Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение
Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на автоматизированные системы управления и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 34.201-89.
Настоящий стандарт не распространяется на перфокарты, перфоленты и магнитные носители данных, являющиеся составной частью АСУ |
Этот ГОСТ находится в:
- Раздел: Общероссийский классификатор стандартов
- Подраздел: МАШИНОСТРОЕНИЕ
- Подраздел: Промышленные автоматизированные системы
- Подраздел: МАШИНОСТРОЕНИЕ
- Раздел: Классификатор государственных стандартов
- Подраздел: Общетехнические и организационно-методические стандарты
- Подраздел: Система документации
- Подраздел: Общетехнические и организационно-методические стандарты
Страница 1
Группа Т52
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Система технической документации на АСУ
ГОСТ
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ 24.402—80
System of technical documentation for computer control systems. Registration, storage and access
Постановлением Государствен нота комитета СССР по стандартам от 14.05.80 № 2102 дата введения установлена
01.01.81
Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на автоматизированные системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 34.201—89.
Стандарт не распространяется на перфокарты, перфоленты и магнитные носители данных, являющиеся составной частью АСУ.
(Измененная редакция, Изм. № 2).
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ 2.501—88 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Единой государственной системы, делопроизводства, распространяющихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.
1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют на:
- документы, выполненные в форме, визуально воспринимаемой человеком, на бумажных носителях, удостоверенные подписями, печатями и т.д. — на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии (в соответствии с ГОСТ 2.102—68);
- документы, выполненные на перфокартах и перфолентах (далее — на иерфоносителях) — на подлинники, контрольные копии, дубликаты, копии (по РД 50—54—76—88), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84;
- документы, выполненные на магнитных носителях данных — на подлинники, дубликаты, копии (по ГОСТ 6.10.4—84), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4—84.
(Измененная редакция, Изм. № 2).
1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять организация (предприятие) — держатель подлинника.
1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 34.201—89. подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий) — участников создания АСУ.
Издание официальное Перепечатка восирешена
★
HtfkiHuec Изменениями № I. 2. утвержденными в августе 1985г., ноябре 1987 г. (ИУС I/-85. 2-88)
40
Страница 2
ГОСТ 24.402-80 С. 2
Каждым из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником или дубликатом.
(Измененная редакция. Изм. № 2).
1.5. Учет, хранение и обращение документов, выполненных на машинных носителях данных (магнитных и перфоносителях) должна осуществлять специальная служба хранения, входящая в состав ОТД (ЬТД). снабженная хранилищами и рабочими помещениями, предназначенными для обработки, акклиматизации, приемо-выдачн документов, выполненных на машинных носителях данных, а также имеющая оборудование, обеспечивающее сохранность документов: стеллажи, шкафы, кон траты ю-измерительные приборы, фиксирующие параметры воздушной среды в хранилище: температуру воздуха, содержание пыли, влажность, содержание вредных газов и примесей в воздухе, напряженность магнитных полей и т. д.
Допускается включать данную службу хранения в состав других подразделений предприятия (организации).
(Введен дополнительно, Изм. № 2).
2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА
2.1. Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть использованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501—88. Инвентарные книги подразделяют на:
- книги поянпшиков (ИКГ1);
- книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;
- книги дубликатов (ИКД).
Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.
2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненных по формам 2. 2а, 26. 2в ГОСТ 2.501—88. В карточке учета документов допускается увеличивать вертикальный размер граф «Индекс предприятия», »Продолжение на листе». «Наименование» и »Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк табличной части.
2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.
2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными непосредственно из подразделения. осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:
- пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);
- наличие необходимых подписей и дат;
- комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
- наличие всех листов подлинника, включая приложения.
2.5. Одновременно с регистрацией в ИКП заполняют графы учета на листах подлинника. Каждому учтенному подлиннику присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов.
Допускается заполнять графы учета только на титульном и заглавном листах документа.
2.6. При учете восстановленного подлинника в графе «Примечание» ИКП делают отметку «Вос-станоатен. дата и подпись сотрудника», в карточке учета документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс «В».
2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригодность их для многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.
2.8. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе «Примечание* учитывают организацию (предприятие) — держатель подлинника.
2.9. Дубликаты в организации (на предприятии) держателе подлинника подлежат обязательному учету в карточке учета документов, составленной на соответствующий подлинник. В графе »Абоненты» проставляют наименование организации-дублера, в графе «Дата» дату отправки дубликата. в графе »Кол. экз.» — количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же
41
Страница 3
С. 3 ГОСТ 24.402-80
номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для подшивки) вместе с индексом «Д», например «Д1».
2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК. при этом в графе «Кем выпущен» указывают наименование организации-разработчика. Инвентарный номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотрудника проставляют на первом листе копии документа.
2.11. В приложении 1 даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учтенную копню документа.
(Измененная редакция, Изм. № 2).
2.12. Текст документа, выполненного на машинном носителе данных, должен начинаться с записи информации из основной надписи в соответствии с РД 50 54- 76-88 и стандартами ЕСПД.
2.13. На каждый поступивший в ОГД (ЬТД) машиночитаемый документ следует заводить учетную карточку (приложение 2).
2.14. Машиночитаемые документы должны приниматься службой хранения ОТД (ЬТД) и выдаваться из нее с записью в журнале приемо-выдачи машиночитаемых документов (приложение 3).
2.15. Аннулирование машиночитаемых документов следует оформлять актом об аннулировании машиночитаемого документа (приложение 4), который должен утверждаться руководителем предприятия (организации), в состав которого входит О'ГД (ЬТД).
2.12—2.15. (Введены дополнительно, Изм. № 2).
3. ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ
3.1. Хранению в отделе (бюро) технической документации подлежат только учтенные документы.
3.2. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для обеспечения сохраняемости документов и пригодности их для тиражирования, устанавливаемые нормами и правилами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
3.3. Хранилище должно быть оборудовано специальными стеллажами, шкафами для размещения документов в соответствии с ГОСТ 7.50—90.
Документы следует хранить раздельно:
подлинники (в том числе восстановленные); дубликаты; контрольные копии; рабочие копии; копии документов других организаций: документы и отдельные листы документов, аннулированные по извещениям.
Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по принадлежности к АСУ.
(Измененная редакция, Изм. № 2).
3.4. Подлинники и дубликаты следует хранить несброшюрованными. Подлинники и дубликаты. выполненные на бумаге, кальке, рекомендуется хранить в папках с клапанами, лапки устанавливают в вертикальном положении на стеллажах (шкафах). В документе, выполненном, в основном, на листах формата А4 по ГОСТ 2.301—68, отдельные листы формата АЗ и более допускается складывать по размеру формата А4.
Папки должны иметь этикетки, на которых помещают сведения, необходимые для поиска документа (инвентарный номер, наименование АСУ, обозначение документа и др.).
3.5. Копни следует хранить переплетенными, листы формата АЗ и более должны быть сложены по размеру формата А4.
Допускается изготовлять уменьшенные дубликаты и копии документов по отношению к подлиннику при условии соответствия их требованиям ГОСТ 2.301—6«. ГОСТ 13.1.003-86 и возможности внесения изменений. На дубликатах и копиях документов, изготовленных с изменением масштаба. на свободном поле в левом нижнем углу первого листа (страницы) дубликата, копии должен быть поставлен штамп размером 15 60 мм. высотой шрифта 3 мм «масштаб изображения изменен».
3.4. 3.5. (Измененная редакция, Изм. № I).
3.6. Передача подлинников (дубликатов) в специализированный фонд (фонд алгоритмов, программ и др.) должна быть оформлена актом.
3.7. Документ, выполненный на машинном носителе, должен приниматься службой хранения ОТД (ЫД) вместе с листом утверждения, выполненным в соответствии с ГОСТ 19.104—78.
42
Страница 4
ГОСТ 24.402-80 С. 4
3.8. Документы на магнитных носителях данных, принимаемые на хранение, должны быть упакованы в кассету с предохранительным пояском или в пластмассовые коробки, в пакеты из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354—82 и в коробки из пенопласта или глянцевого картона по ГОСТ 7933—89. Допускается упаковывание в коробки из картона других марок (В. Г. Д). оклеенные обложечной бумагой по ГОСТ 20283—89 или другой, равноценной ей по качеству, в коробки из полимерных материалов, например сополимеров полистирола, а также в пакеты неразьемного типа (т. е. в первичной упаковке).
3.9. Документы на разных носителях данных должны храниться раздельно.
3.10. Упаковки с документами, выполненными на магнитных лентах, должны находиться в вертикальном положении на стеллажах или в подвешенном состоянии в шкафах.
Документы на бумажных перфорационных носителях должны храниться в отдельных специальных (для перфокарт и перфолент) шкафах с выдвижными ящиками. При хранении на стеллажах доку менты должны быть упакованы в закрытые металлические кассеты или коробки.
3.11. На подлинник или дубликат должны наклеиваться этикетки с надписями «подлинник» или «дубликат» соответственно.
3.12. Выдача машиночитаемых документов из службы хранения ОТД (БТД) должна производиться в виде документов или копий (в соответствии с п. 2.14).
Подлинники машиночитаемых доку ментов следует выдавать только для изготовления дубликатов.
3.13. Передача документов на машинных носителях данных для временного и постоянного использования другим организациям должна осуществляться по актам приема-выдачи машиночитаемого документа (приложение 4) на основании приказа руководства предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД). Документы следует передавать с сопроводительным письмом по ГОСТ 6.10.4-84.
3.14. Сохранность записи на магнитных носителях информации проверяют не реже одного раза в 3 мес на эксплуатируемой ЭВМ (включая восстановление испорченной в процессе хранения информации).
Магнитные ленты регулярно подвергают проверке и профилактической очистке после 100-кратного использования их в работе на ЭВМ. Если магнитные ленгы не используют в работе в течение 6 мес, то их следует подвергать перемотке с целыо снятия внутренних напряжений в рулоне.
3.7—3.14. (Введены дополнительно, Изм. № 2).
4. ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ
4.1. Дубликат действует на правах подлинника только для снятия копий.
4.2. Изготовление дубликатов — по ГОСТ 2.502—68.
4.3. В случае передачи подлинников в специализированный фонд организация-разработчик должна изготовить дубликаты передаваемых документов для хранения и снятия копий.
4.4. При отсутствии надобности в дубликатах в организации-дублере дубликаты подлежат уничтожению, одновременно составляют акт по форме 6 ГОСТ 2.501—88 о списании дубликатов, копию которого высылают организации—держателю подлинников. Организация—держатель подлинника в соответствующих карточках учета документов в графе «Списано» отмечает номер и дату акта списания документов.
43
Страница 5
С. 5 ГОСТ 24.402-80
ПРИЛОЖЕНИЕ I Справочное
ПРИМЕРЫ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧЕК УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ Пример 1 (лицевая сторона). Учет подлинника, дубликат передан в организацию 023028; учтенные копии
— в организацию 022959
Пример 1 (оборотная сторона)
Выдача копии
5Я1» С22959 тоге
^Улта КО! 79 250(79 1062.79
V » 1« яг'"
Глыаю
Лааз
Стлано
а 1= | | 1 1 1 1 1 1 1 1 1
* о» ^ Л*амиаъ'
о *-> Лалз
сэ Кол 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
ч» Л* Зс*.\1*
* Спха-з
<ъ р Лаля
> Хлс з*г 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
л- л»«»
£лисамс
Лас\з
Км м г 1 | 1 1 1 1 1 1 1 1 1
А" догу»
Сг*>( 0-9
ч Качу
ЛасУЗ
Кол
44
Страница 6
ГОСТ 24.402-80 С. 6
Пример 2 (лицевая сторона). Учет лубликатя в организации-дублере
Пример 2 (оборотная сторона)
Выдача копой \
АЗачачЛу ttttf Г0 Ом) К
Дапа 250279 25 D2 79
VMS." M.ft if"1
ГДДОМО
ТюГ
£лагаид
з р чнв ВЦ цдц V |л1.Г V 1.ИЖ v |ллг V 1 /их. У Iff* s [я ж V [лиг V la* 1 |лк ч [а* Ч \,VK
* ъ х АЗаиемЛк»
о о iJÛTV?
а Хал ATJ 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
я* а Л"
* * Слисаю
- С:
I * 1X3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Л" dcr^Tf
L/V.VTOMO
ifàtV?
К OA XT J 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
A" tfûryw
CfiOCOM
H /С A4«/
1 г i
к*
45
Страница 7
С. 7 ГОСТ 24.402-80
Пример 3 (лицевая сторона). Учет коиин документа, ра фаботанного другой органи шцией
622959 Лися* График югружи санояе.тмб, былетеби/их из аэропорта м_ 023027.00427 0015А
Продмж ы} лис«*
Подрсзд 52оад (1адл»апр*дпр | 023027 Имение Фсрчиг | 12
И £апа Кол
Лспм Ссл-сЛгк ШХ1 дду; Дссго iW.IV. «V® к*А> «ТсЛТ^
по:.^- стхкг- Л9 Шй
ЗЗЮ1 2 л к
Лисхты
102 79
Пример 3 (оборотная сторона)
Выдача копии \
7
* * о о а * * X ъ £ у > 1902.79
УЗ**"
Глигаио
Дате?
Стлано
V |АЖ V | ПК * | Д1.К ч |лдг. V |л>* V \я\м. ч |Л1Ж. ч |а«с Ч \(0Х
Д&пз
Хм я»; 1 1 1 1 1 1 1 1 1 I 1
•V
Списано
Дам
Хм. зхз 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
V
Спс^а+э
Дате?
/Со* хгл 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
V
Глдедо
1 Ко«)/
ШРуГШ
км *Х) 1
ПРИЛОЖЕНИЕ I. (Измененная редакция, Им. № 2)
46
Страница 8
ГОСТ 24.402-80 С. 8
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Рекомендуемое
ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА
11 а н ме мо найме ори и н зам и и держателя документа Отметка о подлинности (подлинник, дубликат, копия, котрольмаи копня) Регистрационный номер аокумеша
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА Дата сознания Срок хранения Дата и номер акта об аннулировании
Наименование и кол документа Примечание
Краткое содержание Место хранении
Организация-создатель документа Носитель, на котором записан документ Наличие копий документа
Наименование и код Местонахождение и его код Вид носители (ПК. ПЛ, МЛ. МД) Кол-во И ив. номер (МЛ, МД) Вил носителя (ПК. ПЛ, МЛ. МД> Кол-во Рег. номер (МЛ, МД»
Лицо, ответственное за запись
Код Личная подпись Расшифровка подписи
Формат А5
ОБОРОТНАЯ СТОРОНА УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА
И 3 М Е Н 0 Н И Я ИIIФО РМ А Ц И И
Дата Лицо, ответственное за производственные изменения Основные изменения Содержание изменения
код личная подпись расшифровка подписи
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. (Введено дополнительно, Изм. № 2).
47
Страница 9
С. 9 ГОСТ 24.402—80
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Рекомендуемое
(Наименование организации)
ЖУРНАЛ ПРИЕМА-ВЫДАЧИ МАШИНОЧИТАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
** пи Ретистра- и ИОН МЫ И номер Наименование и код документа Носитель, на котором записана информация Помер сап ро поди-тельнато документа Документ поступил Документ имдан Приме • чаиие
Вил Кол-во И и вен гарный номер иомерл 1 дли МЛ. МД Дата Откуда поступил Фамн - ЛИЯ и подпись принип шею Дата Кула пылай Фами ЛИЯ и подпись подучи вше го
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 II 12 1.1 14
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 (Введено дополнительно, Иш. ЛЬ 2).
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рекомендуемое
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ (дата) № _ (Руководитель организации)
при ем и «в У дач и млшкмомиюсмош документа личная _
ПОДПИСЬ расшифропкд подписи
(дата)
Основание _ от _ №
Для какой цели выдается документ:_
Получатель _
(манменопание органызаиии. адрес, телефон)
№ и п Рет. Наименова- Номер Носитель Заводской Дата Срок Примеча-
номер ние доку- сопрополи записи номер получении возврата ние
мента тельного пнсьма Вил Кол-во
I 2 3 4 5 6 ? 8 9 10
Всею _
Составлен в _
1-й экземпляр
2-й экземпляр
Выдал:
документов _экземплярах
Принял:
личная подпись
< ДОЛЖНОСТЬ)
расшифровка подписи
личная подпись
(должность)
расшифровка подписи
ПРИЛОЖЕНИЕ 4. (Введено дополнительно, Иш. № 2).
48