Товары в корзине: 0 шт Оформить заказ
Стр. 1 

16 страниц

304.00 ₽

Купить ГОСТ Р 7.0.8-2013 — бумажный документ с голограммой и синими печатями. подробнее

Распространяем нормативную документацию с 1999 года. Пробиваем чеки, платим налоги, принимаем к оплате все законные формы платежей без дополнительных процентов. Наши клиенты защищены Законом. ООО "ЦНТИ Нормоконтроль"

Наши цены ниже, чем в других местах, потому что мы работаем напрямую с поставщиками документов.

Способы доставки

  • Срочная курьерская доставка (1-3 дня)
  • Курьерская доставка (7 дней)
  • Самовывоз из московского офиса
  • Почта РФ

Устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

 Скачать PDF

Переиздание. Декабрь 2018 г.

Оглавление

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Термины и определения

     3.1 Общие понятия

     3.2 Делопроизводство

     3.2.1 Документирование

     3.2.2 Организация работы с документами

     3.3 Архивное дело

     3.3.1 Хранение и учет архивных документов

     3.3.2 Комплектование архива

     3.3.3 Информационная деятельность архива

Алфавитный указатель терминов

 
Дата введения01.03.2014
Добавлен в базу01.10.2014
Актуализация01.01.2021

Этот ГОСТ находится в:

Организации:

17.10.2013УтвержденФедеральное агентство по техническому регулированию и метрологии1185-ст
РазработанВНИИДАД Федерального архивного агентства
ИзданСтандартинформ2014 г.
ИзданСтандартинформ2019 г.

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and definitions

Стр. 1
стр. 1
Стр. 2
стр. 2
Стр. 3
стр. 3
Стр. 4
стр. 4
Стр. 5
стр. 5
Стр. 6
стр. 6
Стр. 7
стр. 7
Стр. 8
стр. 8
Стр. 9
стр. 9
Стр. 10
стр. 10
Стр. 11
стр. 11
Стр. 12
стр. 12
Стр. 13
стр. 13
Стр. 14
стр. 14
Стр. 15
стр. 15
Стр. 16
стр. 16

ГОСТР

7.0.8—

2013

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ

СТАНДАРТ

РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Издание официальное

Москва

Стандартинформ

2014

Предисловие

1    РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2    ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3    УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст

4    В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5    ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарта», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

© Стандартинформ, 2014

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

ГОСТ P 7.0.8—2013

виатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135    проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136    топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2    Комплектование архива

137    комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138    критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139    источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140    выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141    перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142    документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143    документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144    документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145    особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146    уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147    упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148    выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3    Информационная деятельность архива

149    информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150    использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151    пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152    организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153    пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154    владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

7

155    собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156    ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157    публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158    документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159    описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160    описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161    научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162    система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163    архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164    опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165    архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166    архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167    архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168    обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169    тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170    историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171    каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172    архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173    архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174    архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

ГОСТ P 7.0.8—2013


Алфавитный указатель терминов

автор документа адресат

альбом унифицированных форм документов архив

архивная выписка архивная коллекция архивная копия архивная справка архивное дело архивный документ архивный каталог архивный путеводитель архивный справочник архивный указатель архивный фонд

Архивный фонд Российской Федерации

архивный фонд личного происхождения

архивный шифр

архивохранилище

аудиовизуальный документ

аутентичность (электронного документа)

бланк документа

вид документа

видеодокумент

виза

включение документа в СЭД владелец архивных документов внутренняя опись временное хранение документов выборочный прием документов выделение документов к уничтожению выписка из документа государственный архив

государственный регистрационный номер документа

графический документ

гриф ограничения доступа к документу

гриф согласования

гриф утверждения

дата документа

дело

делопроизводство

депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации документ

документ Архивного фонда Российской Федерации документ временного срока хранения документ постоянного срока хранения документальная выставка документальный фонд

документационное обеспечение (управления), ДОУ

документированная информация

документирование

документооборот

документопоток

достоверность (электронного документа) доступ к документу дубликат документа заверенная копия документа

9


заголовок дела

единица учета архивных документов единица хранения архивных документов изобразительный документ индекс дела

индивидуальный срок исполнения документа информационная деятельность архива использование архивных документов историческая справка к архивному фонду источник комплектования (архива) каталогизация архивных документов кинодокумент комплектование архива

конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) контроль исполнения документов консервация архивного документа копия документа

критерии экспертизы ценности документов лист-заверитель дела

лист согласования (визирования) документа лист фонда

место составления (издания) документа метаданные

миграция (электронных документов) муниципальный архив

научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива номенклатура дел

носитель (документированной) информации

обзор архивного фонда

обеспечение сохранности документов

обеспечение физико-химической сохранности документов

объединенный архивный фонд

объем документооборота

ограничение доступа к архивным документам

оперативное хранение документов

описание архивных документов

описательная статья архивного справочника

опись дел, документов

опись дел структурного подразделения

организация пользования архивными документами

особо ценный документ

отметка об исполнении документа и направлении его в дело

отметка о заверении копии

отметка о наличии приложения

отметка о поступлении документа

официальное опубликование документа

официальный документ

оформление дела

оформление документа

первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов

перечень документов со сроками хранения

печать

письменный документ плотность документопотока подлинник документа подлинный документ подписание (документа) подпись

пользование архивными документами

ГОСТ P 7.0.8—2013


пользователь архивными документами постоянное хранение документов предварительное рассмотрение документов пригодность для использования (электронного документа) признаки заведения дела

проверка наличия и состояния архивных документов профиль архива

публикация архивных документов регистрационно-учетная форма

регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа

регистрация документа

режим хранения архивных документов

резолюция

реквизит документа

реставрация архивного документа

система документации

система научно-справочного аппарата к документам архива

служба делопроизводства

собственник архивных документов

согласование документа; визирование

список фондов

средства документирования

срок хранения документов

старение документа

страховая копия архивного документа

страховой фонд архивных документов

табель унифицированных форм документов

текст документа

текстовой документ

тематический обзор архивных документов

типовой срок исполнения документа

топографический указатель

уникальный документ

унифицированная форма документа

уничтожение документов

упорядочение архивных документов

управление документами

утверждение документа

учет архивных документов

учетные документы (архива)

фонд пользования (архива)

фондирование документов

фондообразователь

фонодокумент

фотодокумент

формирование дела

формуляр документа

хранение документов

целостность (электронного документа)

централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

экспертиза ценности документов

электронная копия документа

электронная подпись

электронное дело

электронный документ

электронный документооборот

юридическая значимость документа

юридическая сила документа

11


УДК 001.46651.5:006.354    ОКС 01.040.01    ТОО    ОКСТУ    0090

01.140.20    0006

Ключевые слова: документ, делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документами, архив, архивное дело, хранение документов.

Редактор Т.С. Никифорова Технический редактор В.Н. Прусакова Корректор М.С. Кабашова Компьютерная верстка Л.А. Круговой

Сдано в набор 18.03.2014. Подписано в печать 27.03.2014. Формат 60 х 84^. Гарнитура Ариап. Уел. пен. л. 1,86. Уч.-изд. л. 1,39. Тираж 143 экз. Зак. 565.

Издано и отпечатано во ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ», 123995 Москва, Гранатный пер., 4. www.gostinfo.ru    info@gostinfo.ru

ГОСТ P 7.0.8—2013

Содержание

1    Область применения............................................1

2    Нормативные ссылки............................................1

3    Термины и определения..........................................1

3.1    Общие понятия............................................1

3.2    Делопроизводство..........................................3

3.2.1    Документирование.......................................3

3.2.2    Организация работы с документами.............................4

3.3    Архивное дело.............................................5

3.3.1    Хранение и учет архивных документов............................5

3.3.2    Комплектование архива....................................7

3.3.3    Информационная деятельность    архива...........................7

Алфавитный указатель терминов......................................9

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

IV

ГОСТ Р 7.0.8-2013

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives.

Terms and difinitions

Дата введения — 2014—03—01

1    Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2    Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3    Термины и определения

3.1 Общие понятия

1    делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2    документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Издание официальное

3    управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4    архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5    служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6    архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7    документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8    официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9    архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10    электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11    документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12    носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13    автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14    юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15    юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16    аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17    достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18    целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19    пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20    подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21    подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22    дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23    копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24    электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25    заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26    выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27    письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28    текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29    изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30    фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31    аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

2

ГОСТ P 7.0.8—2013

32    видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

33    кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

34    фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35    графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36    реквизит документа: Элемент оформления документа.

37    формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38    хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39    экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40    срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41    постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42    временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43    доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2 Делопроизводство

3.2.1 Документирование

44    документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45    средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46    система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47    вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48    бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49    унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50    табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51    альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52    оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53    согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54    лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55    виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56    гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57    подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58    подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического

лица.

59    электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60    утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

3

61    гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62    гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63    дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64    место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.

65    резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66    текст документа: Основная содержательная часть документа.

67    адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68    отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69    отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70    отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71    печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72    официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2 Организация работы с документами

73    документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74    электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75    объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76    документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77    плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78    включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79    метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80    конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81    миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82    первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83    предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84    регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85    регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86    регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87    государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88    контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

4

ГОСТ Р 7.0.8-2013

89    типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90    индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91    отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92    оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93    документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94    номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95    дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96    электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97    признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98    формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99    оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100    заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101    внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102    лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103    индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104    опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105    уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3 Архивное дело

3.3.1 Хранение и учет архивных документов

106    государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107    муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108    профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109    архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110    Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111    объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи

112    архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113    архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

5

114    фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фон-дообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115    фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116    обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117    обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118    архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119    режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120    реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121    консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122    Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123    страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124    страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125    фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126    депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127    учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128    централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129    единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130    единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131    учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132    список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133    лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134    архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббре-

6