ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ при СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОИ ДОКУМЕНТАЦИИ СССР
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО СОСТАВЛЕНИЮ ПЕРЕЧНЕЙ ПРОЕКТОВ, КОНСТРУКТОРСКАЯ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ И ПРОЕКТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ КОТОРЫХ ПОДЛЕЖИТ ПЕРЕДАЧЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
МОСКВА 1987
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ при СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СССР
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО СОСТАВЛЕНИЮ ПЕРЕЧНЕЙ ПРОЕКТОВ. КОНСТРУКТОРСКАЯ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ И ПРОЕКТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ КОТОРЫХ ПОДЛЕЖИТ ПЕРЕДАЧЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
Одобрены Центральной экспертнопроверочной комиссией Г лавногп
архивного управления при Совете Министров СССР Протокол Л? 5 от 10.11.84
МОСКВА 1987
зарубежными фирмами, получение дипломов на изобретения, авторских свидетельств;
— степень механизации и автоматизации производства, технологических процессов изготовления изделий промышленного производства;
— степень типизации научно обоснованных процессов, внедряемых в промышленное производство — строительство;
— степень реконструкции (модернизации) объекта. Если в результате реконструкции (модернизации) объект претерпел значительные проектные (конструктивные) изменения, то при экспертизе он рассматривается как новый, по отношению к прежнему;
— массовость, крупносерийность, уникальность производства.
При экспертизе ценности научно-технических разработок в области промышленного производства применяются также комплексные специфические критерии выбора объектов экспертизы:
— присуждение Ленинской, Государственной или республиканской премии, премии Совета Министров СССР, премии имени выдающихся ученых и инженеров, международных премий;
— демонстрация на международных ярмарках, всесоюзных, республиканских и международных выставках.
3. МЕТОДИКА ОТБОРА КОНСТРУКТОРСКИХ РАЗРАБОТОК
При оценке проектно-конструкторских разработок применяются общие и специфические критерии 1 отбора научно-технической документации, позволяющие отобрать проекты, которые характеризуют общий технический уровень развития общества на определенном хронологическом этапе, тенденции развития техники, принципиальную новизну и своеобразие конструкторских решений, отражают связь науки с производством и их взаимное влияние.
Оценке подвергаются проекты изделий, разработка которых завершена на момент экспертизы.
В соответствии с ранее перечисленными критериями выбора разработок, безусловному отбору на государственное хранение подлежат фундаментальные разработки в области машиностроения. При отборе проектно-конструкторских разработок на государственное хранение основное внимание
См. раздел 2.
Ю
уделяется базовым моделям и головным образцам серийного и массового производства.
Из модификаций отбору подлежат лишь те, которые представляют собой практически новую модель.
Проекты КД, не нашедшие применения в народном хозяйстве, как опережающие уровень современного производства или отклоненные не по причине технического несовершенства; разработанные совместно советскими и зарубежными или только иностранными специалистами, по которым организуется производство изделия на советских предприятиях, требуют к себе дифференцированного подхода и могут быть включены в состав перечня.
Характерной особенностью КД является тесная взаимосвязь ее с технологической документацией (машиностроение, приборостроение, производство сборных строительных конструкций). Оценку КД необходимо проводить в комплексе с технологической документацией 1.
Критериями отбора нестандартного оборудования могут служить:
— наличие авторского свидетельства или патента;
— рекомендации к серийному производству;
— уникальность изделия.
При этом надо иметь в виду, что значительная часть нестандартного оборудования имеет несложную конструкцию, отличается высокой степенью заимствования конструктивных решений, большим разнообразием образцов, разрабатываемых для одних и тех же операций различными предприятиями, находит узкоспециализированное применение и не может быть рекомендована для государственного хранения.
При экспертизе ценности конструкторской документации следует руководствоваться ГОСТами и другими нормативными документами, регламентирующими стадийность и содержание этапов разработки изделий в соответствующие периоды.
В ходе экспертной оценки конструкторских разработок составляется карточный перечень2.
4. МЕТОДИКА ОТБОРА ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ РАЗРАБОТОК
На государственное хранение отбирается впервые разработанная подлинная технологическая документация, лозво-
ляющая составить объективную картину об уровне организации и тенденциях развития производства в нашей стране, о процессе совершенствования технологии производства и его технологическом оснащении, отличающаяся новизной и совершенством конструкций.
Отбор ТД на госхранение следует начинать с выбора объектов экспертизы технологической документации.
В зависимости от отраслевой специфики производства на госхранение может быть отобрана технологическая документация на:
— технологический процесс производства
— объект конструирования, т. е. технологию производства изделия в промышленных условиях 3 4.
Технологическая документация конструкторских разработок должна оцениваться в комплексе с документами на изделие, для которого предназначена данная технология 5.
При выборе объектов, технологическая документация которых подлежит передаче на госхранение, следует учитывать общие и специфические критерии отбора НТД6, а также специфические критерии, характерные для технологической документации:
— создание новых прогрессивных технологических процессов, ТД по которым подлежит передаче на госхранение в комплексе — от начала ее основания до достижения проектной мощности головного объекта;
— вид технологического процесса (единичный технологический процесс, типовой технологический процесс, групповой технологический процесс). На государственное хранение целесообразно передавать ТД на типовой или групповой технологический процесс. На госхранение может быть отобрана технологическая документация не только на перспективные, но и рабочие процессы; на основные производственные операции и на операции контроля качества продукции; на изготовление изделий и в отдельных случаях на ремонт изделий 7; ТД на индивидуальный или единичный технологический про-
цесс может быть отобрана на госхранение, если имеются оригинальные или уникальные решеиия в целом или в различных частях проекта;
— степень автоматизации и механизации процессов;
— «социальный эффект», характерный только для ТД (проявляется в улучшении условий труда, в замене тяжелого труда на механизированный или автоматизированный);
— масштабность применения технологических процессов (подлежит передаче на госхранение ТД на технологические процессы отраслевого или межотраслевого характера);
— создание высокоэффективных ресурсосберегающих технологий отраслевого и межотраслевого значения (снижение расхода и комплексное использование сырья, материалов, топлива, энергии, экономия денежных средств, применение впервые наиболее экономичных материалов и т. д.).
Необходимым элементом обеспечения технологических процессов является их технологическая оснастка. Основными признаками, определяющими важность технологической оснастки, являются:
— назначение по виду работ (особый интерес представляет ТД на типовые компоновки специализированных приспособлений для большой номенклатуры обрабатываемых деталей);
— степень универсальности оснастки (универсальная, специализированная и специальная). Проекты универсальной и специализированной оснастки подлежат передаче на госхранение, так как пригодны для многократного использования при смене объектов производства. Проекты специальной оснастки имеют локальное значение и, как правило, на госхранение не оставляются. Исключением являются уникальные или оригинальные конструкторские разработки, в составе КД которой рекомендуется оставлять на госхранение и проекты техоснастки;
— тип и характер производства. Для крупносерийного и массового производства обычно разрабатывается более совершенная техоснастка. В условиях серийного и мелкосерийного производства оснастка не является технически и экономически эффективной.
Исходя из ранее изложенного, при отборе проектов техоснастки следует учитывать специфические критерии, характерные только для этого вида проектов: новизна, сложность или совершенство конструкции, агрегатирование и стандартизация оснастки, оригинальность, уникальность конструкций в целом или в различных частях проекта.
13
В ходе экспертной оценки ТД составляется карточный перечень 8 9.
5. МЕТОДИКА ОТБОРА ПРОЕКТНЫХ РАЗРАБОТОК
На государственное хранение отбирается проектная документация по завершенным объектам строительства, а также проектам, не нашедшим практического применения, но в которых отражены передовые для своего времени технические решения, отдельные проекты, отражающие этапы типового и индивидуального проектирования.
Отбор проектных разработок в области строительства целесообразно вести с учетом того, что наибольший интерес представляют крупные и сложные объекты2 и комплексы, являющиеся знаменательными вехами в практике проектирования; объекты, имеющие оригинальные решения, превосходящие ранее имевшиеся по технико-экономическим показателям; объекты, выполненные с использованием новых методов проектирования, новых материалов, оригинальных методов монтажа, национальных особенностей архитектуры.
Наряду с общими и специфическими критериями3 определения объектов, документация по которым подлежит передаче на госхранение, применяется критерий, характерный только для проектной документации — местонахождение объекта (используя этот критерий при выборе объекта, следует учитывать не только географическое нахождение, но и сложные климатические, геологические, топографические и другие условия (районы с повышенной сейсмичностью, вечной мерзлоты и т. п.).
В ходе определения объектов, документация по которым может быть передана на госхранение, составляется карточный перечень объектов с кратким обоснованием выбора критериев, определяющих ценность объекта.
Следующим этапом в работе является определение проектов, подлежащих передаче на госхранение по отобранным объектам.
Осуществляя экспертизу ценности ПД индивидуального проектирования, необходимо учитывать, что довоенное строительство велось в основном по индивидуальным проектам.
Поэтому на госхранение следует оставлять большее количество проектов, отражающих историю отечественного проектирования за этот период *.
Нередко в результате творческих поисков проектировщиков возникает несколько вариантов проекта по одному объекту.
Варианты проектирования монументальных сооружений могут быть оставлены на госхранение. Специфическим признаком отбора подобных проектов является утверждение их Советом Министров СССР.
При выборе объектов типового проектирования следует учитывать разный уровень разработок на определенном хронологическом этапе технического развития и экономическую эффективность от применения типового проекта.
На государственное хранение рекомендуется отбирать ПД по первой и некоторым последующим сериям типовых проектов с учетом следующих критериев:
— принципиально новые методы в проектировании;
— экономическая эффективность за счет массового характера применения проектов;
— использование дешевых строительных материалов;
— исйользование новых видов конструкций и технологии;
— масштаб применения типовых решений.
Типовые проекты отбираются на государственное хранение в генпроектировщиках. Государственному хранению подлежат привязки типовых проектов, имеющие оригинальные технические и инженерные решения.
При выборе объектов по типовому проектированию необходимо учитывать, что нередко типовому проектированию предшествует экспериментальное. В этих случаях на госхранение следует принимать доработанный экспериментальный проект, предшествующий типовому.
При экспертизе ценности прерванных (незаконченных) проектов специалистам следует установить перспективность использования проекта (его частей), оригинальность технических решений проекта. В этом случае ПД незаконченных проектов может быть оставлена на государственное хранение.
На государственное хранение следует передавать проектную документацию на объекты, сооруженные по иностранным лицензиям; на базе комплексного импортного оборудования и на основе компенсационных соглашений и контрак- 10
Методические рекомендации по составлению перечней проектов, конструкторская, технологическая и проектная документация которых подлежит передаче на государственное хранение.— М.: Гланархнв СССР, 1987.— 40 с.
Методические рекомендации составлены в помощь сотрудникам государственных и ведомственных архивов, осуществляющих работу с научно-технической документацией.
Составитель: Л. П. Трынина, зав. отделом комплектования и экспертизы ценности документов ЦГАНТД СССР.
© Главное архивное управление при Совете Министров СССР; Центральный государственный архив научно-технической документации СССР, 1987.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Научно-техническая документация (НТД), создаваемая в процессе научной н производственной деятельности подведомственных министерствам и ведомствам фирм, научно-производственных объединений, научно-исследовательских, проектных, конструкторских и технологических организаций, предприятий, высших учебных заведений \ имеющая научное, политическое и практическое значение, независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа воспроизведения, является составной частью Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР). В соответствии с Положением о ГАФ СССР, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 04.04.80 № 274 (п. 16), предельные сроки хранения научно-технической документации в ведомственных архивах — не свыше 25 лет.
Государственный архивный фонд СССР представляет собой совокупность принадлежащих Советскому государству документов, имеющих политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.
При определении научной и практической ценности научно-технической документации организации руководствуются инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, ГОСТами, перечнями документов, подлежащих приему в государственные архивы, ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, методическими пособиями Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, настоящими рекомендациями Центрального государственного архива научно-технической документации СССР и инструкциями республиканских государственных архивов научно-технической документации. 11 12
Организации — авторы проектно-конструкторских и технологических разработок (проектов на изделия промышленного производства или их экспериментальных образцов, технологии их изготовления, объектов строительства) составляют перечни проектов, конструкторская, технологическая и проектная документация которых подлежит передаче на государственное хранение !.
Составление перечней является конечным результатом экспертизы ценности всех законченных проектов, разработанных организацией за весь период ее существования, а также организациями-предшественниками и ликвидированными организациями, правопреемником которых она является.
Под экспертизой ценности проектов научно-технической документации понимается определение их ценности с целью отбора на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Целями экспертизы ценности НТД являются: обеспечение приема в государственные архивы оптимального объема и состава входящей в эти проекты научно-технической документации, представляющей научно-историческую и историкотехническую ценность, а также выявление НТД, не подлежащей дальнейшему хранению.
Экспертную оценку проектов следует проводить на момент их осуществления, а не на момент проведения экспертизы ценности, когда многие из них морально устарели.
Проекты, не вошедшие в названный перечень, находятся на хранении в ведомственном архиве до минования практической надобности, а затем уничтожаются в соответствии с требованиями, изложенными в Правилах работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР (М., 1977).
Перечень проектов — это вид перечня, описательные статьи которого содержат сведения о наименовании научно-технических разработок, дате их окончания, о разработчиках и месте нахождения подлинников проектов, о значении проектов, отобранных на государственное хранение.
Оценке, отбору и описанию в перечне подлежат все типы научно-технических разработок, характерные для профиля деятельности той или иной организации (конструкторские, технологические, проектные). 13
Перечень составляется на каждый тип названных разработок и служит основанием для научно-технической обработки проектов с целью передачи их на государственное хранение.
Подготовка перечня состоит из следующих этапов:
— изучение всего комплекса НТД по выполненным организацией разработкам;
— оценка значимости выполненных организацией разработок, с выявлением тех из них, которые должны быть включены в перечень;
— установление полного комплекса документов, имеющихся по каждой разработке, отобранной для государственного хранения, дающих полное представление об объекте (изделии) проектирования;
— выбор оптимальной схемы систематизации разработок в перечне;
— описание разработок в соответствии с требованиями типовой формы перечня;
— осуществление мероприятий по обсуждению, согласованию и утверждению перечня.
В процессе проведения работы по выявлению и оценке разработок требования к составлению и оформлению перечней могут уточняться.
Перечень обсуждается и утверждается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, курирующего данную организацию.
1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ
Проведение экспертизы ценности и отбора научно-технических разработок, составление перечней проектов, подлежащих государственному хранению, возлагается на постояннодействующие экспертные комиссии (ЭК) организаций с привлечением специалистов, имеющих непосредственное отношение к конкретной разработке, а также сотрудников структурных подразделений, в которых откладывается управленческая документация.
Работа членов ЭК и привлеченных специалистов является составной частью научно-производственной деятельности организации, включается в план работы организации и индивидуальные планы членов ЭК и сотрудников, привлеченных к работе ЭК организации.
5
Работа по составлению перечней проектов начинается с подготовки и проведения организационного заседания экспертной комиссии, которое готовит секретарь ЭК (заведующий техническим архивом), являющийся ответственным за оформление перечня.
Секретарь ЭК приглашает представителя государственного архива, членов ЭК, специалистов данной организации, которые будут привлечены к работе над перечнем и обеспечивает участников заседания карточками для составления перечней.
Председатель ЭК, являющийся ответственным за составление перечня, распределяет обязанности между членами ЭК и привлеченными специалистами по составлению перечня, готовит проект плана и приказа по проведению экспертизы ценности и отбору проектов на госхранение. Названные документы рассматриваются на организационном заседания ЭК. Здесь же определяются типы научно-технических разработок, подлежащих экспертизе ценности, хронологические рамки отбора проектов. Заседание ЭК протоколируется.
На организационном заседании ЭК представитель государственного архива или председатель ЭК организации знакомит присутствующих с задачами, стоящими перед участниками заседания, с общими и специфическими критериями отбора НТД на государственное хранение.
Основные задачи ЭК:
— проведение экспертизы ценности и отбора проектов на госхранение;
— подготовка обоснований отбора проектов на госхранение;
— составление перечня проектов, НТД которых подлежит передаче на госхранение;
— рассмотрение перечней проектов на заседании ЭК организаций;
— рассмотрение и согласование на заседании ЭК перечней проектов подведомственных организаций (филиалов, отделений и т. п.);
— представление на ЭПК архивного органа перечней проектов, НТД которых подлежит передаче на госхранение.
Перечни составляются отдельно по каждой организации, в которой осуществляется отбор проектов на государственное хранение, включая организации-предшественники, проекты которых хранятся в конкретной организации. При этом может составляться единый перечень на каждый тип разработок, проекты которых подлежат передаче на государствен-б
ное хранение и выполненных организацией за весь период ее деятельности, или последовательный ряд перечней на соответствующие разработки.
Каждая разработка, документация которой поступит на государственное хранение, включается в перечень под самостоятельным номером.
Перечни подлежат порядковой нумерации в пределах каждой организации.
Экспертизу ценности документов необходимо проводить в хронологическом порядке — от более ранних разработок к более поздним.
В организациях с большим объемом накопившейся НТД и имеющих задолженность по передаче документов на госхра-нение рекомендуется проводить экспертизу ценности и отбор документов поэтапно:
— организаций-предшественников или ликвидированных организаций, правопреемником которых является данная организация;
— с момента образования по год задолженности по передаче документов на госхранение;
— далее по пятилеткам.
В перечень включаются только законченные проекты.
Работу по составлению перечней удобно проводить на карточках \ которые составляются на каждый проект, что создает удобство при распределении разработок между специалистами в соответствии с их специализацией, при систематизации разработок для включения их в листовой перечень, экономит время специалистов в ходе экспертизы ценности документов и оформлении перечня.
Практика показала нецелесообразность составления списка всех проектов, научно-технических разработок организации и ее предшественников при наличии в организациях научно-справочного аппарата (журналов, инвентарных книг, каталогов, карточек, описей и т. п.), поэтому в настоящих рекомендациях этот вопрос не рассматривается. При отсутствии научно-справочного аппарата или при его неудовлетворительном состоянии составляется список всех проектов научно-технических разработок организации и ее предшественников 2. 14 15
Прежде чем приступить к экспертизе ценности проектов, эксперты знакомятся с методикой составления карточного перечня. Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих проектов. Значительно облегчает работу экспертам изучение:
— организационно-распорядительной документации: положения или устава организации, содержащих сведения о дате образования и подчиненности организации, задачах, функциях, основных направлениях деятельности; приказа министерства, ведомства и самой организации об изменении названия или подчиненности организации.
Эти сведения в сжатой форме выписываются для составления предисловия к перечню. При наличии исторической справки организации подобная информация может быть выписана из нее;
— планово-отчетной документации о деятельности организации, юбилейных докладов, аннотированных перечней выполненных работ, годовых планов работ организации, которые служат информационным материалом для обоснования отбора проектов на госхранение и содержат сведения о важнейших проектах, разработанных в организации, краткую характеристику их, сведения об области намечаемого применения, патентной чистоте, внедрению результатов работ, источников финансирования, наличии авторских свидетельств или положительных решений на изобретения, краткие сведения по содержанию работ и др. Эти сведения вносятся в соответствующие графы карточек по каждому проекту;
— научно-справочного аппарата, каталогов, инвентарных журналов и т. п., которые служат учетным материалом для определения объема, хронологических рамок хранящихся проектов и других сведений;
— а также перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, и других нормативно-методических документов.
По завершению экспертной оценки проектов приступают к оформлению перечня \ который после рассмотрения на итоговом заседании ЭК организации направляется на утверждение ЭПК архивного органа. 16 17
2. ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ОТБОРА ПРОЕКТОВ НА ГОСХРАНЕНИЕ»
Экспертиза ценности научно-технических разработок проводится с применением следующих общих критериев: время и место создания проектов, содержание, автографичность, степень повторяемости информации (поглощенности), подлинность, физическое состояние, полнота сохранности проектов.
Специфическими критериями отбора научно-технических разработок являются:
— степень отражения в проекте изделия промышленного производства и технологии его изготовления достижений науки и техники в соответствующий период развития общества;
— значимость объектов промышленного производства для развития народного хозяйства в целом или для конкретной его отрасли в частности;
— принципиальная новизна (т. е. отсутствие аналогов), признаками которой являются получение авторского свидетельства, положительной заявки на изобретение, патента по результатам научного исследования или разработки. Принципиальная новизна может выражаться в целом научном или техническом решении или в частных вопросах;
— оригинальность технического решения в конкретной отрасли техники или производства;
— уникальность объекта проектирования;
— уровень научного и технического решения (мировое лидерство, на уровне лучших зарубежных аналогов, лидерство в общесоюзном масштабе);
— экономическая эффективность от внедрения результатов технического решения.
Исходя из этого критерия, на госхраненис отбираются наиболее эффективные с научно-технической точки зрения разработки. В соответствии с целями и особенностями разработок в различных отраслях науки и техники различна и степень эффекта. Критерий оценки эффективности разработок тесно связан с критерием патентно-коммерческой ценности— получение патентов на изобретения, покупка лицензий
1 Подробнее см.: Основы отбора на государственное хранение научно-технической документации: Методические рекомендации. М.: Гланархив СССР, 1976; Правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР. М.: Главархив СССР, 1977.
9
1
Особенности отбора ТД см. разд. 4 рекомендаций.
2
См. приложение 5. Методику заполнения карточек см. разд. 6 рекомендаций.
11
3
* Выбор объектов возможен на основе системы критериев, описанных в разд. 2 настоящих рекомендаций.
4
Критерии отбора в своей основе совпадут с критериями отбора объектов КД, описанных в разд. 3.
5
* См. разд. 3.
6
См. разд. 2.
7
6 Если при разработке технологических процессов найдены оригинальные решения.
8
1 См. Приложение 6.
* Порядок отнесения объектов строительства к категориям «крупные9 и «сложные9 определяется по отраслям народного хозяйства и промышленности инструктивными письмами Госплана СССР и Госстроя СССР.
9
См. разд. 2.
10
В том числе и проекты восстановления городов и населенных пунктов, разрушенных в годы Великой Отечественной войны.
15
11
1 В дальнейшем именуются «организацииэ.
12
13
См. Приложения 1, 2, 3.
14
1 См. Приложение 4.
7 Методика заполнения карточек списка аналогична методике заполнения карточек, рассматриваемой в настоящих рекомендациях.
15
16
' См. разд. 7 рекомендаций.
17
