1.1.    В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Номера страниц печатаются в интервале 10—15 мм от верхнего обреза листа.

1.2.    Документы адресуют в организации или их структурные подразделения, например:

Министерство энергетики и элехтрифккацяи СССР

ИЛИ

Министерство связи СССР Техническое управление Допускается адресование документов конкретному лицу, например:

Министерство внешней торговли Руководителю группы по стандартизации внешнеторговых документов т. Новикову И. Д.

Заместителю директора Одесского судоремонтно-механического завода т. Пескову В. Н.

Если документ адресуют руководителю организации, то наименование организации должно гходить в состав наименования должности адресата, например:

Директору Петровского механического завода т. Карасеву М. А.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Министерства строительства союзных республик

ИЛИ

•* В дальнейшем именуются «организации».

Стр. 2 ГОСТ 6.38-72

1.3.    Резолюция на документе должна быть датирована и подписана.

1.4.    Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки н даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главного управления машиностроения Министерства промышленности строительных материалов УССР

(личная подпись) Т. В. Лист 07Ш75

При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по следующей форме:

УТВЕРЖДЕНО

1иаза*нис документ* в творнтгдьном падеже)

N»_от    _

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министра просвещения РСФСР

№ 474 от 12.11.76

1.5.    Даты в документе оформляются цифровым способом.

1.5.1.    Элементы даты должны приводиться в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года в случае, когда это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: дату 19 июля 1982 г. следует оформлять 19 07 1982 или 19 07 82, или 19.07.82.

1.5.2.    Допускается по усмотрению министерств н ведомств в зависимости от назначения документа приводить элементы даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

(Измененная редакция, Изм. № 2).

1.5.3.    Допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления лат: 19 июля 1982 г. или 19 июля 1982 года.

1.6.    Документы формата А4 по ГОСТ 9327-60 должны иметь заголовок к тексту.

1.7.    Текст документов должен быть точным, нс допускающим различных толкований.

1.8.    Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами по правилам, приведенным в ГОСТ 1.5-68.

1.9.    При наличии в тексте документа таблиц их оформляют поГОСТ 1.5-68.

1.10.    Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

Приложение: на . . . л. в . . . экз.

Если документ имеет приложения, нс названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о согласовании проекта стандарта «Документации внешнеторговая. Формуляр-образец» на 5 л. в 1 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 1 эхз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметку, о наличии приложения оформляют по следующей форме:

(ntiMime документа и иаимсиоаанис организации май аатора, дата и индекс документа)

и приложение к нему, всего на_л.

ГОСТ 6.38-72 Стр. 3

Например:

Приложение: письмо Главархива СССР от 22JDI.75 .V» 4/ЗСВ2 и приложение к нему, всего на 7 л.

Отметка о наличии приложения может содержать дополнительные учетные данные.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

1.11.    Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, например:

Заместитель министра (личная подпись) С. В. Тамарин или

Дирехтор института (личная подпись) Г. Ф. Фомин

1.12.    Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО Начальник управления кадров и учебных заведений Министерства строительства СССР (личная подпись) В. В. Волков 00 00 00

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласо-ьания.

1.13.    Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения», «гриф согласования» должна состоять из инициалов фамилии лица, подписавшего документ.

Расшифровка подписи в распорядительных документах может содержать только инициал имени и фамилию лица, подписавшего документ.

1.14.    Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита «подпись» завернтельной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившею копню, его личной подписи, се расшифровки и даты заверения, например:

Ве(жо

26.11.75 Инспектор (личная подпись) В. И. Иванов

Примечание. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения н должность сотрудника, зеверизшего копню, допускается не указывать.

Допускается заверять копии документов печатью.

1.15. При визировании документа кромсличной подписи указывается дата. При необходимости могут быть указаны наименование должности сотрудника, визирующего документ, и расшифровка его подписи.

1.16.    Фамилию иепблнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, например:

Петров 245 67 67

Ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки (например, первые буквы се имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров н дату печатания, например:

Мзланичев 202 01 02 ИИ 5 10.11 75

1.17.    Изображение Государственного герба СССР н государственного герба союзной республики на бланках документов предприятий, учреждений и организаций допускается помещать и случаях, предусмотренных законодательством Союза ССР н союзных республик.

Воспроизводимое изображение Государственного герба СССР и государственного герба союзной республики должно соответствовать изображению установленному действующим законодательством.

1.18. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации используют, как правило, товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный Государственным комитетом СССР по делам изобретений и открытий.

1.19.    Решение об изображении наград на бланках документов организаций принимается министерствами и ведомствами, в ведении которых находятся эти организации.

1.20.    Для кодирования формы документа должен использоваться код по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

Для кодирования организации, составившей или издавшей документ, должен использоваться ее идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) смеете с контрольным числом, которое проставляется после пробела, например, код Госстандарта: 000450 8.

Примечание. Требование о проставлении кода ОКПО не распространяется на организации, подпадающие под действие специальных положений.

3

Стр. 4 ГОСТ 6.38-72

1.21.    Название вила документа должно соответствовать названиям, установленным ГОСТ 6.15.1—75 и действующими нормативными актами.

В служебном письме название вила документа нс указывается.

1.22.    Реквизит «отметка о переносе данных на машинный носитель» включает запись «информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ

2.1.    Текст документов следует печатать на двух сторонах листа через полтора межстрочных интервала*. Допускается печатание через одни межстрочный интервал текстов документов формата А5 по ГОСТ 9327-60.

Примечание. В виде исключения отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами, ведомствами СССР и союзных республик, допускается печатать па одной стороне листа.

Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять знаков от границы лепого поля.

Тексты документов, подготовляемых к изданию типографским способом, печатают через два межстрочных интервала по ГОСТ 7.3-77.

2.2.    Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают черед один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» следует отделять друг от друга 1.5—2 межстрочными интервалами.

2.3.    Реквизиты отделяют друг от друга 2—1 межстрочными интервалами.

2.4.    Название вида документа печатают пропиекымн буквами.

2.5.    Расшифровка подписи в реквизите «подпись» должна печататься на уровне последней строки наименования должности. При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют 2—4 межстрочными интервалами.

2.6.    При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора .

О — граница левого поля;

левого поля; левого поля; левого поля; левого поля; лепого поля; левого поля; левого поля.

печатают следующие реквизиты:    «наименование

министерства или ведомства», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения» «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, помер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «код по ОКПО» (для писем), «название вида документа», «дата», «ссылка на индекс и дату входящего документа», «место составления или издания», «заголовок к тексту» «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», наименование должности в реквизите «подпись», «гриф согласования, завсрительную надпись «Верно», дату при заверении копий, «фамилия исполнители и номер его телефона».

Примечание. При наличии нескольких грифов согласования их рэспологают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от О го положения табулятора, второй — от 5-то.

2.8.    От 1-го положения табулятора печатают начало абзацев в тексте.

2.9.    От 4-ю положения табулятора печатают реквизит «адресат».

2.10.    От 5-го положения табулятора печатают реквизит «грнф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу».

2.11.    От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизите «подпись».

2.12.    2-е, 3-е и 7-е положения табулятора используют при составлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами. На общих бланках от 7-го положения табулятора следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.*’*

2.13.    Сели в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

• Межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста.

*• Табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку пишущем машины в заданных положениях.

*" Порядок расположения кодов по ОКПО и ОКУД на бланках документов приведен в ГОСТ 6.39-72.

4