п ССФЖТ 04-2003

ПРАВИЛА ПО СЕРТИФИКАЦИИ

СИСТЕМА СЕРТИФИКАЦИИ НА ФЕДЕРАЛЬНОМ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ ТРАНСПОРТЕ

Требования к экспертным центрам по сертификации и порядок их аккредитации

Издание официальное

Москва

П ССФЖТ 04-2003

ПРАВИЛА ПО СЕРТИФИКАЦИИ

СИСТЕМА СЕРТИФИКАЦИИ НА ФЕДЕРАЛЬНОМ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ ТРАНСПОРТЕ

Требования к экспертным центрам по сертификации и порядок их аккредитации

Издание официальное

Москва

П ССФЖТ 04-2003

-    быть укомплектованным персоналом, обладающим определенным опытом работы с нормативными документами, работы в области испытаний и оценки соотвествия объектов сертификации в соответствии с заявленной областью аккредитации, и соответствующим требованиям раздела 8 настоящих правил;

-    выполнять функции, обеспечивающие проведение соответствующих процедур оценки соответствия объектов сертификации;

-    иметь необходимые для проведения оценки соответствия объектов сертификации средства и документированные процедуры;

-    быть беспристрастным, независимым от заявителя (изготовителя, продавца) и потребителя (являться по отношению к ним третьей независимой стороной), не иметь каких-либо коммерческих интересов, не быть частью организации и не быть связанным административными, финансовыми, коммерческими или иными связями с организацией, имеющей непосредственную коммерческую заинтересованность в объекте, подвергаемом сертификации;

-    предотвращать коммерческое, финансовое или другое давление на экспертов, способное оказать влияние на результаты оценки соответствия объекта сертификации;

-    обладать компетентностью, позволяющей объективно и достоверно проводить оценку соответствия объектов сертификации;

-    иметь актуализированный фонд нормативных документов, устанавливающих требования к объектам сертификации и методы оценки соответствия их этим требованиям;

-    иметь систему регистрации результатов оценки соответствия объектов сертификации и хранения материалов, подтверждающих результаты

оценки соответствия;

6

П ССФЖТ 04-2003

-    обеспечивать конфиденциальность полученной в процессе проведения работ по оценке соответствия информации;

-    иметь документированную и функционирующую систему обеспечения качества.

5.3 ЭЦС не должен заниматься деятельностью, способной подорвать доверие в отношении его независимости и беспристрастности при проведении оценки соответствия объектов сертификации.

6 Организационная структура

6.1    Структура ЭЦС должна гарантировать его беспристрастность и обеспечивать четкое выполнение всех его функций и в первую очередь - процедуры оценки соответствия объектов сертификации установленным требованиям.

6.2    ЭЦС должен иметь постоянный (штатный - с учетом примечания 1 к п. 4.8) квалифицированный и прошедший специальную подготовку и аттестацию персонал, возглавляемый Руководителем ЭЦС.

6.3    Организационная структура ЭЦС должна включать:

-    руководство ЭЦС, обеспечивающее выполнение всех необходимых функций управления;

-    управляющий коллегиальный орган (при необходимости);

-    исполнительные подразделения, осуществляющие проведение практических работ по оценке соответствия объектов сертификации;

-    обеспечивающие подразделения, осуществляющие нормативное, метрологическое, информационное, организационное, финансовобухгалтерское, архивное, юридическое, материально-техническое и иные виды обеспечения. Для ЭЦС, не имеющих юридического лица, в качестве обеспечивающих подразделений могут выступать соответствующие под-

7

П ССФЖТ 04-2003

разделения организации, на базе которой создан ЭЦС, при наличии необходимых распорядительных документов руководства организации;

-    схему взаимодействия с испытательными центрами и другими участниками ССФЖТ;

-    группы внештатных экспертов и специалистов (при необходимости).

7    Управляющий коллегиальный орган

Управляющий коллегиальный орган обеспечивает коллегиальное руководство деятельность ЭЦС в соответствии с требованиями настоящих правил и процедурами оценки соответствия объектов сертификации.

Основными функциями Управляющего коллегиального органа являются:

-    формирование технической политики, определяющей деятельность ЭЦС;

-    контроль за реализацией принятой политики;

-    контроль за установлением тарифов на работы ЭЦС;

-    утверждение в необходимых случаях состава нештатных специалистов по сертификации, привлекаемых к проведению работ по оценке соответствия объектов сертификации;

-    организация взаимодействия с органами по сертификации, испытательными центрами и другими организациями по вопросам оценки соответствия объектов сертификации.

8    Персонал ЭЦС

8.1 ЭЦС должен иметь постоянный штатный персонал, численность, компетентность и квалификация которого должны обеспечивать его полноценное функционирование.

П ССФЖТ 04-2003

8.2    Персонал центра, привлекаемый к работам в качестве экспертов, должен иметь высшее образование, высокую квалификацию, опыт самостоятельной экспертной работы и стаж по своей специализации не менее трех лет, а также обладать высокими моральными качествами, позволяющими обеспечивать в своей работе беспристрастность и тактичность, умение правильно понимать клиентов и устанавливать с ними деловые отношения.

8.3    Персонал ЭЦС, непосредственно участвующий в проведении оценки соответствия объектов сертификации, должен пройти специальную подготовку. Как минимум один сотрудник (главный эксперт) на каждую группу однородных объектов сертификации, закрепленных за подразделением, осуществляющим проведение работ по оценке соответствия объектов сертификации, должен быть аккредитованным экспертом ССФЖТ.

Главные эксперты должны иметь глубокие теоретические знания, значительный (не менее 5 лет) опыт работы по своей специализации, обладать организаторскими способностями, умением работать с коллективом и мобилизовывать его на качественную и эффективную работу с полной самоотдачей.

8.4    Персонал центра должен уделять особое внимание вопросу о недопущении превышения своих полномочий, эксперты не должны предпринимать попыток установления собственных требований при оценке соответствия объектов сертификации и не должны давать личную интерпретацию законодательных и подзаконных актов, правил, стандартов и других нормативных документов

¹8.5 Персонал, временно привлекаемый к работам ЭЦС на основе трудовых соглашений, договоров и контрактов, не должен быть заинтересован в получении определенного результата выполняемых работ.

8.6 Персонал ЭЦС должен постоянно повышать свои знания и совершенствовать навыки, необходимые для качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

9

ЭЦС должен вести и постоянно актуализировать учет сведений о квалификации, обучении и профессиональном опыте каждого сотрудника в соответствии с приложением А.

В ЭЦС должны иметься графики повышения квалификации и аттестации штатного персонала.

8.7 Все сотрудники ЭЦС должны осуществлять свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями.

Эксперты и специалисты ЭЦС заполняют декларации по форме, приведенной в приложении Б и руководствуются в своей работе методиками оценки соответствующих объектов сертификации, руководством по качеству ЭЦС, должностными инструкциями, требованиями, предъявляемыми к экспертам и специалистам.

В документах ЭЦС должны быть определены меры воздействия (вплоть до отстранения от проведения работ по оценке соответствия объектов сертификации и увольнения) в случае нарушения сотрудником положений должностной инструкции или декларации.

9 Нормативное обеспечение

9.1    ЭЦС (или организация, на базе которой он создан) должен располагать фондом нормативных документов, включающим в себя все нормативные документы, указанные в заявленной области аккредитации (национальные стандарты Российской Федерации, межгосударственные стандарты, международные, региональные и зарубежные национальные стандарты, стандарты отраслей, иные нормативные документы федеральных органов исполнительной власти), а также основополагающие документы в области стандартизации, сертификации, метрологии, испытаний и управления качеством.

9.2    ЭЦС должен располагать следующим комплектом организационно-методических документов:

10

П ССФЖТ 04-2003

-    П ССФЖТ 01;

-    настоящие правила;

-    положение об ЭЦС;

-    паспорт ЭЦС (приложение А);

-    комплект документов системы менеджмента качества, включая Руководство по качеству;

-    должностные инструкции персонала ЭЦС.

9.3 ЭЦС должен располагать системой учета, контроля и актуализации документов, используемых персоналом ЭЦС, обеспечивающей:

-    наличие у персонала ЭЦС учтенных экземпляров актуализированных документов;

-    своевременное внесение в документы изменений на основе соответствующего разрешения;

-    своевременное изъятие устаревших нормативных документов как в самом ЭЦС, так и в организациях, работающих под его руководством;

-    своевременное оповещение руководящих органов ССФЖТ и заинтересованных участников ССФЖТ о внесении в документы изменений.

10 Протоколы и регистрационные записи

10.1 ЭЦС должен поддерживать в рабочем состоянии систему регистрации и протоколирования. Протоколы и регистрационные записи должны показывать, каким образом была выполнена каждая процедура оценки соответствия объектов сертификации, включая отчеты о проведенных работах и доказательную документацию. Все протоколы и регистрационные записи должны надежно храниться в течение установленного срока при соблюдении конфиденциальности по отношению к интересам заявителя, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.

11

10.2 Соответствующие сведения должны заноситься в журналы регистрации:

-    поступления и рассмотрения заявок;

-    заключений о соответствии объектов сертификации требованиям нормативных документов;

-    поступления и рассмотрения апелляций;

-    результатов инспекционного контроля органа по аккредитации за деятельностью ЭЦС;

-    результатов внутренних проверок системы качества ЭЦС.

11 Субподряды

11.1    Объем работ, поручаемых ЭЦС другим организациям, должен составлять не более 20% от общего объема работ в стоимостном выражении (в том числе не более20% по каждому объекту сертификации).

Для проведения оценки соответствия объектов сертификации требованиям нормативных документов, содержащихся в заявленной области аккредитации, ЭЦС должен привлекать только аккредитованные в ССФЖТ организации.

Часть работ, не связанная с непосредственным проведением оценки соответствия (технические экспертизы, заключения и т.п.) может поручается ЭЦС субподрядной организации, в этом случае руководитель работ должен убедиться в том, что персонал этой организации соответствует требованиям, принятым в ССФЖТ, в части объективности, квалификации и соблюдения вопросов конфиденциальности.

ЭЦС должен иметь в наличии действующие договора (соглашения) с соответствующими организациями-экспертами и вести их учет.

11.2    ЭЦС должен вести перечень органов и организаций, с которыми он взаимодействует при проведении работ по оценке соответствия объектов

12

П ССФЖТ 04-2003

сертификации в соответствии с заявленной областью аккредитации (приложение В).

12 Руководство по качеству

12.1    Система качества ЭЦС должна быть документально оформлена и введена в действие соответствующим распорядительным документом.

12.2    Руководство по качеству ЭЦС должно содержать:

-    заявление о политике в области качества;

-    сведения о юридическом статусе ЭЦС;

-    сведения об организации деятельности ЭЦС и его полномочиях, включая данные об Управляющем коллегиальном органе;

-    сведения о штатном и нештатном персонале ЭЦС (паспортные данные, образование, квалификация, опыт работы, выполняемые обязанности и полномочия);

-    сведения о системе непрерывного повышения квалификации и аттестации персонала, занятого в работах по оценке соответствия объектов сертификации;

-    полный перечень документов системы качества ЭЦС;

-    описание организационной структуры с указанием подчиненности, ответственности и распределения полномочий персонала;

-    правила процедуры и порядок организации и проведения оценки соответствия объектов сертификации;

-    сведения об испытательных центрах и организациях-экспертах, с которыми заключены договора (соглашения) о сотрудничестве;

-    сведения о субподрядчиках и о процедуре оценки и проверки их компетентности;

-    сведения о порядке подачи и рассмотрения апелляций;

13

ПССФЖТ 04-2003

-    процедуру внутренних проверок системы качества и осуществления

корректирующих мероприятий;

-    инструкции по обеспечению конфиденциальности;

-    требования к отчетной документации;

-    порядок организации и ведения архивов;

-    описание информационного обеспечения работ ЭЦС.

12.3 Требования, изложенные в пункте 12.2, могут быть приведены непосредственно в Руководстве по качеству, либо в других документах системы качества, на которые должны быть приведены соответствующие ссылки.

13 Конфиденциальность

13.1    ЭЦС должен обеспечить конфиденциальность информации, получаемой в процессе проведения сертификации.

13.2    ЭЦС должен располагать документированными правилами обеспечения конфиденциальности информации, полученной в процессе проведения работ, которые должны быть доведены до всех сотрудников под роспись.

13.3    Материалы по оценке соответствия объектов сертификации должны находиться у лиц, официально уполномоченных на проведение соответствующих работ. Ознакомление с указанными материалами других сотрудников или представителей сторонних организаций может производиться только по письменному распоряжению Руководителя ЭЦС.

13.4    Документы и материалы, сданные на архивное хранение, выдаче не подлежат. При необходимости с них может быть сделана копия по письменному распоряжению Руководителя ЭЦС.

13.5    Вся конфиденциальная информация должна храниться в закрывающихся и опечатываемых шкафах, а работа с ней должна производиться в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц.

14

П ССФЖТ 04-2003

14 Информационное обеспечение

14.1    ЭЦС должен иметь полный перечень (реестр) выданных заключений о соответствии объектов сертификации с указанием заявителей, доступный для всех заинтересованных лиц и организаций.

14.2    Информационное обеспечение деятельности центра должно обеспечивать прослеживаемость результатов оценки соответствия объектов сертификации.

Основой информационного обеспечения деятельности центра является банк данных, включающий следующие массивы информации:

-    организационно-методические документы центра, включая документы системы качества;

-    нормативные документы в соответствии с областью аккредитации центра;

-    сведения об объектах сертификации, оценка соответствия которых проводилась ЭЦС;

-    сведения об аккредитованных испытательных центрах (лабораториях), взаимодействующих с центром;

-    справочно-информационные материалы в области стандартизации, сертификации, метрологии, испытаний и управления качеством объектов сертификации.

14.3    ЭЦС должен иметь описание ССФЖТ в виде официальной публикации.

15 Апелляции

ЭЦС должен установить и иметь в документированном виде правила рассмотрения апелляций по вопросам оценки соответствия объектов сертификации.

15

Предисловие

1    РАЗРАБОТАНЫ Государственным учреждением «Регистр сертификации на федеральном железнодорожном транспорте»

ВНЕСЕНЫ Центральным органом Системы сертификации на федеральном железнодорожном транспорте - Департаментом технической политики МПС России

ИСПОЛНИТЕЛИ* В А Матюшин, канд техн наук, В А Морозов, А. В Мышко

2    ПРИНЯТЫ И ВВЕДЕНЫ В ДЕЙСТВИЕ указанием МПС России от

25 июня 2003г № Р-634у

3. ВЗАМЕН П ССФЖТ 04 - 97

Настоящие правила не могут быть полностью или частично воспроизведены, тиражированы и распространены в качестве официального издания без разрешения МПС России

II

16    Внутренние проверки

16.1    ЭЦС должен осуществлять не реже двух раз в год самооценку (внутреннюю проверку) своей деятельности на предмет ее соответствия установленным при аккредитации критериям.

Такие проверки должны быть зарегистрированы, а их результаты и принятые по ним корректирующие мероприятия должны быть доведены до сведения персонала. Они также должны быть доступны лицам, имеющим право на эту информацию.

16.2    Объектами анализа при самооценке являются:

-    соответствие практической деятельности ЭЦС принятой политике в области качества;

-    процедуры, принятые для проведения оценки соответствия объектов сертификации;

-    данные отчетов об оценках соответствия объектов сертификации;

-    квалификация персонала, проводящего оценку соответствия объектов сертификации, и соблюдение им требований организационно-методических документов и должностных инструкций;

-    информация о несоответствии сертифицированных объектов сертификации установленным требованиям;

-    результаты рассмотрения апелляций;

-    результаты инспекционного контроля деятельности ЭЦС органом по аккредитации.

17    Права и обязанности ЭЦС

17.1 ЭЦС имеет право:

-    проводить работы по оценке соответствия объектов сертификации в соответствии с областью аккредитации;

16

П ССФЖТ 04-2003

Содержание

1    Область применения................................. 1

2    Нормативные ссылки.................................... 1

3    Определения ...................... ................... 1

4    Общие положения...................... 3

5    Основные требования к ЭЦС................... 5

6    Организационная структура........................ 7

7    Управляющий коллегиальный орган........ 8

8    Персонал ЭЦС ....................................... 8

9    Нормативное обеспечение..................... 10

10    Протоколы и регистрационные записи.................. 11

11    Субподряды ..................................... 12

12    Руководство по качеству.................. ..    13

13    Конфиденциальность........ 14

14    Информационное обеспечение ............... 15

15    Апелляции........................... 15

16    Внутренние проверки........................... 16

17    Права и обязанности ЭЦС .......................... 16

18    Финансирование деятельности ЭЦС .......... 19

19    Порядок аккредитации ЭЦС ...................... 20

Приложение А Требования к оформлению и содержанию

Паспорта ЭЦС ...................... 30

Приложение Б Форма декларации сотрудника ЭЦС.....    37

Приложение В Перечень организаций, с которыми взаимодействует ЭЦС .................... 38

Приложение Г Форма заявки на аккредитацию ЭЦС......    39

Приложение Д Форма экспертного заключения по заявке на

аккредитацию ЭЦС.............. 41

Приложение Е Требования к содержанию и оформлению

программы аттестации ЭЦС.................... 42

Приложение Ж Форма решения о проведении аттестации

ЭЦС........................................ 44

Приложением Форма акта аттестации ЭЦС .............. 45

Приложение К Форма решения о выдаче аттестата аккредитации ЭЦС.................... 48

Приложение Л Форма аттестата аккредитации и области аккредитации ЭЦС ........................ 50

Приложение М Форма титульного листа Положения об ЭЦС

и требования к его содержанию......... 52

III

ПРАВИЛА ПО СЕРТИФИКАЦИИ

Система сертификации на федеральном железнодорожном транспорте Требования к экспертным центрам по сертификации и порядок их аккредитации

Дата введения 2003-06-27

1    Область применения

Настоящие правила устанавливают основные требования, которым должен соответствовать экспертный центр по сертификации (ЭЦС), чтобы быть признанным в качестве компетентной и достойной доверия организации для проведения работ по сертификации в Системе сертификации на федеральном железнодорожном транспорте (ССФЖТ).

Настоящие правила предназначены для руководства и использования:

органом по аккредитации при аккредитации ЭЦС и проведении инспекционного контроля за их деятельностью;

ЭЦС при разработке документов, определяющих статус ЭЦС, при подготовке его к аккредитации и функционировании в ССФЖТ.

2    Нормативные ссылки

П ССФЖТ 01-96 ” Правила Системы сертификации на федеральном железнодорожном транспорте Российской Федерации. Основные положения".

3    Определения

В настоящих правилах применяются следующие термины с соответствующими определениями:

1

^ЖТ 04-2003

3.1    орган по сертификации: Орган, проводящий сертификацию определенных объектов сертификации.

3.2    экспертный центр по сертификации (ЭЦС): - технически компетентное и признанное независимым от изготовителей (поставщиков, исполнителей) и потребителей юридическое лицо, аккредитованное в установленном порядке и проводящее по поручению органа по сертификации оценку соответствия объекта сертификации требованиям нормативных документов и выдачу заключения о соответствии.

3.3    объект сертификации железнодорожного транспорта (объект ЖТ): Технические средства железнодорожного транспорта (ТСЖТ), поставляемые железным дорогам Российской Федерации, государств - участников Соглашения и другим юридическим лицам для эксплуатации на железнодорожном транспорте; системы качества; производство ТСЖТ; услуги, предоставляемые пассажирам на железнодорожном транспорте.

3.4    аккредитация: Официальное признание органом по аккредитации компетентности (способности) организации или эксперта выполнять работы в определенной (заявленной) области деятельности по сертификации.

3.5    орган по аккредитации: Орган, который управляет системой аккредитации и проводит аккредитацию.

3.6    критерии аккредитации: Требования, используемые органом по аккредитации, которым должна отвечать организация (как объект аккредитации), чтобы быть аккредитованной.

3.7    область аккредитации:    Одна или несколько работ, на

выполнение которых аккредитована конкретная организация.

3.8    аттестация (организации): Проверка организации с целью определения ее соответствия установленным требованиям (критериям) аккредитации.

2

П ССФЖТ 04-2003

3.9    аттестат аккредитации: Документ, выдаваемый организации органом по аккредитации в установленном им порядке, который регистрирует факт официального признания ее компетентности в определенной области деятельности.

3.10    третья (независимая) сторона: Лицо или организация, признанные независимыми от сторон (изготовителей, поставщиков, исполнителей -первая сторона, и потребителей - вторая сторона), участвующих в рассматриваемом вопросе.

3.11    испытательный центр (ИЦ) (лаборатория): Оснащенное необходимым испытательным оборудованием и средствами измерений, технически компетентное и признанное независимым от изготовителей (поставщиков, исполнителей) и потребителей либо только технически компетентное юридическое лицо, аккредитованное в установленном порядке и проводящее испытания для целей сертификации и выдачу протокола испытаний.

4 Общие положения

4.1 В качестве ЭЦС в ССФЖТ могут быть аккредитованы организации, являющиеся по отношению к изготовителям (поставщикам, исполнителям) и потребителям ТСЖТ, поставляемых для эксплуатации на железнодорожном транспорте, и услуг, предоставляемых на железнодорожным транспорте, независимой третьей стороной.

ЭЦС признаются третьей (независимой) стороной при соблюдении следующих условий:

-    устав организации подтверждает ее статус как третьей (независимой)

стороны в сфере заявляемой области аккредитации;

-    наличие утвержденной организационной структуры, обеспечивающей

выполнение работ в заявленной области аккредитации;

-    наличии отдельного счета в банке или внутреннего субсчета;

3

П ССФЖТ 04-2003

-    отсутствие у руководителя ЭЦС контракта с вышестоящей организацией, заинтересованной в результатах сертификации (железнодорожной администрацией, корпорацией, концерном, акционерным обществом и т.д.). Окончательное решение о признании независимости ЭЦС принимает орган по аккредитации с учетом результатов работы аттестационной комиссии,

ЭЦС работают под постоянным контролем органа по сертификации при участии в работах по сертификации (при необходимости) независимых экспертов.

4.2    ЭЦС создаются по однородным объектам ЖТ и подразделяются на:

-    экспертные центры по сертификации ТСЖТ;

-    экспертные центры по сертификации услуг;

-    экспертные центры по сертификации разработчиков железнодорожных технических средств;

-    экспертные центры по сертификации систем менеджмента качества и производств;

-    экспертные центры по сертификации систем менеджмента качества и производств, осуществляющих ремонт ТСЖТ.

4.3    ЭЦС могут привлекаться органом по сертификации к рассмотрению заявки на проведение сертификации для определения необходимого объема испытаний, а также экспертизы представленных заявителем результатов всех проведенных ранее испытаний для оценки их достаточности с выдачей соответствующего заключения.

4.4    Экспертный центр по сертификации ТСЖТ должен иметь в своем составе испытательные лаборатории (центры), обеспечивающие не менее 75% объема испытаний ТСЖТ, указанных в его области аккредитации. На базе одной организации возможно создание нескольких ЭЦС, при этом допускается совмещение организационных структур ЭЦС и ИЦ.

4

П ССФЖТ 04-2003

4.5    Аккредитация ЭЦС проводится в соответствии с законодательством Российской Федерации и правилами ССФЖТ.

4.6    Все аккредитованные ЭЦС подлежат обязательной регистрации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и правилами ССФЖТ.

4.7    Деятельность ЭЦС должна осуществляться в соответствии с П ССФЖТ 01, положением об ЭЦС и настоящими правилами.

4.8    Штатный персонал ЭЦС должен включать аттестованных экспертов ССФЖТ, область деятельности которых соответствует области аккредитации ЭЦС.

Примечание - Под штатным персоналом ЭЦС, не имеющего юридического лица, понимается штатный персонал организации, на базе которой создан ЭЦС.

5 Основные требования к ЭЦС

5.1    ЭЦС должен обеспечить заявителю беспрепятственный доступ к информации о предоставляемых им услугах и принятых процедурах оценки соответствия. ЭЦС не должен выдвигать неприемлемых финансовых или иных условий, не обусловленных объективными причинами. Процедуры, с помощью которых ЭЦС осуществляет свою деятельность, не должны иметь дискриминационного характера.

5.2    ЭЦС должен:

- иметь юридический статус в соответствии с законодательством Российской Федерации. ЭЦС может обладать статусом юридического лица, либо входить в состав другого юридического лица в качестве самостоятельного структурного подразделения, деятельность которого определена соответствующим распорядительным документом;

5