СТО-02570823-16-05
ФЕДЕРАЛЬНОЕ
АГЕНТСТВО
ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИИ
ФГУП
«Центральный ордена «Знак Почета»
научно-исследовательский институт геодезии,
аэросъемки и картографии им. Ф.Н. Красовского»
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
ОТРАСЛЕВОЙ ФОНД
НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Москва
2005 г.
ПРЕДИСЛОВИЕ
1
РАЗРАБОТАН ФГУП «Центральный
ордена «Знак Почета» научно-исследовательский институт геодезии, аэросъемки и
картографии им. Ф.Н. Красовского» (ФГУП «ЦНИИГАиК»)
Директор института Н.Л. Макаренко
Руководитель темы,
Зав.
ОСМОГИ А.И.
Спиридонов
Зав. лабораторией
стандартизации А.С.
Трофимов
Н.с. O.К. Голубкова
2 РАССМОТРЕН И ОДОБРЕН Техническим
комитетом ТК 404 «Геодезия и картография» (протокол № 6 от 31.10.2002 г.) и Роскартографией (заключение РК от 25 ноября 2002 г.)
3 УТВЕРЖДЕН и ВВЕДЕН в
действие Приказом Головной организации метрологической службы отрасли (ФГУП
«ЦНИИГАиК») № 120 от 27 сентября 2005 г.
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
СОДЕРЖАНИЕ
1 Область
применения. 2
2. Определения. 2
3. Нормативные
ссылки. 3
4. Задачи, состав
и структура фонда. 4
5. Комплектование
фонда. 4
6. Организация
фонда. 4
7. Библиотечная
обработка документов, организация и ведение справочно-поискового аппарата. 5
8. Виды и формы
справочно-информационного обслуживания. 6
Приложение А.
Библиография. 6
|
СТО-02570823-16-05
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
Отраслевой фонд нормативных документов.
Основные положения
Дата введения 2006-01-01
1 Область применения
СТО распространяется на отраслевой фонд
нормативных документов и устанавливает основные положения по составу,
комплектованию, организации фонда нормативных документов, действующих в системе
Федеральной службы геодезии и картографии России и справочно-информационному обслуживанию
пользователей.
2. Определения
В настоящем СТО применяются следующие
термины с соответствующими определениями.
2.1 база данных: Набор данных, который достаточен для установленной
цели и представлен на машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять
автоматизированную переработку содержащейся в нем информации (ГОСТ 7.73).
2.2 банк
данных: Автоматизированная информационно-поисковая система, состоящая из
одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска
информации в них (ГОСТ 7.73)
2.3 библиографическая
обработка: Совокупность процессов формирования библиографической записи
документа для представления его в библиотечных каталогах, библиографических указателях,
списках и картотеках (ГОСТ 7.76)
2.4 библиографическое
описание, описание: Совокупность библиографических сведений о документе,
приведенных по определенным правилам, устанавливающим порядок следования
областей и элементов, и предназначенных для идентификации и общей
характеристики документа (ГОСТ 7.76)
2.5 библиотечная
обработка: Совокупность процессов подготовки документов и библиографических
записей к их дальнейшему использованию и хранению (ГОСТ 7.76)
2.6 библиотечное
обслуживание: Совокупность разных видов деятельности по удовлетворению
потребностей ее пользователей путем предоставления библиотечных услуг (выдача
документов, предоставление информации о новых поступлениях, справки,
консультации и т.д.) (ГОСТ 7.0)
2.7 источники
комплектования: Организации, учреждения и отдельные лица, с помощью которых
комплектуются фонды библиотек, информационных центров (ГОСТ 7.76)
2.8 картотека:
Совокупность расположенных по определенным правилам библиографических
записей на документы, независимо от их наличия или отсутствия в фонде (ГОСТ 7.76)
2.9 каталог:
Совокупность расположенных по определенным правилам библиографических
записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или
информационного центра (ГОСТ 7.76)
2.10 комплектование фонда: Совокупность
процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации
документов, соответствующих задачам библиотеки, информационного центра (ГОСТ 7.76)
2.11 название: Условное обозначение одного
издания, образующего единое целое и выпущенного в одном или нескольких томах (ГОСТ 7.20)
2.12 организация
фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки,
размещения и хранения документов (ГОСТ 7.76)
2.13 основной
фонд: Фонд, включающий основную массу документов по профилю библиотеки,
информационного центра и предназначенный для использования и хранения (ГОСТ 7.76)
2.14 подсобный
фонд: Фонд, состоящий из наиболее спрашиваемых документов (ГОСТ 7.76)
2.15 профиль
комплектования, тематико-типологический план комплектования: Документ,
регламентирующий основные направления и особенности комплектования библиотеки,
информационного центра и определяющий тематику, виды и экземплярность
документов, включаемых в фонд (ГОСТ 7.76)
2.16 регистрация
документов: Запись документов, предназначенных для хранения в инвентарную
книгу или другую учетную форму (ГОСТ 7.76)
2.17 регистрация
периодических изданий: Регулярная запись номеров (томов, выпусков)
периодического издания, позволяющая контролировать поступления и определять,
какой последний номер получен (ГОСТ 7.76)
2.18 ретроспективное
комплектование: Комплектование фонда отсутствующими профильными документами
или недостающими экземплярами документов за прошлые годы (ГОСТ 7.76)
2.19
специализированный фонд: Фонд, состоящий из документов, отобранных по
какому-либо из признаков: вид документов, тематика, читательское назначение (ГОСТ 7.76)
2.20 справочно-библиографическое обслуживание: Обслуживание
в соответствии с запросами потребителей информации, связанное с предоставлением
справок и других библиографических услуг (ГОСТ 7.0)
2.21 справочно-информационное
обслуживание: Совокупность процессов по удовлетворению информационных
запросов потребителей информации (ГОСТ 7.73)
2.22 справочно-поисковый
аппарат: Совокупность информационно-поисковых массивов, содержащих данные
об адресах хранения в информационно поисковой системе документов с
определенными поисковыми образами документов (ГОСТ 7.73)
2.23 текущее комплектование: Комплектование
фонда вновь изданными профильными документами (ГОСТ 7.76)
2.24 учет
фонда: Комплекс операций,
обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда (ГОСТ 7.76)
3. Нормативные ссылки
В настоящем СТО использованы ссылки на
следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации
Российской Федерации. Основные положения.
ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила
внесения изменений.
ГОСТ
7.0-99 СИБИД. Информационно-библиотечная деятельность, библиография.
Термины и определения.
ГОСТ
7.1-2003 СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие
требования и правила составления.
ГОСТ 7.20-2000 СИБИД. Библиотечная
статистика.
ГОСТ
7.59-2003 СИБИД. Индексирование документов. Общие требования к
систематизации и предметизации.
ГОСТ
7.73-96 СИБИД. Поиск и распространения информации. Термины и определения.
ГОСТ
7.76-96 СИБИД. Комплектование фондов документов. Библиографирование.
Каталогизация. Термины и определения.
ГОСТ
7.82-2001 СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание
электронных документов.
ГОСТ
7.83-2001 СИБИД. Электронные издания. Основные выходы и выходные сведения.
СТО
02570823-1.0-05 Стандарт организации. Служба стандартизации в области геодезии и
картографии. Основные положения.
4. Задачи, состав и структура
фонда
4.1 Основной фонд включает в себя документы
государственной системы стандартизации по категориям ГОСТ Р 1.0, ОСТ 68-1-93
и документы системы геодезических, картографических инструкций, норм, правил
(ГКИНП) и нормативно-технических и
методических актов (НТА) по категориям ГКИНП (ГНТА)-119-94.
4.2
Специализированный фонд включает в себя документы по производству
топографо-геодезических и картографических работ,
разработанные организациями по стандартизации других государственных структур.
4.3
Подсобный фонд состоит из справочников по профилю фонда и литературы по
стандартизации.
4.4 В
фонде содержатся документы в виде печатной продукции и электронные издания.
4.5
Фонды нормативных документов базовых организаций по стандартизации, базовых
организаций метрологической службы и предприятий и организаций создаются и
ведутся самостоятельно.
Связь между фондами различных предприятий
осуществляется традиционными способами и через сеть Интернет.
4.6
Назначение ответственных организаций за ведение фонда, объединение
(децентрализации) фондов документов системы стандартизации и документов системы
ГКИНП определяется по решению руководства
Федерального органа исполнительной власти по геодезии и картографии
(Роскартографии).
5. Комплектование фонда
5.1
Комплектование фонда нормативных документов подразделяется на начальное,
текущее и ретроспективное.
5.2
Профиль комплектования или тематико-типологический план комплектования
разрабатывается организацией, ответственной за его ведение.
5.3
Источниками комплектования фонда являются территориальные отделы
распространения НТД и НТИ ИПК Издательство стандартов (магазины стандартов),
центральный картографо-геодезический фонд, организации Госстандарта -
разработчики документов, головные и базовые организации по стандартизации
других отраслей.
5.4
Приобретение документов осуществляется путем покупки документов, подпиской на
сериальные издания, заказом документов по предварительным заявкам, а также
обмена между фондами.
5.5
Комплектование вновь разработанными отраслевыми документами по стандартизации -
в установленном порядке.
5.6
Копирование документов - по согласованию с разработчиком или держателем
подлинника.
6. Организация фонда
6.1 Все
поступающие в фонд документы подлежат регистрации и учету.
Единицей индивидуального регистрационного
учета для стандартов, технических условий, инструкций и т.п. является название,
для периодических и продолжающихся - номер, том, выпуск.
Учет фонда проводится по каталогу фонда
(карточная или машиночитаемая форма) и документальной базе данных.
6.2 В
фонде нормативных документов применяется порядковая (нумерационная) расстановка
для документов системы стандартизации и документов системы геодезических,
картографических инструкций, норм, правил.
Тематические сборники, изданные без
указания на титульном листе, этикетке дискеты номеров включенных в них
документов и литература по стандартизации располагаются отдельно в алфавитной
последовательности названий.
6.3
Отдельно изданные документы и электронные издания документов на дискетах и
дисках CD-ROM хранятся в коробках или
специальных папках с этикетками, на которых указываются категории и номера
размещенных в них документов (от первого до последнего).
Полнотекстовый банк данных организуется на
сетевом сервере.
Помещение, занимаемое фондом и
предназначенное для хранения документов, должно быть сухим, чистым,
оборудованным в противопожарном отношении и с соблюдением правил для работы на
персональных компьютерах.
6.4
Внесение изменений и изъятие отмененных и замененных документов проводится
согласно ГОСТ 2.503 и на основе официальной информации,
публикуемой в ежемесячных информационных указателях стандартов и технических условий,
издаваемых Госстандартом, извещений организаций-разработчиков, писем
Роскартографии.
7. Библиотечная обработка
документов, организация и ведение справочно-поискового аппарата
7.1 Документы,
поступившие в фонд должны пройти библиотечную обработку, включающую в себя
библиографическую обработку (составление библиографического описания, выбор
первого элемента библиографической записи, формирование заголовка,
индексирование, т.е. систематизация и предметизация, аннотирование и
реферирование) и техническую библиотечную обработку (штемпелевание,
проставление инвентарного номера и шифра хранения документов).
Библиографическое описание изданных
нормативных документов производится по ГОСТ
7.1.
Библиографическое описание электронных
изданий документов - по ГОСТ
7.82 и ГОСТ
7.83.
7.2
Систематизация и предметизация нормативных документов осуществляется по ГОСТ 7.59 с применением ОК 001-2000 с учетом особенностей предметизации этих
документов.
7.3
Предметизация нормативных документов проводится на основании разработанных
предметных рубрик. Составление перечня предметных рубрик (предметного
рубрикатора) с учетом профиля работы предприятия предваряет процесс
предметизации.
7.4
Справочно-поисковый аппарат фонда представляет собой совокупность планомерно
организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга каталогов, картотек,
баз и банков данных.
Каталог раскрывает состав и содержание
фонда и может функционировать в карточной и машиночитаемой форме, на
микроносителях, а также в форме книжного издания.
Картотека содержит записи на документы,
независимо от их наличия или отсутствия в фонде.
База данных должна быть представлена на
машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную
переработку содержащейся в ней информации.
7.5
Внесение в каталог, картотеку и базы данных сведений об отмене или замене
документов, или принятых и введенных в действие изменениях к ним осуществляется
в течение пяти дней со дня получения официальной информации (информационные
указатели стандартов и технических условий, извещений организаций-разработчиков документов, писем Роскартографии) с последующим
внесением изменений в документы.
7.6
Редактирование каталога, картотеки и базы данных предусматривает следующие
операции:
- проверку правильности составления
библиографического описания;
- установление действенности документов по
последним годовым или ежемесячным указателям;
- проверку правильности заполнения
разделов предметного каталога;
- замены устаревших предметных рубрик.
8. Виды и формы
справочно-информационного обслуживания
8.1
Справочно-информационное обслуживание проводится по следующим направлениям:
- справочно-библиографическое
обслуживание;
- библиотечное обслуживание;
- подготовка и издание информационных
материалов.
8.2
Справочно-библиографическое обслуживание проводится в следующих формах:
- предоставление справок и других
библиографических услуг в соответствии с запросами потребителей;
- подготовка и издание библиографической
информации
8.3
Библиотечное обслуживание включает следующие формы:
- абонентское обслуживание;
- читальный зал.
8.4
Подготовка и издание информационных материалов осуществляется путем издания
отраслевых указателей и планов изданий на год.
8.5
Информационные услуги предоставляются также потребителям через сеть Интернет.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
Библиография
1) ОК 001-2000 Общероссийский
классификатор стандартов
2) ГКИНП (ГНТА)
119-94 Инструкция о порядке разработки
и утверждения нормативно-технических и методических актов
на производство топографо-геодезических
и картографических работ на территории Российской Федерации