ВНИПИ труда в строительстве Госстроя СССР

Методическое

руководство

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие........................:    3

1.    Общие положении.......................4

2.    Методика исследования организации управленческою труда ...    5

РАЗДЕЛЕНИЕ И КООПЕРАЦИЯ ТРУДА .............

3.    Классификация и состав функций аппарата управления......19

4.    Специализация подразделении аппарата и отдельных работников . . 23

5.    Условия формирования подразделений аппарата управления    . . 31

ti. Регламентация труда инженерно-технических работников и служащих 41 ТЕХНОЛОГИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РАБОТ .    ...    47

7. Нормализация технологии управленческих    процессов.......47

N. Унификации форм администратьвно-управленческой документации . 67

9.    Механизация труда ИТР и служащих .............69

10.    Оценка уровня организации труда ИТР и служащих и определение

экономического эффекта...................79

Приложение 1. Формы документов для сбора исходных данных в строительных организациях......................81

Приложение 2. Примерные показатели затрат рабочего времени работников аппарата управления .................... 100

Приложение 3. Фрагмент матричного классификатора функциональных

обязанностей служб аппарата управления треста ........... 101

Приложение 4. Условные обозначения к схемам технологических процессов ............ .    .     105

Приложение 5. Виды форм описания технологических процессов .    ...    106

Приложение 6. Перечень ГОСТов на унифицированные системы документации .............. 116

Приложение 7. Примеры тип вых текстов . .    ........    118

Приложение 3. Краткий перечень основных управленческих работ по

группам функций...... ‘.........120

Список литературы............ 129

ВII11П М труда в строительстве Госстроя СССР

МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО ПО ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ II СЛУЖАЩИХ СТРОИТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИИ

Редакция инструктивно-нормативной литературы Зав. редакцией Г. А. Жигачева Редактор Л. Н. Кузьмина Мл. редактор Л. /7. Месяцева Технический редактор Ю. Л. Циханкова Корректор И, В. Медведь

Сдано в набор Sj.OTSO    Подписано    в    печать    20.02ЛI    Т-01187

Формат 84X108V32 Бумага книжно-журнальная Гарнитура «Литературная» Печать высокая Уел. веч л. 4.72    ^ч.    :    зд.    л    8.17    1>1раж    40.000    экз,

Пэд. № ХП--£918    з.;    £Э    N*9    4    И?ча    40    коп.

Сторйиздат 101442, Москва, Каляевская 23а

Подольский филиал ПО «Периодика» Союзполиграфпрома при Государственном комитете СССР по делам издательств, полиграфии и книжной торговли г. Подольск, ул. Кирова, д. 26

Продолжение табл. 1

Область исследования Наименование форм сбора исходных данных № формы 5. Характеристика Сведения о распределении слу 17 организации рабо жебной площади 18 чего места ИТР и Карта фотографии использова служащего ния по времени средств оргтех (по анало ники гии с формами 16-17)

Примечание. Формы документов для сбора исходных данных приведены в прил. 1. Содержание форм может быть уточнено и детализировано в зависимости от задач и объекта исследований.

численность ИТР и служащих основного производства, приходящаяся на 1 млн. руб. СМР по генподряду и собственными силами;

численность работников аппарата управления (согласно инструкции ЦСУ), приходящаяся на 1 млн. руб. GMP по генподряду и собственными силами; доля численности ИТР и служащих основного производства в численности ИТР и служащих, занятых в основном производстве и в обслуживающих хозяйствах; количество рабочих, приходящихся на одного ИТР и служащего основного производства;

количество рабочих, приходящихся на одного управленческого работника (включая группы ПСГ, ПОР и другие аналогичные подразделения);

количество линейных руководителей (ст. прорабов, прорабов и мастеров), приходящихся ,на одного управленческого работника (включая группы ПСГ, ПОР и др.);

количество работников аппарата управления в подчиненных производственных организациях, приходящихся на одного работника аппарата управления в вышестоящей организации; прибыль организации, приходящаяся на 1 тыс руб. фонда заработной платы работников аппарата управления.

2.10. Расчет указанных показателей рекомендуется производить за три последних года как в целом по обследуемой организации, так и по подчиненным производственным подразделениям. Результаты расчета заносятся в таблицы, где по горизонтали приводятся показатели деятельности организации, а по вертикали — производственные подразделения.

Собранные и производные показатели подвергаются логическому анализу и сравнению с аналогичными отраслевыми показателями (по главстрою), показателями передовых организаций, с типовыми и нормативными материалами с соблюдением условий сопоставимости. При этом исследуются отклонения показателей от базовых показателей и определяются причинные зависимости, а также взаимосвязи их с условиями производственной деятельности организации. Аналог передовой организации подбирается по показателям, указанным в формах 1, 2, 3, 5.

9

2.11.    По формам 1,5 определяются производственная структура управления организации и ее характерные особенности: число уровней управления, количество производственных звеньев, характер и мощность подсобных производств, их территориальная рассредоточенность.

Выявляется соответствие производственной структуры управления и организационных форм управления отдельных подразделений реальным условиям строительства в конкретном районе.

Качественный состав работников аппарата управления (их квалификация в зависимости от стажа работы и образования) оценивается на основе анализа показателей формы 4.

2.12.    В процессе анализа техни ко-экономических показателей (формы 1—5) выявляются: многочисленность и разрозненность подсобных и обслуживающих хозяйств, находящихся на балансе организации; необходимость сокращения (.или увеличения до нормативной) численности ИТР и служащих; целесообразность централизации и децентрализации функций управления, упразднения ненужных звеньев и образования новых звеньев аппарата; факторы, влияющие на формирование аппарата управления, нерациональность соотношений между отдельными категориями управленческих работников.

РАЗДЕЛЕНИЕ И КООПЕРАЦИЯ ТРУДА

2.13.    При исследовании форм разделения кооперации (специализации) труда анализируются: структура аппарата управления; состав и содержание управленческого труда (функции и управленческие работы); затраты труда на выполнение управленческих работ; состав информационных связей, связей соподчинения; характер распределения работ между исполнителями внутри подразделений.

2.14.    На основе данных формы 6 строится графическая схема организационной структуры аппарата. На рис. 1 приведен образец такой схемы, на которой показываются структурные подразделения аппарата, должностные лица и административные связи подчинения. Сопоставление схемы организационной структуры и данных формы 6 позволяет выявить соответствие административных связей подчинения и существующих организационно-функциональных взаимосвязей, их рациональность.

На основе структурной схемы определяется также загрузка отдельных должностных лиц, которая сравнивается с рекомендуемыми нормативами управляемости (нормы управления), соответствующими данной ступени аппарата.

2.15.    Анализ характера распределения функций по структурным подразделениям аппарата управления производится на основе данных форм 7, 9, 10. Он включает в себя уточнение задач и содержания работ по функциям каждого подразделения аппарата организаций, находящихся на разных уровнях управления (например, трест и СУ); выявление полноты выполняемых функций и комплексов работ, участков дублирования работ, видов управленческих работ, не обеспеченных сложившейся структурой аппарата.

Для выявления фактически выполняемых работ каждым подразделением составляется табл. % где группируются данные из форм 7, 10, 13,

10

Таблица 2

Функция Подфункция (комплекс работ) Работы Документы и недокументированная информация Примечание 1

Указанная таблица сравнивается с действующим Положением о службе для определения видов работ, фактически не выполняемых по Положению, и видов работ, не предусмотренных Положением.

2Л6. По каждому подразделению на основе табл. 2 следует составить классификатор фактически выполняемых работ с указанием характера участия в соответствии с п. 3.6. Руководства.

При анализе классификаторов выявляют дублирование работ и документов по содержанию и составу информации, документы, не соответствующие задачам подразделения; работы, которые не обеспечены качественным составом документации; лишние работы (ненужные согласования и др.). В задачу анализа входит не только

11

определение перечня дублируемых работ, но выяснение причин такого положения, определение путей ограничения объема дублирования. Состав документов и недокументированной информации, подготавливаемых в каждом подразделении аппарата, следует проанализировать по данным форм 11 и 13 с точки зрения соблюдения условия их необходимости и достаточности для осуществления функций и работ.

2.17.    По данным форм 6 и 7 определяются степень централизации функций, степень специализации служб аппарата управления и степень специализации работников внутри подразделений. Для этого применяются расчетные формулы, приведенные в пп. 4.12,

5.3.

Расчетные показатели централизации функций и специализации служб сравниваются с рекомендуемыми значениями и показателями передовых аналогичных строительных организаций, что позволяет подготовить мероприятия для установления рациональной степени централизации функций и специализации служб.

2.18.    Анализ организационно-функциональных связей между подразделениями при реализации функций производится по данным форм 8, 9, 10.

Характер взаимодействия, разнообразие и степень интенсивности информационных потоков между подразделениями рекомендуется нанести условными обозначениями на схему структуры аппарата, что позволит определить соответствие между собой организационно-функциональных и административных связей в аппарате организации.

2.19.    Изучение пропорциональности объема выполнения отдельных функций осуществляется по показателям трудоемкости выполнения работ (форма 7), которые предварительно группируются в сводной таблице-матрице, где по горизонтали располагаются функции управления, по вертикали — подразделения аппарата, на пересечении строк и столбцов—значения трудоемкости работ. На основе указанной таблицы определяются коэффициенты участия подразделений в реализации конкретных функций по формуле

Aik = - !‘^К    (1)

2 *ik

где tjk — трудоемкость работ по реализации /-той функции в 6-ом подразделении, чел.-мес.; п — число подразделений.

Коэффициенты участия подразделений в реализации функций можно также подсчитывать по этапам управления: планирование, организация, регулирование, анализ, учет и отчетность. Для этого данные о трудоемкости работ из формы 7 (прил. 1) группируются по признакам этапов управления по отдельным функциям и заносятся в та блицу-матрицу, где по горизонтали располагаются этапы управления, а по вертикали — подразделения аппарата.

Анализ коэффициентов участия проводится в направлении выявления рациональности состава работ, выполняемых подразделением, соответствия работ по функциям, профилю деятельности службы и профессионально-квалификационному составу ее работников, возможных путей изменения видов работ и кадрового состава работников.

2.20.    Результатом исследования разделения И кооперации труда должны быть предложения о путях рационального распределе ния управленческих работ между подразделениями аппарата и между работниками внутри подразделений; об улучшении организационно^чин форм а пт о ни ого взаимодействия подразделений и административного подчинения подразделений аппарата соответствующим руководящим должностным лицам; о необходимом уровне централизации отдельных функций управления; об образовании, структурном изменении или ликвидации подразделений, углублении специализации служб и исполнителей.

АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ ВЫПОЛНЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РАБОТ И ПРИМЕНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ И ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

2.21.    Технология управленческих работ и применение организационной и вычислительной техники анализируются на основе сведений форм 10—14 по следующим элементам: состав и трудоемкость управленческих операций, маршрутная и операционная технология составления документов, распределение работ между исполнителями; технологические и информационные взаимосвязи между работами, операциями (процедурами), методы и способы выполнения операций и работ, подготовки решений; виды работ, подлежащих передаче на ЭВМ; применение организационной и вычислительной техники, организация процессов документирования.

2.22.    Состав и трудоемкость операций при выполнении конкретной управленческой работы (разработки документа) определяются на основе данных форм 11 (а, б, в), сгруппированных по наименованию работы или документа. Состав операций анализируется и уточняется с точки зрения определения их соответствия содержанию документа, выявления ненужных и упущенных (но необходимых) операций, дублирования операций; определения правильности расчленения работ на операции и их укрупнения, соответствия набора операций задаче увязки данной работы с другими работами, документами. Определяется коэффициент полезного использования информации, заложенной в документе.

Уточненный состав операций целесообразно рассмотреть с непосредственными исполнителями данной конкретной работы (документа). При исследовании состава операций одновременно следует уточнять их внутреннее содержание и состав промежуточной документации.

Трудоемкость операции рассматривается по факторам, влияющим на нее; при этом выявляются операции, связанные с рутинной обработкой информации, для передачи их полностью или частично на ЭВМ, а также для применения современных средств оргтехники. Важным является установление причин пролеживания и задержки отдельных частей документа (информации), оказывающих влияние на общую продолжительность выполнения работ.

2.23.    Анализ маршрутов движения документа (на основе группировки сведений из форм 7, 10, 11) включает в себя определение всех пунктов обработки документа (перечня подразделений, в которых документ используется и куда передается), возвратных движений документа и причин, их вызывающих, наличия лишних пунктов прохождения документа, целесообразности последовательности

движения документа со смежными документами, имеющими взаимосвязанную информацию; причин неупорядоченности движения документа и информации.

Одной из форм анализа маршрутов движения документов может являться оперограмма. В левой части оперограммы располагается перечень используемых документов, в вертикальных колонках в правой части указываются исполнители операций (табл. 3).

Таблица 3

№ п. п. Документ Наименование отделов аппарата управления и руководящих работников гл. инженер производ ственный отдел И т. д. 1 Ведомость потребности в материалах • • X 1 1 1 1

На пересечении строк и столбцов условными обозначениями выделяется вид работы над документами (например, П — составление; С — визирование, согласование; XX — использование в другом документе; X — хранение; V — подписание, утверждение; • — участие в составлении).

2.24.    Анализ фактического распределения операций (комплекса и отдельных) по исполнителям сводится к определению исполнителей, участвующих в разработке документа, характера участия каждого исполнителя и характера взаимосвязей между ними. Производится проверка соответствия содержания труда в процессе выполнения операций квалификации исполнителя, технологической однородности операций, выполняемых данным исполнителем (специализации данного исполнителя), наличию информационных условий для выполнения операций. Рассматривается возможность увеличения функциональной замкнутости выполнения операций за счет ограничения числа кооперативных связей, уменьшения числа исполнителей, занятых разработкой документа, и повышения содержательности труда исполнителей.

2.25.    Оценка методов и способов выполнения операций и работ слагается из оценок методов поиска, получения и обработки информации, составления, хранения и оформления документов. При этом определяются использование организационной и вычислительной техники, степень применения готовых стандартных форм вспомогательных и основных таблиц и ведомостей, типовых текстов и процедур выполнения работ. Важно выявить условия, влияющие на методы выполнения работ, наличие и четкость алгоритмов, применяемых для обработки информации; последовательность действий, определяющих рациональный порядок проведения расчетов показателей; степень регламентации процедур (регламентация согласований, информации постоянного пользования и порядка ее обновления и т. д.). Наибольшее внимание необходимо уделять опе-

14

рациям, требующим больших затрат рабочего времени для своего осуществления.

2.26.    Исследование процесса подготовки и принятия решении базируется на данных формы Г2, которые следует группировать в сводную таблицу по наименованиям работ. Анализ сводится к. определению степени и целесообразности участия того или иного исполнителя в соответствующих этапах подготовки решений, недостатков в разделении и кооперации труда, оценке затрат рабочего времени по отдельным технологическим этапам подготовки решений. Рассматриваются полнота и неразрывность этапов в контуре подготовки решения, их пропорциональность между собой с точки зрения затрат труда. По данным форм 12 и 11 (а, б, в) рекомендуется построение графических схем процесса подготовки решений по крупным и ответственным работам, показывающих его осуществление по уровням управления (например, объединение, трест, СМУ). На схеме (где по вертикали приводятся этапы подготовки решения, а по горизонтали —уровни управления) линиями и стрелками показывается последовательность осуществления этапов подготовки решения. Такое графическое построение позволяет выявить связи между этапами, оценить степень централизации процесса подготовки и принятия решений, рациональность распределения управленческих работ.

2.27.    Анализ использования организационной и вычислительной техники проводится с целью оценки уровня механизации выполнения отдельных управленческих работ, уровня технической оснащенности управленческих работников. Для расчета указанных оценок используются данные форм 9, 11, 14, 18.

Уровень механизации У_м рассчитывается по формуле

где Ом — объем работ, выполняемых с помощью средств механизации, чел.-дни; 0_Р — объем работ, выполняемых вручную, чел.-дни.

Уровень технической оснащенности У_Т:о управленческих работников рассчитывается по каждой группе технических средств (средства обработки информации, средства составления документов и т. д.) по формуле

Сф

^ут.о=-ч7с7>    <³>

где Сф — фактическая стоимость технических средств, руб., или количество единиц технических средств определенного вида, шт.; Ч_с — численность ИТР и служащих структурного подразделения (или аппарата организации); С_а — нормативная стоимость технических средств, приходящаяся на одного ИТР и служащего, руб., или количество единиц технических средств, приходящихся на одного ИТР и служащего.

Анализ указанных коэффициентов позволяет выявить направления повышения механизации управленческих работ.

2.28. При рассмотрении технического оснащения рабочих мест ИТР и служащих следует:

оценить качество имеющихся средств организационной и вычислительной техники; условия эксплуатации и степень использования техники во времени, формы ее использования;

15

существующее оснащение сопоставить с типовыми наборами технических средств для различных категорий ИТР и служащих и с учетом данных форм 14, 18 выявить дополнительную потребность в различных технических средствах.

2.29, При изучении организации процессов документирования следует рассматривать влияние изменения объема документации по времени на системы регистрации, обработки и хранения документов, контроля за их исполнением. Для этого необходимо использовать данные формы 11 (а, б, в), а также проанализировать материалы архива и текущих дел структурных подразделений аппарата, регистрационные журналы, формы и содержание отдельных документов.

Дублирование информации в части переписки, расчетов одинаковых показателей в документах можно выявить путем заполнения документограмм повторяемости реквизитов (табл. 4).

Таблица 4

№ Наименование (или шифр) документа Показатели или требуемой не Повторяющиеся рек п. п. документированной информации, частота представления визиты

На пересечении столбцов и строк ставится знак «+», указывающий на наличие показателя в документе.

Анализ таблицы по каждому подразделению и по аппарату в целом позволяет выявить «лишние» показатели, дублирование показателей и их повторы, показатели постоянного пользования, случайные показатели, частоту представления отдельных показателей.

2.30.    Результатами обследования технологии управленческих работ и применения оргтехники должны явиться предложения, определяющие: уменьшение объема документооборота, ускорение движения документов; унификацию документов по формату, содержанию и применяемым показателям; снижение количества дублируемой информации в документах и недокументированных сообщениях; рационализацию и типизацию процессов подготовки и принятия решений, технологических процедур выполнения управленческих работ; повышение уровня механизации управленческих работ; формирование и регламентацию информации постоянного пользованит в документах и недокументированных сообщениях; использование прогрессивных методов и приемов работ.

АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

2.31.    Изучение рабочего времени производится по данным форм 9, 15, 16. Составляются сводные таблицы структуры затрат рабочего времени по должностям (начальник отдела, старший инженер, старший экономист и т. д.) с указанием отделов или организации в целом. В последнем случае для каждой должности составляется вариационный ряд затрат рабочего времени по отдельным группам;

16

организационно-административная работа, творческая работа, работа, не предусмотренная должностными обязанностями, вспомогательная работа, время на личные надобности и отдых, непроизводительные затраты времени. Далее определяется медианное значение, которое принимается за основу при исследовании.

2.32. Сравнение фактических данных с нормативными или показателями рациональной структуры затрат рабочего времени управленческих работников другой организации производится путем вычисления коэффициента экстенсивного использования рабочего времени Кэ и коэффициента интенсивного использования рабочего времени Ки, т. е. рациональности его структуры*

гг    ^т

К,= 1- — ; К„ = 2К/-т + 1.    (⁴>

где П — потери рабочего времени, чел.-дни; Ф — фонд рабочего времени, чел.-дни; т—число элементов затрат рабочего времени; Kj — коэффициент, учитывающий рациональность затрат рабочего времени по данной группе:

К/= 1-Ь    (5)

где yf —фактическая доля /нго элемента затрат рабочего време-

ни; У” —нормативная доля /-го элемента (см. прил. 2); X — коэффициент, учитывающий влияние Kj на интегральный коэффициент (для I группы-1; II группы-1; III группы-08; IV группы-08; V группы-0,5; VI группы-0,3; VII группы-1).

Общая оценка степени рациональности использования рабочего времени работниками аппарата Ко равна:

Ко = К_эК„

2.33. При анализе коэффициента устанавливается: за счет чего получились наибольшие отклонения элементов затрат рабочего времени от нормативных и по каким структурным группам;

функции, не свойственные тем или иным работникам; объем и характер работ, выполнение которых не требует специального образования (производится путем рассмотрения данных формы 7), степень загрузки и удовлетворенности работой;

потери рабочего времени, связанные с неправильной расстановкой кадров, недостаточным применением технических средств, нечетким распределением обязанностей между отдельными сотрудниками, плохой организацией рабочих мест и обслуживанием работников.

АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА

2.34. Состояние рабочего места анализируется по следующим основным направлениям: определение соответствия площади для управленческих работников санитарно-техничеоким нормам (по дан-

17

ным формы 17); выявление целесообразности расположения средств оргтехники на рабочих местах и инженерного оборудования в рабочих помещениях; определение соответствия условий труда санитарно-гигиеническим нормам (освещенность, воздухообмен, звукоизоляция, окраска интерьеров и др.).

ВНЕДРЕНИЕ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА

2.35.    Документационной основой внедрения рекомендаций по совершенствованию организации управленческого труда в зависимости от целей и объема исследований в конкретной строительной организации могут быть: типовые и индивидуальные проекты организации труда служащих (полные или в сокращенном объеме); проектные проработки по отдельным направлениям организации труда (структура аппарата и штатное расписание, положения о службах и должностные инструкции, оперограммы трудовых процессов по функциям, формы документов и т. д.); организационно-технические и социально-экономические мероприятия по совершенствованию организации труда ИТР и служащих; комплексные планы НОТ строительной организации; раздел «Организация труда ИТР и служащих», включающий в себя материалы обследования, результаты анализа и предложения по совершенствованию организации управленческого труда.

2.36.    Процесс внедрения рекомендаций включает в себя подготовку к внедрению, непосредственное внедрение запланированных рекомендаций, контроль за осуществлением внедрения, определение экономического эффекта за счет совершенствования организации труда.

Для подготовки к внедрению составляются мероприятия (со сроками и ответственными исполнителями), в которых указывается перечень работ по приобретению необходимого оборудования и материалов, выделение финансовых ресурсов (при необходимости), обучение сотрудников методам работы в новых условиях, повышение квалификации служащих, издание соответствующих инструкций и других материалов.

Мероприятия оформляются приказом по строительной организации и устанавливается контроль за их выполнением. Ответственность за внедрение рекомендаций по совершенствованию организации труда возлагается на руководителей организации (управляющий трестом, гл. инженер).

2.37.    Мероприятия по непосредственному внедрению рекомендаций фиксируются в плане внедрения новой техники, в которых указываются конкретные проектные решения, объем и сроки внедрения, источник финаноирования, предварительный экономический эффект в трудозатратах и денежном выражении, ответственные исполнители.

По результатам внедрения проектных решений по организации труда ИТР и служащих на основе отчетных данных производственно-хозяйственной деятельности строительной организации рассчитывается их фактическая экономическая эффективность и осуществляется материальное стимулирование участников разработки и внедрения проектных решений в зависимости от полученной экономии.

19

ВСЕСОЮЗНЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ ТРУДА В СТРОИТЕЛЬСТВЕ (ВНИПИ труда в строительстве)

Госстроя СССР

МЕТОДИЧЕСКОЕ

РУКОВОДСТВО

ПО ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА

ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ И СЛУЖАЩИХ СТРОИТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Москва Стройиздат 1981

РАЗДЕЛЕНИЕ И КООПЕРАЦИЯ ТРУДА

3. КЛАССИФИКАЦИЯ И СОСТАВ ФУНКЦИЙ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ

3.1.    Состав функций тесно связан с целями, задачами и особенностями производственно-хозяйственной деятельности строительных организаций. Функции аппарата управления строительной организации дают представление о сферах его деятельности, объектах приложения сил. Основными направлениями производственно-хозяйственной деятельности строительной организации являются:

подрядная деятельность, определяемая результатами работы производственных строительных подразделений (СУ, СМУ, ПМК, строительных участков);

подсобно-вспомогательная деятельность, определяемая результатами работы подсобных производств по изготовлению строительных деталей, полуфабрикатов и материалов, оснастки и приспособлений, а также хозяйств по механизации строительства и транспортному обслуживанию;

проектно-конструкторская, исследовательская и учебная деятельность, определяемая результатами работы отделов (групп) разработки проектов производства работ, проектно-сметных бюро (групп), НИС, стройлабораторнй, учебных комбинатов и других подразделений.

Указанные направления деятельности находят отражение в конкретном содержании функций управления.

3.2.    Классификация функций строится с учетом базовых признаков, которые определяются на основе анализа задач строительного производства. В качестве базовых признаков следует принять следующие:

стадии процесса строительства (додроизводственная стадия, стадия подготовки производства, стадия производства—оперативное управление производством, послепроизводственная стадия);

стадии управления (планирование, организация, регулирование, контроль, анализ и отчетность);

предмет регулирования (ресурсы: трудовые, материальные, финансовые, технические и др.);

временной период (перспектива, год, квартал, месяц, декада, день);

характер организационной структуры управления (тип системы управления, органа, ячейки управления: трест, строительное управление, участок, бригада);

адресность объекта строительства (комплекс объектов, завод, здание, корпус, строительный процесс);

характер производства (строительно-монтажные работы, подсобное производство, вспомогательное и обслуживающее хозяйство).

3.3.    Классификация функций управления по базовому признаку — предмет регулирования для системы управления строительных организаций (объединение, комбинат, трест) — позволяет выявить следующий перечень основных групп функций:

Группы    Индексы

Организация процессов управления........1

Управление сводным технико-экономическим планированием 2

19

УДК 69.003:658.387

Рекомендовано к изданию Ученым советом ВНИПИ тру да в строительстве Госстроя СССР

Методическое руководство по организации труда инженерно-технических работников и служащих строительных организаций У Всесоюз. н.-и. и проект, ин-т труда в стр-ве Госстроя СССР. —М.: Стройиздат, 1981.— 128 с.

Содержит методические рекомендации по совершенствованию организации управленческого труда в части разделения и кооперации труда, технологии выполнения управленческих работ, механизации труда и оценки уровня организации труда.

Для инженерно-технических работников строительно-монтажных организаций, центров НОТ, трестов «Оргтехстрой», НИСов.

Табл. 38, ил. 20.

_м 30213-517    „    „    _ОЛ

М - Инструкт.-нормат., II вып. — 27—80.

047(01)-81

ПРЕДИСЛОВИЕ

Повышение эффективности строительного производства на современном этапе его развития в значительной мере зависит от применения методов управления и рациональной организации труда инженерно-технических работников и служащих.

В результате осуществления строительными министерствами ряда мер по совершенствованию рабош аппарата управления строительно-монтажных организаций и внедрению оргтехники имеются определенные сдвиги в улучшении организации управленческого труда.

Вместе с тем до настоящего времени уровень организации управленческого труда в строительных организациях еще весьма низок, что является препятствием на пути дальнейшего повышения производительности труда. Для проведения систематической работы по совершенствованию организации управленческого труда строителям необходимы методические рекомендации в этой области.

Настоящее Руководство содержит методику изучения и анализа существующего состояния организации труда; определяет направления и факторы специализации труда, порядок выбора общей структуры аппарата управления и необходимой степени централизации функций, состав и порядок разработки положений о подразделениях аппарата и должностных инструкций, основные направления совершенствования технологии управленческих работ и унификации документов; определяет порядок выбора технических средств для оборудования рабочих мест, методы оценки уровня организации труда инженерно-технических работников и служащих.

Руководство разработано на основе изучения и обобщения опыта работы большого числа строительных организаций. При подготовке Руководства также были использованы отдельные материалы НИИ труда Госкомтруда СССР, НИИЭС Госстроя СССР, ВНИИ угля Минуглепрома, НОТ-снаба Госснаба СССР, ВНИИАСС Госстроя УССР.

Настоящее Руководство разработано ВНИПИ труда в строительстве Госстроя СССР (отдел организации и нормирования труда ИТР и служащих строительных организаций) при участии Центра НОТ Минтяжстроя СССР, Центра НОТ Минпромстроя СССР, ВПТИ «Монтажспецстрой» Мин-монтажспецстроя СССР, «Энергостройтруда» Минэнерго СССР, ВНИИ оргтехники Минприбора СССР.

Методическое руководство подготовлено коллективом авторов: канд. техн. наук Б. Е- Бродским (гл. 1—4, пп. 5.1—5.15,    6.3—6.15,    7.3—7.5,

9.1—9.5, гл. 10), инженерами Л. Г. Воскресенской (гл. 1, пп 2.1—2.8, 5.1—5.7, гл. 6), С. А. Моховей (пп. 1.10—1.11, 2<1—2.8, 2.21—2.30,    2 34, 7.1—7,6.

7 9—7.11, гл. 8, п. 9.1—9.3, 9,5—9.12), А. П. Зюзгиным (п. 9.4), А. А. Диденко (пп. 7.6—7.9, участие в гл. 8), канд. истор. наук Ж- Г. Исаджаняном, канд. экон. наук В. Г. Беловым (участие в гл. 7, 8, п. 9 5). В разработке отдельных вопросов принимали участие инж. С. Б. Гальперин (пп. 2.6—2,8), канд. техн. наук М. Б. Зильберман (гл. 1, пп. 5.16—5Л9), канд. техн. наук В. С. Кулибанов (п. 5.15), инж О В Губанова (п. 7.9).

Научно-методическое руководство и редактирование осуществлено канд. техн. наук Б. Е. Бродским.

Замечания и предложения по Методическому руководству направлять по адресу:    107078,    Москва,    Новая    Басманная    ул.,    21,    ВНИПИ    труда в

строительстве Госстроя СССР.

1* Зак 413

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.    Руководство содержит рекомендации по разработке проектов организации труда служащих, проектных решений и мероприятий по совершенствованию организации труда инженерно-технических работников и служащих аппарата строительно-монтажных и специализированных организаций (объединение, комбинат, трест, строительное управление и др.).

1.2.    Инженерно-технические работники и служащие строительных организаций рассматриваются как управленческие работники (должности которых в настоящее время согласно инструкции ЦСУ к форме 8-3 учитываются по разд. I — должности работников аппарата управления и по разд. II—должности работников, не относящихся к аппарату управления). Управленческие работники делятся на руководителей, специалистов и технических исполнителей в соответствии с единой номенклатурой должностей служащих, утвержденной Госкомтруда СССР.

Управленческие работники в зависимости от их роли в процессе подготовки и принятия управленческого решения разделяются на две группы: руководители и исполнители.

1.3.    Руководитель — лицо (коллективный орган), которое наделено правом единолично (коллективно) принимать управленческие решения. Он несет единоличную (коллективную) ответственность за последствия, которые вызывают в деятельности объекта управления принятые им решения.

Исполнители — работники, которые совместно с руководителем или самостоятельно подготавливают управленческие решения. Они несут ответственность только за качество и своевременность выполнения решений своих начальников, но не отвечают за последствия, вызванные этими решениями.

Руководитель любого уровня всегда выступает в двух ролях: как начальник своих подчиненных и как подчиненный своего начальника. Во второй своей роли он готовит и исполняет решения вышестоящего начальника. Поэтому обязанности руководителя, как правило, превосходят по объему его права.

1.4.    Предметом управленческого труда служит разнообразная по форме и содержанию информация, на основе которой работники органа управления совместно с руководителем (или без его участия) подготавливают управленческие решения.

Продуктом управленческого труда, его результатом являются решения, которые существуют в виде управленческой информации зафиксированной на разнообразных носителях: звуковых волнах (устное решение), на обычной бумаге (письменное решение), на носителях, пригодных для машинной обработки (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, диски и т. п.), и др.

1.5.    Функции управления — объективно .необходимые виды управленческой деятельности, обладающие единством содержания работ, обособившиеся в результате усложнения системы и показывающие отношение системы к объекту управления.

Функция управления реализуется через совокупность взаимосвязанных, целенаправленных, оргаиизац-ионно-управленческих воздействий аппарата на управляемый объект в целях обеспечения его эффективной деятельности. Каждая функция управления состоит из комплекса управленческих работ.

1.6.    Управленческая работа состоит из определенной последовательности операций, направленных на получение конкретных результатов труда (принятие решения, документ и т. д.). Управленческая работа по своему понятию аналогична элементарной задаче управления.

Операции представляют собой логические, технические действия исполнителя в процессе выполнения работы.

1.7.    Аппарат управления строительных организаций представляет собой систему взаимосвязанных служб (отделов, лабораторий, групп и отдельных работников), осуществляющих целенаправленную деятельность по выполнению установленных плановых заданий, руководители которых наделены соответствующими полномочиями для обеспечения эффективной деятельности подведомственных подразделений.

1.8.    Организационная структура аппарата управления отражает номенклатуру, специализацию, взаимосвязь (по вертикали и горизонтали) подразделений аппарата и должностных лиц. Параметрами организационной структуры являются число ступеней (уровней) и число звеньев (структурные единицы, функциональные службы), которые определяют характер структуры с точки зрения ее сложности.

Число ступеней (уровней) аппарата представляет собой количественный показатель, характеризующий последовательность подчинения одних звеньев аппарата другим снизу доверху.

1.9.    Разделение труда в сфере управления заключается в расчленении процесса управления на частные процессы, обособлении их в самостоятельные комплексы работ, выполняемые отдельными исполнителями, и образовании специализированных подразделений, выполняющих относительно однородные виды работ.

Кооперация труда в сфере управления означает интеграцию узкоспециализированных процессов управления, объединение их в комплексы работ путем установления взаимосвязей между различными исполнителями и подразделениями для достижения целей организации при выполнении работ.

1.10.    Технология управленческих работ представляет собой процесс обработки информации с целью выработки решения и контроля за его выполнением, определяет необходимый перечень one* раций, последовательность и способ их выполнения.

1.11.    Документом является зафиксированный в определенной форме набор сведений (показателей, информации), которые отражают состояние процесса строительства или какой-либо стороны производственно-хозяйственной деятельности организации. Документ должен быть пригодным к воспроизведению.

Маршрут документа означает последовательность прохождения документа от исполнителя к исполнителю с момента его составления до момента его использования и сдачи в архив.

2. методика исследования организации

УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

СОДЕРЖАНИЕ И ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ

2.1. Исследование организации труда ИТР и служащих состоит из следующих этапов:

5

определение дели, задач, направлений исследования, объема и последовательности выполнения работ; планирование работы;

изучение существующей организации труда и сбор исходных данных;

анализ материалов обследования;

разработка рекомендаций (или проектов) по совершенствованию организации управленческого труда;

внедрение рекомендаций (комплекса мероприятий, проекта) в практику работы организаций; контроль за внедрением рекомендаций и определение их фактической экономической эффективности.

2.2.    Задачами этапов исследования являются:

первого: установление задач и границ исследований (комплексное или локальное), выбор объекта изучения (труд конкретных категорий ИТР и служащих, деятельность отдельных служб аппарата управления и т. д.);

второго: разработка задания на исследование, определение состава рабочей группы, лиц, несущих персональную ответственность за проведение этапов работы, содержания, форм и сроков выполнения работы;

третьего: получение необходимого круга исходных данных с целью изучения как общей характеристики обследуемой организации, так и всех сторон организации управленческого труда (кооперации и разделения, технологии выполнения управленческих работ

и др.);

четвертого: выявление недостатков в организации труда и внутренних резервов повышения производительности труда;

пятого: формулирование содержания мероприятий (разработка проекта организации труда служащих и соответствующей нормативной, руководящей документации) по рационализации управленческого труда, определение требующихся для этого средств и ресурсов, расчет предварительного экономического эффекта от их внедрения;

шестого: создание необходимых организационно-технических условий для реализации проектных проработок, обеспечение моральной и материальной заинтересованности работников в их осуществлении, установление реальной экономической эффективности.

2.3.    Работа по исследованию организации управленческого труда может проводиться как силами самой строительной организации, так и с привлечением сторонних организаций: НИИ, центров НОТ, оргтехстроев, НИС и других организаций. В этой работе должны принимать активное участие общественные организации.

2.4.    Объектами обследования могут являться: строительная организация — объединение, трест, СМУ (предполагается комплексное изучение организации труда в аппарате управления обследуемой организации и подчиненных производственных подразделений);

отдельные структурные подразделения (звенья) аппарата управления;

отдельные категории исполнителей (руководители, специалисты, технические исполнители).

Предметом обследования может быть один или несколько вопросов организации труда: кооперация и разделение труда, технология выполнения управленческих работ, механизация и автоматизация труда и др.

6

2.5.    Обследование проводится по утвержденной программе, предусматривающей получение следующих оведений:

технико-экономические показа гели производственно-хозяйст венной деятельности строительной организации, численность ИТР и служащих, состав ИТР и служащих;

состав подразделений аппарата управления и их подчиненность, содержание и характер работ по функциям управления, выполняемым подразделениями аппарата; виды и степень специализации работников;

состав документов по службам, порядок составления документов и их движение, повторяемость технологических операций, организационные и технологические взаимосвязи между документами, уровень использования средств оргтехники, трудоемкость управленческих работ и этапов подготовки и принятия решений; структура затрат рабочего времени л другие данные.

2.6.    Источниками получения указанных сведений служат уставные и нормативные документы о строительной организации, годовые отчеты по основной деятельности и материалы к ним; материалы статистической отчетности; штатное расписание с материалами к нему; положения о подразделениях аппарата управления, должностные инструкции сотрудников; инструкция по делопроизводству; директивные документы вышестоящих организаций; приказы и распоряжения руководства; текущие дела структурных подразделений аппарата; материалы обследования.

2.7.    В зависимости от масштабов обследования и поставленных целей могут применяться разнообразные методы получения исходных данных по соответствующей программе:

сплошное и выборочное наблюдения; анкетный опрос;

изучение служебных документов (плановых, отчетных, распорядительных, нормативных положений, должностных инструкций и т. д.);

выявление экспертных мнений на основе интервьюирования, индивидуальных или групповых бесед (по специальной программе); фотография и самофотопрафия рабочего дня; изучение передового отечественного и зарубежного научно-производственного опыта совершенствования организации труда ИТР и служащих.

Перечень основных образцов документов по сбору исходных данных приведен в табл. 1.

2.8.    Результатами обобщения и анализа материалов обследования являются таблицы, ряды распределения, схемы, графики и диаграммы. Они должны давать полную характеристику изучаемых явлений, быть краткими и удобными для использования.

АНАЛИЗ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

2.9. Анализ технико-экономических показателей включает в себя обработку сведений по формам 1, 2, 3. По показателям форм 2 и 3 определяются:

доля объемов строительно-монтажных работ, выполненных собственными силами (для генподрядных организаций); расход предельных ассигнований на 1 млн. руб. СМР по генподряду и собственными силами;

7