Открытое акционерное общество «Концерн по производству электрической и тепловой энергии на атомных станциях»

(ОАО «Концерн Энергоатом»)

ПРИКАЗ

Москва

Об утверждении и введении в действие СТО 1.1.1.01.003.0771-2008

В рамках выполнения работ, направленных на совершенствование системы нормативных документов в ОАО «Концерн Энергоатом», разработан стандарт организации СТО 1.1.1.01.003.0771-2008 «Техническая документация. Общие требования к выводу из обращения документов».

На основании вышеизложенного

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.    Утвердить и ввести в действие с 01.03.2009 стандарт организации СТО 1.1.1.01.003.0771-2008 «Техническая документация. Общие требования к выводу из обращения документов» (далее - СТО 1.1.1.01.003.0771-2008, приложение).

2.    Директорам филиалов ОАО «Концерн Энергоатом» и руководителям структурных подразделений центрального аппарата ОАО «Концерн Энергоатом» принять СТО 1.1.1.01.003.0771 -2008 к руководству и исполнению.

3.    Производственно-техническому департаменту (Андреев В.И.) в установленном порядке внести соответствующие изменения в «Указатель основных действующих нормативных документов, регламентирующих обеспечение безопасной эксплуатации энергоблоков АС».

Приложение к приказу ОАО «Концерн Энергоатом»

/9.01'2009 № 23

Открытое акционерное общество «Концерн по производству электрической и тепловой энергии на атомных станциях»

(ОАО «Концерн Энергоатом»)

Стандарт организации СТО 1.1.1.01.003.0771-2008

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Общие требования к выводу из обращения документов

СТО 1.1.1.003.0771-2008

ления документов, утративших практическое значение и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.

Экспертиза ценности документов проводится на основе [1] и [2] и перечня документов, образующихся в результате производственной деятельности Концерна, с указанием сроков хранения, не вошедших в [1] и [2].

Перечни предназначены для использования в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов.

При проведении ежегодной экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Концерна в соответствии с [3], а также в филиалах - атомных станциях в соответствии с порядком, установленным распорядительными документами АС, осуществляется отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих хранению в подразделениях; выделение документов к уничтожению за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Форма акта списания приведена в рекомендуемом приложении Б.

5.5    Отмененные документы подлежат хранению обособленно от действующих документов в отдельном помещении или в изолированной части помещения.

5.6    Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения.

5.7    По истечении срока хранения, установленного перечнями архивного хранения, документы уничтожаются по акту.

5.8    При уничтожении следует руководствоваться следующими принципами:

-    уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

-    следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая страховые и резервные.

7

СТО 1.1.1.003.0771-2008

5.9 Отмена документов на электронных (магнитных, оптических и иных) носителях осуществляется на основании тех же решений, что и для аналогичных документов на бумажных носителях.

Сроки хранения ЭлД должны соответствовать установленным срокам хранения документов на традиционных носителях.

Обязательными условиями хранения являются:

-    наличие программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭлД, их конвертирования в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;

-    обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

-    обеспечение режима хранения ЭлД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭлД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭлД.

По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭлД на новые носители.

Все операции, осуществляемые в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭлД.

8

СТО 1.1.1.003.0771-2008

6 Вывод из обращения нормативных документов

6.1    Действующие внутренние нормативные документы отменяют в следующих случаях:

-    при утверждении и введении в действие взамен данного документа другого внутреннего НД, в том числе при включении требований данного НД в другой пересматриваемый или изменяемый документ того же статуса;

-    при полном прекращении проведения работ, которые осуществлялись по данному НД;

-    в других случаях, когда НД утратил свою актуальность в связи с изменением направлений работ в данной области деятельности;

-    в соответствии с предложениями подразделений Концерна (опыт эксплуатации);

-    по истечении срока действия.

6.2    Информирование об отмене внешнего нормативного документа осуществляется через официально изданные указатели государственных, межгосударственных и отраслевых стандартов, технических условий; перечни нормативных документов и информационные издания федеральных органов исполнительной власти; полученные официальным путем распорядительные документы внешних организаций об отмене НД.

6.3    Приказ об отмене действия НД является основанием прекращения ссылок на данный документ при разработке новых нормативных документов, а также при пересмотре действующих документов (или при внесении в них изменений), исключения его из «Указателя основных действующих нормативных документов, регламентирующих обеспечение безопасной эксплуатации энергоблоков АС» (далее - Указатель).

9

СТО 1.1.1.003.0771-2008

6.4    При отмене НД переводятся в статус «аннулированных», на титульном листе подлинника внутреннего НД, контрольного экземпляра внешнего НД проставляется штамп.

Подлинник внутреннего НД подлежит хранению до ликвидации предприятия, после чего документ подлежит экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке либо уничтожается по акту.

Контрольный экземпляр внешнего НД хранится в соответствии с [1] и [2], затем подлежит уничтожению.

6.5    Информация о выводе из обращения внутренних и внешних нормативных документов, включенных в Указатель, введенных в действие приказами Концерна, доводится до АС и подразделений центрального аппарата Концерна приказами Концерна.

7 Вывод из обращения эксплуатационной документации (включая ремонтную)

7.1 Отмена действия ЭД производится распорядительным документом (приказ, указание (распоряжение)) либо извещением об аннулировании.

Подготовку распорядительного документа об отмене ЭД или извещения об аннулировании выполняет подразделение - разработчик ЭД.

В распорядительном документе должно быть указано:

-    полное наименование ЭД и ее обозначение;

-    причина отмены;

-    требование об изъятии учтенных копий ЭД с рабочих мест и их уничтожении;

-    требование о хранении подлинников в течение установленного срока (при необходимости их хранения);

-    требование об исключении ЭД из всех перечней;

10

СТО 1.1.1.003.0771-2008

-    требование об ознакомлении персонала с отменой ранее применявшейся

ЭД;

-    поручение о внесении изменений в другую документацию АС с целью исключения ссылок на отмененную ЭД.

В списке рассылки распорядительного документа или извещения об аннулировании указываются все подразделения, имеющие учтенные копии отменяемой ЭД.

7.2    Ответственность за изъятие из обращения отмененной документации несет руководитель подразделения.

7.3    Учтенные копии аннулированных и замененных документов, находящихся в подразделениях, изымаются с рабочих мест и уничтожаются ответственными работниками этих подразделений без оформления акта списания.

Уничтожение учтенных копий ЭД осуществляется в соответствии с установленным на каждой АС порядке.

Подразделения АС несут ответственность за своевременное уничтожение отмененных учтенных копий ЭД.

7.4    На титульном листе аннулированного подлинника документа ставится штамп.

7.5    Подлинники отмененных документов и замененных документов постоянного срока хранения хранятся в установленном на АС порядке.

7.6    По истечении срока архивного хранения подлинники отмененной ЭД уничтожаются по решению ЭК с составлением акта.

8 Вывод из обращения управленческой технической документации

8.1 Документы по планированию не требуют специально оформленного решения о выводе их из обращения. Планы, графики, программы, мероприятия и т. д. прекращают свое действие после выполнения всех запланированных работ.

11

СТО 1.1.1.003.0771-2008

8.2    Документы по обеспечению производственной деятельности, документы по производственному контролю выводятся из обращения в случае разработки новых документов взамен действующих.

8.3    Вывод из обращения Решения (технического решения) осуществляется после выполнения всех предусмотренных в нем мероприятий.

Решение (техническое решение) по изменению проектной документации хранится в течение всего срока эксплуатации АС.

8.4    По окончании своего действия подлинники документов постоянного срока хранения передаются на архивное хранение в установленном на АС порядке.

По истечении срока хранения, установленного перечнями архивного хранения, документы временного срока хранения уничтожаются по акту в соответствии с решением ЭК.

9 Вывод из обращения справочно-информационной документации

9.1    Подлинники/дубликаты подлинников или учтенные копии научной документации и документов по НИОКР (отчеты о НИР, промежуточные, заключительные отчеты, технические задания на выполнение НИР и т. д.), выполненные по заказу Концерна, передаются в технический архив Концерна в соответствии с РД ЭО 0324 и хранятся в течение всего срока эксплуатации АС.

9.2    Документы МАГАТЭ, В АО, прочие документы международных организаций переводятся в разряд аннулированных при отмене данных документов, затем подлежат уничтожению.

9.3    Книжные, периодические издания, практические, учебные пособия, словари, каталоги, сборники научных трудов выводятся из обращения по минованию практической надобности, по причине ветхости (физическому износу), утрате.

12

СТО 1.1.1.003.0771-2008

10    Вывод из обращения проектно-сметной документации, конструкторской, технологической и заводской документации

10.1    Если заказчиком ПСД является Концерн, дубликат подлинника или учтенные копии разработанной документации передаются в технический архив Концерна для последующего хранения в течение всего срока эксплуатации АС.

10.2    Подлинники конструкторской рабочей документации, технологической документации после полного завершения работ подразделениями АС (подрядчиками) передаются в технические архивы АС, цехов по принадлежности для последующего хранения в установленном на АС порядке.

10.3    Проектная документация, рабочая документация, исполнительная документация на сооружение АС, акты испытаний и исполнительная документация на техническое обслуживание и ремонт систем (элементов) безопасности и элементов, важных для безопасности, отнесенных к классам безопасности 1 и 2, должны храниться на АС на протяжении всего срока ее эксплуатации.

10.4    Копии заводской документации, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожаются после составления акта списания.

10.5    В случае прекращения применения учтенных копий документов держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета (ГОСТ 2.501).

11    Вывод из обращения монтажной и наладочной документации

11.1 Вывод из обращения монтажной и наладочной документации производится после окончания работ по монтажу и наладке. Окончанием работ считается оформление акта о приемке в эксплуатацию оборудования, зданий и сооружений.

13

11.2 Акт о приемке в эксплуатацию оборудования, зданий и сооружений, монтажная и наладочная документация хранится в течение всего срока эксплуатации оборудования, зданий и сооружений.

14

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН ООО «АтомИнжиниринг»

2    ВНЕСЕН Производственно-техническим департаментом

3    ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом

ОАО «Концерн Энергоатом» от_№_

4    ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

СТО 1.1.1.003.0771-2008

Содержание

1    Область применения...................................................................................................

2    Нормативные ссылки................................................................................................1

3    Термины и определения............................................................................................2

4    Сокращения................................................................................................................4

5    Общие положения......................................................................................................5

6    Вывод из обращения нормативных документов....................................................9

7    Вывод из обращения эксплуатационной документации (включая

ремонтную)..................................................................................................................10

8    Вывод из обращения управленческой технической документации...................11

9    Вывод из обращения справочно-информационной документации..................12

10    Вывод из обращения проектно-сметной документации,

конструкторской, технологической и заводской документации...........................13

11    Вывод из обращения монтажной и наладочной документации......................13

Приложение А (рекомендуемое) Образцы штампов по обращению

документов, выполненных в бумажной форме................................15

Приложение Б (рекомендуемое) Акт списания (выделения к

уничтожению)......................................................................................16

Библиография..............................................................................................................17

III

Стандарт организации

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Общие требования к выводу из обращения документов

Дата введения —

1 Область применения

Стандарт организации СТО 1.1.1.01.003.0771-2008 «Техническая документация. Общие требования к выводу из обращения документов» (далее - Стандарт) устанавливает общие требования к выводу из обращения технической документации ОАО «Концерн Энергоатом» (далее - Концерн).

Состав технической документации определен СТО 1.1.1.01.003.0667-2006 «Классификация технической документации ФГУП концерн «Росэнергоатом».

Настоящий Стандарт не распространяется на вывод из обращения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в Концерне и документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую и государственную тайну.

2 Нормативные ссылки

В настоящем Стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

1

СТО 1.1.1.003.0771-2008

СТО 1.1.1.01.003.0667-2006. Техническая документация. Классификация технической документации ФГУП концерн «Росэнергоатом».

РД ЭО 0324-2004. Положение о порядке сдачи-приемки и выдачи во временное пользование документов в Техническом архиве концерна «Росэнергоатом».

Р 50-605-80-93. Рекомендации. Система разработки и постановки продукции на производство. Термины и определения.

3 Термины и определения

В настоящем Стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1    архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника (ГОСТ Р 51141).

3.2    внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

3.3    внешний документ: Официальный документ федерального или регионального уровня, документ министерства (ведомства).

3.3    выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению (ГОСТ Р 51141).

3.4    документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение (ГОСТ Р 51141).

3.5    документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению (ГОСТ Р 51141).

2

СТО 1.1.1.003.0771-2008

3.6    держатель подлинников технической документации: Организация или предприятие, обладающее подлинниками технической документации и имеющие право на внесение изменений в них (Р 50-605-80).

3.7    3 дубликат: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (ГОСТ Р 51141)

3.8    источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

3.9    копия (технического документа): Технический документ, идентичный с подлинником или дубликатом, предназначенный для непосредственного использования при разработке, изготовлении, эксплуатации и ремонте продукции (Р 50 - 605 - 80).

3.10    контрольный экземпляр документа: Подлинник или экземпляр учтенной копии подлинника, состояние которого должно отражать последнюю утвержденную редакцию документа.

3.11    отмена действия документа: Документально оформленное соответствующее решение организации, принявшего ранее документ, в связи принятием взамен отмененного документа другого документа или в связи с утратой актуальности.

3.12    отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение (ГОСТ Р ИСО 15489.1).

3.13    перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141).

3.14    подлинник (технического документа): Документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий.

3

СТО 1.1.1.003.0771-2008

3.15    стадии жизненного цикла документа: Стадии, начиная от разработки, заканчивая уничтожением документа. Стадии жизненного цикла включают стадию разработки, стадию обращения документа и стадию вывода из обращения.

3.16    страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в ней информации на случай утраты или повреждения оригинала (ГОСТ Р 51141).

3.17    учтенная копия документа: Копия документа, выданная пользователю держателем подлинника (дубликата или контрольного экземпляра) с указанием на титульном листе регистрационного номера данной копии по журналу учета выданных копий.

3.18    уничтожение (destruction): Ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления (ГОСТ Р ИСО 15489.1).

3.19    экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р 51141).

3.20    электронный носитель: Материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации в электронно-цифровой форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами.

4 Сокращения

АС    - атомная станция

ВАО    - Всемирная ассоциация    организаций, эксплуатирующих

атомные электростанции

НД    - нормативный документ

НИОКР    - научно-исследовательские    и    опытно-конструкторские

работы

НИР    - научно-исследовательские работы

4

СТО 1.1.1.003.0771-2008

МАГАТЭ - Международное агентство по атомной энергии

ПСД    - проектно-сметная документация

ТД    - техническая документация

ЦЭК    - центральная экспертная комиссия

ЭК    - экспертная комиссия

ЭД    - эксплуатационная документация

ЭлД    - документ на электронном носителе

5 Общие положения

5.1    Вывод из обращения ТД включает в себя следующие шаги:

-    отмену действия документа;

-    информирование всех зарегистрированных пользователей (держателей учтенных копий ТД) об его отмене и о том, каким документом заменен выводимый из обращения документ (при наличии замены);

-    изъятие документа с рабочих мест для предотвращения его использования;

-    исключение документа из перечней действующих документов;

-    экспертизу ценности документов;

-    отбор и передачу документов на последующее хранение или уничтожение;

-    хранение подлинника (контрольного экземпляра) отмененного документа в течение установленного срока хранения;

-    уничтожение подлинника (контрольного экземпляра) документа по истечении установленного срока хранения.

5.2    Отмена действия ТД производится в связи с выпуском нового документа, потерей актуальности, истечением срока действия документа, выполнением мероприятий, включенных в документ и т. д.

5

СТО 1.1.1.003.0771-2008

Отмена действия ТД оформляется распорядительным документом (приказ, указание, распоряжение), извещением.

В распорядительном документе должно быть указано:

-    обозначение, полное наименование документа, регистрационный номер;

-    причина отмены;

-    требование об изъятии учтенных копий отмененного документа с рабочих

мест;

-    исключение документа из соответствующих перечней документации;

-    требование о корректировке действующей технической документации.

Распорядительный документ, извещение об отмене готовит подразделение,

разработавшее ТД.

Распорядительный документ об отмене действия рассылается во все подразделения - держатели учтенных копий отменяемого документа.

Персонал, использующий в работе документ, подлежащий отмене, должен быть проинформирован о его предстоящей отмене.

5.3    На титульном листе подлинника (контрольного экземпляра) проставляется штамп в соответствии с рекомендуемым приложением А.

Учтенные копии отмененных документов изымаются с рабочих мест и уничтожаются без составления акта списания (выделения к уничтожению).

5.4    Организацию и проведение экспертизы ценности ТД, отбор на хранение документов постоянного срока хранения и выделение документов к уничтожению осуществляет постоянно действующая ЦЭК Концерна, постоянно действующие экспертные комиссии структурных подразделений центрального аппарата, филиалов.

Экспертиза ценности ТД проводится с целью обеспечения сохранности документов, имеющих научную и практическую ценность, установления сроков ведомственного хранения ТД, отбора ее на государственное хранение, а также выяв-

6