МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО
Регистрационный № Jb К^96
от 20 U^^ZtS 2020. ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАРХИВ)
ПРИКАЗ
Москва
Об утверждении
Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19), подпунктом 1 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, X® 52, ст. 8239), приказываю:
утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
Утверждены
приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24
Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
I. Основные положения
1.1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19) (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также научные организации, включенные в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации1 (далее - научные организации), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение отдельных категорий архивных документов.
1.2. Государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации (далее - архивы) осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - архивные документы) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов
хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.
Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.
5.10. В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.
5.11. Архив обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации11.
5.12. Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды.
5.13. Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%.
5.14. Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов должны составлять:
Вид носителя (основы) документа |
Температура воздуха (t) °С |
Влажность воздуха (у) % |
черно-белые |
цветные |
черно-бел ыс |
цветные |
мин. с учетом допуска |
макс, с учетом допуска |
мин. с учетом допуска |
5
§
т
0 2
о
1 г |
мин. с учетом допуска |
макс, с учетом допуска |
мин. с учетом допуска |
макс, с учетом допуска |
кинодокументы |
нитрооснова
(из нитроцеллюлозы) |
0 |
+ 10 |
-5 |
+ 5 |
40 |
50 |
40 |
50 |
безопасная основа (из
триацетатцеллюлозы
или
полиэтилентсрефталата) |
+ 2 |
+ 15 |
-5 |
+ 5 |
40 |
50 |
40 |
50 |
|
11 Федеральный закон № 149-ФЗ; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №31, ст. 3451; 2018, № 1,ст. 82). |
фотодокументы |
пленка |
+ 8 |
+ 15 |
-5 |
+ 5 |
40 |
50 |
40 |
50 |
фотобумага |
+ 17 |
+ 19 |
+ 2 |
+ 5 |
40 |
50 |
40 |
50 |
стекло
амбротип
дагерротип
ферротип |
+ 8 |
+ 15 |
-5 |
+ 5 |
40 |
50 |
40 |
50 |
фонодокументы, видеодокументы |
на магнитной ленте, магнитных носителях |
мин. + 8 макс. + 15 |
мин. 40 макс. 50 |
5.15. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5°С и относительной влажности воздуха более чем на 10%.
5.16. В помещениях архива с нерегулируемым температурновлажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре 20 ± 5 °С и относительной влажности воздуха 50 ± 20% при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.
5.17. Контроль за температурно-влажностным режимом в
архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольноизмерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или
термогигрометра.
Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:
в кондиционируемом архивохранилище - 1 раз в неделю; в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю; при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.
Архив обязан проводить поверку и (или) замену контрольноизмерительных приборов в соответствии с технической документацией
к ним.
При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольноизмерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
5.18. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичные средства хранения, предусмотренные главой VI Правил.
5.19. В архивохранилище допускается:
естественное освещение при условии применения на окнах светорасссивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи;
искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20-50 лк, на горизонтальной - 100 лк2.
Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности3.
5.20. Архивные документы должны быть защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.
5.21. Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим
федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор11.
5.22. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.
5.23. Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) подлежат энтомологическому и микологическому осмотру.
5.24. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации.
5.25. При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки.
VI. Первичные средства хранения
6.1. Архивные документы подлежат размещению:
на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;
аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;
электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.
6.2. Допускается хранение архивных документов на бумажном носителе в связках при условии их упаковки в бумагу, картотек, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, - в картотечных ящиках.
6.3. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 4.1 Правил. 4
6.4. Во всех помещениях архива не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре.
6.5. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.
Допускается дополнение ярлыка:
полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;
названием архивного фонда;
штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;
отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;
отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.
Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.
VII. Особенности хранения электронных документов
7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:
на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;
в информационной системе архива - на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.
7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:
применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;
наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;
проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;
организация контроля за их аутентичностью, целостностью,
достоверностью, пригодностью для использования.
7.3. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:
ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации5;
соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации6;
резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
VIII. Размещение архивных документов
8.1. Расстановка архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения.
8.2. Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:
содержащие сведения, составляющие государственную тайну;
кинодокументы на нитрооснове;
подвергшиеся биологическому поражению;
переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.
8.3. Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения:
содержащие уникальные документы;
имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни.
8.4. Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
При ведении топографических указателей:
на бумажном носителе - один из его экземпляров хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй - в соответствующем архивохранилище;
в электронном виде - в информационной системе архива.
Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.
IX. Хранение печатных изданий, музейных предметов
9.1. Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния печатных изданий и музейных предметов осуществляется в соответствии с требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры для библиотечных фондов и Музейного фонда Российской Федерации7.
X. Проверка наличия и состояния архивных документов.
Организация розыска необнаруженных документов
10.1. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке в сроки, предусмотренные пунктом 10.2 Правил.
Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена:
при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем;
после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;
при реорганизации архива.
10.2. В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:
уникальных документов - ежегодно (с полистным просмотром); документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно;
особо ценных документов - один раз в 10 лет;
аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов -один раз в 15 лет);
кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года; электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет.
Проверка наличия электронных документов в информационной системе архива осуществляется в автоматическом режиме.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов, но не может быть реже одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).
В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет.
10.3. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов.
10.4. Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в:
листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов); акте проверки наличия и состояния архивных документов; и при необходимости:
актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам).
10.5. В ходе проверки наличия архивных документов не допускается: вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные
единицы хранения;
делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах.
10.6. По окончании проверки наличия архивных документов: вносятся изменения в необходимые учетные документы;
в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп «Проверено», дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись;
коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.
10.7. Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
10.8. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия. Руководитель архива вправе продлить сроки розыска на один год.
При отрицательном результате розыска архивных документов составляется акт о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны (приложение № 2 к Правилам), и справка о проведении розыска.
10.9. Архив снимает с учета архивные документы в соответствии с пунктами 26.1, 26.3 Правил на основании решения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления8:
причины отсутствия которых подтверждены документально; необнаруженные, возможности розыска которых исчерпаны.
XI. Проверка физико-химического, технического и биологического состоянии архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации
11.1. При приеме архивных документов из источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:
предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);
проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;
выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность;
проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;
очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;
обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.
11.2. Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.
11.3. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация -источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.
Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.
11.4. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:
в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;
в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;
при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;
исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и настоящими Правилами.
1.3. В настоящих Правилах используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе № 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2019, № 12, ст. 1221) (далее -Федеральный закон № 149-ФЗ).
1.4. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности9, архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы.
1.5. Архив в соответствии с порядком, установленным
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:
учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования10;
статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов.
II. Организация хранения документов в архиве
2.1. Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов - архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.
2.2. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.
при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
11.5. При полистной проверке физического состояния выявляются архивные документы на бумажном носителе с:
повышенной влажностью; биологическими поражениями; дефектами бумаги и текста.
11.6. При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:
состояние упаковки; наличие стандартных ракордов;
техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
наличие загрязнений и механических повреждений; стабильность пленки на нитрооснове;
шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм; коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя; наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химикофотографической обработки);
электроакустические характеристики; параметры видеодокументов в видеоканале; качество изображения;
наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков носителя записи;
наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов; наличие уксусного синдрома триацетатной пленки; воспроизводимость;
наличие внешних повреждений носителей; потребность в миграции на новые носители.
11.7. При проверке физико-химического и технического состояния электронных документов определяются:
состояние упаковки (только для физически обособленных носителей); наличие вредоносного программного обеспечения; вое производи мость;
наличие внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);
2.3. В целях рациональности хранения, комплектования, учета и использования архивных документов допускается формирование:
объединенного архивного фонда - из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности, органа государственной власти (органа местного самоуправления) и подведомственных ему организаций, правопредшественников и правопреемников, а также двух и более человек, связанных между собой родственными, профессиональными или творческими связями;
архивной коллекции - из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому или другим).
2.4. Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов.
2.5. Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции может быть изменена (произведено перефондирование) в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.
Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит.
2.6. Документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.
Документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду фондообразователя, который является их создателем.
Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя, в котором они созданы.
2.7. В случае реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними.
2.8. В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы:
представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;
коллегиальных органов организации;
образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов,
временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации - должнику;
созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82-ФЗ «Об общественных объединениях»11;
назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).
2.9. При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создается в случаях: изменения профиля ее деятельности; изменения формы собственности ее имущества.
Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности ее имущества, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность.
III. Требования к зданию и помещениям архива
3.1. Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным главой V Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям12.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся: архивохранилища;
рабочие помещения работников архива;
помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);
помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
помещения для хранения учетных документов;
читальный зал с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем (просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов) (далее - читальный зал);
помещения каталогов или при отсутствии специально выделенного помещения - рабочая комната архива; научно-справочная библиотека; методический кабинет;
помещения для экспонирования архивных документов (выставочный
зал).
3.2. Размещение архива в приспособленном здании (помещениях) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления13.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений.
Не допускается размещение архива:
в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;
в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;
в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.
3.3. Архивохранилище должно:
быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;
быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;
быть гидроизолировано;
иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка;
иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;
иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам;
не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.
3.4. Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.
IV. Оборудование для хранения архивных документов
4.1. Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.
Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.
Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.
4.2. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон - с учетом
конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования.
Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих нормативов:
Наименование позиции |
Расстояния, нс менее, см |
Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) |
120 |
Расстояние между соседними стеллажами (проход) |
75 |
Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене |
75 |
Расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход) |
45 |
Расстояние между потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) |
50 |
Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) |
15 |
Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах |
30 |
Расстояние от нагревательных и (или) отопительных устройств |
100 |
Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.
4.3. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.
4.4. Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы:
стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение;
полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо.
V. Нормативные режимы хранении архивных документов
5.1. Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности14.
5.2. Архивохранилище документов на нитрооснове территориально должно быть отделено и изолировано от других, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне.
5.3. Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора.
5.4. Проход на территорию (в помещения) архива, а также вынос из него архивных документов и (или) их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей осуществляется:
пользователями читального зала - в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации15;
представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов - в соответствии с законодательством Российской Федерации16;
работниками архива и иными лицами - по пропускам.
Порядок оформления и выдачи пропусков устанавливается локальным актом архива.
5.5. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:
руководитель архива и его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности;
работники данного архивохранилища;
другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего;
иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.
5.6. Архив оборудуется средствами антитеррористичсской защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, установленными Правительством Российской Федерации17.
5.7. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых:
постоянно или временно хранятся архивные документы;
установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива.
Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.
5.8. Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежат:
помещения архива, указанные в пункте 5.7 Правил;
находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы.
5.9. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых
1
Часть 4.1 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ.
2
Глава III СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Санитарные правила и нормы. Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий, утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 15.03.2010 № 20 (зарегистрировано Минюстом России 08.04.2010, регистрационный № 16824).
3
Статьи 3 и 16 Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 35, ст. 3649; 2016, № 1, ст. 68; 2017, № 27, ст. 3938); Федеральный закон от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 30, ст. 3579; 2018, № 53, ст. 8464); постановление Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 19, ст. 2415; 2019, № 39, ст. 5420).
4
СанПиН 2.2.4.1294-03. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к аэроионному составу воздуха производственных и общественных помещений. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 22.04.2003 № 64 (зарегистрировано Минюстом России 07.05.2003, регистрационный № 4511); СанПиН 2.2.4.3359-16. «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах», утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 21.06.2016 № 81 (зарегистрировано Минюстом России 08.08.2016, регистрационный №43153).
5
Федеральный закон от 28.12.2010 № 390-ФЗ «О безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 1, ст. 2; 2015, № 41, ст. 5639); постановление Правительства Российской Федерации от 06.06.2015 № 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 47, ст. 6599; 2019, № 16, ст. 1928); постановление Правительства Российской Федерации от 14.11.2015 № 1235 «О федеральной государственной информационной системе координации информатизации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 47, ст. 6599; 2018, № 40, ст. 6142).
6
Статья 16 Федерального закона № 149-ФЗ; приказ ФСТЭК России от 11.02.2013 № 17 «Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах» (зарегистрирован Минюстом России 31.05.2013, регистрационный № 28608), с изменениями, внесенными приказом ФСТЭК России от 15.02.2017 № 27 (зарегистрирован Минюстом России 14.03.2017, регистрационный № 45933).
7
Статья 5 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2591; 2016, № 27, ст. 4290); статья 15 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 1, ст. 2; 2014, № 49, ст. 6928); подпункты 5.2.11(2), 5.23 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 № 590 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 31, ст. 4758; 2018, № 50, ст. 7764) (далее - Положение о Минкультуры России).
8
Части 2, 3 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.
9
Пункты 5.2.23 и 5.2.26 Положения о Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 № 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 23, ст. 2708; 2019, № 21, ст. 2573).
10
Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344).
11
Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 20, ст. 2231; 2017, № 52, ст. 7927.
12
Глава 2 Федерального закона от 30.12.2009 X® 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 1, ст. 5); Градостроительный кодекс Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 1, ст. 16; 2019, № 31, ст. 4453).
13
Часть 5 статьи 14, части 1 и 2 статьи 15 Федерального закона № 125-ФЗ.
14
Постановление Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 19, ст. 2415; 2019, № 39, ст. 5420); приказ Минкультуры России от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 04.05.2009, регистрационный № 13882).
15
Приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный № 48765) (далее - приказ Росархива № 143).
16
Часть 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 46, ст. 4532; 2018, № 49, ст. 7523) (далее - ГПК); пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 52, ст. 4921; 2016, № 1, ст. 60) (далее - УПК); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 47, ст. 4472; 2014, № 30, ст. 4234) (далее - Федеральный закон № 2202-1).
17
Постановление Правительства Российской Федерации от 25.03.2015 № 272 «Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 14, ст. 2119; 2018, № 5, ст. 747).