуры России.

9.3    Изготовленные страховые копни ДНН должны иметь заключение службы технического контроля организации-изготовителя об их качестве, зафиксированное в Акте технического состояния страховой копии, обязательное содержание и рекомендуемая форма которого приведены в приложениях Б. В, Г, Д, Е или в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205.

Упаковывание и хранение страховых копий документов обеспечивают в соответствии с ['ОСТ 7.65 и ГОСТ 7.68.

9.4    Изготовленные страховые копии ДНН подлежат учету, обозначению и маркировке в порядке, установленном Росархивом и Минкультуры России.

10    Порядок передачи страховых копий на хранение

10.1    Изготоаченные страховые копии ДНН должны быть переданы на хранение в специальное хранилище, территориально обособленное от оригиналов документов.

10.2    Разрешение на передачу страховых копий в специальное хранилище федерального подчинения дает в установленном порядке соответствующее министерство (ведомство), а в хранилище регионального подчинения — соответствующие органы исполнительной власти субъектов РФ.

10.3. Передача страховых копий на хранение должна быть оформлена актом приема страховых копий, форма и содержание которого приведены в приложении Ж.

10.4    В организации — поставщике СФД НН и специальном хранилище ведут книгу регистрации актов приема страховых копий на хранение в специальное хранилище, форма и содержание которой приведены в приложении И.

10.5    К акту приема страховых копий прилагают соответствующие учетные документы, акты технического состояния, а также сопроводительный документ на транспортную тару.

10.6    Сопроводительный документ на транспортную тару должен иметь запись о количестве транспортной тары и страховых копий в ней. а также подписи лиц, ответственных за передачу страховых копий в специальное хранилище.

10.7    Страховые копни помещают в соответствующую тару для транспортирования, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляют в специальное хранилище в опломбированной упаковке в соответствии с требованиями 9.3.

10.8    Акты приема, учетные документы, акты технического состояния и сопроводительные документы помешают в отдельную тару, на которой делают отметку «Сопроводительные доку менты*.

6

Страница 10

ГОСТ Р 33.505-2003

11 Порядок отчетности о выполнении работ по созданию страхового фонда документации

11.1    Отчеты о выполнении работ по созданию СФД Н Н организации — держатели оригиналов документов представляют в вышестоящую организацию один раз в год по итогам выполнения плановых заданий.

11.2    Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН федеральными архивными учреждениями и отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела за год со сведениями о создании СФД Н Н в субъектах РФ должны быть представлены в Росархив до 25 января следующего за отчетным года.

11.2.1    Сведения о составе и объеме страховых копий документов ЛФ РФ включают в паспорта архивов, библиотек и музеев, представляемые в Росархив один раз в три года в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов ЛФ РФ (2].

11.2.2    Общую координацию в части представления отчетных документов о выполнении работ по созданию СФД НН БФ РФ осуществляет Минкультуры России.

11.3    К отчетам составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименоиания групп документов, страховое копирование которых выполнено.

11.4    Показатели отчетности оформляют в соответствии с требованиями приложения К.

7

Страница 11

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ А (рекомендуемое)

Форма плана работы по созданию страхового фонла документации

УТВЕРЖДАЮ

должность руководителя и наименование вышестоящей организации

яичная подпись    расшифровка    подписи

____20    г.

ПЛАН

работ по созданию страхового фонла документации_иа

наименование организации — держателя оригиналов

Номер

позиции

Вия

(разновидность)

документа

Количество единиц хранении (елиниц учета документов)

Единица

измерения

объема

документов

Год

Объем документов, подлежащих страховому копированию

Наименование орган» тации — изготовителя страховых копни

1 кв.

II кв.

III кв.

IV кв.

1

2

3

4

5

6

7

К

9

10

Руководитель организации — держателя оригиналов документов

расшифровка подписи

__20    г.

8

Страница 12

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (рекомендуемое)

Форма акта технического состояния микроформы страховой) фонла и дефектной ведомости

(Формат АЗ (297 х 420)1

АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ МИКРОФОРМЫ СТРАХОВОГО ФОНДА И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Номер единицы хранения страховой копии_

Дага составления акта_____

Обозначение микроформы_

Наименование организации — держателя оригиналов_.

Шифры отснятых дел______

Дага изготовления микроформы_

Тип микроформы_

Организация-изготовитель_

Метраж_Количество калров (микрофиш)_

Тип и марка носителя мнкроформы_

Вил основы________

Условное обозначение микроформы_

Масштаб уменьшения ___

Наличие и характеристика тест-обьекга_

Количество остаточного тиосульфата натрия______

Наличие солей серебра_

При выпуске соответствует_

обозначение ГОСТа

Контролер___

подпись    расшифровка    подписи

9

Страница 13

ГОСТ Р 33.505-2003

Таблица Б. I

Дата проверки

Техническое состояние

Количество с клеек

Ракорды

основы

лмульсиоипого

слоя

склеек

перфораций

1

2

3

4

5

6

7

Окончание таблицы Г>. I

Усадка. %

Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки

Подпись

контролера

Дата

проведении

обработки

Подпись

реставратора

Примечание

8

9

10

11

12

13

Ответствен н ы й ислол н и тел ь

расшифровка подписи

подпись

Страница 14

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ В (рекомендуемое)

Форма акта технического состояния страховой копии кинодокумента и дефектной ведомости

[Формат ЛЗ (297 х 420)1

АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ КИНОДОКУ МЕНТА

И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Номер единицы хранения страховой копии_

Дага составления акта___

Обозначение страховой копии______

Наименование организации — держателя оригинала____

Наименование кинодокумента_

Количество частей_ Метраж_,_

Учетный номер единицы хранения оригинала____________

Вид оригинала__________

Формат оригинала________

Дага изгото&теиия копии___

Организации-изготовитель____

контагии, дубль-позитив Вид страховой копии_____

ненужное ичеркиугь

Тин и марка носителя страховой копии __________

Вид основы____

Заключение о фотографическом качестве при изготовлении_

Контролер

расшифровки подписи

подпись

II

Страница 15

ГОСТ Р 33.505-2003

Т а б л и и а В. I

Дет*

проверки

Номер части

Метраж

Номер плана

Техническое сос гоя и не

Количество

склеек

Ракорды

основы

эмульсионного

сдоя

1

2

3

4

5

6

7

S

Окончание таблицы В. I

Усадка. *6

Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки

Подпись

контролера

Дата проведении обработки

Подпись

реставратора

Примечание

9

10

II

12

13

14

Ответственный исполнитель

подпись    расшифровка    подписи

_ _20_

12

Страница 16

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ Г (рекомендуемое)

Форма акта технического состояния страховой копии фонодокумента и дефектной ведомости

|Формат АЗ (297 х 420)|

АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ ФОНОДОКУМЕНТА

И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Номер единицы хранения страховой копии_

Дата составления акта___

Обозначение страховой копии_______

Вид документа________

магнитная мпись. ГП. ГО (оригинал), страховая копия

Дата изготовления копии_

Наименование организации — держателя оригинала_

Наименование фонодокумента_

Учетный номер единицы хранения оригинала_ Количество частей_

Номер части_Скорость записи___

Количество дорожек_Номер дорожки записи_

Дата изготовления копии________

Наименование организации, в которой произведена запись ____

Тип и марка носителя фонолокумента____

Время звучания________

Контролер___

подпись    расшифровка    подписи

13

Страница 17

ГОСТ Р 33.505-2003

Таблица Г. 1

Дата про перки

Характеристика Электроакустического состоянии документа

Характеристика механического состояния документа

1

2

3

Окончание таблицы Г. I

Соответстпие ракорлоп требованиии норматииных документом

Заключение о необходимости пропедеииж профилактической и рестапрацноиной обработки

Подпись

контролера

Вид обработки

Дата

проведения

обработки

Подпись

реставратора

4

5

6

7

S

9

Ответствен}! ы й не пол н ите л ь

полпись    расшифровка    подписи

_ _20_

14

Страница 18

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ Д (рекомендуемое)

Форма акта технического состояния страховой копии видеолокумента и дефектной ведомости

(Формат АЗ (297 х 420)]

АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ ВИДЕОДОКУМЕНТА

И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Номер единицы хранения страховой копии _

Дата составления акта_

Обозначение страховой копии_

Наименование организации — держателя оригинала_

Наименование видеолокумента_

Тин магнитной ленты_Ширина ленты_

Формат записи_Номер едншшы хранения оригинала

Таблица Д. 1 — Параметры технического ракорла на ленте

Параметр

Норма

Peiy.il. tar

Примечание

Значение размаха импульса «белого» в 17 и 330 строк Величина импульса sin*2T, %

Первый выброс после импульса sin22T, %

Неравномерность нижней огибающей sin’20T, % Неравномерность амплитудно-частотной характеристики в полосе частот 0,5—4.S МГц. %

Дифференциальное усиление, %

Размах звукового канала, дБ

700 ± 10 92-108 6 6 ± 10

6

Начальник ОТК_

личная подпись    расшифропка    подписи

_20_г.

Организация — изготовитель вилеифонограммы_

наименование

Хронометраж_

Видеорулон

Аппаратная

Дата записи

_ Источник записи, время

15

Страница 19

ГОСТ Р 33.505-2003

Таблица Д.2

Номер

ПО

порядку

Дата

про*

верки

Цель

про

верки

Наличие фи »ико-механических дефектов

Ра max П-импульса, строки

Величина импульса stn*2T, %

Первый выброс после импульса sin*2T, %

Неравномерность нижнен огибакпцей iin*20T. %

Неравномерность лм плиту а но частотной характеристики в полосе 0,5-4,8 МГц. %

1

2

3

4

5

6

7

К

9

Окончание таблицы Д.2

Дифференциальное усиление. %

Уровень .твукового канала. дБ

Общая

оценка.

баллы

Заключение о необходимости провеления профилактической и реставрационной обработки

Полпись

контролера

Дата и вил обработки

Полпись

реставра

тора

Примечание

10

II

12

13

14

15

16

17

Таблица Д.З

В баллах

Оменка качества м юбражения к звука акдеофоши раммы по времени воеироивведения о минутах

Номер ОТК и лата

Дефект

Фамилия, имя. отчество оператора


20


70


10


60


КО 90


30    40    50


Изображения:

шумы

выпадения

срыв

искажение четкости искажение яркости искажение ивспносги Звука: треск, шум пропадание другие искажения

Заключение по рулону

Примечание— Баллы: 5 — не заметны; 4 — почти не заметны; 3 — заметны, слегка мешают: 2 очень заметны; 1 — сильно мешают.

Ответственный исполнитель

полнись    расшифровка    подписи

20    г.

16

Страница 20

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ Е (рекомендуемое) Форма акта технического состояния страховой копни фотодокумента и дефектной ведомости |Формат АЗ (297 х 420)1 АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ ФОТОДОКУМЕНТА И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Номер единицы хранения страховой копии_

Дата составления акта_

Обозначение страховой копии_

Наименование организации — держателя оригинала_

Учетный номер единицы хранения оригинала_

Вид ори пшата_

Формат оригинала_

Дата изготовления копим_

Организация-изготовитель_

Тип и марка носителя страховой копии_

Вил основы_

Способ изготовления страховой копии_

Формат страховой копии_

Количество остаточного тиосульфата натрия Назичис солей серебра_

Контролер

расшифровка подписи

полнись

17

Страница 21

ГОСТ Р 33.505-2003

Таблица Е. 1

Дата проверки

Фотографическое качество

Техническое состояние

основы

JMy-lhCM0!lll0!0 слои

I

2

3

4

Окончание таб-шцы £. I

Заключение о необходимости проведении профилактической и реставраинонной обработки

Подпись

контролера

Дата проведения обработки

Подпись

реставратора

Примечание

5

6

7

S

9

Ответственный исполнитель

подпись    расшифровка    подписи

_ _20_г.

18

Страница 22

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (рекомендуемое)

Форма акта приема страховых копий на хранение

|Формат Л4 (297 х 420)1

АКТ ПРИЕМА СТРАХОВЫХ КОПИЙ

Сдатчик_

фамилия, имя. отчество

Приемщик_

фамилия, имя. отчество

Основание приема_

Таблица Ж. I

Номер описи странового фонда

Количество

Примечание

.экземпляров

описи

передаваемы* единиц кране и и я

кадров/метров/ часов (иуЧании, показа

описей особо пенных документов

актов

технического

состояния

1

2

3

4

5

6

7

Всего: описей, единиц хранения, кадров, метров, часов звучания или покаш (цифрами, прописью):

19

Страница 23

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ И < рекомендуемое)

Форма книги регистрации актов приема страховых копий

(Формат А4 (297 х 420)|

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ПРИЕМА СТРАХОВЫХ КОПИЙ

Таблица И.1

Номер по порядку

Номер и дата акта приема ораховых копий

II а и ме но па н не Opi-JHIIUtllCH, от которой поступили смраковые копни

Дата приема cipaxouux копий на хранение

KO.MI’ICCIBO

Личная подпись ответственною лица, расшифровка подписи, пата приема

с .пиши хранения

капрон/метров/ часом звучания или пока»

1

2

3

4

5

6

7

20

Страница 24

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ К (рекомендуемое)

Форма отчетности

|Формат А4 (297 х 420))

Организация_

наименование и iupec впитывающейся орган»иимн

ПОКАЗАТЕЛИ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ ПО СОЗДАНИЮ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ, ЯВЛЯЮЩЕЙСЯ НАЦИОНАЛЬНЫМ НАУЧНЫМ, КУЛЬТУРНЫМ И ИСТОРИЧЕСКИМ НАСЛЕДИЕМ

за 20_г.

Таблица K.I

Вин документа

Наименование

документа

Обо шачемие страховой копии

Объем и ноте пленных и переданных на хранение орахопых копий

Документы на бумажной основе, ел. хр./кадр

Кинодокументы, ед. хр./метр

Фотодокументы, ед. хр.

Фонодокументы, ед. хр./ часы звучания

Видеодокументы. ед. хр./часы показа

Руководитель отчитывающейся организации

полнись    расшифровка    подписи

_ _20_г.

21

Страница 25

ГОСТ Р 33.505-2003

ПРИЛОЖЕНИЕ Л (справочное)

Библиография

(1| Положение о Едином российском страховом фонде документации, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.95 № 1253—68 |2| Регламент государственного учета документов АФ РФ. утвержденный приказом Росархива от 11.03.97 № 11

22

Страница 26

ГОСТ Р 33.505-2003

УДК 002.53:006.354    ОКС    01.120    Т55    ОКСТУ    0033

Ключевые слова: страховой фонд документации, страховая копня, микроформа, аудиовизуальный документ, Архивный фонд Российской Федерации, библиотечный фонд Российской Федерации, типовой технологический регламент

23

Страница 27

Редактор Г.Л. Леонова Технический редактор //.С. Гришаысна Корректор А.С. Черпоусола Ком пью тернам перстка /Г.//. Шартемьхвовой

Изд. лип. М 02354 от 14.07.2000. Сдано п набор 14.0S.2003. Подписано в печать 17.09.2003. Уел. неч. я. 3.26.

Уч.•ИЗД. я. 1,80. Тираж 480 зк*. С 12003. 1ак. 809.

ИПК И зла те льет по стандартов. 107076 Москва. Колодезный пер.. 14. htlp://www.standards,ru    e-mail: info&xtandardb.m

Набрано в Издательстве на ПЭВМ Филиал ИПК И жительство стандартов — тин. «Московский печатник*. 10S062 Москва, Лялин пер., 6.

Плр Si 080102